16 Contoh Email Pembatalan yang Terbukti dan Baris Subjek

Tak ada yang abadi. Sayangnya, akan datang suatu hari ketika bahkan pelanggan yang paling setia pun membatalkan langganan mereka ke layanan Anda. Ada banyak alasan mengapa ini bisa terjadi, tetapi yang paling mendesak saat ini adalah bagaimana Anda menangani situasi dengan email pembatalan.

Di sisi lain, dalam lingkungan bisnis, situasi mungkin muncul di mana Anda harus membatalkan suatu acara. Mungkin itu webinar; mungkin ini adalah pameran bisnis. Apa pun itu, jika perlu dibatalkan, diperlukan email yang resmi.

Mengirim email pembatalan ke mantan pelanggan atau calon peserta acara tidak harus menakutkan. Anggap saja seperti merobek bandaid. Lakukan dengan cepat, bersih, dan cobalah untuk tidak membakar jembatan apa pun. Inilah semua yang perlu Anda ketahui tentang email pembatalan dalam bisnis.

Bagaimana cara Anda membatalkan acara dengan anggun?

Saat Anda membatalkan suatu acara, ada banyak faktor yang berperan. Apakah itu topik yang menyakitkan atau tidak, calon peserta acara tersebut harus diberi tahu dan diperbarui tentang situasinya.

Hanya mengirim email sebagai pemberitahuan bahwa acara telah dibatalkan tidak cukup, juga bukan tampilan yang bagus untuk bisnis Anda. Anda harus mendekati situasi dengan anggun. Dalam hal email, itu berarti meminta maaf, menjelaskan situasinya (tidak banyak kata), dan menawarkan sesuatu untuk membuat situasinya tidak terlalu parah.

Mengingat peristiwa baru-baru ini, membatalkan acara telah menjadi praktik umum, dan ada banyak contoh di luar sana. Ambil Facebook F8 pada tahun 2020, misalnya. Karena COVID, mereka harus membatalkan acara tatap muka yang terkenal. Ini adalah pesan pembatalan yang mereka keluarkan.

Seperti yang Anda lihat, mereka mengisi pesan dengan anggun dan tulus, memberi tahu para hadirin bahwa mereka pasti tidak ingin membatalkan acara ini. Pesan diisi dengan detail tentang situasi dan bahkan memberi peserta cara untuk mendaftar ke acara virtual dalam waktu dekat.

Bagi banyak orang, ini adalah waktu yang menantang dan menakutkan. Facebook mengambil situasi buruk dan mengubahnya menjadi baik bagi banyak orang dengan membawa solusi ke meja.

Tip: Anda dapat mengirim email satu kali dengan fitur Encharge broadcast.

Bagaimana cara menulis email pembatalan?

Bagaimana jika pelanggan membatalkan langganannya? Apa yang Anda katakan kepada mereka? Yang benar adalah bahwa banyak perusahaan yang berbeda menangani ini dengan cara yang berbeda. Bergantung pada bahasa dan nada yang Anda gunakan untuk merek Anda, email pembatalan Anda mungkin terlihat sedikit berbeda dari email orang lain.

Karena itu, ada beberapa tip yang dapat Anda ikuti untuk memastikan email pembatalan Anda menyelesaikan pekerjaan. Berikut adalah tip-tip itu tanpa urutan tertentu:

1. Buat mereka tawaran

Sangat mungkin bahwa pelanggan tidak puas dengan harga yang mereka bayar untuk langganan Anda. Itu hanya bisa turun ke pemotongan anggaran. Mungkin bukan karena mereka ingin membatalkan karena mereka tidak menyukai layanan Anda, tetapi karena mereka tidak mampu lagi membelinya. Oleh karena itu, ada baiknya untuk menawarkan diskon kepada mereka. Lihatlah contoh ini dari Tenang.

Seperti yang Anda lihat, tidak ada tipu muslihat di sini — penawaran sederhana dengan CTA besar yang bagus. Jika pelanggan tidak yakin tentang harganya, ini adalah solusi yang baik untuk membuat mereka ketagihan.

2. Sarankan langganan alternatif

Mungkin tingkat langganan adalah alasan mereka membatalkan. Mungkin mereka membayar terlalu banyak untuk fitur atau layanan yang tidak mereka butuhkan. Atau, mereka mungkin mencari sesuatu yang lebih. Alih-alih membatalkan langganan mereka sepenuhnya, mungkin mereka hanya perlu melakukan downgrade atau upgrade. Lihatlah bagaimana Grammarly menangani situasi ini.

Alih-alih mengirim pelanggan dalam perjalanan mereka, Grammarly mengambil kesempatan ini untuk menjual lebih banyak. Tentu saja, bukanlah ide yang bagus untuk meminta mereka membayar lebih. Untuk mengatasi hal ini, Grammarly menyoroti jaminan uang kembali tanpa kerumitan dan mengubah situasi yang suram menjadi situasi di mana semua orang menang.

3. Tawarkan penurunan versi ke versi gratis

Seorang pengguna gratis lebih baik daripada tidak ada pengguna sama sekali. Meskipun mereka tidak membayar, pengguna gratis memiliki potensi untuk mengonversi, atau dalam hal ini, mengonversi ulang. Mereka masih menawarkan wawasan tentang apa yang dapat ditingkatkan tentang alat Anda dan memberi Anda kepuasan karena mengetahui bahwa alat Anda memang layak digunakan. Inilah cara Avocode melakukannya.

Secara keseluruhan, tidak ada yang mewah di sini. Avocode yakin akan kemampuannya untuk berguna, dan mereka membuktikannya dengan menawarkan uji coba gratis kepada pelanggan yang membatalkan. Mereka tahu bahwa jika pelanggan tetap, mereka dapat terus beriklan melalui kampanye tetes dan meningkatkan peluang pengguna untuk berkonversi kembali selama 30 hari ke depan.

4. Ekspresikan kesedihan dalam pembatalan mereka

Hanya karena pelanggan ingin membatalkan bukan berarti mereka belum atau tidak bisa memberikan nilai pada merek Anda. Meskipun Anda mungkin memiliki banyak pelanggan, dan satu pembatalan tidak akan merusak bank, itu masih masalah besar. Biarkan mereka tahu bahwa mereka akan dirindukan. Lihat bagaimana Spotify melakukannya.

Yang unik dari Spotify dalam hal ini adalah ia memiliki potensi konversi ulang yang tidak terbatas. Orang-orang datang dan pergi, tetapi musik dan kebutuhan untuk mendengarkan beberapa lagu akan selalu ada. Meskipun pelanggan mungkin ingin membatalkan sekarang, bukan berarti mereka tidak akan kembali lagi di masa mendatang karena satu dan lain alasan.

Karena itu, dan karena Spotify tidak ingin merusak jembatan, mereka menawarkan pesan tulus yang mengungkapkan fakta bahwa pelanggan akan dirindukan. Di akhir email pembatalan, mereka menambahkan CTA jika mereka berubah pikiran dan sebuah pesan kecil yang mengatakan, “Kami berharap dapat segera menyambut Anda kembali!” Ini membuat pelanggan tahu bahwa bahkan setelah mereka kembali, mereka akan disambut.

5. Tetap pendek dan manis

Sebanyak mungkin Anda ingin duduk dan menjelaskan setiap alasan kecil mengapa pelanggan yang membatalkan membutuhkan langganan Anda, yang terbaik adalah membuatnya singkat dan manis. Pada titik ini, pelanggan cukup yakin dengan keputusan mereka, dan mereka tidak membutuhkan ceramah.

Saran terbaik adalah untuk menjaga pesan singkat dan to the point. Beri tahu mereka bahwa mereka telah berhasil membatalkan, bahwa mereka akan dirindukan, dan bahwa mereka akan disambut dengan tangan terbuka jika mereka ingin kembali — sesuatu seperti contoh dari Pandora ini.

Tidak ada paragraf panjang di sini. Hanya penjelasan sederhana dan pesan singkat. Tidak perlu terbawa emosi. Ingat, sobek seperti bandaid, tapi tetap anggun.

Baris subjek email pembatalan

Satu hal yang banyak orang perjuangkan adalah menemukan baris subjek yang bagus. Itu harus cukup sederhana untuk menyampaikan pesan tetapi tidak sesederhana itu sehingga dapat dilihat sekilas. Ada banyak pengulangan baris subjek email pembatalan yang dapat Anda gunakan, tetapi berikut adalah daftar pendek untuk kenyamanan Anda.

• Kami sedih melihat Anda pergi!
• Kami akan merindukanmu!
• Sebelum kamu pergi…
• Langganan Anda telah kedaluwarsa
• Langganan [Masukkan nama merek] Anda telah kedaluwarsa
• Pembatalan Akun [masukkan nama merek] gratis Anda
• Pembatalan akun premium dari (Masukkan nama merek)
• Harap konfirmasi permintaan pembatalan Anda
• Menindaklanjuti pembatalan Anda
• Akun [Masukkan nama merek] Anda akan dinonaktifkan dalam 30 hari

Kemungkinannya adalah jika Anda membatalkan sesuatu baru-baru ini, Anda telah melihat semacam variasi dari contoh-contoh ini. Itu karena mereka berfungsi, dan tidak perlu memperbaiki apa yang tidak rusak. Selain itu, Anda tidak perlu menemukan kembali roda.

Tergantung pada situasinya, ada kebutuhan yang berbeda untuk setiap contoh baris subjek email pembatalan di atas. Gunakan sesuai keinginan Anda, dan silakan salin dan tempel.

Contoh email pembatalan

Kami telah membahas beberapa contoh khusus email pembatalan di atas, tetapi sekarang saatnya untuk menyelami beberapa lagi. Sekali lagi, sebagian besar email ini akan mengikuti formula yang sama, tetapi saya mendorong Anda untuk memperhatikan setiap contoh bahasa dan mencoba menghubungkannya dengan merek itu sendiri.

Email pembatalan LinkedIn

LinkedIn terkenal sebagai platform yang menawarkan profesional bisnis dan merek cara yang sama untuk terhubung dengan orang lain. Apa yang membuat LinkedIn unik dibandingkan platform seperti Facebook, misalnya, adalah Anda dapat membayar untuk akses premium ke banyak fitur bermanfaat. Bagi sebagian orang, ini adalah alat luar biasa yang menawarkan wawasan, tetapi tidak selalu praktis, oleh karena itu diperlukan email pembatalan seperti ini.

Seperti yang Anda lihat, LinkedIn mencapai hampir semua poin yang kami buat sebelumnya. Ini singkat dan sederhana, menyentuh mereka dengan judul/baris subjek yang tulus, dan memberi mereka opsi untuk mengembalikan pembatalan dengan CTA.

Email pembatalan Squarespace

Diperkirakan 2,7% dari semua situs web dibuat menggunakan Squarespace. 2,7% bukanlah jumlah yang besar dalam pengaturan standar apa pun, tetapi ketika kita berbicara tentang jumlah situs web yang tampaknya tidak terbatas di luar sana, itu adalah angka yang bisa dibanggakan.

Squarespace melewati banyak email pembatalan setiap hari. Terkadang orang membatalkan langganannya, atau terkadang, mereka membatalkan akun G Suite yang terkait dengan akun tersebut. Either way, Squarespace siap dengan email pembatalan seperti ini.

Seperti yang Anda lihat lagi, banyak dari poin itu yang terkena. Ini singkat dan to the point, dan memberi pengguna semua informasi yang mereka butuhkan. Apa yang membuat contoh khusus ini rapi adalah bahwa mereka mencantumkan langkah selanjutnya untuk akun tersebut. Untuk seseorang yang mungkin tidak begitu paham teknologi, ini adalah bonus besar yang pasti mengurangi beberapa stres.

Email pembatalan Hulu

Hulu adalah salah satu layanan streaming berbasis langganan terkemuka di dunia. Diperkirakan mereka memiliki lebih dari 43 juta pengguna, yang berarti mereka menjalankan permintaan pembatalan, tidak seperti kebanyakan perusahaan lain di luar sana. Terkadang, pengguna tidak dapat menemukan apa pun yang ingin mereka tonton dan tidak dapat membenarkan untuk tetap berlangganan berbayar. Inilah cara Hulu menanganinya.

Email ini berfungsi sebagai konfirmasi bahwa akun Hulu memang dibatalkan, tetapi juga berfungsi sebagai titik kontak terakhir antara Hulu dan pengguna. Seperti yang Anda lihat, mereka sangat tulus tentang penggunanya dan berharap mereka baik-baik saja dalam keberangkatan mereka. Mereka berterima kasih kepada pengguna dan bahkan menyatakan bahwa mereka berharap ini bukan akhir dari hubungan bisnis mereka. Ini adalah cara sederhana untuk memberi tahu pengguna bahwa mereka akan dirindukan.

Email pembatalan buletin

Untuk banyak bisnis, email pembatalan tidak selalu berarti pengguna tidak membayar Anda lagi. Terkadang itu berarti mereka telah berhenti berlangganan buletin Anda. Hal ini dapat terjadi karena banyak alasan, tetapi selalu merupakan ide yang baik untuk mengirim email konfirmasi setelah tindakan diambil.

Contoh dari PsyBlog ini menunjukkan cara memberi tahu pengguna tentang pembatalan langganan buletin mereka. Yang penting bagi banyak orang yang membatalkan adalah mereka yakin bahwa tidak ada lagi email dari Anda yang akan masuk ke kotak masuk mereka. Meskipun hal itu mungkin menyakitkan untuk didengar, Anda harus memberi tahu mereka dengan mengatakan sesuatu seperti yang mereka katakan di atas, “Kami telah menghapus email Anda dari daftar kami.”

Meskipun demikian, terkadang hal-hal ini terjadi karena kesalahan, yang merupakan alasan bagus lainnya untuk menyiapkan email otomatis ini saat pengguna melakukan tindakan untuk berhenti berlangganan. Mereka bertanya apakah itu kesalahan, menawarkan beberapa penjelasan mengapa ini bisa terjadi, dan memberi mereka cara cepat untuk berlangganan lagi.

Email penurunan versi yang lambat

Kami menyebutkan beberapa skenario di atas ketika email "gaya pembatalan" diperlukan. Kami juga menyebutkan bahwa terkadang pengguna mungkin hanya perlu melakukan downgrade atau upgrade untuk memenuhi kebutuhan mereka. Untuk situasi ini, Anda harus mencoba yang terbaik untuk memberi tahu pengguna tentang parameter baru akun mereka. Lihatlah contoh ini dari Slack.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di sini. Ya, email ini sangat panjang. Untuk alat seperti Slack, email seperti ini diperlukan. Ini merinci semua fitur versi gratis mereka, yang baru saja diturunkan versi pengguna. Ini juga merinci semua fitur yang akan mereka lewatkan.

Bagi banyak orang, mereka mungkin tidak memahami dampak penurunan peringkat terhadap tim mereka. Slack pintar dengan membandingkan dua paket dalam satu email seperti ini, karena ini benar-benar menempatkan kegunaan alat mereka ke dalam perspektif.

Email pembatalan akun HelpScout

Sayangnya, terkadang akun perlu dinonaktifkan karena tidak aktif atau tidak membayar. Benar-benar tidak banyak yang dapat Anda lakukan di sini selain merobek bandaid itu. HelpScout menangani situasi ini dengan baik dalam email ini.

Email seperti ini masih diperlukan karena pengguna mungkin tidak menyadari situasinya. Jika pembayaran tidak berhasil, itu bisa berarti bahwa kartu mereka telah ditolak atau informasi akun mereka telah berubah. Dalam kedua kasus, email pendek seperti ini dapat memecahkan masalah.

Daripada langsung membatalkan akun, berikan mereka serangkaian email yang memberi tahu mereka sebelumnya bahwa periode pembayaran akan segera berakhir dan bahwa Anda telah mencoba metode pembayaran mereka beberapa kali. Beri mereka cara untuk memeriksa informasi mereka, beri tahu mereka berapa lama mereka harus menyelesaikan masalah, dan tentu saja, tawarkan semua bantuan yang Anda bisa.

Yang sedang berkata, itu mungkin berakhir dibatalkan pada akhirnya. Tidak apa-apa, tetapi cobalah yang terbaik untuk mencegah hal ini terjadi jauh-jauh hari sebelumnya.

Cara mengirim email pembatalan otomatis

Encharge mendukung sejumlah pemicu otomatis yang bekerja secara langsung dengan penyedia penagihan Anda:

• Langganan Stripe Dibatalkan
• Chargebee Membatalkan Langganan
• Langganan yang Dibatalkan Secara Berulang

Serta pemicu untuk Pabbly, Chargify, dan banyak lagi.

Untuk mengirim email pembatalan otomatis, yang perlu Anda lakukan hanyalah menghubungkan penyedia penagihan Anda (seperti Stripe) ke Encharge dan buat alur menggunakan langkah pemicu Langganan yang Dibatalkan seperti ini:

Kesimpulan dan takeaway

Tidak ada bisnis yang ingin melihat permintaan pembatalan muncul di CRM mereka. Seperti yang telah Anda lihat di atas, ada banyak alasan mengapa hal ini bisa terjadi, dan tidak ada satu pun yang merupakan kabar baik bagi perusahaan. Tapi, mereka bisa dan pasti akan terjadi.

Nasihat terbaik yang dapat diberikan siapa pun kepada Anda dalam situasi ini adalah menanganinya dengan anggun. Ikuti semua poin yang telah kami cantumkan di sini, dan ambil contoh-contoh ini sebagai inspirasi. Pastikan Anda mengirimkan email pembatalan ini dalam waktu yang cukup lama. Jika ada masalah atau kesalahan, Anda ingin memberi mereka banyak waktu untuk menanggapi dan menyelesaikan masalah tersebut.

Untuk semua kebutuhan email pembatalan otomatis Anda, tidak perlu mencari lagi selain Encharge. Encharge menawarkan solusi sederhana yang memungkinkan Anda mengirim email berdasarkan perilaku dan tindakan. Artinya, segera setelah pengguna mengirimkan permintaan pembatalan itu atau segera setelah ambang pembayaran yang terlewat terlewati, Anda dapat mengirim email otomatis untuk memulai percakapan.