Das „Wo“ der Arbeit wurde auf den Kopf gestellt – als nächstes kommt das „Wann“
Veröffentlicht: 2022-06-0371 % der HR-Führungskräfte glauben, dass die Arbeitswoche von 9 bis 5 Uhr von Montag bis Freitag veraltet ist, was zu den größten Veränderungen in der Arbeitsweise der Menschen seit fast einem Jahrhundert geführt hat.
Der Aufstieg der Fernarbeit war zweifellos die größte Geschichte des Talentmanagements in den letzten zwei Jahren, aber eine andere wichtige Entwicklung steht kurz davor, ihren Platz einzunehmen. Hören Sie zu, Arbeitgeber: Arbeitnehmer wollen flexiblere Arbeitszeiten, und Sie riskieren, dass Top-Talente woanders hingehen, wenn Sie es ihnen nicht geben.
Das war die Botschaft von über 300 HR-Führungskräften in den USA, die auf die Flextime-Umfrage 2022 von Capterra geantwortet haben. 48 % geben an, dass ihre Organisation einigen Mitarbeitern erlaubt, ihre eigenen Arbeitszeiten festzulegen, da sie Spitzenkandidaten verlieren und zunehmendem Druck von Mitarbeitern ausgesetzt sind, während 47 % eine Vier-Tage-Arbeitswoche eingeführt haben.
Diese Veränderungen des „Wann“ der Arbeit stellen die radikalste Evolution der Arbeitswoche seit den 1930er Jahren dar. Was verursacht es? Und was noch wichtiger ist, was müssen Sie über die Implementierung solch großer Planungsänderungen in Ihrer eigenen Organisation wissen?
In diesem Bericht analysieren wir unsere Umfragedaten, um HR-Führungskräften die Antworten zu geben, die sie benötigen, um die Planungsflexibilität zu bieten, nach der sich die Arbeitnehmer von heute sehnen, ohne Produktivität, Zusammenarbeit oder Kultur aus den Augen zu verlieren.
- Der Druck auf Unternehmen, flexible Arbeitszeitregelungen einzuführen, wächst: 79 % der Unternehmen haben im vergangenen Jahr mindestens einen Stellenbewerber verloren, weil sie nicht genügend Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten dieser Person angeboten haben.
- Die typische Arbeitswoche entspricht nicht mehr den Anforderungen von Unternehmen: 71 % der Personalleiter – darunter 78 % in Remote-Unternehmen – glauben, dass die 9-to-5-Arbeitswoche von Montag bis Freitag überholt ist.
- Die meisten Organisationen lassen Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen: 59 % der Unternehmen planen bereits, zumindest einige ihrer Mitarbeiter ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen zu lassen.
- Führen Sie das Drei-Tage-Wochenende ein: 47 % der Unternehmen haben bereits eine Vier-Tage-Arbeitswoche eingeführt, weitere 16 % planen die Einführung einer solchen in der Zukunft.
Strenge Arbeitszeitpläne sind zu einem Dealbreaker für Mitarbeiter geworden
Es ist inzwischen allgemein bekannt, dass die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, zu einem kritischen Knackpunkt für die heutigen Arbeitnehmer geworden ist. Letztes Jahr sagten uns 53 % der Angestellten in kleinen Unternehmen, dass sie mit mittlerer oder sehr hoher Wahrscheinlichkeit einen neuen Job suchen würden, wenn sie nicht zumindest zeitweise von zu Hause aus arbeiten könnten. Unternehmen, die in den letzten Monaten versucht haben, ihre Mitarbeiter wieder ins Büro zu locken, stoßen weiterhin auf heftigen Widerstand.
Weniger wird darüber gesprochen, dass die Mitarbeiter flexible Arbeitszeiten als ebenso wichtig erachten. Als wir die Mitarbeiter im Dezember 2021 baten, eine Liste der Faktoren von der wichtigsten bis zur unwichtigsten in Bezug auf die Arbeitszufriedenheit zu ordnen, gehörten zu ihren drei wichtigsten Faktoren ebenso wahrscheinlich die Flexibilität, wann sie arbeiten könnten (20 %), als auch, wo sie arbeiten könnten (22 %).
Die Bedeutung, die die Arbeitnehmer von heute flexiblen Arbeitszeiten beimessen, ist nicht überraschend, wenn Sie diese drei Faktoren berücksichtigen:
- Strenge Arbeitszeiten haben Arbeitnehmer während der Pandemie benachteiligt: Während diejenigen mit größerer Flexibilität schnell auf einen Notfall reagieren konnten – etwa wenn eine Kindertagesstätte geschlossen wurde oder ein Familienmitglied zum Arzt musste – fehlten Arbeitnehmern mit strengen Arbeitszeiten solche Möglichkeiten.
- Die Spitzenproduktivität stimmt nicht immer mit den traditionellen Geschäftszeiten überein: Eine Studie mit 15 Millionen GitHub-Benutzern zu Beginn der Pandemie ergab, dass die Arbeit von zu Hause aus sofort dazu führte, dass mehr Arbeit an Wochenenden und zu ungewöhnlichen Zeiten erledigt wurde.
- Je mehr Kontrolle Mitarbeiter über ihre Arbeitserfahrung haben, desto zufriedener sind sie: Wir haben festgestellt, dass Mitarbeiter, die der Aussage stark zustimmen, dass sie ihre Arbeitserfahrung individuell gestalten können, im Durchschnitt doppelt so zufrieden mit ihrer Arbeit sind als diejenigen, die dem überhaupt nicht zustimmen.
Und in einem angespannten Arbeitsmarkt, in dem die Arbeitnehmer einen erheblichen Einfluss haben (es gibt jetzt zwei offene Stellen für jeden Arbeitslosen – ein Allzeitrekord), machen sie deutlich, dass die Arbeitgeber ihre Arbeitszeitflexibilität erhöhen müssen.
53 % der HR-Führungskräfte in unserer Umfrage geben nicht nur an, dass sie mehr Druck von Mitarbeitern verspürt haben, während der COVID-19-Pandemie mehr Flexibilität in Bezug auf ihre Arbeitszeiten anzubieten, sondern 79 % geben an, dass sie mindestens einen Stellenbewerber verloren haben im vergangenen Jahr, indem sie nicht genug Flexibilität boten, wann diese Person arbeiten könnte. Eine Mehrheit (58 %) hat mehrere Kandidaten verloren.
Die Erkenntnis für Arbeitgeber ist klar: Wenn Sie keine flexibleren Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien einführen, werden Sie weiterhin aktuelle Mitarbeiter an The Great Resignation und Top-Jobsuchende an Konkurrenten verlieren.
Die meisten Organisationen führen Gleitzeit ein, legen Ihre eigenen Stunden fest oder teilen Schichten auf
Glücklicherweise entgeht den Unternehmen die Realität der Situation nicht. Laut unserer Umfrage glauben 71 % der Personalleiter, dass die Arbeitswoche von 9 bis 5 Uhr von Montag bis Freitag veraltet ist, und 55 % sagen, dass ihre Organisation den Arbeitnehmern jetzt mehr Flexibilität in Bezug auf die Zeit gibt, in der sie arbeiten können, im Vergleich zu vor COVID-19 Pandemie.
In der Praxis sieht dies wie eine der radikalsten Arbeitsregelungen aus, die man sich vorstellen kann. Die Mehrheit der HR-Führungskräfte gibt an, dass ihre Organisation bereits Gleitzeit eingeführt hat oder plant, sie einzuführen, ihre eigenen Arbeitszeiten festzulegen oder Richtlinien für geteilte Schichten einzuführen.
Lassen Sie uns jede dieser Richtlinien kurz im Detail erläutern:
- Wenn ein Unternehmen eine Gleitzeitregelung hat , bedeutet dies, dass die Mitarbeiter jeden Tag eine bestimmte Anzahl von Stunden arbeiten müssen, aber sie können wählen, wann sie ihren Arbeitstag beginnen und beenden. Anstelle von 9 bis 17 Uhr können Beschäftigte in Gleitzeit beispielsweise von 8 bis 16 Uhr oder von 11 bis 19 Uhr arbeiten
- Eine eigene Arbeitszeitrichtlinie festzulegen ist genau das, wonach es sich anhört. Die Mitarbeiter können arbeiten, wann immer sie wollen, so lange sie wollen, solange sie ihre Arbeit erledigen.
- Eine Richtlinie für geteilte Schichten teilt den Tag eines Mitarbeiters in zwei Hälften mit einer längeren Pause dazwischen. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter mit Split-Schicht von 8 bis 12 Uhr arbeiten, eine Pause bis 16 Uhr machen und dann wieder bis 20 Uhr arbeiten
Wer setzt diese Richtlinien um?
Insgesamt zeigt unsere Umfrage, dass Hybrid- und Remote- Arbeitsunternehmen bei der Umsetzung dieser radikalen Zeitrichtlinien führend sind, während Unternehmen, die vollständig vor Ort arbeiten, zögerlicher sind (beispielsweise haben 74 % der Hybridunternehmen im Vergleich zu Split-Schichten eingeführt oder planen dies). nur 44 % der Unternehmen vor Ort).
Wir stellen außerdem fest, dass größere Unternehmen (mit mehr als 1.000 Mitarbeitern) diese Richtlinien häufiger umsetzen als kleinere Unternehmen (mit 250 Mitarbeitern oder weniger). Schließlich setzen Unternehmen mit weitgehend gehaltsbasierten Belegschaften diese Richtlinien häufiger um als solche mit weitgehend stundenbasierten Belegschaften.
Intuitiv ergibt das alles Sinn. Ein kleines, vollständig vor Ort ansässiges Unternehmen mit Stundenlohnarbeitern (wie ein Einzelhändler oder Restaurant) hat nicht nur weniger Personal, mit dem gearbeitet werden muss, sondern muss auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter enger an die Arbeitszeiten und Erwartungen der Kunden anpassen. Auf der anderen Seite hat ein großes Hybrid- oder Remote-Unternehmen mit Angestellten mehr Personal, mit dem es spielen kann, und neigt zu Wissensarbeit, die nicht so eng mit den normalen Geschäfts- oder Kundenzeiten übereinstimmen muss.
Während die Richtlinien selbst unterschiedlich sind, ist das Ziel – laut HR-Führungskräften, die mindestens eine Richtlinie für flexible Arbeitszeiten in Erwägung ziehen – dasselbe: Steigerung der Produktivität (von 51 % genannt), Gewinnung von Arbeitssuchenden (48 %) und Linderung von Burnout (45 % ).
Beweise deuten darauf hin, dass sie erfolgreich sein werden. Als eine Abteilung eines IT-Unternehmens den Mitarbeitern die Freiheit gab, selbst zu bestimmen, wann sie ihre Arbeit verrichteten, stellten sie innerhalb von sechs Monaten und ohne Produktivitätsverlust „weniger Burnout, höhere Arbeitszufriedenheit und mehr Engagement und Bindung“ fest. Als das Unternehmen jedoch übernommen und ein starrer 9-to-5-Zeitplan neu eingeführt wurde, kehrten sich diese Ergebnisse um.
Die Vier-Tage-Woche ist tatsächlich da
Vizepräsident Richard Nixon sagte einmal, dass eine viertägige Arbeitswoche in den USA in „nicht allzu ferner Zukunft“ sei. Das war 1956. Seitdem prophezeien Politiker, Ökonomen und Führungskräfte, dass die Vier-Tage-Woche vor der Tür stehe, ohne dass sie sich jemals durchsetzen würde.
Aber unsere Daten deuten darauf hin, dass die Zeit für eine viertägige Arbeitswoche endlich gekommen ist. Als wir HR-Führungskräfte nach einer viertägigen Arbeitswoche fragten, gaben 47 % an, dass ihre Organisation diese bereits eingeführt habe, während weitere 16 % angaben, dass sie die Einführung in Zukunft planen. Es ist auch eine echte Vier-Tage-Woche: Ein Arbeitstag weniger, ohne zusätzliche Stunden an den anderen Tagen, um das auszugleichen.
Warum jetzt? Die Forderung nach mehr Flexibilität ist sicherlich ein Faktor, ebenso wie die explodierenden Burnout-Raten der Mitarbeiter aufgrund von Überarbeitung und Pandemiemüdigkeit. Aber ein wichtigerer Grund könnte einfach sein, dass genügend Institutionen – von großen Arbeitgebern bis hin zu ganzen Ländern – das Wasser jetzt mit einer viertägigen Arbeitswoche getestet haben, damit sich die Idee endlich wirklich machbar anfühlt:
- Ein viertägiger Arbeitswochenversuch in Island zwischen 2015 und 2019 war so erfolgreich, dass fast 85 % der Arbeitnehmer im Land jetzt die Möglichkeit haben, nur vier Tage die Woche zu arbeiten. Spanien und Belgien sind auf dem besten Weg, sich ihnen anzuschließen, und eine Reihe asiatischer Länder – Japan, Indonesien, Südkorea und Indien – experimentieren derzeit ebenfalls mit einer kürzeren Arbeitswoche.
- Der kalifornische Gesetzgeber hat dieses Jahr einen Gesetzentwurf vorgelegt, der Unternehmen dazu verpflichten würde, Überstunden nach 32 statt 40 Stunden Arbeit pro Woche zu zahlen, was die Arbeitgeber im Bundesstaat effektiv dazu anregt, zu einer viertägigen Arbeitswoche überzugehen. Der Gesetzentwurf wurde schließlich aufgrund der Zeitüberschreitung der Legislaturperiode zurückgestellt, aber es wird erwartet, dass er in der nächsten Sitzung erneut geprüft wird.
- 38 Unternehmen in den USA und Kanada testen eine viertägige Arbeitswoche von April bis September dieses Jahres im Rahmen eines Programms, das von der gemeinnützigen Organisation 4 Day Week Global ins Leben gerufen wurde. Die an der Studie beteiligten Unternehmen reichen von „Startups mit 25 Personen bis hin zu großen Organisationen mit mehreren Hundert“.
Eine Qualtrics-Umfrage vom Februar ergab, dass erstaunliche 92 % der Arbeitnehmer eine Vier-Tage-Woche befürworten. Wenn genügend Arbeitgeber sich durchsetzen und eine verkürzte Arbeitswoche einführen, könnte sie schnell von einem Nischenvorteil zur Standardpraxis werden. Wenn Sie sich ihnen nicht anschließen, könnten Sie sehen, wie Ihre besten Mitarbeiter zur Tür hinausgehen.
4 Best Practices bei der Einführung flexibler Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien
Wenn Sie ein Arbeitgeber sind, steht die Schrift an der Wand: Bieten Sie flexiblere Zeitpläne oder riskieren Sie, nicht um Talente konkurrieren zu können.
Die Umsetzung von Richtlinien wie Gleitzeit oder einer Vier-Tage-Woche ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Die Personalleiter, die in unserer Umfrage zumindest eine flexible Richtlinie in Betracht gezogen haben, sagten uns Folgendes: Zu den größten Herausforderungen, denen sie bei der Umsetzung flexibler Zeit- und Anwesenheitsrichtlinien begegnet sind oder erwarten, gehören die Verwaltung der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter (von 40 % genannt) und die Messung der Produktivität (40 %) und unbeständige Mitarbeiterverfügbarkeit (38 %).
Wenn Sie also erwägen, einige dieser flexiblen Planungsrichtlinien in Ihrer eigenen Organisation zu implementieren, finden Sie hier vier Best Practices, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und gleichzeitig diese Herausforderungen zu vermeiden.
1. Lassen Sie die Technik die Schwerarbeit bei der Schichtplanung erledigen
Es ist schwierig genug, stündliche Mitarbeiter einzuplanen, wenn Sie Vollzeit- und Teilzeitarbeit, Überstunden, Krankheit oder Urlaub und mehr abrechnen müssen. Fügen Sie zusätzliche Faktoren wie geteilte Schichten oder Gleitzeit hinzu, und dieser Prozess kann schnell unhandlich werden, um ihn manuell zu verwalten.
Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen oder Whiteboards zu verlassen, investieren Sie in ein Softwaresystem für die Mitarbeiterplanung. Bei diesen Systemen müssen Manager lediglich wichtige Einschränkungen eingeben (welche Art von Arbeitern Sie benötigen, wer eine geteilte Schicht hat, maximales Überstundenbudget usw.), und die Software kümmert sich um den Rest, um einen optimierten Schichtplan zu erstellen.
Wenn einem Mitarbeiter eine Schicht nicht gefällt, kann er einfach mit einem Kollegen tauschen oder die Schicht für jeden, der die Kriterien erfüllt, wieder verschieben, ohne dass ein Vorgesetzter eingreifen muss. Mitarbeiter haben mehr Mitspracherecht bei ihren Schichten, und Manager müssen sich nicht verbiegen, um manuell einen perfekten Zeitplan einzufädeln. Es ist eine Win-Win-Situation.
2. Konzentrieren Sie sich bei der Leistungsmessung auf die Ergebnisse (statt auf die aufgewendete Zeit)
Präsentismus – wenn ein Mitarbeiter eigentlich im Dienst ist, aber eigentlich keine Arbeit verrichtet – kostet Unternehmen jedes Jahr Millionen an Produktivitätsverlusten. Den Mitarbeitern mehr Mitspracherecht über ihren Arbeitsplan zu geben, kann Präsentismus drastisch reduzieren, erfordert jedoch eine wichtige Veränderung: Sie müssen die Leistung am Endergebnis messen, anstatt an der Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird.
Indem Sie sich auf den Output (z. B. die Anzahl der Verkäufe oder geschriebene Codezeilen) statt auf den Input (z. B. die am Telefon oder am Computer verbrachte Zeit) konzentrieren, können Sie nicht nur den direkten Beitrag jedes Mitarbeiters zum Unternehmen besser messen, sondern Sie geben auch Arbeitnehmer mehr Flexibilität beim Erreichen ihrer Leistungsziele.
Arbeiten Sie mit Managern zusammen, um kalibrierte, ergebnisbasierte KPIs für jeden Mitarbeiter zu erstellen, und erwägen Sie dann, in ein Leistungsmanagementsystem zu investieren, um die Verfolgung dieser Ziele zu automatisieren.
3. Implementieren Sie die richtigen Tools für eine bessere asynchrone Zusammenarbeit
Wie globale Unternehmen bezeugen können, kann der Versuch, Meetings zu planen, wenn Mitarbeiter völlig unterschiedliche Arbeitszeiten haben oder sich in völlig unterschiedlichen Zeitzonen befinden, schmerzhaft sein. Besprechungen haben immer noch einen wichtigen Platz in einer Umgebung mit flexiblen Zeitplänen, aber asynchrone Zusammenarbeit ist in den meisten Fällen die bessere Lösung.
Asynchrone Zusammenarbeit bezieht sich auf jede Zusammenarbeit, die nicht in Echtzeit stattfindet (z. B. E-Mail). Aber es gibt eine Vielzahl asynchroner Tools für die Zusammenarbeit, die über E-Mail hinausgehen und Mitarbeitern mit unterschiedlichen Zeitplänen helfen können, Ideen auszutauschen, Probleme zu lösen und die nächsten Schritte auszuarbeiten:
- Ein Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Mitarbeitern den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und mehr, die sofort aktualisiert werden, wenn Benutzer Elemente hinzufügen und bearbeiten.
- Ein Whiteboard-Tool ermöglicht es Benutzern, Freiform-Ideen zu zeichnen oder zu skizzieren, die dann gespeichert werden, damit andere Mitarbeiter sie zu einem anderen Zeitpunkt sehen und ergänzen können.
- Ein Wissensmanagementsystem kann Schulungsressourcen beherbergen und organisieren, auf die Mitarbeiter zugreifen und sie nach Bedarf aktualisieren können.
4. Es beginnt oben
Die Einführung einer viertägigen Arbeitswoche bedeutet nicht viel, wenn Chefs freitags immer noch E-Mails an ihre direkt unterstellten Mitarbeiter senden. Flexible Arbeitspläne bedeuten konstruktionsbedingt, dass die Kommunikation nicht so schnell erfolgt. Aber das ist in Ordnung.
Unabhängig davon, welche Richtlinien zur flexiblen Arbeitsgestaltung Sie implementieren, muss die Unternehmensführung mit gutem Beispiel vorangehen. Das bedeutet, ergebnisbasierte Leistungsmetriken zu übernehmen, Arbeit niederzulegen, wenn persönliche Angelegenheiten Vorrang haben müssen, und ein wenig Geduld zu haben, wenn Mitarbeiter nicht sofort reagieren.
Wenn gut sichtbare Führungskräfte tatsächlich leben, was sie predigen, werden die Mitarbeiter folgen.
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Methodik
Die Flextime-Umfrage 2022 von Capterra wurde im März 2022 unter 309 Personalleitern in US-Unternehmen mit mindestens sechs Mitarbeitern durchgeführt. Ein HR-Leiter ist definiert als jeder HR-Mitarbeiter mit der Rolle eines HR-Managers oder höher in seiner Organisation. Das Ziel dieser Umfrage war es, mehr über die Richtlinien für flexible Arbeitszeiten zu erfahren, die Unternehmen in Betracht gezogen oder eingeführt haben, und die Vorteile und Herausforderungen, die Organisationen als Ergebnis dieser Richtlinien erlebten.
Capterras 2021 Hybrid Work Survey wurde im April 2021 unter 503 Entscheidungsträgern und 488 Mitarbeitern kleiner Unternehmen in den USA mit zwei bis 250 Mitarbeitern durchgeführt. Das Ziel dieser Umfrage war es, mehr über Herausforderungen, Präferenzen und Ergebnisse im Zusammenhang mit dem hybriden Arbeitsmodell zu erfahren.
Die Unternehmenskulturumfrage 2022 von Capterra wurde im Dezember 2021 unter 958 Mitarbeitern in US-Unternehmen mit mindestens sechs Mitarbeitern durchgeführt: 332, die vollständig vor Ort arbeiten (z. B. in einem Büro, Geschäft oder an einem anderen zentralen Ort), 300, die vollständig remote arbeiten, und 326, die ihre Zeit zwischen der Arbeit vor Ort und der Fernarbeit aufteilen (dh ein Hybridmodell). Ziel dieser Umfrage war es zu erfahren, wie sich hybride und Remote-Arbeitsformate auf verschiedene Aspekte der Unternehmenskultur auswirken.
Die Employee Experience Survey 2021 von Capterra wurde im Oktober 2021 unter 629 Voll- oder Teilzeitmitarbeitern in den Vereinigten Staaten durchgeführt: 217 Mitarbeiter, die die ganze Zeit in einem Büro, Geschäft oder an einem anderen zentralen Ort arbeiten, 201 Mitarbeiter, die einige Zeit in einem Büros, Geschäfte oder andere zentrale Standorte und einige Zeit remote oder zu Hause (dh ein hybrides Arbeitsmodell) und 201 Mitarbeiter, die die ganze Zeit remote oder zu Hause arbeiten. Ziel dieser Umfrage war es zu erfahren, wie sich der Arbeitsort und andere Faktoren auf die Arbeitszufriedenheit auswirken.