Il "dove" del lavoro è stato capovolto: il prossimo è il "quando"
Pubblicato: 2022-06-03Il 71% dei leader delle risorse umane ritiene che la settimana lavorativa dal lunedì al venerdì, dalle 9 alle 5, sia obsoleta, determinando i maggiori cambiamenti rispetto al periodo di lavoro in quasi un secolo.
L'ascesa del lavoro a distanza è stata senza dubbio la più grande storia di gestione dei talenti negli ultimi due anni, ma un altro importante sviluppo è pronto a prendere il suo posto. Ascoltate, datori di lavoro: i lavoratori vogliono un orario di lavoro più flessibile e se non glielo date rischiate che i migliori talenti vadano altrove.
Questo è stato il messaggio di oltre 300 leader delle risorse umane negli Stati Uniti che hanno risposto al Flextime Survey 2022 di Capterra. Perdendo i migliori candidati e affrontando una maggiore pressione da parte dei dipendenti, il 48% afferma che la propria organizzazione ora consente ad alcuni dipendenti di impostare il proprio orario di lavoro, mentre il 47% ha adottato una settimana lavorativa di quattro giorni.
Queste modifiche al “quando” del lavoro rappresentano l'evoluzione più radicale della settimana lavorativa dagli anni '30. Cosa lo sta causando? E, cosa ancora più importante, cosa devi sapere sull'implementazione di tali importanti modifiche alla pianificazione nella tua organizzazione?
In questo report, analizzeremo i dati del nostro sondaggio per fornire ai responsabili delle risorse umane le risposte di cui hanno bisogno per fornire la flessibilità di pianificazione che i lavoratori di oggi desiderano, senza perdere di vista produttività, collaborazione o cultura.
- Aumenta la pressione affinché le aziende adottino politiche temporali flessibili: il 79% delle organizzazioni ha perso almeno un candidato di lavoro nell'ultimo anno non offrendo sufficiente flessibilità riguardo a quando quella persona potrebbe lavorare.
- La tipica settimana lavorativa non funziona più per le esigenze delle aziende: il 71% dei responsabili delle risorse umane, incluso il 78% nelle aziende remote, ritiene che la settimana lavorativa dalle 9 alle 17, dal lunedì al venerdì, sia obsoleta.
- La maggior parte delle organizzazioni consente ai dipendenti di impostare i propri orari: il 59% delle organizzazioni lo è già o prevede di lasciare che almeno alcuni dei propri dipendenti stabiliscano i propri orari.
- Avvicinati al fine settimana di tre giorni: il 47% delle organizzazioni ha già implementato una settimana lavorativa di quattro giorni, con un ulteriore 16% che prevede di implementarne una in futuro.
Gli orari di lavoro rigorosi sono diventati un problema per i dipendenti
È ormai risaputo che la possibilità di lavorare da casa è diventata un punto critico per i lavoratori di oggi. L'anno scorso, il 53% dei dipendenti delle piccole imprese ci ha detto che era moderatamente o estremamente propenso a prendere in considerazione la ricerca di un nuovo lavoro se non potevano lavorare da casa almeno per una parte del tempo. Le aziende che hanno tentato di riportare i lavoratori in ufficio negli ultimi mesi continuano a dover affrontare una dura resistenza.
Meno discusso è il fatto che i dipendenti considerano la flessibilità dell'orario di lavoro altrettanto importante. Quando a dicembre 2021 abbiamo chiesto ai dipendenti di classificare un elenco di fattori dal più importante al meno importante in termini di soddisfazione sul lavoro, i loro primi tre fattori avevano la stessa probabilità di includere la flessibilità su quando potevano lavorare (20%) e dove potevano lavorare (22%).
L'importanza che i lavoratori di oggi attribuiscono a orari di lavoro flessibili non sorprende se si considerano questi tre fattori:
- Gli orari di lavoro rigorosi hanno lasciato i lavoratori in svantaggio durante la pandemia: mentre quelli con maggiore flessibilità potrebbero rispondere rapidamente a un'emergenza, come la chiusura di un asilo nido o un familiare che ha bisogno di andare dal medico, i lavoratori con orari rigidi non hanno tali opportunità.
- Il picco di produttività non è sempre in linea con l'orario di lavoro tradizionale: uno studio su 15 milioni di utenti GitHub all'inizio della pandemia ha rilevato che lavorare da casa ha portato immediatamente a più lavoro nei fine settimana e in orari non tradizionali.
- Maggiore è il controllo dei dipendenti sulla propria esperienza lavorativa, più sono felici: abbiamo riscontrato che i dipendenti che sono fortemente d'accordo sul fatto di poter personalizzare la propria esperienza lavorativa sono in media due volte più soddisfatti del proprio lavoro rispetto a quelli che sono fortemente in disaccordo.
E in un mercato del lavoro rigido in cui i dipendenti hanno una notevole influenza (ora ci sono due opportunità di lavoro per ogni persona disoccupata, un record assoluto), stanno facendo sapere che i datori di lavoro devono aumentare la flessibilità degli orari.
Non solo il 53% dei leader delle risorse umane nel nostro sondaggio afferma di aver sentito più pressioni da parte dei dipendenti per offrire maggiore flessibilità su quando possono lavorare durante la pandemia di COVID-19, ma il 79% afferma di aver perso almeno un candidato di lavoro in l'anno passato non offrendo abbastanza flessibilità su quando quella persona potrebbe lavorare. La maggioranza (58%) ha perso più candidati.
L'obiettivo per i datori di lavoro è chiaro: se non adotti politiche di orario e presenze più flessibili, continuerai a perdere dipendenti attuali a causa di The Great Resignation e le migliori persone in cerca di lavoro a causa della concorrenza.
La maggior parte delle organizzazioni implementerà l'orario flessibile, imposterà i tuoi orari o dividerà i turni
Fortunatamente, la realtà della situazione non è persa per le imprese. Secondo il nostro sondaggio, il 71% dei leader delle risorse umane ritiene che la settimana lavorativa dalle 9 alle 5 dal lunedì al venerdì sia obsoleta e il 55% afferma che la propria organizzazione ora offre ai lavoratori una maggiore flessibilità riguardo a quando possono lavorare rispetto a prima del COVID-19 pandemia.
In pratica, questo sembra uno degli accordi di lavoro più radicali che tu possa immaginare. La maggior parte dei leader delle risorse umane afferma che la propria organizzazione ha già implementato o prevede di implementare l'orario flessibile, impostare il proprio orario di lavoro o dividere le politiche dei turni.
Spieghiamo brevemente ciascuna di queste politiche in modo più dettagliato:
- Se un'azienda ha una politica di orario flessibile , significa che i dipendenti devono lavorare un determinato numero di ore ogni giorno, ma possono scegliere quando iniziare e quando terminare la giornata lavorativa. Ad esempio, invece di lavorare dalle 9:00 alle 17:00, i dipendenti con orari flessibili possono lavorare dalle 8:00 alle 16:00 o dalle 11:00 alle 19:00
- Un'impostazione della politica dell'orario di lavoro è esattamente quello che sembra. I dipendenti sono liberi di lavorare quando vogliono, per tutto il tempo che vogliono, a patto che svolgano il loro lavoro.
- Una politica di turni divisi divide la giornata di un dipendente in due metà, con una lunga pausa nel mezzo. Ad esempio, un dipendente con un turno diviso potrebbe lavorare dalle 8:00 alle 12:00, fare una pausa fino alle 16:00, quindi lavorare di nuovo fino alle 20:00
Chi sta implementando queste politiche?
Nel complesso, il nostro sondaggio rileva che le aziende ibride e remote stanno guidando l'attuazione di queste politiche temporali radicali, mentre le aziende completamente in loco sono più esitanti (ad esempio, il 74% delle aziende ibride ha implementato o sta pianificando di implementare turni divisi, rispetto a solo il 44% delle attività in loco).
Troviamo inoltre che, in generale, le aziende più grandi (con più di 1.000 dipendenti) implementano queste politiche più spesso rispetto alle aziende più piccole (con 250 dipendenti o meno). Infine, le aziende con una forza lavoro in gran parte basata sulla retribuzione stanno implementando queste politiche più spesso di quelle con una forza lavoro in gran parte su base oraria.
Intuitivamente, tutto questo ha un senso. Una piccola impresa completamente in loco con lavoratori con salario orario (come un rivenditore o un ristorante) non solo ha meno personale con cui lavorare, ma deve anche allineare più strettamente gli orari dei dipendenti con gli orari e le aspettative dei clienti. D'altra parte, una grande azienda ibrida o remota con dipendenti stipendiati ha più personale con cui giocare e si orienta verso un lavoro di conoscenza che non deve allinearsi così strettamente con il normale orario lavorativo o dei clienti.
Sebbene le politiche stesse differiscano, l'obiettivo, secondo i leader delle risorse umane che stanno prendendo in considerazione almeno una politica temporale flessibile, è lo stesso: aumentare la produttività (citata dal 51%), attirare persone in cerca di lavoro (48%) e alleviare il burnout (45% ).
Le prove suggeriscono che avranno successo. Quando una divisione di un'azienda IT ha concesso ai dipendenti la libertà di determinare quando svolgere il proprio lavoro, hanno visto "un burnout ridotto, una maggiore soddisfazione sul lavoro e un maggiore coinvolgimento e fidelizzazione" entro sei mesi e senza un calo della produttività. Tuttavia, quando l'azienda è stata acquisita ed è stato reintrodotto un rigido programma dalle 9 alle 5, tali risultati sono stati invertiti.
La settimana lavorativa di quattro giorni è in realtà qui
Il vicepresidente Richard Nixon una volta ha affermato che una settimana lavorativa di quattro giorni negli Stati Uniti era in un "futuro non troppo lontano". Era il 1956. Da allora, politici, economisti e dirigenti hanno predetto che la settimana lavorativa di quattro giorni era dietro l'angolo, senza che mai si realizzasse.
Ma i nostri dati suggeriscono che è finalmente giunto il momento per una settimana lavorativa di quattro giorni. Quando abbiamo chiesto ai leader delle risorse umane informazioni su una settimana lavorativa di quattro giorni, il 47% afferma che la propria organizzazione l'ha già implementata, mentre un altro 16% afferma che intende implementarla in futuro. È anche una vera settimana lavorativa di quattro giorni: un giorno di lavoro in meno, senza ore extra negli altri giorni per compensarlo.
Perché ora? La richiesta di maggiore flessibilità è sicuramente un fattore, così come i tassi alle stelle di burnout dei dipendenti a causa del superlavoro e della stanchezza da pandemia. Ma una ragione più grande potrebbe essere semplicemente che un numero sufficiente di istituzioni, dai principali datori di lavoro a interi paesi, ha messo alla prova le acque con una settimana lavorativa di quattro giorni per rendere finalmente l'idea davvero fattibile:
- Una prova della settimana lavorativa di quattro giorni in Islanda tra il 2015 e il 2019 ha avuto un tale successo che quasi l'85% dei lavoratori nel paese ora ha la possibilità di lavorare solo quattro giorni alla settimana. Spagna e Belgio sono sulla buona strada per unirsi a loro e un certo numero di paesi asiatici - Giappone, Indonesia, Corea del Sud e India - stanno attualmente sperimentando anche una settimana lavorativa più breve.
- Il legislatore della California quest'anno ha presentato un disegno di legge che richiederebbe alle aziende di iniziare a pagare gli straordinari dopo 32 ore di lavoro a settimana anziché 40, incentivando efficacemente i datori di lavoro nello stato a passare a una settimana lavorativa di quattro giorni. Il disegno di legge è stato infine archiviato a causa della scadenza della sessione legislativa, ma dovrebbe essere preso in considerazione nuovamente nella prossima sessione.
- 38 aziende negli Stati Uniti e in Canada stanno sperimentando una settimana lavorativa di quattro giorni da aprile a settembre di quest'anno attraverso un programma lanciato dall'organizzazione no profit 4 Day Week Global. Le aziende coinvolte nel processo vanno da "startup con 25 persone a grandi organizzazioni con diverse centinaia".
Un sondaggio Qualtrics di febbraio ha rilevato che uno sbalorditivo 92% dei dipendenti è favorevole a una settimana lavorativa di quattro giorni. Se un numero sufficiente di datori di lavoro seguirà e adotterà una settimana lavorativa ridotta, potrebbe rapidamente passare da un vantaggio di nicchia a una pratica standard. Se non ti unisci a loro, potresti vedere i tuoi migliori lavoratori uscire dalla porta.
4 best practices nell'adozione di politiche flessibili in materia di orari e presenze
La scritta è sul muro se sei un datore di lavoro: offri orari più flessibili o rischi di non essere in grado di competere per il talento.
Tuttavia, l'attuazione di politiche come l'orario flessibile o una settimana lavorativa di quattro giorni non arriva senza la loro giusta dose di sfide. I leader delle risorse umane che hanno almeno considerato una politica flessibile nel nostro sondaggio ce lo hanno detto: le principali sfide che hanno incontrato o si aspettano di incontrare implementando politiche di orario e presenze flessibili includono la gestione dei carichi di lavoro dei dipendenti (citato dal 40%), la misurazione della produttività (40%) e disponibilità dei dipendenti incoerente (38%).
Quindi, se stai pensando di implementare alcune di queste politiche di pianificazione flessibili nella tua organizzazione, ecco quattro best practice per garantire una transizione senza intoppi evitando queste sfide.
1. Lascia che la tecnologia faccia il lavoro pesante sulla programmazione dei turni
È già abbastanza difficile programmare i lavoratori a ore quando si contabilizzano il tempo pieno rispetto al part-time, gli straordinari, chi è in malattia o in vacanza e altro ancora. Aggiungi ulteriori chiavi inglesi come turni divisi o orari flessibili e questo processo può diventare rapidamente ingombrante da gestire manualmente.
Invece di fare affidamento su fogli di calcolo o lavagne, investi in un sistema software di pianificazione dei dipendenti. Con questi sistemi, tutto ciò che i manager devono fare è inserire vincoli importanti (di che tipo di lavoratori hai bisogno, chi ha un turno diviso, budget massimo per gli straordinari, ecc.) e il software si occupa del resto per creare un programma di turni ottimizzato.
Se un turno non è di gradimento per un lavoratore, può facilmente scambiare con un collega o rimettere il turno per chiunque soddisfi i criteri per afferrarlo senza che un manager sia coinvolto. I dipendenti hanno più voce in capitolo sui loro turni e i manager non devono fare in quattro per cercare di infilare manualmente l'ago secondo un programma perfetto. È una vittoria per tutti.
2. Concentrare la misurazione delle prestazioni sui risultati (anziché sul tempo speso)
Il presentiismo, quando un dipendente è tecnicamente in servizio ma in realtà non svolge alcun lavoro, costa alle aziende milioni di perdita di produttività ogni anno. Dare ai dipendenti più voce in capitolo sul loro programma di lavoro può ridurre drasticamente il presenzialismo, ma richiede un cambiamento importante: devi misurare le prestazioni in termini di risultati finali anziché di tempo dedicato a un'attività.
Concentrandoti sull'output (come il numero di vendite o le righe di codice scritte) anziché sull'input (come il tempo trascorso al telefono o al computer), non solo puoi misurare meglio il contributo diretto di ogni dipendente all'attività, ma anche dare lavoratori una maggiore flessibilità nel modo in cui raggiungono i loro obiettivi di prestazione.
Collabora con i manager per elaborare KPI calibrati e basati sui risultati per ciascun dipendente, quindi considera di investire in un sistema di gestione delle prestazioni per automatizzare il monitoraggio di questi obiettivi.
3. Implementare gli strumenti giusti per una migliore collaborazione asincrona
Come possono attestare le aziende globali, provare a programmare riunioni quando i dipendenti hanno orari completamente diversi o in fusi orari molto diversi può essere doloroso. Le riunioni hanno ancora un posto importante in un ambiente di pianificazione flessibile, ma la collaborazione asincrona è una soluzione migliore nella maggior parte dei casi.
La collaborazione asincrona si riferisce a qualsiasi collaborazione che non avviene in tempo reale (e-mail, ad esempio). Ma ci sono una varietà di strumenti di collaborazione asincrona disponibili oltre alla posta elettronica che possono aiutare i dipendenti con orari diversi a condividere idee, risolvere problemi e capire i passaggi successivi:
- Un sistema di gestione dei documenti basato su cloud offre ai lavoratori l'accesso condiviso a documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altro che si aggiornano immediatamente man mano che gli utenti aggiungono e modificano elementi.
- Uno strumento lavagna consente agli utenti di disegnare o mappare idee a mano libera, che vengono quindi salvate per essere visualizzate e aggiunte ad altri lavoratori in un momento diverso.
- Un sistema di gestione della conoscenza può ospitare e organizzare risorse di formazione a cui i dipendenti possono accedere e aggiornare secondo necessità.
4. Inizia dall'alto
L'implementazione di una settimana lavorativa di quattro giorni non significa molto se i capi continuano a inviare via e-mail i loro rapporti diretti il venerdì. Per il suo stesso design, orari di lavoro flessibili significano che la comunicazione non sarà così rapida. Ma va bene.
Qualunque siano le politiche di organizzazione del lavoro flessibile che implementi, la leadership esecutiva deve dare l'esempio. Ciò significa assumere metriche delle prestazioni basate sui risultati, ridurre il lavoro quando le questioni personali devono avere la priorità ed essere un po' pazienti se i lavoratori non rispondono immediatamente.
Se i leader altamente visibili praticano effettivamente ciò che predicano, i dipendenti lo seguiranno.
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Metodologia
Il Flextime Survey 2022 di Capterra è stato condotto nel marzo 2022 tra 309 leader delle risorse umane di aziende statunitensi con almeno sei dipendenti. Un leader delle risorse umane è definito come qualsiasi dipendente delle risorse umane con il ruolo di manager delle risorse umane o superiore nella propria organizzazione. L'obiettivo di questo sondaggio era conoscere le politiche sull'orario di lavoro flessibile che le organizzazioni hanno preso in considerazione o adottato e i vantaggi e le sfide che le organizzazioni stavano incontrando come risultato di queste politiche.
L'indagine sul lavoro ibrido 2021 di Capterra è stata condotta nell'aprile 2021 tra 503 decisori e 488 dipendenti di piccole imprese negli Stati Uniti con da due a 250 dipendenti. L'obiettivo di questo sondaggio era di conoscere le sfide, le preferenze e i risultati relativi al modello di lavoro ibrido.
L'indagine sulla cultura aziendale del 2022 di Capterra è stata condotta nel dicembre 2021 tra 958 dipendenti di aziende statunitensi con almeno sei dipendenti: 332 che lavorano completamente in loco (ad esempio, in un ufficio, un negozio o un'altra posizione centrale), 300 che lavorano completamente a distanza, e 326 che dividono il loro tempo tra lavoro in loco e remoto (cioè un modello ibrido). L'obiettivo di questo sondaggio era quello di apprendere come i formati di lavoro ibrido e remoto influiscano su diversi aspetti della cultura aziendale.
Il sondaggio sull'esperienza dei dipendenti 2021 di Capterra è stato condotto nell'ottobre 2021 tra 629 dipendenti a tempo pieno o part-time negli Stati Uniti: 217 dipendenti che lavorano tutto il tempo in un ufficio, un negozio o in un altro luogo centralizzato, 201 dipendenti che lavorano per un po' di tempo in un ufficio, negozio o altro luogo centralizzato e per un po' di tempo in remoto oa casa (ad esempio, un modello di lavoro ibrido) e 201 dipendenti che lavorano tutto il tempo in remoto oa casa. L'obiettivo di questo sondaggio era quello di apprendere in che modo la posizione di lavoro e altri fattori influiscono sulla soddisfazione sul lavoro.