”Di Mana” Pekerjaan Telah Diubah—Berikutnya Adalah ”Kapan”
Diterbitkan: 2022-06-0371% pemimpin SDM percaya bahwa Senin-Jumat, jam kerja 9-ke-5 sudah ketinggalan zaman, mendorong perubahan terbesar ketika orang bekerja dalam hampir satu abad.
Munculnya pekerjaan jarak jauh tidak diragukan lagi merupakan kisah manajemen bakat terbesar selama dua tahun terakhir, tetapi perkembangan besar lainnya siap menggantikannya. Dengar, majikan: Pekerja menginginkan jadwal kerja yang lebih fleksibel, dan Anda mempertaruhkan talenta terbaik untuk pergi ke tempat lain jika Anda tidak memberikannya kepada mereka.
Itu adalah pesan dari lebih dari 300 pemimpin SDM di AS yang menanggapi Survei Flextime 2022 Capterra. Kehilangan kandidat pekerjaan teratas dan menghadapi tekanan yang meningkat dari karyawan, 48% mengatakan organisasi mereka sekarang mengizinkan beberapa karyawan untuk mengatur jam kerja mereka sendiri, sementara 47% telah mengadopsi empat hari kerja dalam seminggu.
Perubahan pada "kapan" kerja ini merupakan evolusi paling radikal dari minggu kerja sejak tahun 1930-an. Apa yang menyebabkannya? Dan, yang lebih penting, apa yang perlu Anda ketahui tentang menerapkan perubahan penjadwalan besar seperti itu di organisasi Anda sendiri?
Dalam laporan ini, kami akan menganalisis data survei kami untuk memberi pemimpin SDM jawaban yang mereka butuhkan untuk memberikan fleksibilitas penjadwalan yang didambakan pekerja saat ini, tanpa mengabaikan produktivitas, kolaborasi, atau budaya.
- Tekanan meningkat bagi perusahaan untuk mengadopsi kebijakan waktu yang fleksibel: 79% organisasi telah kehilangan setidaknya satu kandidat pekerjaan dalam satu tahun terakhir karena tidak menawarkan fleksibilitas yang cukup mengenai kapan orang tersebut dapat bekerja.
- Minggu kerja biasa tidak lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan: 71% pemimpin SDM—termasuk 78% di bisnis jarak jauh—percaya bahwa hari kerja Senin sampai Jumat, jam 9-ke-5 sudah ketinggalan zaman.
- Sebagian besar organisasi membiarkan karyawan mengatur jam kerja mereka sendiri: 59% organisasi sudah atau berencana untuk membiarkan setidaknya beberapa karyawan mereka mengatur jam kerja mereka sendiri.
- Hadirkan akhir pekan tiga hari: 47% organisasi telah menerapkan empat hari kerja dalam seminggu, dengan tambahan 16% berencana untuk menerapkannya di masa mendatang.
Jadwal kerja yang ketat telah menjadi pemecah kesepakatan karyawan
Sudah diketahui sekarang bahwa kemampuan untuk bekerja dari rumah telah menjadi titik kritis bagi para pekerja saat ini. Tahun lalu, 53% karyawan usaha kecil memberi tahu kami bahwa mereka kemungkinan besar atau sedang mempertimbangkan untuk mencari pekerjaan baru jika mereka tidak dapat bekerja dari rumah setidaknya sebagian waktu. Perusahaan-perusahaan yang telah berusaha untuk mengembalikan pekerja ke kantor dalam beberapa bulan terakhir terus menghadapi perlawanan keras.
Kurang dibicarakan adalah fakta bahwa karyawan menganggap fleksibilitas jadwal kerja sama pentingnya. Ketika kami meminta karyawan pada bulan Desember 2021 untuk mengurutkan daftar faktor dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting dalam hal kepuasan kerja, tiga faktor teratas mereka kemungkinan besar mencakup fleksibilitas kapan mereka bisa bekerja (20%) dan di mana mereka bisa bekerja (22%).
Pentingnya pekerja saat ini menempatkan jadwal kerja yang fleksibel tidak mengherankan jika Anda mempertimbangkan tiga faktor ini:
- Jadwal kerja yang ketat telah merugikan pekerja selama pandemi: Sementara mereka yang lebih fleksibel dapat dengan cepat merespons keadaan darurat—seperti penutupan penitipan anak atau anggota keluarga yang perlu pergi ke dokter—pekerja dengan jadwal yang ketat tidak memiliki kesempatan seperti itu.
- Produktivitas puncak tidak selalu sejalan dengan jam kerja tradisional: Sebuah studi terhadap 15 juta pengguna GitHub pada awal pandemi menemukan bahwa bekerja dari rumah segera menyebabkan lebih banyak pekerjaan dilakukan pada akhir pekan dan pada jam nontradisional.
- Semakin banyak kontrol yang dimiliki karyawan atas pengalaman kerja mereka, semakin bahagia mereka: Kami menemukan bahwa karyawan yang sangat setuju bahwa mereka dapat menyesuaikan pengalaman kerja mereka rata-rata dua kali lebih puas dengan pekerjaan mereka, dibandingkan dengan mereka yang sangat tidak setuju.
Dan di pasar tenaga kerja yang ketat ketika karyawan memiliki pengaruh yang cukup besar (sekarang ada dua lowongan pekerjaan untuk setiap orang yang menganggur — rekor sepanjang masa), mereka memberitahukan bahwa pengusaha perlu meningkatkan fleksibilitas jadwal.
Tidak hanya 53% pemimpin SDM dalam survei kami mengatakan bahwa mereka merasakan lebih banyak tekanan dari karyawan untuk menawarkan lebih banyak fleksibilitas mengenai kapan mereka dapat bekerja selama pandemi COVID-19, tetapi 79% mengatakan mereka kehilangan setidaknya satu kandidat pekerjaan di tahun lalu dengan tidak menawarkan fleksibilitas yang cukup tentang kapan orang itu bisa bekerja. Mayoritas (58%) kalah dalam banyak kandidat.
Kesimpulan bagi pemberi kerja jelas: Jika Anda tidak menerapkan kebijakan waktu dan kehadiran yang lebih fleksibel, Anda akan terus kehilangan karyawan saat ini karena The Great Resignation, dan pencari kerja teratas karena pesaing.
Sebagian besar organisasi akan menerapkan waktu fleksibel, mengatur jam kerja Anda sendiri, atau membagi shift
Untungnya, realitas situasi tidak hilang pada bisnis. Menurut survei kami, 71% pemimpin SDM percaya bahwa Senin hingga Jumat, jam kerja 9-ke-5 sudah usang, dan 55% mengatakan organisasi mereka sekarang memberi pekerja lebih banyak fleksibilitas mengenai kapan mereka dapat bekerja dibandingkan sebelum COVID-19 pandemi.
Dalam praktiknya, ini terlihat seperti beberapa pengaturan kerja paling radikal yang dapat Anda bayangkan. Mayoritas pemimpin SDM mengatakan organisasi mereka telah menerapkan atau berencana untuk menerapkan waktu fleksibel, mengatur jam kerja Anda sendiri, atau kebijakan pembagian shift.
Mari kita jelaskan secara singkat masing-masing kebijakan ini secara lebih rinci:
- Jika sebuah perusahaan memiliki kebijakan waktu fleksibel , itu berarti karyawan harus bekerja dalam jumlah jam tertentu setiap hari, tetapi mereka dapat memilih kapan mereka memulai dan mengakhiri hari kerja mereka. Misalnya, daripada bekerja dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore, karyawan dengan jadwal flextime bisa bekerja dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore, atau jam 11 pagi sampai jam 7 malam.
- Menetapkan kebijakan jam kerja Anda sendiri persis seperti yang terdengar. Karyawan bebas bekerja kapan pun mereka mau, selama yang mereka inginkan, selama mereka menyelesaikan pekerjaannya.
- Kebijakan shift split membagi hari karyawan menjadi dua bagian, dengan istirahat panjang di antaranya. Misalnya, seorang karyawan dengan shift split bisa bekerja jam 8 pagi sampai jam 12 siang, istirahat sampai jam 4 sore, lalu bekerja lagi sampai jam 8 malam.
Siapa yang menerapkan kebijakan ini?
Secara keseluruhan, survei kami menemukan bahwa bisnis tenaga kerja hibrida dan jarak jauh memimpin penerapan kebijakan waktu radikal ini, sementara bisnis yang sepenuhnya berada di lokasi lebih ragu-ragu (misalnya, 74% bisnis hibrida telah menerapkan atau berencana menerapkan shift terpisah, dibandingkan dengan hanya 44% dari bisnis di tempat).
Kami juga menemukan bahwa, secara keseluruhan, bisnis yang lebih besar (dengan lebih dari 1.000 karyawan) lebih sering menerapkan kebijakan ini daripada bisnis yang lebih kecil (dengan 250 karyawan atau kurang). Terakhir, bisnis dengan sebagian besar tenaga kerja berbasis gaji menerapkan kebijakan ini lebih sering daripada bisnis dengan sebagian besar tenaga kerja berbasis jam.
Secara intuitif, ini semua masuk akal. Sebuah bisnis kecil yang sepenuhnya berada di lokasi dengan pekerja berupah per jam (seperti pengecer atau restoran) tidak hanya memiliki lebih sedikit staf untuk bekerja, tetapi juga harus lebih menyelaraskan jam kerja karyawan dengan jam kerja dan harapan pelanggan. Di sisi lain, bisnis hibrida atau jarak jauh yang besar dengan karyawan bergaji memiliki lebih banyak staf untuk diajak bermain, dan bersandar pada pekerjaan pengetahuan yang tidak harus selaras dengan jam bisnis atau pelanggan normal.
Meskipun kebijakan itu sendiri berbeda, tujuannya—menurut pemimpin SDM yang mempertimbangkan setidaknya satu kebijakan waktu fleksibel—adalah sama: Meningkatkan produktivitas (dikutip oleh 51%), menarik pencari kerja (48%), dan mengurangi kelelahan (45% ).
Bukti menunjukkan mereka akan berhasil. Ketika sebuah divisi dari sebuah perusahaan IT memberi karyawan kebebasan untuk menentukan kapan mereka melakukan pekerjaan mereka, mereka melihat "penurunan kelelahan, peningkatan kepuasan kerja, dan peningkatan keterlibatan dan retensi" dalam waktu enam bulan dan tanpa penurunan produktivitas. Namun, ketika perusahaan diakuisisi dan jadwal 9-ke-5 yang kaku diterapkan kembali, hasil tersebut dibalik.
Minggu kerja empat hari sebenarnya ada di sini
Wakil presiden Richard Nixon pernah mengatakan bahwa empat hari kerja dalam seminggu di AS adalah "masa depan yang tidak terlalu lama." Itu terjadi pada tahun 1956. Sejak itu, para politisi, ekonom, dan eksekutif telah meramalkan bahwa minggu kerja empat hari sudah dekat, tanpa pernah membuahkan hasil.
Tetapi data kami menunjukkan waktu untuk empat hari kerja dalam seminggu akhirnya tiba. Ketika kami bertanya kepada para pemimpin SDM tentang empat hari kerja dalam seminggu, 47% mengatakan organisasi mereka telah menerapkannya, sementara 16% lainnya mengatakan mereka berencana untuk menerapkannya di masa depan. Ini juga merupakan minggu kerja empat hari yang sebenarnya: Satu hari kerja lebih sedikit, tanpa jam tambahan di hari-hari lain untuk menebusnya.
Kenapa sekarang? Tuntutan akan lebih banyak fleksibilitas tentunya menjadi faktor, seperti melonjaknya tingkat kelelahan karyawan karena terlalu banyak bekerja dan kelelahan akibat pandemi. Tetapi alasan yang lebih besar mungkin karena cukup banyak institusi—dari pengusaha besar hingga seluruh negara—telah menguji air dengan empat hari kerja seminggu sekarang untuk akhirnya membuat gagasan itu benar-benar layak:
- Uji coba empat hari kerja dalam seminggu di Islandia antara tahun 2015 dan 2019 sangat sukses sehingga hampir 85% pekerja di negara itu sekarang memiliki pilihan untuk hanya bekerja empat hari seminggu. Spanyol dan Belgia berada di jalur yang tepat untuk bergabung dengan mereka, dan sejumlah negara di Asia—Jepang, Indonesia, Korea Selatan, dan India—saat ini juga sedang bereksperimen dengan jam kerja yang lebih pendek.
- Legislatif California mengajukan undang-undang tahun ini yang akan mengharuskan perusahaan untuk mulai membayar lembur setelah 32 jam kerja per minggu, bukan 40 jam, yang secara efektif memberi insentif kepada pengusaha di negara bagian untuk pindah ke empat hari kerja dalam seminggu. RUU itu akhirnya ditangguhkan karena sesi legislatif kehabisan waktu, tetapi diharapkan untuk dipertimbangkan lagi di sesi berikutnya.
- 38 perusahaan di AS dan Kanada sedang menguji coba empat hari kerja dalam seminggu dari April hingga September tahun ini melalui program yang diluncurkan oleh 4 Day Week Global nirlaba. Bisnis yang terlibat dalam uji coba berkisar dari "startup dengan 25 orang hingga organisasi besar dengan beberapa ratus orang."
Sebuah survei Qualtrics dari Februari menemukan bahwa 92% karyawan yang mengejutkan mendukung kerja empat hari dalam seminggu. Jika cukup banyak pengusaha yang menindaklanjuti dan mengadopsi minggu kerja yang dipersingkat, itu bisa dengan cepat tumbuh dari ceruk menjadi praktik standar. Gagal bergabung dengan mereka, dan Anda bisa melihat pekerja terbaik Anda keluar dari pintu.
4 praktik terbaik saat menerapkan kebijakan waktu dan kehadiran yang fleksibel
Tulisan ada di dinding jika Anda seorang majikan: Tawarkan jadwal yang lebih fleksibel, atau risiko tidak dapat bersaing untuk mendapatkan bakat.
Menerapkan kebijakan seperti waktu fleksibel atau empat hari kerja seminggu tidak datang tanpa tantangan yang adil. Pemimpin SDM yang setidaknya mempertimbangkan kebijakan fleksibel dalam survei kami memberi tahu kami banyak hal: Tantangan utama yang mereka hadapi atau harapkan dari penerapan kebijakan waktu dan kehadiran yang fleksibel termasuk mengelola beban kerja karyawan (dikutip oleh 40%), mengukur produktivitas (40%), dan ketersediaan karyawan yang tidak konsisten (38%).
Jadi, jika Anda mempertimbangkan untuk menerapkan beberapa kebijakan penjadwalan fleksibel ini di organisasi Anda sendiri, berikut adalah empat praktik terbaik untuk memastikan transisi yang mulus sambil menghindari tantangan ini.
1. Biarkan teknisi melakukan pekerjaan berat pada penjadwalan shift
Cukup sulit untuk menjadwalkan pekerja per jam ketika Anda menghitung pekerja penuh waktu vs paruh waktu, lembur, siapa yang sakit atau berlibur, dan banyak lagi. Masukkan kunci pas tambahan seperti shift split atau waktu fleksibel, dan proses ini dapat dengan cepat menjadi sulit untuk dikelola secara manual.
Alih-alih mengandalkan spreadsheet atau papan tulis, berinvestasilah dalam sistem perangkat lunak penjadwalan karyawan. Dengan sistem ini, yang perlu dilakukan manajer hanyalah memasukkan batasan penting (jenis pekerja apa yang Anda butuhkan, siapa yang memiliki shift split, anggaran lembur maksimum, dll.), dan perangkat lunak akan menangani sisanya untuk membuat jadwal shift yang dioptimalkan.
Jika shift tidak sesuai dengan keinginan pekerja, mereka dapat dengan mudah bertukar dengan rekan kerja atau mengembalikan shift untuk siapa saja yang memenuhi kriteria untuk diambil tanpa perlu melibatkan manajer. Karyawan mendapatkan lebih banyak suara atas giliran kerja mereka, dan manajer tidak perlu berusaha sekuat tenaga mencoba memasukkan jarum secara manual pada jadwal yang sempurna. Ini adalah win-win.
2. Fokus pengukuran kinerja pada hasil (bukan waktu yang dihabiskan)
Presenteeisme—ketika seorang karyawan secara teknis tepat waktu tetapi tidak benar-benar melakukan pekerjaan apa pun—mengakibatkan kerugian jutaan perusahaan dalam produktivitas yang hilang setiap tahun. Memberi karyawan lebih banyak suara tentang jadwal kerja mereka dapat secara drastis mengurangi kehadiran, tetapi itu membutuhkan perubahan penting: Anda harus mengukur kinerja dalam hal hasil akhir alih-alih waktu yang dihabiskan untuk suatu tugas.
Dengan berfokus pada output (seperti jumlah penjualan atau baris kode yang ditulis) alih-alih input (seperti waktu yang dihabiskan di telepon atau komputer), Anda tidak hanya dapat mengukur kontribusi langsung setiap karyawan secara lebih baik terhadap bisnis, tetapi Anda juga memberikan pekerja lebih fleksibel dalam cara mereka mencapai tujuan kinerja mereka.
Bekerja dengan manajer untuk menghasilkan KPI berbasis hasil yang terkalibrasi untuk setiap karyawan, kemudian pertimbangkan untuk berinvestasi dalam sistem manajemen kinerja untuk mengotomatiskan pelacakan tujuan ini.
3. Terapkan alat yang tepat untuk kolaborasi asinkron yang lebih baik
Seperti yang dapat dibuktikan oleh bisnis global, mencoba menjadwalkan pertemuan ketika karyawan berada pada jadwal yang sama sekali berbeda atau dalam zona waktu yang sangat berbeda bisa menyakitkan. Rapat masih memiliki tempat yang penting dalam lingkungan jadwal yang fleksibel, tetapi kolaborasi asinkron adalah solusi yang lebih baik dalam banyak kasus.
Kolaborasi asinkron mengacu pada kolaborasi apa pun yang tidak terjadi secara real time (email, misalnya). Tetapi ada berbagai alat kolaborasi asinkron di luar sana selain email yang dapat membantu karyawan dengan jadwal yang berbeda untuk berbagi ide, memecahkan masalah, dan mencari tahu langkah selanjutnya:
- Sistem manajemen dokumen berbasis cloud memberi pekerja akses bersama ke dokumen, spreadsheet, presentasi, dan lainnya yang segera diperbarui saat pengguna menambahkan dan mengedit item.
- Alat papan tulis memungkinkan pengguna menggambar atau memetakan ide bentuk bebas, yang kemudian disimpan untuk dilihat dan ditambahkan oleh pekerja lain pada waktu yang berbeda.
- Sistem manajemen pengetahuan dapat menampung dan mengatur sumber daya pelatihan yang dapat diakses dan diperbarui oleh karyawan sesuai kebutuhan.
4. Dimulai dari atas
Menerapkan minggu kerja empat hari tidak berarti banyak jika bos masih mengirim email kepada laporan langsung mereka pada hari Jumat. Dengan desainnya sendiri, jadwal kerja yang fleksibel membuat komunikasi tidak akan secepat ini. Tapi tidak apa-apa.
Apa pun kebijakan pengaturan kerja fleksibel yang Anda terapkan, kepemimpinan eksekutif perlu memimpin dengan memberi contoh. Itu berarti mengambil metrik kinerja berbasis hasil, meletakkan pekerjaan ketika masalah pribadi perlu diprioritaskan, dan sedikit bersabar jika pekerja tidak segera merespons.
Jika pemimpin yang sangat terlihat benar-benar mempraktekkan apa yang mereka khotbahkan, karyawan akan mengikuti.
Jika Anda menyukai laporan ini, lihat sumber daya manajemen bakat lainnya berikut:
|
Metodologi
Survei Flextime 2022 Capterra dilakukan pada Maret 2022 di antara 309 pemimpin SDM di perusahaan AS dengan setidaknya enam karyawan. Seorang pemimpin SDM didefinisikan sebagai setiap karyawan SDM dengan peran manajer SDM atau lebih tinggi di organisasi mereka. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari tentang kebijakan waktu kerja fleksibel yang telah dipertimbangkan atau diadopsi oleh organisasi, dan manfaat serta tantangan yang dialami organisasi sebagai akibat dari kebijakan ini.
Survei Pekerjaan Hybrid Capterra 2021 dilakukan pada April 2021 di antara 503 pembuat keputusan dan 488 karyawan staf di bisnis kecil di AS dengan dua hingga 250 karyawan. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari tentang tantangan, preferensi, dan hasil yang terkait dengan model kerja hybrid.
Survei Budaya Perusahaan 2022 Capterra dilakukan pada Desember 2021 di antara 958 karyawan di perusahaan AS dengan setidaknya enam karyawan: 332 yang bekerja sepenuhnya di tempat (misalnya, di kantor, toko, atau lokasi pusat lainnya), 300 yang bekerja sepenuhnya jarak jauh, dan 326 yang membagi waktu mereka antara bekerja di tempat dan jarak jauh (yaitu, model hibrida). Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari bagaimana format kerja hybrid dan jarak jauh memengaruhi berbagai aspek budaya perusahaan.
Survei Pengalaman Karyawan Capterra 2021 dilakukan pada Oktober 2021 di antara 629 karyawan tetap atau paruh waktu di Amerika Serikat: 217 karyawan yang bekerja sepanjang waktu di kantor, toko, atau lokasi terpusat lainnya, 201 karyawan yang bekerja beberapa waktu di kantor, toko, atau lokasi terpusat lainnya, dan beberapa waktu dari jarak jauh atau di rumah (yaitu, model kerja hibrida), dan 201 karyawan yang bekerja sepanjang waktu dari jarak jauh atau di rumah. Tujuan dari survei ini adalah untuk mempelajari bagaimana lokasi kerja dan faktor-faktor lain mempengaruhi kepuasan kerja.