Cara Menulis Surat Permintaan Bisnis yang Menarik untuk Mencapai Tujuan Anda Lebih Cepat

Gambar milik Pinterest

Format dan struktur surat permintaan bisnis

Jika Anda tidak tahu cara menulis email/surat permintaan bisnis, cobalah model RAP.

RAP adalah singkatan dari:

R – alasan untuk menulis;

A – tindakan yang diminta;

P – penutup yang sopan dan profesional.

Pertama-tama, sebutkan alasan menulis. Gunakan frasa seperti "Ini untuk memberi tahu Anda bahwa ..." atau "Saya menulis tentang ...". Kemudian tulis tentang tindakan yang Anda ingin mereka lakukan. Ingatlah bahwa kalimat pendek dan sederhana membuat surat Anda jelas dan mudah dibaca. Misalnya, “Bisakah Anda mengirim saya…?”, “Tolong jaga…”, “Bisakah Anda mengirimkan…?”, “Saya akan sangat menghargai jika Anda dapat mengirim saya…”. Anda mungkin juga ingin menjelaskan alasan permintaan Anda: "Ini akan memungkinkan saya untuk ...", "Dengan cara ini, kami dapat ...", "Ini akan membantu kami untuk ...". Kemudian akhiri dengan penutupan yang sopan dan profesional seperti “Terima kasih atas perhatian Anda untuk masalah ini,” “Terima kasih atas bantuan Anda,” “Menunggu kabar dari Anda,” “Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut,” dll. .

Berikut adalah contoh sederhana dari surat permintaan bisnis:

Ibu Richart yang terhormat,
Saya menulis kepada Anda tentang pertemuan kami pada hari Senin. (Alasan). Bisakah Anda mengirimkan saya agenda yang direvisi pada akhir minggu ini? (Tindakan)
Terima kasih atas waktu dan bantuan Anda. (Penutup Sopan)
Salam,
Natalie Polly
Direktur Penjualan
perusahaan ABC

Jadi itu saja? Meskipun model RAP bagus, itu hanya formula dasar, dan masih ada beberapa hal penting yang harus Anda pertimbangkan jika Anda perlu belajar menulis surat bisnis untuk meminta sesuatu.

#1 Gunakan blanko bermerek

Kosong bermerek adalah metode lain yang sangat baik untuk mempromosikan bisnis Anda secara gratis. Ini juga dapat mempengaruhi keputusan penerima Anda. Selain itu, surat yang ditulis di atas kertas kosong bermerek dapat menginspirasi lebih banyak kepercayaan daripada surat di atas kertas putih polos dari perusahaan tanpa wajah.

#2 Gunakan font yang tepat

Ukuran font standar untuk surat permintaan bisnis adalah 12. Font harus Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana atau Courier New. Hindari menggunakan font artistik apa pun. Jika surat Anda memiliki kop surat, itu mungkin dalam ukuran dan gaya font yang berbeda. Berbicara tentang gaya font, hindari menggunakan gaya yang berbeda dalam surat bisnis. Gunakan font yang konsisten di seluruh pesan.

#3 Alamat Anda

Berikan informasi kontak Anda (alamat pengirim) di bagian pertama surat Anda. Info ini biasanya disertakan pada kop surat. Untuk surat tanpa kop surat, Anda harus menambahkan alamat pengirim. Namun, jangan tulis nama atau gelar pengirim karena akan dicantumkan di bagian penutup surat. Tulis hanya nama jalan, kota, negara bagian, dan kode pos. Gunakan huruf kapital semua untuk nama negara.
Sebagai contoh,

Jalur Coklat 111,

69115 Heidelberg,

JERMAN

Tanggal #4

Cantumkan tanggal tepat setelah alamat pengirim. Pastikan untuk meninggalkan satu baris kosong antara alamat pengirim dan tanggal. Lebih baik menggunakan hari saat surat permintaan selesai, daripada tanggal dimulainya. Perhatikan format tanggal. Jika perusahaan target Anda berada di Amerika Serikat, gunakan format tanggal Amerika (dalam urutan "bulan-hari-tahun", misalnya, 22 Mei 2022). Untuk perusahaan di luar AS, gunakan format alternatif (dalam urutan “hari-bulan-tahun”, misalnya, 22 Mei 2022).

#5 Alamat penerima

Kemudian biarkan satu baris kosong setelah tanggal dan tambahkan informasi kontak penerima. Sebagai contoh:

Dr Robert Hoffman

Radiologische Facharztpraxis

am Marienhaus MVZ GmbH

Alstater Str. 25

Mannheim 68159

JERMAN

#6 Baris subjek dalam surat permintaan

Meskipun baris subjek tidak wajib dalam surat permintaan bisnis, baris ini berfungsi untuk menyampaikan kepada pembaca tentang isi pesan dengan segera. Itu harus sangat pendek dan to the point.

Tempatkan baris subjek di antara salam dan bagian utama surat jika Anda lebih suka bahasa Inggris British. Contohnya:

Ibu Bradshaw yang terhormat,

Perihal: Nomor Pesanan 212/03

Saya menulis tentang pesanan di atas, ...

Dalam bahasa Inggris AS, tulis baris subjek antara alamat dalam dan sapaan.

Perihal: Nomor Pesanan 212/03

Ibu Bradshaw yang terhormat,

Saya menulis tentang pesanan di atas, …

Untuk membedakan subjek dari isi surat, Anda dapat menggunakan huruf tebal atau kapital, ketik "Subjek:" atau "Re:" (jika Anda membalas surat).

#7 Tambahkan salam resmi

Apakah Anda mengirim pesan Anda melalui pos atau melalui email, sangat penting untuk memulai dengan salam yang tepat di awal. Untuk mengatur nada yang tepat untuk pesan terkait bisnis Anda, gunakan contoh salam berikut:

“Tuan Rivera yang terhormat,”

“Tuan dan Nyonya Rivera yang terhormat,”

“Tuan Max Lee yang terhormat.”

Jika Anda mengenal penerima dengan baik, Anda dapat menghilangkan gelar mereka yang digunakan sebelum nama keluarga atau nama lengkap dan mengatakan: “Dear Max Lee” atau “Dear Max.”

Jika Anda tidak yakin dengan status perkawinan wanita tersebut, hindari menggunakan "Ny." atau "Nona" tetapi gunakan "Nona." alih-alih.

Terkadang tidak mudah untuk menentukan jenis kelamin seseorang. Misalnya, nama seperti Robin, Jamie atau Cameron bisa laki-laki dan perempuan. (Cameron Diaz - aktris Amerika terkenal; Cameron Crowe - aktor, produser, dan penulis skenario Amerika). Dalam keadaan seperti itu, Anda dapat mencoba mencari di LinkedIn atau situs web perusahaan seseorang. Jika pencarian tidak memberikan hasil apa pun, Anda dapat menghapus judul dan melanjutkan dengan nama lengkap penerima. Misalnya, "Cameron Diaz yang terhormat."

Jika Anda tidak memiliki nama kontak, gunakan salam umum berikut:

“Tuan atau Nyonya yang terhormat,”

"Untuk Perhatian,"

“Manajer Pemasaran yang Terhormat.”

#8 Tulis ringkasan suratmu

Ini untuk meringkas informasi yang Anda kirim. Ringkasan biasanya berisi dua hingga lima kalimat.

melalui GIPHY

#9 Tambahkan penjelasan permintaan

Beri tahu penerima mengapa Anda meminta sesuatu dan mengapa bantuan itu penting.

“Saya telah menjadi pengagum karya Anda selama bertahun-tahun, dan saya menghormati keahlian copywriting Anda. Tim saya dan saya akan berterima kasih jika Anda dapat menulis siaran pers tentang aplikasi baru kami. Ini akan memungkinkan kami untuk memperkenalkan produk ke audiens Prancis dan, mudah-mudahan, memasuki pasar baru.”

#10 Penutupan Resmi

Cara yang baik untuk mengakhiri surat permintaan atau pesan email secara profesional adalah dengan mengungkapkan penghargaan dan rasa hormat Anda. Frasa penutup yang paling umum adalah:

"Salam,"

"Salam,"

"Sungguh-sungguh,"

"Terima kasih atas pertimbangan Anda,"

"Terima kasih untuk bantuannya,"

“Tidak sabar untuk segera bertemu denganmu.”

Hindari kalimat penutup seperti “Cheers”, “Sampai jumpa”, “Bicara nanti”, “Hangat”. Mereka tidak pantas untuk korespondensi bisnis dan mungkin tampak tidak profesional atau kasar.

Tanda Tangan #11

Saat Anda menulis surat kertas, sudah sepatutnya untuk menyelesaikannya dengan tanda tangan dan nama tulisan tangan Anda. Untuk email, tambahkan tanda tangan email profesional setelah penutupan resmi untuk memastikan penerima mengetahui siapa Anda. Elemen utama dari tanda tangan email bisnis yang tepat harus mencakup nama lengkap, jabatan, perusahaan, dan nomor telepon Anda. Anda mungkin juga ingin menambahkan foto Anda, tautan ke situs web perusahaan Anda, dan profil media sosial.

Klik di sini untuk mempersonalisasi Surat Permintaan Bisnis dengan membuat tanda tangan email profesional

#12 Lampiran (opsional)

Baris ini berfungsi untuk memberitahu penerima dokumen apa saja, seperti laporan, brosur, CV, dan sebagainya yang Anda lampirkan bersama surat Anda.

termasuk

Kandang: 3

Lampiran (3)

Tips menulis surat permintaan bisnis

#1 Buat hanya satu permintaan dalam suratmu

Jika Anda ingin membahas lebih dari satu subjek atau meminta lebih dari satu tindakan, kirim beberapa surat. Anda tidak hanya akan membuat pesan lebih pendek, tetapi juga memiliki lebih banyak peluang penerima akan menangani semua permintaan Anda. Jika Anda masih perlu membuat dua permintaan dalam satu huruf, coba gunakan kata "juga" dalam permintaan kedua Anda. Sebagai contoh:

“Bisakah Anda memberi saya daftar harga Anda saat ini?

Saya juga akan berterima kasih jika Anda mengirimi saya beberapa informasi tentang program pembelian kembali Anda.”

#2 Buat surat permintaan Anda jelas dan ringkas

Jika surat permintaan Anda sulit untuk dipindai, kecil kemungkinan penerima akan membacanya sampai akhir. Tidak ada yang suka kalimat dan paragraf yang padat. Jika kalimatnya sangat panjang, bagi menjadi beberapa bagian. Dan ketika Anda mulai menyajikan topik atau ide yang berbeda, mulailah sebuah paragraf baru.

#3 Gunakan bahasa resmi dan kosakata bisnis

Untuk dapat membuat email/surat permintaan bisnis yang baik, penting untuk bersikap sopan, profesional, dan ramah. Gunakan kosakata bahasa Inggris bisnis, namun, ingatlah bahwa tidak ada yang salah dengan menggunakan kata-kata informal dalam korespondensi bisnis Anda.

# 4 Jadilah spesifik dan tetap pada intinya

Jika Anda mengirim pesan yang terlalu panjang dan tidak jelas, pembaca mendapat terlalu banyak pekerjaan. Dan Anda ingin menciptakan citra profesional yang positif, bukan? Karena itu, jelaskan di awal surat apa yang Anda minta dan mengapa.

#5 Simpan salinan untuk Anda sendiri

Simpan salinan surat permintaan asli untuk file pribadi Anda. Ini sangat penting jika Anda berurusan dengan surat koleksi.

Cara menulis dan mengirim surat permintaan melalui email

Seperti yang Anda perhatikan, pendekatan dasar yang sama berlaku untuk surat dan email biasa. Namun, perlu diingat bahwa dalam surat biasa, kop surat berfungsi untuk mewakili perusahaan. Jika Anda lebih suka berkomunikasi melalui email, Anda mungkin ingin memanfaatkan tanda tangan email profesional yang akan membantu Anda terhubung secara visual dengan pembaca.

Kapan Anda harus menulis surat permintaan

Kami telah menyiapkan beberapa contoh surat permintaan bisnis yang bagus untuk berbagai kesempatan.

Surat Permintaan Bisnis untuk pembayaran

Perihal: Pembayaran untuk akun premium Anda

Tuan Johnson yang terhormat,

Saya ingin mengingatkan Anda bahwa menurut catatan kami, Anda memiliki saldo terutang sejak tanggal 25 Februari 2022. Faktur Februari Anda adalah $325,00, dan kami belum menerima pembayaran ini. Silakan merujuk ke faktur terlampir.

Jika Anda sudah melakukan transfer, harap abaikan pemberitahuan ini. Jika tidak, kirimkan jumlah terutang kepada kami sebelum 10 Maret 2022.

Terima kasih atas kerja sama anda. Kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda lagi.

Sungguh-sungguh,

Ken Davis

Lampiran: Faktur No. 113

Surat Permintaan Bisnis untuk informasi

Subjek: Kompatibilitas perangkat lunak dengan SONY LMD-2735MD

Tuan atau Nyonya yang terhormat,

Nama saya Dr. Brandon Dove, dan saya adalah dokter gigi bersertifikat di Australia. Saya menulis untuk menanyakan informasi lebih lanjut tentang solusi jaminan kualitas Anda untuk monitor komputer yang digunakan untuk interpretasi diagnostik radiografi gigi digital. Apakah ini kompatibel dengan tampilan SONY LMD-2735MD? Jika demikian, saya akan tertarik dengan lisensi perangkat lunak untuk sepuluh stasiun kerja.

Terima kasih atas bantuan Anda.

Sungguh-sungguh,

Dr Brandon Dove

Surat Permintaan Bisnis untuk donasi

Perihal: Donasi sekarang ke Silver Spring Dog Rescue Inc. untuk membantu anak anjing dan anak kucing menemukan rumah baru.

Dear Ibu Emma Valentine,

Saya menulis atas nama Silver Spring Dog Rescue Inc. tempat kami menerima hewan yang telah ditinggalkan atau dianiaya. Pada tahun 2022, kami menyelamatkan dan merumahkan kembali 189 anjing dan 67 kucing. Ini hanya menjadi mungkin melalui sumbangan murah hati yang kami terima dari warga Silver Spring seperti Anda. Kami berharap Anda dapat mendukung kami dalam mencapai tujuan penggalangan dana kami sebesar $20.000. Donasi Anda akan sangat membantu organisasi kami untuk terus menyelamatkan nyawa hewan di Silver Spring.

Setiap pendukung akan menerima kartu khusus sebagai pengakuan donasi.

Jika Anda memiliki pertanyaan, silakan hubungi saya di [email protected].

Terima kasih!

Salam sejahtera,

Frank M. Williams

Surat Permintaan Bisnis untuk kemitraan

Perihal: Proposal Kemitraan Bisnis

Tuan Bork yang terhormat,

Ini Amanda Chapman dari perusahaan ABC. Kami bertemu di sebuah konferensi bisnis di Berlin pada tahun 2021 di mana saya menemukan bahwa organisasi Anda memegang salah satu posisi terdepan di pasar farmasi di Jerman.

ABC adalah pemasok farmasi nomor satu di Polandia dan Rumania (silakan lihat Lampiran 1). Kami bekerja sama dengan perusahaan terkemuka seperti xxx, xxx, dan xxx. Karena kami sedang mencari mitra yang dapat diandalkan untuk mendistribusikan produk kami di Jerman, Swiss & Austria, saya ingin mengusulkan Anda untuk bergabung dengan kekuatan kami. Apakah Anda tersedia untuk panggilan 15 menit minggu depan untuk membahas rincian kemitraan potensial? Juga, lihat terlampir brosur perusahaan kami.

Terima kasih dan salam,

Amanda Chapman

Lampiran (2).

Surat Permintaan Bisnis untuk umpan balik dari klien

Subjek: Umpan Balik

Jim yang terhormat,

Senang bekerja dengan Anda beberapa bulan ini. Saya senang kami dapat meluncurkan produk Anda tepat waktu. Hari ini, tim saya membutuhkan bantuan Anda untuk meningkatkan kualitas layanan yang diberikan. Jika Anda memiliki waktu beberapa menit, kami ingin mendapatkan tanggapan Anda tentang pengalaman Anda bekerja dengan perusahaan kami.

Untuk meninggalkan testimonial Anda, silakan kunjungi situs web kami www.abccompany.com/customertestimonials.

Terima kasih!

Tim

Surat Permintaan Bisnis untuk proposal

Bapak Bing yang terhormat,

Kami di Perusahaan ABC dengan senang hati mengajukan proposal untuk membantu klinik Anda mengurangi pengeluaran Anda terkait dengan keharusan mengganti monitor yang tidak standar. Kami telah membantu klinik seperti xxx, xxx, dan xxx untuk memasang lebih dari 500 monitor yang sesuai dengan standar baru.

Dalam proposal bisnis terlampir, Anda akan menemukan contoh pekerjaan yang telah kami lakukan tahun ini. Setiap klinik mampu menghemat hingga 40% dari anggaran mereka. Selain itu, kami telah memberikan perbandingan detail monitor kami dengan monitor profesional paling populer untuk pencitraan medis.

Silakan hubungi kami di (124) 666-1824 atau balas email ini jika Anda tertarik, dan kami akan membuat paket individual yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan klinik Anda.

Salam,

Marta Davis

Saat Anda menulis surat permintaan, perhatikan format surat permintaan bisnis Anda. Selain itu, cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi penerima. Baca teks Anda beberapa kali untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan dan tata bahasa. Periksa kembali apakah permintaan Anda masuk akal dan mudah dibaca.