10 Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Tanda Tangan Email untuk Membuat Hidup Lebih Mudah

Dalam banyak email yang Anda bertukar, saya yakin Anda telah melihat tanda tangan email setidaknya beberapa kali. Anda mungkin bertanya-tanya apa itu dan yang lebih penting, apa yang mereka lakukan. Jika Anda masih bingung maka Anda harus tahu bahwa tanda tangan email adalah blok teks yang sering ditemukan di akhir korespondensi email. Ini membantu membentuk identitas perusahaan Anda, mewakili perusahaan Anda, dan mempromosikan acara dan situs web Anda, tanpa kampanye aktif apa pun. Seperti yang Anda tahu, ini adalah alat yang sangat berguna bagi siapa saja di industri pemasaran.

Apa itu Manajemen Tanda Tangan Email?
Manfaat Manajemen Tanda Tangan Email:
1. Gaya tanda tangan email perusahaan yang konsisten
2. Manajemen tanda tangan email terpusat
3. Buat tanda tangan email untuk departemen yang berbeda
4. Pemasaran tanda tangan email yang mudah digunakan
5. Implementasi tanda tangan email yang aman dan mudah
6. Tanda tangan email lintas platform
7. Kepatuhan hukum
8. Skalabilitas
9. Tidak ada layanan pihak ketiga
10.Preset beberapa template tanda tangan

Apa itu Manajemen Tanda Tangan Email?

Ini bisa sangat sulit untuk mengelola tanda tangan untuk setiap karyawan. Selain itu, membiarkan karyawan Anda mendesain tanda email mereka sendiri dapat menghasilkan gambaran yang buruk tentang perusahaan Anda karena mereka dapat terlihat ceroboh atau berisi informasi yang tidak akurat. Ini bisa bertentangan dengan tujuan Anda untuk membuat tanda tangan yang bersih dan terlihat profesional untuk pengenalan merek. Untuk tujuan ini, menggunakan perangkat lunak manajemen tanda tangan email adalah pilihan terbaik. Terlepas dari keuntungan yang disebutkan di atas, menggunakan perangkat lunak dapat memberi Anda 10 manfaat lebih banyak dibandingkan dengan cara lain untuk membuat tanda tangan email.

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Tanda Tangan Email:

Gambar milik Freepik

1. Gaya Tanda Tangan Email Perusahaan yang Konsisten

Mungkin sulit untuk mempertahankan konsistensi merek dalam nada, email, dan promosi Anda. Terkadang, informasinya tidak mutakhir atau penafian yang diperlukan tidak ada atau tanda tangan tidak berfungsi untuk semua departemen yang berbeda. Semua ini bisa menunjukkan kurangnya profesionalisme perusahaan Anda. Jadi, menggunakan perangkat lunak manajemen tanda tangan email dapat menghilangkan inkonsistensi dalam branding Anda dan mengomunikasikan rasa legitimasi kepada orang-orang yang berhubungan dengan perusahaan Anda. Perangkat lunak ini menciptakan citra terpadu dan profesional dari perusahaan Anda. Dengan cara ini, Anda dapat membuat dampak dengan tanda tangan elektronik Anda sekaligus memastikan konsistensi merek.

2. Manajemen Tanda Tangan Email Terpusat

Salah satu keuntungan terbesar menggunakan perangkat lunak manajemen tanda tangan email adalah Anda dapat mengelola semua tanda tangan di satu tempat. Perangkat lunak ini menyatukan tanda tangan dan penafian karyawan serta memberi Anda kendali untuk mengelola tampilan dan nuansa mereka secara terpusat. Ketika Anda dapat mengelolanya secara terpusat, Anda dapat membuat tanda tangan yang konsisten dan terstandarisasi dengan informasi kontak yang valid untuk semua karyawan Anda. Dengan cara ini, setelah Anda membuat desain yang sempurna, Anda cukup menerapkan dan menerapkan tanda tangan Anda di seluruh perusahaan Anda.

3. Buat Tanda Tangan Email untuk Berbagai Departemen

Pencitraan merek tanda tangan email yang konsisten di seluruh perusahaan Anda sangat penting tetapi sama pentingnya untuk memiliki versi tanda tangan email perusahaan yang berbeda untuk departemen yang berbeda dalam perusahaan yang sama. Setiap departemen memiliki tujuan yang berbeda untuk ditangani dan audiens yang berbeda untuk ditargetkan. Perangkat lunak manajemen tanda tangan email terbaik (yang dapat dipasangkan dengan pembuat tanda tangan email terbaik untuk hasil yang lebih baik) serbaguna dan akan menyesuaikan tanda tangan untuk setiap departemen berdasarkan kebutuhan mereka. Dalam contoh, tim penjualan dapat menyertakan promosi dan penawaran khusus dalam tanda tangan mereka sementara tim dukungan teknis dapat menyertakan jam operasional mereka. Hal ini dapat menambah profesionalisme perusahaan dan penerima dapat berkomunikasi langsung dengan departemen terkait.

4. Pemasaran Tanda Tangan Email yang Mudah Digunakan

Perangkat lunak manajemen tanda tangan email adalah alat yang hebat untuk pemasaran email secara keseluruhan. Jenis pemasaran ini melibatkan penggunaan tanda tangan email dengan spanduk, mengubah tanda tangan menjadi kampanye pemasaran tanda tangan. Perangkat lunak tanda tangan email dengan sempurna menggabungkan keduanya untuk memastikan bahwa pesan Anda dikomunikasikan secara efektif tanpa pengulangan. Keuntungan ini membuat perangkat lunak sangat mudah digunakan di antara perusahaan yang berbeda karena mereka dapat menjalankan kampanye spanduk tanpa mengembalikan tanda tangan. Selain itu, spanduk dapat memberikan hasil yang mengesankan karena menarik, kreatif, dan memaksa penerima untuk merespons dengan reaksi. Oleh karena itu, dengan menggunakan perangkat lunak, perusahaan dapat secara efektif berbagi berita, pembaruan blog, dan undangan menggunakan Ajakan Bertindak di spanduk mereka sambil juga mencap diri mereka dengan tanda tangan mereka.

5. Implementasi Tanda Tangan Email yang Aman dan Mudah

Pembuat tanda tangan email profesional yang dikombinasikan dengan perangkat lunak manajemen tanda tangan email yang efisien membuatnya sangat mudah untuk mempraktikkan tanda tangan ini. Setelah Anda memberikan perangkat lunak desain dan preferensi Anda, itu secara otomatis menghasilkan tanda tangan Anda dan menyajikannya kepada Anda dalam bentuk siap pakai. Saat Anda mendistribusikannya ke karyawan Anda dan ingin mereka menambahkannya ke email mereka, mereka bisa menggunakan metode copy-paste. Metode sederhana ini sudah cukup dan karyawan Anda, terutama jika mereka tidak begitu paham teknologi, tidak perlu menghabiskan waktu berjam-jam untuk mempelajari kode yang berbeda hanya untuk menambahkan tanda tangan. Selain itu, tim TI Anda mungkin akan berterima kasih karena Anda memilih untuk menggunakan perangkat lunak daripada menugaskan mereka tugas dan menghemat banyak waktu.

6. Tanda Tangan Email Lintas Platform

Perangkat lunak ini memudahkan tanda tangan email untuk hadir di berbagai platform dan memastikan bahwa mereka ditampilkan dengan benar di seluruh platform ini. Saat ini, sebagian besar email dibaca di perangkat seluler sehingga perangkat lunak menyesuaikan piksel untuk memastikan bahwa tanda tangan dapat dibaca saat diperkecil untuk perangkat seluler. Ini juga mengurangi ukuran gambar Anda sehingga memuat lebih cepat. Namun, kami menyarankan Anda untuk menguji secara menyeluruh template tanda tangan email yang diberikan kepada Anda oleh perangkat lunak pada perangkat yang berbeda seperti smartphone, tablet, dan laptop sebelum menerapkannya untuk melihat tampilannya pada platform yang berbeda. Ini juga akan memberi Anda gambaran tentang tampilannya bagi penerima dan memberi Anda kesempatan untuk membuat perubahan apa pun agar terlihat bagus di semua platform.

7. Kepatuhan Hukum

Sangat penting untuk mempraktikkan manajemen tanda tangan email yang baik dan etis di dalam perusahaan. Untuk menjamin kepatuhan terhadap hukum, Anda harus menerapkan penafian hukum yang terbaru atau menyertakan tajuk kerahasiaan. Sistem email tidak begitu dilengkapi untuk mencapai kepatuhan penafian penuh sehingga menggunakan perangkat lunak manajemen email terpusat dapat menjadi ide yang baik untuk perusahaan Anda. Perangkat lunak ini dapat menerapkan variasi tanda tangan yang berbeda berdasarkan pengirim di samping penafian hukum yang memenuhi syarat.

8. Skalabilitas

Untuk perusahaan mana pun, terutama perusahaan besar, perangkat lunak tanda tangan email mengungguli metode pemasaran tanda tangan email lainnya dalam hal skalabilitas. Sangat mudah untuk menambah jumlah tanda tangan ke nomor apa pun menggunakan perangkat lunak tetapi melakukannya sendiri akan menjadi tugas yang sangat sulit. Membuat dan memantau ratusan, jika bukan ribuan, tanda tangan email untuk karyawan Anda bukanlah hal yang mudah. Itu sebabnya software ini sangat cocok untuk situasi seperti ini. Perangkat lunak tidak hanya membutuhkan waktu lebih sedikit tetapi juga lebih metodis dan tidak diragukan lagi, lebih sistematis, juga menghasilkan lebih sedikit kesalahan.

9. Tidak Ada Layanan Pihak Ketiga

Salah satu aspek terbaik dari perangkat lunak ini adalah tidak ada pihak ketiga yang terlibat. Tidak ada beban departemen TI, tim perancang, atau bahkan tim pengembang. Semuanya ada di bawah perintah Anda karena Anda memiliki kendali penuh atas desain dan templat dan Anda dapat memilih warna, tema, dan ukurannya. Perangkat lunak ini bahkan memenuhi persyaratan operasional TI dan memperbarui secara otomatis sehingga cukup mudah bagi pemasar untuk mengendalikannya. Menggunakan perangkat lunak adalah cara terbaik untuk memenuhi tujuan Anda sendiri mengenai tanda tangan tanpa khawatir membuang pekerjaan berlebihan pada seseorang atau membuat tanda tangan tidak sesuai dengan keinginan Anda.

10. Preset Beberapa Template Tanda Tangan

Jika Anda berpikir untuk menggunakan perangkat lunak, Anda mungkin khawatir karena memiliki pilihan yang terbatas. Tetapi Anda sebenarnya tidak perlu melakukannya karena Anda dapat dengan mudah mengatur beberapa templat tanda tangan pada perangkat lunak. Salah satu template bisa dengan foto karyawan sedangkan template lain bisa dengan logo perusahaan. Dengan cara ini, perangkat lunak memberi karyawan Anda berbagai tanda tangan email dinamis untuk dipilih dan mereka hanya perlu memilih template yang paling mereka sukai. Dengan solusi manajemen tanda tangan email, Anda masih memiliki kendali penuh atas keseluruhan struktur.