Le « où » du travail a été bouleversé - Vient ensuite le « quand »

L'essor du travail à distance a sans aucun doute été la plus grande histoire de gestion des talents au cours des deux dernières années, mais un autre développement majeur est prêt à prendre sa place. Écoutez, employeurs : les travailleurs veulent un horaire de travail plus flexible, et vous risquez que les meilleurs talents aillent ailleurs si vous ne le leur donnez pas.

C'est le message de plus de 300 responsables RH aux États-Unis qui ont répondu à l'enquête Flextime 2022 de Capterra. Perdant les meilleurs candidats et faisant face à une pression accrue des employés, 48 ​​% affirment que leur organisation permet désormais à certains employés de définir leurs propres heures de travail, tandis que 47 % ont adopté une semaine de travail de quatre jours.

Ces changements du « quand » du travail représentent l'évolution la plus radicale de la semaine de travail depuis les années 1930. Qu'est-ce qui en est la cause ? Et, plus important encore, que devez-vous savoir sur la mise en œuvre de changements d'horaire aussi importants dans votre propre organisation ?

Dans ce rapport, nous analyserons les données de notre enquête pour donner aux responsables RH les réponses dont ils ont besoin pour offrir la flexibilité d'horaire dont les travailleurs d'aujourd'hui ont besoin, sans négliger la productivité, la collaboration ou la culture.

Les horaires de travail stricts sont devenus un dealbreaker pour les employés

Il est désormais bien connu que la possibilité de travailler à domicile est devenue un point critique pour les travailleurs d'aujourd'hui. L'année dernière, 53 % des employés de petites entreprises nous ont dit qu'ils étaient modérément ou extrêmement susceptibles d'envisager de chercher un nouvel emploi s'ils ne pouvaient pas travailler à domicile au moins une partie du temps. Les entreprises qui ont tenté de ramener les travailleurs au bureau ces derniers mois continuent de faire face à une forte résistance.

On parle moins du fait que les employés considèrent que la flexibilité des horaires de travail est tout aussi importante. Lorsque nous avons demandé aux employés en décembre 2021 de classer une liste de facteurs du plus important au moins important en termes de satisfaction au travail, leurs trois principaux facteurs étaient tout aussi susceptibles d'inclure la flexibilité quant au moment où ils pouvaient travailler (20 %) que le lieu où ils pouvaient travailler (22%).

L'importance que les travailleurs d'aujourd'hui accordent aux horaires de travail flexibles n'est pas surprenante si l'on considère ces trois facteurs :

1. Les horaires de travail stricts ont désavantagé les travailleurs pendant la pandémie : alors que ceux qui avaient plus de flexibilité pouvaient réagir rapidement à une urgence, comme la fermeture d'une garderie ou un membre de la famille devant aller chez le médecin, les travailleurs ayant des horaires stricts manquaient de telles opportunités.
2. La productivité maximale ne correspond pas toujours aux heures de travail traditionnelles : une étude menée auprès de 15 millions d'utilisateurs de GitHub au début de la pandémie a révélé que le travail à domicile entraînait immédiatement une augmentation du travail le week-end et à des heures non traditionnelles.
3. Plus les employés ont de contrôle sur leur expérience de travail, plus ils sont heureux : nous avons constaté que les employés qui sont tout à fait d'accord avec le fait qu'ils peuvent personnaliser leur expérience de travail sont deux fois plus satisfaits de leur travail, en moyenne, que ceux qui ne sont pas du tout d'accord.

Et dans un marché du travail tendu où les employés ont un effet de levier considérable (il y a maintenant deux offres d'emploi pour chaque personne au chômage - un record absolu), ils font savoir que les employeurs doivent renforcer la flexibilité des horaires.

Non seulement 53 % des responsables RH de notre enquête déclarent avoir ressenti plus de pression de la part des employés pour offrir plus de flexibilité quant au moment où ils peuvent travailler pendant la pandémie de COVID-19, mais 79 % déclarent avoir perdu au moins un candidat à un emploi dans l'année dernière en n'offrant pas suffisamment de flexibilité quant au moment où cette personne pourrait travailler. Une majorité (58%) ont perdu plusieurs candidats.

La conclusion pour les employeurs est claire : si vous n'adoptez pas des politiques de temps et de présence plus flexibles, vous continuerez à perdre des employés actuels au profit de la grande démission et des meilleurs demandeurs d'emploi au profit de concurrents.

La plupart des organisations mettront en place des horaires flexibles, définiront vos propres horaires ou fractionneront les quarts de travail

Heureusement, la réalité de la situation n'échappe pas aux entreprises. Selon notre enquête, 71 % des responsables des RH pensent que la semaine de travail de 9 à 5 du lundi au vendredi est dépassée, et 55 % déclarent que leur organisation donne désormais aux travailleurs plus de flexibilité quant au moment où ils peuvent travailler par rapport à avant le COVID-19. pandémie.

En pratique, cela ressemble à certains des arrangements de travail les plus radicaux que vous puissiez imaginer. La majorité des responsables RH affirment que leur organisation a déjà mis en place ou prévoit de mettre en place des horaires flexibles, de définir vos propres horaires de travail ou des politiques de quart de travail fractionné.

Expliquons brièvement chacune de ces politiques plus en détail :

• Si une entreprise a une politique d'horaires flexibles, cela signifie que les employés doivent travailler un nombre d'heures défini chaque jour, mais ils peuvent choisir quand ils commencent et terminent leur journée de travail. Par exemple, au lieu de travailler de 9 h à 17 h, les employés à horaire variable peuvent travailler de 8 h à 16 h ou de 11 h à 19 h.
• Un ensemble de votre propre politique d'heures de travail est exactement ce que cela ressemble. Les employés sont libres de travailler quand ils le souhaitent, aussi longtemps qu'ils le souhaitent, tant qu'ils font leur travail.
• Une politique de quart de travail fractionné divise la journée d'un employé en deux moitiés, avec une longue pause entre les deux. Par exemple, un employé avec un quart de travail fractionné pourrait travailler de 8 h à 12 h, faire une pause jusqu'à 16 h, puis retravailler jusqu'à 20 h.

Bien que les politiques elles-mêmes diffèrent, l'objectif - selon les responsables RH qui envisagent au moins une politique d'horaires flexibles - est le même : augmenter la productivité (cité par 51 %), attirer les demandeurs d'emploi (48 %) et réduire l'épuisement professionnel (45 % ).

Les preuves suggèrent qu'ils réussiront. Lorsqu'une division d'une entreprise informatique a donné aux employés la liberté de déterminer quand ils faisaient leur travail, ils ont constaté "une réduction de l'épuisement professionnel, une augmentation de la satisfaction au travail et une augmentation de l'engagement et de la rétention" en six mois et sans baisse de productivité. Cependant, lorsque l'entreprise a été acquise et qu'un horaire rigide de 9 à 5 a été réimplémenté, ces résultats ont été inversés.

La semaine de travail de quatre jours est réellement là

Le vice-président Richard Nixon a dit un jour qu'une semaine de travail de quatre jours aux États-Unis se situait dans "un avenir pas trop lointain". C'était en 1956. Depuis lors, les politiciens, les économistes et les dirigeants ont prédit que la semaine de travail de quatre jours était imminente, sans jamais qu'elle se concrétise.

Mais nos données suggèrent que le temps d'une semaine de travail de quatre jours est enfin venu. Lorsque nous avons interrogé les responsables RH sur une semaine de travail de quatre jours, 47 % ont déclaré que leur organisation l'avait déjà mise en œuvre, tandis que 16 % ont déclaré qu'ils prévoyaient de la mettre en œuvre à l'avenir. C'est aussi une véritable semaine de travail de quatre jours : une journée de travail en moins, sans heures supplémentaires les autres jours pour compenser.

Pourquoi maintenant? La demande de plus de flexibilité est certainement un facteur, tout comme la montée en flèche des taux d'épuisement professionnel des employés en raison du surmenage et de la fatigue pandémique. Mais une raison plus importante est peut-être simplement que suffisamment d'institutions - des principaux employeurs à des pays entiers - ont testé les eaux avec une semaine de travail de quatre jours maintenant pour enfin rendre l'idée vraiment réalisable :

• Un essai de semaine de travail de quatre jours en Islande entre 2015 et 2019 a été un tel succès que près de 85 % des travailleurs du pays ont désormais la possibilité de ne travailler que quatre jours par semaine. L'Espagne et la Belgique sont sur la bonne voie pour les rejoindre, et un certain nombre de pays d'Asie - le Japon, l'Indonésie, la Corée du Sud et l'Inde - expérimentent également actuellement une semaine de travail plus courte.
• La législature californienne a présenté cette année un projet de loi qui obligerait les entreprises à commencer à payer des heures supplémentaires après 32 heures de travail par semaine au lieu de 40, incitant ainsi les employeurs de l'État à passer à une semaine de travail de quatre jours. Le projet de loi a finalement été mis de côté en raison du manque de temps de la session législative, mais il devrait être réexaminé lors de la prochaine session.
• 38 entreprises aux États-Unis et au Canada testent une semaine de travail de quatre jours d'avril à septembre de cette année dans le cadre d'un programme lancé par l'organisation à but non lucratif 4 Day Week Global. Les entreprises impliquées dans l'essai vont des "startups de 25 personnes aux grandes organisations de plusieurs centaines".

Une enquête Qualtrics de février a révélé que 92 % des employés sont en faveur d'une semaine de travail de quatre jours. Si suffisamment d'employeurs suivent et adoptent une semaine de travail raccourcie, cela pourrait rapidement passer d'un avantage de niche à une pratique standard. Si vous ne les rejoignez pas, vous pourriez voir vos meilleurs travailleurs sortir.

4 meilleures pratiques lors de l'adoption de politiques de temps et de présence flexibles

L'écriture est sur le mur si vous êtes un employeur : offrez des horaires plus flexibles, ou risquez de ne pas être en mesure de rivaliser pour attirer les talents.

Cependant, la mise en œuvre de politiques telles que les horaires flexibles ou la semaine de travail de quatre jours ne va pas sans son lot de défis. Les responsables des ressources humaines qui ont au moins envisagé une politique flexible dans notre enquête nous l'ont dit : les principaux défis qu'ils ont rencontrés ou s'attendent à rencontrer lors de la mise en œuvre de politiques de temps et de présence flexibles incluent la gestion de la charge de travail des employés (cité par 40 %), la mesure de la productivité (40 %) et disponibilité irrégulière des employés (38 %).

Donc, si vous envisagez de mettre en œuvre certaines de ces politiques de planification flexibles dans votre propre organisation, voici quatre meilleures pratiques pour assurer une transition en douceur tout en évitant ces défis.

1. Laissez la technologie faire le gros du travail sur la planification des quarts de travail

Il est déjà assez difficile de planifier des travailleurs horaires lorsque vous comptabilisez le temps plein par rapport au temps partiel, les heures supplémentaires, les congés maladie ou les vacances, etc. Ajoutez des clés supplémentaires comme les quarts de travail fractionnés ou les horaires flexibles, et ce processus peut rapidement devenir difficile à gérer manuellement.

Au lieu de compter sur des feuilles de calcul ou des tableaux blancs, investissez dans un système logiciel de planification des employés. Avec ces systèmes, tout ce que les managers doivent faire est de saisir des contraintes importantes (de quel type de travailleurs vous avez besoin, qui a un quart de travail fractionné, un budget d'heures supplémentaires maximum, etc.), et le logiciel s'occupe du reste pour créer un horaire de travail optimisé.

Si un quart de travail n'est pas au goût d'un travailleur, il peut facilement échanger avec un collègue ou remettre le quart de travail à toute personne qui répond aux critères à saisir sans qu'un responsable n'ait besoin de s'impliquer. Les employés ont davantage leur mot à dire sur leurs quarts de travail et les gestionnaires n'ont pas à se plier en quatre pour essayer d'enfiler manuellement l'aiguille selon un horaire parfait. C'est un gagnant-gagnant.

/ Consultez la liste restreinte de Capterra des meilleurs systèmes de planification des employés.

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2. Concentrez la mesure du rendement sur les résultats (plutôt que sur le temps passé)

Le présentéisme - lorsqu'un employé est techniquement ponctuel mais n'effectue aucun travail - coûte chaque année des millions aux entreprises en perte de productivité. Donner aux employés plus de contrôle sur leur horaire de travail peut réduire considérablement le présentéisme, mais cela nécessite un changement important : vous devez mesurer la performance en termes de résultats finaux plutôt qu'en temps passé sur une tâche.

En vous concentrant sur les résultats (comme le nombre de ventes ou les lignes de code écrites) plutôt que sur les entrées (comme le temps passé au téléphone ou à l'ordinateur), non seulement vous pouvez mieux mesurer les contributions directes de chaque employé à l'entreprise, mais vous donnez également travailleurs plus de flexibilité dans la manière d'atteindre leurs objectifs de performance.

Travaillez avec les responsables pour proposer des KPI calibrés et basés sur les résultats pour chaque employé, puis envisagez d'investir dans un système de gestion des performances pour automatiser le suivi de ces objectifs.

/ Consultez la liste restreinte de Capterra des meilleurs systèmes de gestion des performances.

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3. Mettre en place les bons outils pour une meilleure collaboration asynchrone

Comme les entreprises mondiales peuvent en témoigner, essayer de planifier des réunions lorsque les employés ont des horaires complètement différents ou dans des fuseaux horaires très différents peut être pénible. Les réunions ont toujours une place importante dans un environnement d'horaires flexibles, mais la collaboration asynchrone est une meilleure solution dans la plupart des cas.

La collaboration asynchrone fait référence à toute collaboration qui ne se produit pas en temps réel (e-mail, par exemple). Mais il existe une variété d'outils de collaboration asynchrone au-delà du courrier électronique qui peuvent aider les employés sur différents horaires à partager des idées, à résoudre des problèmes et à déterminer les prochaines étapes :

• Un système de gestion de documents basé sur le cloud donne aux employés un accès partagé aux documents, feuilles de calcul, présentations, etc. qui se mettent à jour immédiatement lorsque les utilisateurs ajoutent et modifient des éléments.
• Un outil de tableau blanc permet aux utilisateurs de dessiner ou de cartographier des idées de forme libre, qui sont ensuite enregistrées pour que d'autres travailleurs puissent les voir et les ajouter à un autre moment.
• Un système de gestion des connaissances peut héberger et organiser des ressources de formation auxquelles les employés peuvent accéder et mettre à jour au besoin.

/ Consultez la liste restreinte de Capterra des meilleurs systèmes de gestion de documents.

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4. Ça commence par le haut

La mise en place d'une semaine de travail de quatre jours ne signifie pas grand-chose si les patrons continuent d'envoyer des e-mails à leurs subordonnés directs le vendredi. De par sa conception même, les horaires de travail flexibles signifient que la communication ne sera pas aussi rapide. Mais ça va.

Quelles que soient les politiques d'aménagement du travail flexible que vous mettez en œuvre, les dirigeants doivent montrer l'exemple. Cela signifie prendre en charge des mesures de performance basées sur les résultats, mettre le travail de côté lorsque les questions personnelles doivent être prioritaires et être un peu patient si les travailleurs ne réagissent pas tout de suite.

Si les dirigeants très visibles mettent réellement en pratique ce qu'ils prêchent, les employés suivront.

Méthodologie

L'enquête Flextime 2022 de Capterra a été menée en mars 2022 auprès de 309 responsables RH d'entreprises américaines comptant au moins six employés. Un responsable RH est défini comme tout employé RH ayant le rôle de responsable RH ou supérieur dans son organisation. L'objectif de cette enquête était d'en savoir plus sur les politiques de flexibilité du temps de travail que les organisations ont envisagées ou adoptées, ainsi que sur les avantages et les défis que les organisations rencontraient à la suite de ces politiques.

L'enquête Hybrid Work Survey 2021 de Capterra a été menée en avril 2021 auprès de 503 décideurs et 488 employés de petites entreprises aux États-Unis comptant de 2 à 250 employés. L'objectif de cette enquête était d'en savoir plus sur les défis, les préférences et les résultats liés au modèle de travail hybride.

L'enquête 2022 sur la culture d'entreprise de Capterra a été menée en décembre 2021 auprès de 958 employés d'entreprises américaines comptant au moins six employés : 332 qui travaillent entièrement sur place (par exemple, dans un bureau, un magasin ou un autre emplacement central), 300 qui travaillent entièrement à distance, et 326 qui partagent leur temps entre le travail sur site et à distance (c'est-à-dire un modèle hybride). L'objectif de cette enquête était d'apprendre comment les formats de travail hybrides et à distance impactent différents aspects de la culture d'entreprise.

L'enquête 2021 sur l'expérience des employés de Capterra a été menée en octobre 2021 auprès de 629 employés à temps plein ou à temps partiel aux États-Unis : 217 employés qui travaillent tout le temps dans un bureau, un magasin ou un autre lieu centralisé, 201 employés qui travaillent un certain temps dans un bureau, magasin ou autre emplacement centralisé, et parfois à distance ou à domicile (c'est-à-dire un modèle de travail hybride), et 201 employés qui travaillent tout le temps à distance ou à domicile. L'objectif de cette enquête était d'apprendre comment le lieu de travail et d'autres facteurs influent sur la satisfaction au travail.