Keterkiriman Email: Saatnya Melepaskan Data Kedaluwarsa

Dalam lingkungan email saat ini, kemampuan pengiriman email Anda bergantung pada reputasi pengirim Anda. Menyiapkan kebijakan sunset dan membersihkan database Anda dari cold record adalah salah satu cara paling ampuh untuk meningkatkan reputasi dan ROI Anda dari program email Anda.

Di dunia email, tidak ada peluru perak untuk membangun reputasi pengiriman yang baik. Reputasi pengiriman Anda terbentuk dari waktu ke waktu dengan mengikuti semua praktik terbaik — mulai dari akuisisi data dan proses manajemen yang baik hingga memastikan Anda memiliki pengaturan teknis dan autentikasi yang benar hingga membuat irama email yang masuk akal bagi audiens target Anda.

Namun, setiap kali saya mengajukan pertanyaan, "Berapa banyak orang di sini yang menghentikan prospek mereka yang tidak terlibat?" selama webinar, jawabannya selalu sangat rendah — dengan hanya 30% atau lebih dari pemasar yang hadir menerapkan semacam kebijakan matahari terbenam.

Dalam lingkungan email saat ini, yang didominasi oleh pemain besar seperti Gmail yang menentukan reputasi pengiriman pemasar sebagian berdasarkan seberapa banyak pengguna akhir kotak masuk mereka terlibat (buka, klik, baca) dengan email pengirim tersebut, menerapkan kebijakan penghentian adalah sedekat Anda bisa mendapatkan peluru perak.

Di sisi lain, terus mengirim email ke prospek yang tidak terlibat adalah cara yang pasti untuk berakhir dengan reputasi buruk dan memasukkan konten Anda ke folder spam.

Bagaimana Mengembangkan Kebijakan Sunset yang Baik?

Langkah pertama adalah menentukan seperti apa pelepasan bagi Anda. Cara paling sederhana untuk melakukannya adalah dengan menggunakan kerangka waktu statis. Artinya, tekan siapa pun yang belum terlibat (membuka atau mengklik) dengan salah satu email Anda dalam jangka waktu x.

Sebagian besar kebijakan penghentian biasanya termasuk dalam salah satu dari tiga kategori berdasarkan kasus penggunaan Anda.

Kebijakan Sunset yang Agresif

Tekan semua prospek yang tidak terlibat dengan email Anda dalam 3 bulan terakhir.

Kebijakan penghentian yang agresif biasanya digunakan oleh pemasar yang sering menjadi pengirim (yaitu, satu atau lebih email per minggu). Idenya di sini adalah jika Anda mengirim 5 email seminggu, Anda tidak ingin menunggu selama satu tahun penuh (260 mengirim tanpa membuka) untuk mendapatkan petunjuk!

Jika Anda memiliki tingkat keterlibatan yang lebih rendah karena sifat industri Anda atau perputaran minat yang lebih tinggi, ini adalah strategi untuk Anda. Dalam hal ini, Anda ingin cepat mengidentifikasi prospek Anda yang tertarik dan menargetkan mereka sambil menekan pengiriman ke mereka yang kurang tertarik.

Kebijakan Matahari Terbenam Standar

Menekan setiap prospek yang tidak terlibat dengan email Anda dalam 6 bulan terakhir.

Jika Anda adalah pengirim frekuensi rendah dan tidak yakin kebijakan sunset apa yang harus diterapkan, ini adalah tempat yang bagus untuk memulai. Ini tidak terlalu agresif dan akan memastikan bahwa Anda tidak menyimpan data lama dalam daftar Anda terlalu lama. Setelah diterapkan, itu juga akan meningkatkan reputasi email Anda.

Kebijakan Matahari Terbenam Konservatif

Tutup semua prospek yang tidak terlibat dengan email Anda dalam 1 tahun terakhir.

Ini adalah pendekatan yang baik untuk pengirim frekuensi rendah (satu atau kurang email per bulan) atau mereka yang memiliki perubahan musiman yang dapat menyebabkan pengguna akhir berhenti berinteraksi untuk waktu yang lama. Kebijakan matahari terbenam ini memberikan banyak peluang untuk keterlibatan sebelum menekan prospek

Menjadi Lebih Canggih dengan Email Sunseting

Jika Anda memiliki waktu dan sumber daya yang terbatas, salah satu pendekatan di atas akan menjadi langkah besar untuk meningkatkan reputasi pengiriman Anda. Namun, jika Anda memiliki sedikit lebih banyak daya tembak, berikut adalah beberapa cara untuk mengembangkan kebijakan matahari terbenam yang lebih canggih dan tepat sasaran.

Strategi Matahari Terbenam Berbasis Kinerja

Ini adalah cara sederhana untuk membuat matahari terbenam Anda lebih canggih, tetapi memerlukan beberapa pemantauan dan analisis metrik keterkiriman email Anda. Pada dasarnya, Anda harus menyesuaikan tanggal matahari terbenam berdasarkan kinerja.

Jika Anda tenggelam setelah 90 hari tanpa keterlibatan dan mencapai rasio buka dan klik yang tinggi, maka kemungkinan besar Anda memiliki reputasi yang sangat baik dan mungkin dapat meningkatkan kebiasaan pengiriman Anda. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin menguji perluasan itu hingga 100 atau 120 hari untuk melihat apakah Anda dapat meningkatkan pembukaan dan klik bersih tanpa mengikis reputasi Anda. Tetapi lakukan secara perlahan, karena mudah merusak reputasi email yang baik dengan mencoba memainkan permainan angka.

Kebalikannya juga benar. Jika Anda ditetapkan ke kebijakan penghentian 1 tahun tetapi rasio buka dan klik Anda rendah, inilah saatnya untuk lebih agresif dan beralih ke kebijakan 6 bulan.

Strategi Sunset berbasis ISP

Strategi ini didasarkan pada pemahaman bahwa ISP dan penyedia email yang berbeda memiliki tingkat kepekaan yang berbeda terhadap keterlibatan — dan bahwa kinerja Anda mungkin berbeda di berbagai ISP. Seperti strategi matahari terbenam berbasis kinerja yang diuraikan di atas, strategi ini memerlukan pemantauan dan analisis yang konsisten terhadap metrik email Anda di masing-masing domain dan ISP dan membuat penyesuaian yang sesuai.

Misalnya, katakanlah Anda memiliki kebijakan penghentian 3 bulan di seluruh papan, dan Anda menyadari prospek Gmail Anda berkinerja sangat baik dengan rasio buka dan rasio klik yang tinggi. Sementara itu, prospek Hotmail Anda memiliki rasio buka dan klik yang jauh lebih rendah.

Anda dapat menguji perluasan periode waktu terbenam Anda menjadi 100 hari di domain Gmail dan menurunkan periode waktu terbenam Anda menjadi 80 hari di domain berbasis Hotmail. Ini dapat membantu meningkatkan reputasi Anda di Hotmail dengan membatasi pengiriman ke yang paling terlibat sambil membantu Anda memaksimalkan reputasi baik Anda di Gmail.

Menerapkan Kebijakan Back-Off

Kebijakan back-off adalah suplemen untuk kebijakan sunset. Katakanlah Anda memperhatikan bahwa segmen prospek Anda yang tidak terlibat dalam lebih dari 3 bulan tumbuh, dan Anda khawatir ini akan merusak reputasi Anda, tetapi Anda belum cukup siap untuk menghentikan prospek tersebut.

Solusi yang baik adalah dengan menerapkan kebijakan back-off di mana Anda mengurangi frekuensi pengiriman ke prospek ini. Ini dapat menghasilkan segmentasi yang terlihat seperti ini:

Kumpulan Data yang Terlibat : Prospek baru dan mereka yang telah terlibat dalam 3 bulan terakhir.

• Kirim frekuensi email dan kampanye Anda yang khas.

Kumpulan Data Back-off : Prospek yang belum terlibat dalam lebih dari 3 bulan tetapi belum diam selama 6 bulan.

• Perlambat pengiriman ke 1/4 frekuensi tipikal Anda. Yaitu: jika Anda biasa mengirim drop down mingguan ke pengiriman bulanan.
• Cobalah beberapa kampanye re-engagement selama periode ini.

Sunset Set : Memimpin yang belum terlibat dalam lebih dari 6 bulan.

• Menekan pengiriman sepenuhnya.

Anda dan tim Anda bekerja keras untuk menghasilkan konten yang menarik dan relevan untuk dibagikan dan berinteraksi dengan prospek dan pelanggan Anda. Jangan biarkan semua kerja keras itu sia-sia dengan membiarkan email-email itu masuk ke folder spam. Baik Anda memilih kebijakan sunset yang canggih dan dinamis atau kebijakan statis yang lebih sederhana, pemasaran email Anda akan lebih baik untuk itu!

Act-On Siap Membantu  

Tertarik untuk mempelajari bagaimana Act-On dapat membantu meningkatkan keterkiriman dan reputasi email Anda? Pesan demo dengan salah satu pakar otomatisasi pemasaran kami. Atau, jika Anda lebih suka melihat-lihat sendiri, bergeraklah sesuai keinginan Anda dengan mengikuti tur produk interaktif kami.

Terakhir, jika Anda ingin terus membaca lebih lanjut tentang pentingnya praktik terbaik pengiriman email yang baik, silakan klik tautan di bawah untuk mengunduh eBuku gratis Anda!