El “dónde” del trabajo ha cambiado; el siguiente es el “cuándo”
Publicado: 2022-06-03El 71 % de los líderes de recursos humanos cree que la semana laboral de lunes a viernes, de 9 a 5, está desactualizada, lo que provocó los mayores cambios en el trabajo de las personas en casi un siglo.
El auge del trabajo remoto ha sido, sin duda, la mayor historia de gestión del talento en los últimos dos años, pero otro desarrollo importante está listo para ocupar su lugar. Escuchen, empleadores: los trabajadores quieren un horario de trabajo más flexible y corren el riesgo de que los mejores talentos se vayan a otra parte si no se los dan.
Ese fue el mensaje de más de 300 líderes de recursos humanos en los EE. UU. que respondieron a la Encuesta Flextime 2022 de Capterra. Al perder a los mejores candidatos y enfrentar una mayor presión de los empleados, el 48 % dice que su organización ahora permite que algunos empleados establezcan sus propias horas de trabajo, mientras que el 47 % ha adoptado una semana laboral de cuatro días.
Estos cambios en el “cuándo” del trabajo representan la evolución más radical de la semana laboral desde la década de 1930. ¿Qué lo está causando? Y, lo que es más importante, ¿qué necesita saber sobre la implementación de cambios de programación tan importantes en su propia organización?
En este informe, analizaremos los datos de nuestra encuesta para dar a los líderes de recursos humanos las respuestas que necesitan para proporcionar la flexibilidad de programación que anhelan los trabajadores de hoy, sin dejar de lado la productividad, la colaboración o la cultura.
- Cada vez hay más presión para que las empresas adopten políticas de horario flexible: el 79% de las organizaciones han perdido al menos un candidato laboral en el último año por no ofrecer suficiente flexibilidad con respecto a cuándo podría trabajar esa persona.
- La semana laboral típica ya no funciona para las necesidades de las empresas: el 71 % de los líderes de recursos humanos, incluido el 78 % en empresas remotas, cree que la semana laboral de lunes a viernes, de 9 a 5, está obsoleta.
- La mayoría de las organizaciones permiten que los empleados establezcan sus propios horarios: el 59 % de las organizaciones ya lo están o planean permitir que al menos algunos de sus empleados establezcan sus propios horarios.
- Incorpore el fin de semana de tres días: el 47 % de las organizaciones ya han implementado una semana laboral de cuatro días, y un 16 % adicional planea implementar una en el futuro.
Los estrictos horarios de trabajo se han convertido en un factor decisivo para los empleados
Es bien sabido por ahora que la capacidad de trabajar desde casa se ha convertido en un punto crítico para los trabajadores de hoy. El año pasado, el 53% de los empleados de pequeñas empresas nos dijeron que era moderada o extremadamente probable que consideraran buscar un nuevo trabajo si no podían trabajar desde casa al menos parte del tiempo. Las empresas que han intentado acorralar a los trabajadores para que regresen a la oficina en los últimos meses continúan enfrentándose a una fuerte resistencia.
Menos comentado es el hecho de que los empleados consideran que la flexibilidad del horario de trabajo es igual de importante. Cuando les pedimos a los empleados en diciembre de 2021 que clasificaran una lista de factores del más importante al menos importante en términos de satisfacción laboral, sus tres factores principales tenían la misma probabilidad de incluir flexibilidad sobre cuándo podrían trabajar (20 %) que sobre dónde podrían trabajar. (22%).
La importancia que los trabajadores de hoy le están dando a los horarios de trabajo flexibles no es sorprendente si considera estos tres factores:
- Los horarios de trabajo estrictos han dejado a los trabajadores en desventaja durante la pandemia: mientras que aquellos con más flexibilidad podían responder rápidamente a una emergencia, como el cierre de una guardería o la necesidad de que un miembro de la familia fuera al médico, los trabajadores con horarios estrictos carecían de tales oportunidades.
- La productividad máxima no siempre se alinea con el horario comercial tradicional: un estudio de 15 millones de usuarios de GitHub al comienzo de la pandemia descubrió que trabajar desde casa inmediatamente llevó a que se hiciera más trabajo los fines de semana y en horarios no tradicionales.
- Cuanto más control tienen los empleados sobre su experiencia laboral, más felices son: descubrimos que los empleados que están totalmente de acuerdo en que pueden personalizar su experiencia laboral están dos veces más satisfechos con su trabajo, en promedio, en comparación con aquellos que están totalmente en desacuerdo.
Y en un mercado laboral ajustado en el que los empleados tienen una influencia considerable (ahora hay dos puestos vacantes por cada persona desempleada, un récord histórico), están dando a conocer que los empleadores deben aumentar la flexibilidad de horarios.
No solo el 53 % de los líderes de recursos humanos en nuestra encuesta dicen que han sentido más presión por parte de los empleados para ofrecer más flexibilidad con respecto a cuándo pueden trabajar durante la pandemia de COVID-19, sino que el 79 % dice que han perdido al menos un candidato laboral en el año pasado al no ofrecer suficiente flexibilidad en cuanto a cuándo esa persona podría trabajar. Una mayoría (58%) ha perdido en múltiples candidatos.
La moraleja para los empleadores es clara: si no adopta políticas de asistencia y tiempo más flexibles, continuará perdiendo empleados actuales debido a la Gran Renuncia y los principales buscadores de empleo ante la competencia.
La mayoría de las organizaciones implementarán horarios flexibles, establecerán sus propios horarios o dividirán los turnos
Afortunadamente, la realidad de la situación no pasa desapercibida para las empresas. Según nuestra encuesta, el 71 % de los líderes de recursos humanos cree que la semana laboral de lunes a viernes de 9 a 5 está obsoleta, y el 55 % dice que su organización ahora brinda a los trabajadores más flexibilidad con respecto a cuándo pueden trabajar en comparación con antes del COVID-19. pandemia.
En la práctica, esto parece uno de los arreglos de trabajo más radicales que puedas imaginar. La mayoría de los líderes de recursos humanos dicen que su organización ya ha implementado o planea implementar políticas de horarios flexibles, establecer sus propias horas de trabajo o dividir los turnos.
Vamos a explicar brevemente cada una de estas políticas con más detalle:
- Si una empresa tiene una política de horario flexible, eso significa que los empleados tienen que trabajar un número determinado de horas cada día, pero pueden elegir cuándo comienzan y terminan su jornada laboral. Por ejemplo, en lugar de trabajar de 9 a. m. a 5 p. m., los empleados con horario flexible pueden trabajar de 8 a. m. a 4 p. m. o de 11 a. m. a 7 p. m.
- Establecer su propia política de horas de trabajo es exactamente lo que parece. Los empleados son libres de trabajar cuando quieran, durante el tiempo que quieran, siempre y cuando hagan su trabajo.
- Una política de turnos divididos divide el día de un empleado en dos mitades, con un largo descanso en el medio. Por ejemplo, un empleado con un turno dividido podría trabajar de 8 a. m. a 12 p. m., tomar un descanso hasta las 4 p. m. y luego volver a trabajar hasta las 8 p. m.
¿Quién está implementando estas políticas?
En general, nuestra encuesta encuentra que las empresas híbridas y de fuerza laboral remota están liderando la implementación de estas políticas radicales de tiempo, mientras que las empresas completamente in situ son más indecisas (por ejemplo, el 74 % de las empresas híbridas han implementado o planean implementar turnos divididos, en comparación con solo el 44% de los negocios en el sitio).
También encontramos que, en general, las empresas más grandes (con más de 1000 empleados) están implementando estas políticas con más frecuencia que las empresas más pequeñas (con 250 empleados o menos). Por último, las empresas con una fuerza laboral mayoritariamente basada en salarios están implementando estas políticas con más frecuencia que aquellas con una fuerza laboral mayoritariamente basada en horas.
Intuitivamente, todo esto tiene sentido. Una empresa pequeña, completamente en el sitio con trabajadores asalariados por horas (como un minorista o un restaurante) no solo tiene menos personal para trabajar, sino que también tiene que alinear más estrechamente las horas de los empleados con las horas y expectativas de los clientes. Por otro lado, una gran empresa híbrida o remota con empleados asalariados tiene más personal con el que jugar y se inclina hacia el trabajo de conocimiento que no tiene que alinearse tanto con el horario comercial normal o con el cliente.
Si bien las políticas en sí difieren, el objetivo, según los líderes de recursos humanos que están considerando al menos una política de tiempo flexible, es el mismo: aumentar la productividad (citado por el 51 %), atraer buscadores de empleo (48 %) y aliviar el agotamiento (45 %). ).
La evidencia sugiere que tendrán éxito. Cuando una división de una empresa de TI les dio a los empleados la libertad de determinar cuándo hacían su trabajo, vieron "un agotamiento reducido, una mayor satisfacción laboral y un mayor compromiso y retención" dentro de los seis meses y sin una caída en la productividad. Sin embargo, cuando se adquirió la empresa y se volvió a implementar un horario rígido de 9 a 5, esos resultados se revirtieron.
La semana laboral de cuatro días ya está aquí
El vicepresidente Richard Nixon dijo una vez que una semana laboral de cuatro días en los EE. UU. estaba en un “futuro no muy lejano”. Eso fue en 1956. Desde entonces, políticos, economistas y ejecutivos han estado pronosticando que la semana laboral de cuatro días estaba a la vuelta de la esquina, sin llegar a concretarse.
Pero nuestros datos sugieren que finalmente ha llegado el momento de una semana laboral de cuatro días. Cuando les preguntamos a los líderes de recursos humanos sobre una semana laboral de cuatro días, el 47 % dijo que su organización ya la había implementado, mientras que otro 16 % dijo que planea implementarla en el futuro. También es una verdadera semana laboral de cuatro días: un día menos de trabajo, sin horas extra en los otros días para compensarlo.
¿Porqué ahora? La demanda de más flexibilidad es sin duda un factor, al igual que las tasas vertiginosas de agotamiento de los empleados debido al exceso de trabajo y la fatiga pandémica. Pero una razón más grande puede ser simplemente que suficientes instituciones, desde los principales empleadores hasta países enteros, han probado las aguas con una semana laboral de cuatro días ahora para finalmente hacer que la idea se sienta realmente factible:
- Una prueba de semana laboral de cuatro días en Islandia entre 2015 y 2019 fue tan exitosa que casi el 85% de los trabajadores en el país ahora tienen la opción de trabajar solo cuatro días a la semana. España y Bélgica están en camino de unirse a ellos, y varios países de Asia (Japón, Indonesia, Corea del Sur e India) también están experimentando actualmente con una semana laboral más corta.
- La legislatura de California presentó un proyecto de ley este año que requeriría que las empresas comiencen a pagar horas extra después de 32 horas de trabajo por semana en lugar de 40, incentivando efectivamente a los empleadores del estado a pasar a una semana laboral de cuatro días. El proyecto de ley finalmente se archivó debido a que la sesión legislativa se quedó sin tiempo, pero se espera que se vuelva a considerar en la próxima sesión.
- 38 empresas en los EE. UU. y Canadá están probando una semana laboral de cuatro días desde abril hasta septiembre de este año a través de un programa lanzado por la organización sin fines de lucro 4 Day Week Global. Las empresas involucradas en la prueba van desde "startups con 25 personas hasta grandes organizaciones con varios cientos".
Una encuesta de Qualtrics de febrero encontró que un asombroso 92% de los empleados están a favor de una semana laboral de cuatro días. Si suficientes empleadores cumplen y adoptan una semana laboral más corta, podría pasar rápidamente de ser un beneficio de nicho a una práctica estándar. Si no se une a ellos, podría ver a sus mejores trabajadores salir por la puerta.
4 mejores prácticas al adoptar políticas flexibles de tiempo y asistencia
La escritura está en la pared si eres un empleador: ofrece horarios más flexibles o corre el riesgo de no poder competir por el talento.
Sin embargo, la implementación de políticas como el horario flexible o una semana laboral de cuatro días no viene sin una buena cantidad de desafíos. Los líderes de recursos humanos que al menos han considerado una política flexible en nuestra encuesta nos dijeron lo siguiente: los principales desafíos que han encontrado o esperan encontrar al implementar políticas flexibles de tiempo y asistencia incluyen la gestión de las cargas de trabajo de los empleados (citado por el 40%), la medición de la productividad (40%) y disponibilidad inconsistente de los empleados (38%).
Entonces, si está considerando implementar algunas de estas políticas de programación flexible en su propia organización, aquí hay cuatro mejores prácticas para garantizar una transición sin problemas y evitar estos desafíos.
1. Deje que el técnico haga el trabajo pesado en la programación de turnos
Ya es bastante difícil programar trabajadores por hora cuando se tiene en cuenta el tiempo completo frente al tiempo parcial, las horas extra, quién está enfermo o de vacaciones, y más. Agregue llaves adicionales como turnos divididos u horarios flexibles, y este proceso puede volverse rápidamente difícil de manejar manualmente.
En lugar de depender de hojas de cálculo o pizarras, invierta en un sistema de software de programación de empleados. Con estos sistemas, todo lo que los gerentes deben hacer es ingresar restricciones importantes (qué tipo de trabajadores necesita, quién tiene un turno dividido, presupuesto máximo de horas extra, etc.), y el software se encarga del resto para crear un programa de turnos optimizado.
Si un turno no es del agrado de un trabajador, puede intercambiarlo fácilmente con un compañero de trabajo o volver a programar el turno para que cualquiera que cumpla con los criterios lo tome sin la necesidad de que un gerente se involucre. Los empleados tienen más voz sobre sus turnos, y los gerentes no tienen que esforzarse al máximo tratando de enhebrar manualmente la aguja en un horario perfecto. Es un ganar-ganar.
2. Centrar la medición del desempeño en los resultados (en lugar del tiempo invertido)
El presentismo, cuando un empleado está técnicamente trabajando pero en realidad no está haciendo ningún trabajo, le cuesta a las empresas millones en pérdida de productividad cada año. Dar a los empleados más voz sobre su horario de trabajo puede reducir drásticamente el presentismo, pero requiere un cambio importante: debe medir el rendimiento en términos de resultados finales en lugar de tiempo dedicado a una tarea.
Al centrarse en la salida (como el número de ventas o las líneas de código escritas) en lugar de la entrada (como el tiempo que se pasa en el teléfono o en la computadora), no solo puede medir mejor las contribuciones directas de cada empleado al negocio, sino que también le da trabajadores más flexibilidad en la forma en que alcanzan sus objetivos de rendimiento.
Trabaje con los gerentes para generar KPI calibrados y basados en resultados para cada empleado, luego considere invertir en un sistema de gestión del desempeño para automatizar el seguimiento de estos objetivos.
3. Implemente las herramientas adecuadas para una mejor colaboración asíncrona
Como pueden atestiguar las empresas globales, tratar de programar reuniones cuando los empleados tienen horarios completamente diferentes o en zonas horarias muy diferentes puede ser doloroso. Las reuniones aún tienen un lugar importante en un entorno de horario flexible, pero la colaboración asíncrona es una mejor solución en la mayoría de los casos.
La colaboración asíncrona se refiere a cualquier colaboración que no ocurre en tiempo real (correo electrónico, por ejemplo). Pero existe una variedad de herramientas de colaboración asíncrona más allá del correo electrónico que pueden ayudar a los empleados en diferentes horarios a compartir ideas, resolver problemas y determinar los próximos pasos:
- Un sistema de administración de documentos basado en la nube brinda a los trabajadores acceso compartido a documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más que se actualizan inmediatamente a medida que los usuarios agregan y editan elementos.
- Una herramienta de pizarra permite a los usuarios dibujar o mapear ideas de forma libre, que luego se guardan para que otros trabajadores las vean y agreguen en otro momento.
- Un sistema de gestión del conocimiento puede albergar y organizar recursos de capacitación a los que los empleados pueden acceder y actualizar según sea necesario.
4. Comienza en la parte superior
Implementar una semana laboral de cuatro días no significa mucho si los jefes aún envían correos electrónicos a sus subordinados directos los viernes. Por su propio diseño, los horarios de trabajo flexibles significan que la comunicación no será tan rápida. Pero eso esta bien.
Cualesquiera que sean las políticas de acuerdos de trabajo flexibles que implemente, el liderazgo ejecutivo debe predicar con el ejemplo. Eso significa asumir métricas de rendimiento basadas en resultados, dejar de trabajar cuando los asuntos personales deben tener prioridad y ser un poco paciente si los trabajadores no responden de inmediato.
Si los líderes altamente visibles realmente practican lo que predican, los empleados los seguirán.
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Metodología
La Encuesta Flextime 2022 de Capterra se realizó en marzo de 2022 entre 309 líderes de recursos humanos en empresas estadounidenses con al menos seis empleados. Un líder de recursos humanos se define como cualquier empleado de recursos humanos con el rol de gerente de recursos humanos o superior en su organización. El objetivo de esta encuesta era conocer las políticas de horario de trabajo flexible que las organizaciones han considerado o adoptado, y los beneficios y desafíos que experimentaban las organizaciones como resultado de estas políticas.
La Encuesta de Trabajo Híbrido 2021 de Capterra se realizó en abril de 2021 entre 503 tomadores de decisiones y 488 empleados en pequeñas empresas en los EE. UU. con dos a 250 empleados. El objetivo de esta encuesta era conocer los desafíos, las preferencias y los resultados relacionados con el modelo de trabajo híbrido.
La Encuesta de cultura empresarial 2022 de Capterra se realizó en diciembre de 2021 entre 958 empleados de empresas estadounidenses con al menos seis empleados: 332 que trabajan completamente en el sitio (por ejemplo, en una oficina, tienda u otra ubicación central), 300 que trabajan completamente remotos, y 326 que dividen su tiempo entre trabajar en el sitio y remoto (es decir, un modelo híbrido). El objetivo de esta encuesta era aprender cómo los formatos de trabajo híbrido y remoto impactan en diferentes aspectos de la cultura de la empresa.
La Encuesta de Experiencia del Empleado 2021 de Capterra se realizó en octubre de 2021 entre 629 empleados de tiempo completo o medio tiempo en los Estados Unidos: 217 empleados que trabajan todo el tiempo en una oficina, tienda u otra ubicación centralizada, 201 empleados que trabajan algún tiempo en un oficina, tienda u otra ubicación centralizada, y algún tiempo de forma remota o en casa (es decir, un modelo de trabajo híbrido), y 201 empleados que trabajan todo el tiempo de forma remota o en casa. El objetivo de esta encuesta era conocer cómo la ubicación del trabajo y otros factores afectan la satisfacción laboral.