Panduan Utama: Cara Membuat Email Pengingat Acara Profesional untuk Mendorong Kehadiran

1. Mengapa Anda memerlukan email pengingat acara?
2. Bagaimana cara menyusun email pengingat acara?
3. Waktu terbaik untuk mengirim pengingat acara
4. Mengoptimalkan email pengingat acara Anda
5. Situasi ketika Anda perlu mengirim email pengingat acara
6. Template email pengingat acara terbaik
7. Penutupan setelah acara

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. Mailtrack - Tautan email membuka pelacakan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Perencanaan acara adalah kegiatan yang melelahkan dan menegangkan. Setelah Anda mempromosikan acara Anda, inilah saat yang tepat untuk mengurus orang-orang yang terdaftar untuk itu.

Pendaftaran ke acara Anda biasanya tidak menjamin kehadiran penuh dari anggota yang berlangganan, terutama jika Anda mengatur acara gratis. Ada kemungkinan besar orang akan terganggu oleh tugas-tugas biasa mereka jika peristiwa itu terjadi, misalnya, dalam sebulan. Namun, serangkaian email pengingat acara akan membantu Anda mencapai perhatian maksimal pada acara Anda dan menjangkau calon peserta.

Selain itu, Anda dapat menggunakan berbagai alat dan metode untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Anda dapat menyertakan blok tanda tangan email, sehingga peserta Anda tahu cara menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan. Ini mungkin tampak seperti banyak pekerjaan untuk apa-apa. Namun, ketika semuanya diatur dengan benar, Anda akan senang telah melakukan upaya itu. Selain itu, penerima Anda akan memperhatikan perhatian Anda terhadap detail.

Mengapa Anda memerlukan email pengingat acara?

Email pengingat untuk acara Anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dan kesadaran peserta Anda. Dengan mengirimkan beberapa email sebelum acara, Anda akan meningkatkan minat peserta dan memberi mereka informasi tambahan. Misalnya, email pengingat acara dapat menyertakan jawaban atas pertanyaan penting yang berkaitan dengan aturan berpakaian, informasi tentang pembicara, atau bonus.

Email Anda akan menunjukkan kepada audiens target Anda bahwa mereka adalah tamu yang disambut di acara Anda. Anda juga akan membuat kontak emosional dengan peserta Anda yang akan mendorong orang untuk mengunjungi acara Anda berikutnya. Selain itu, Anda dapat meminta anggota terdaftar untuk memberi tahu acara Anda kepada teman-teman mereka dengan imbalan keuntungan.

Oleh karena itu, email pengingat acara penting untuk bisnis Anda, karena membuat pengunjung acara Anda lebih bahagia, membantu menghasilkan prospek potensial, dan mengubahnya menjadi pendukung dan klien setia.

Bagaimana cara menyusun email pengingat acara?

Tujuan utama dari email pengingat acara hanya untuk membuat peserta terdaftar Anda mengingat tentang acara Anda. Jadi, tidak perlu mengulang semua detail yang Anda kirimkan dalam surat undangan, tetapi data penting tentang acara Anda harus disertakan. Berikut adalah struktur terperinci dari email pengingat acara.

Garis subjek

Secara khusus, baris subjek email acara adalah apa yang akan dilihat peserta saat mereka membuka kotak masuk mereka. Berikan perhatian khusus padanya, karena baris subjek menentukan apakah audiens target Anda akan membuka email Anda atau tidak.

Baris subjek yang baik harus memberi tahu pembaca tentang isi surat itu dan menarik minat anggota terdaftar Anda. Anda dapat mengajukan banding kepada calon peserta dengan urgensi atau pentingnya sesi Anda dan menelepon pembaca untuk mengklik email Anda tanpa ragu-ragu.

Ingatlah bahwa baris subjek tidak boleh lebih dari 50 karakter, sehingga akan terlihat di perangkat apa pun.

Salam pribadi

Jadikan pengingat Anda lebih pribadi. Kita cenderung menjalin kontak emosional dengan orang-orang nyata daripada perusahaan. Jadi, sapa peserta Anda dengan nama di awal dan akhiri email Anda dengan detail kontak person, yang dapat dikonsultasikan oleh peserta Anda jika diperlukan.

Selain itu, Anda dapat membuat peserta merasa seperti orang dalam dengan peluang di balik layar. Cari tahu, bagaimana Anda dapat menggunakan media sosial, kuis, atau jajak pendapat untuk menjalin hubungan yang lebih baik dengan calon pengunjung.

detail acara

Peserta Anda mungkin kehilangan minat pada acara Anda seiring waktu atau melupakan beberapa detail penting. Jadi, ingatkan mereka dengan nada ramah ketika acara Anda dimulai dan di mana itu terjadi. Jika itu adalah acara fisik, sebutkan alamat lengkapnya dan tambahkan informasi tentang dress code dan parkir.

Anda dapat melakukannya dengan menggunakan generator tanda tangan email Newoldstamp. Jika Anda ingin mengingatkan orang tentang acara online, Anda cukup menyertakan tautan dan detail tentang otorisasi ke blok tanda tangan.

Detail dan bonus tambahan

Email pengingat acara juga dapat memberikan informasi tambahan kepada peserta agar mereka tetap up-to-date. Selain itu, hanya dengan mengingatkan mereka tentang acara Anda, Anda juga dapat menambahkan beberapa detail bermanfaat, tips, dan bahkan bonus. Anda dapat menggunakan blok tanda tangan email untuk menyertakan hal berikut:

• Spanduk untuk mempromosikan acara Anda
• Info media sosial tentang acara tersebut
• Informasi tentang pembicara
• Diskon untuk peserta sebelumnya
• Bonus untuk early bird dan banyak lagi

Informasi tambahan ini akan menginspirasi pembaca untuk bertindak. Jadi, Anda dapat memeriksa efisiensi email Anda, jika tindakan telah selesai.

Rincian kontak

Untuk berbagi kontak acara, Anda dapat menambahkan tanda tangan email. Tanda tangan email HTML dapat menyertakan detail kontak perusahaan Anda dan tombol media sosial. Perusahaan NEWOLDSTAMP juga memberikan kesempatan untuk menambahkan spanduk acara untuk tanda tangan email. Dengan demikian, Anda akan menunjukkan kepada pembaca bahwa konferensi atau webinar Anda diatur pada tingkat profesional. Tempatkan spanduk promosi di bagian bawah email, sehingga peserta Anda dapat melihat kontak acara mendatang.

Waktu terbaik untuk mengirim email pengingat acara

Sebelum Anda mengganggu anggota terdaftar Anda lagi, pertimbangkan jenis acara publik. Waktu terbaik untuk mengirim email pengingat tergantung pada jenis acara Anda. Jika ini adalah acara online, Anda dapat meningkatkan antisipasi peserta dalam tiga hari, dua hari, dan sehari sebelum acara. Anda juga dapat mengirim email tepat sebelum dimulainya acara Anda untuk mereka yang mungkin terganggu oleh rutinitas kerja mereka.

Untuk acara lain seperti konferensi atau lokakarya, kirim pengingat beberapa minggu sebelumnya untuk memastikan bahwa orang-orang akan tiba tepat waktu. Misalnya, mengirim pengingat dua minggu, seminggu, dan 3 hari sebelum acara publik.

Mengoptimalkan email pengingat acara Anda

Setelah Anda membuat semua salinan hebat itu, menambahkan detail kontak ke tanda tangan Anda, penting untuk mulai mengarahkan lalu lintas ke tautan pendaftaran Anda. Ada baiknya jika Anda dapat membuat praktik terbaik konversi dan mendapatkan pendaftaran sebanyak mungkin. Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan:

Jadikan pengingat email Anda menonjol - bagus jika Anda membuat spanduk acara Anda menonjol dengan melampirkan gambar yang menakjubkan atau membawa desain yang sangat baik. Meskipun demikian, pastikan untuk membuat pengingat email tetap sederhana dan tambahkan tautan ke dukungan halaman acara Anda.

Ajakan Bertindak harus melompat dari spanduk - Anda ingin peserta Anda mendeteksi dengan jelas di mana mereka dapat mendaftar untuk suatu acara dan tahu bagaimana melakukannya.

Berikan informasi lengkap - ada baiknya jika Anda berkomunikasi dengan baik dengan peserta Anda dan memberikan info acara yang tidak akan menimbulkan kesulitan, dengan membalas FAQ tertentu.

Perlihatkan detail kontak - Anda dapat menambahkan tanda tangan email dengan informasi kontak lengkap, sehingga pengunjung Anda akan dengan mudah mengetahui email, akun sosial, dll. Dengan cara ini, mereka dapat membeli tiket dari Anda. Lihat contoh ini:

9 situasi ketika Anda perlu mengirim email pengingat acara

Untuk acara-acara berikut, hampir wajib untuk mengirim email pengingat yang tepat dan singkat.

webinar

Baru-baru ini, jumlah webinar telah melonjak tinggi. Lokakarya atau seminar apa pun melalui web dianggap sebagai webinar. Berikut ini adalah keharusan untuk pengingat acara:

• Tanggal dan judul webinar
• Baris subjek email acara yang menarik dan profesional
• Penjelasan singkat tentang rangkaian acara selama webinar
• Detail tentang organisasi yang akan menyelenggarakan webinar
• Keunikan webinar harus dijelaskan dengan cara yang menarik
• Tautan untuk menghadiri webinar adalah suatu keharusan

Acara streaming langsung

Beberapa situs web, seperti YouTube, Facebook, dan Stream, memungkinkan pengguna untuk berbagi pemikiran dan pandangan mereka secara real-time dengan audiens target mereka. Berikut adalah poin-poin yang “harus dimiliki” dalam email pengingat acara.

• Zona waktu harus disediakan untuk memudahkan audiens internasional
• Deskripsi singkat acara harus disertakan
• Video promosi pra-acara akan sangat bagus

Acara virtual

Pertemuan online untuk membahas berbagai masalah seperti perdagangan, konferensi terjemahan, dan hal-hal lain disebut acara virtual. Lokakarya, pelatihan, sesi departemen juga bisa diadakan secara virtual. Untuk acara semacam itu, email harus menyertakan:

• Detail tentang sesi seperti nama dan judul
• Informasi tentang apa yang akan diperoleh penonton dari acara tersebut
• Tanggal dan waktu bersama dengan zona waktu
• Alamat digital harus dilampirkan di email

T&J online di komunitas dan obrolan

Pertanyaan dan jawaban online adalah salah satu alat web dasar yang dapat digunakan untuk melibatkan audiens dalam komunitas dan obrolan. Tanya Jawab Online memberikan kebebasan untuk menanyakan apa pun yang ingin diketahui audiens tentang komunitas. Tips membuat email undangan terbaik untuk Q&A online adalah:

• Aspek Q&A, serta tanggal dan waktu
• Relevansi acara promosi
• Tautan untuk menghadiri Q&A harus disediakan

Pameran dagang offline

Perusahaan dan industri menggunakan platform ini untuk memamerkan produk mereka, memahami tren pasar terkini, dan meraih peluang lainnya. Beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan saat menulis undangan email ke pameran dagang adalah:

• Mulai mengirim email 2-3 bulan sebelumnya
• Soroti peluang yang mungkin didapat peserta
• Kemajuan dalam perencanaan pameran dagang
• Daftar perusahaan dan industrialis yang akan hadir

Konferensi offline

Ini adalah tempat di mana ide-ide dipamerkan, kemajuan dan inovasi ditampilkan. Konferensi dapat sangat bervariasi tergantung pada industrinya. Tapi mereka adalah cara terbaik untuk menarik kaum muda. Poin-poin berikut akan menjamin kehadiran penuh di konferensi:

• Deskripsi yang mencakup judul, tanggal, waktu, dan tempat
• Rincian biaya konferensi
• Diskon dan penawaran, jika ada, disediakan oleh tuan rumah
• Orang-orang penting yang mengunjungi konferensi harus disorot
• Email tindak lanjut acara jika ada program tindak lanjut

pertemuan

Meetup adalah acara yang ditujukan untuk bertemu orang baru dan bertukar ide dalam bidang atau profesi tertentu. Untuk menyelenggarakan pertemuan yang sukses, penting untuk mengingat poin-poin berikut:

• Orang yang ditunjuk harus disebutkan
• Garis besar spesifikasi pertemuan
• Buatlah deskripsi singkat tentang kekhasan

Seminar

Merupakan acara yang diadakan untuk mengadakan pelatihan atau sekedar membahas beberapa hal yang berkaitan dengan suatu profesi. Seminar juga fokus pada area tertentu di mana peserta mengalami beberapa masalah. Mereka terutama dilakukan untuk memberikan pendidikan dan solusi yang mendalam. Email harus menyoroti hal-hal berikut:

• Deskripsi singkat tentang pelatih yang menyoroti pencapaian mereka
• Sertakan informasi tentang seminar sukses serupa yang diadakan di masa lalu
• Alangkah baiknya jika Anda menambahkan jumlah orang yang akan menghadiri seminar

Makan siang dan belajar

Lunch-n-learn adalah sesi pelatihan singkat selama jam makan siang di mana karyawan suatu organisasi dimotivasi dan dilatih dalam jangka waktu 30 menit hingga 1 jam. Karyawan organisasi tertentu harus mengetahui informasi berikut dalam undangan email pengingat:

• Topik pelatihan, serta tanggal dan tempat acara
• Data penting tentang pelatih, seperti sesi atau pengalaman sebelumnya
• Inisiatif pelatihan lain yang disediakan oleh perusahaan tuan rumah

Template email pengingat acara terbaik

Mengucapkan pengingat acara sama seperti mengembangkan situs web, di mana setiap kata harus berada di tempatnya untuk menarik perhatian pembaca. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda membuat contoh email pengingat acara terbaik untuk acara Anda:

• Kata- kata email pengingat acara harus bersemangat, tepat, dan kreatif
• Tulis surat pendek yang dapat dibaca orang di perangkat apa pun tanpa menggulir
• Gunakan jenis dan cetakan yang berbeda, tetapi tidak lebih dari tiga
• Tambahkan daftar berpoin jika Anda memberikan jadwal acara atau menghadirkan pembicara
• Bagilah teks Anda menjadi paragraf yang masing-masing tidak lebih dari tiga baris
• Terapkan teks pada gambar, sehingga pembaca dapat melihatnya jika gambar diblokir

Pengingat Email Burning Man:

Template dari Unbounce:

Templat dari Emmy Jonassen:

Penutupan pasca acara

Beberapa hari setelah acara Anda adalah waktu terbaik untuk mengumpulkan umpan balik dari peserta Anda dan mengubahnya menjadi klien Anda. Oleh karena itu, Anda dapat mengirim email terima kasih pasca acara satu atau dua hari setelah acara Anda.

Anda dapat menggunakan email untuk mengungkapkan penghargaan Anda atas kunjungan Anda ke acara publik dan mengingatkan pengalaman positif yang didapat orang-orang di sesi Anda. Anda dapat melampirkan foto atau video, dan materi audio dari acara Anda. Minta audiens target Anda untuk membagikan kesan mereka atau hubungi Anda untuk kerjasama lebih lanjut. Anda dapat mengirim t-shirt dan berbagi mug dengan peserta VIP dan penggemar acara. Jangan lupa untuk me-retweet postingan penggemar dan peserta Anda - ini adalah opsi pemasaran gratis untuk mempromosikan layanan, produk, atau acara Anda di masa mendatang.

Berikut adalah contoh salinan dan email tindak lanjut acara:

Kesimpulan

Mudah-mudahan, panduan pamungkas ini memberi Anda semua informasi penting untuk mengembangkan strategi komunikasi email yang sukses. Tentu saja, upaya pertama Anda mungkin tidak memenuhi semua harapan Anda, tetapi Anda akan dapat menganalisis hasil yang dicapai dan meningkatkan email dan tanda tangan Anda untuk acara mendatang.

Jangan takut untuk menerapkan ide-ide baru dan bereksperimen dengan penerima Anda. Peserta Anda akan menghargai nada ramah dan profesional Anda dan menjadi lebih terbuka untuk kontak dan kerja sama lebih lanjut.

Terima kasih banyak telah meninjau panduan email pengingat acara. Jika Anda memiliki pertanyaan, kami akan senang mendengar dari Anda!