Apa itu Ruang Lingkup Proyek?

Inilah cara mengatur proyek Anda agar sukses dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Manajer proyek di setiap industri memiliki satu kesamaan: tugas menjaga segala sesuatu dan semua orang yang terlibat dalam kesepakatan tetap pada jalurnya. Dan ada satu alat yang membantu para profesional ini menyatukan semuanya—cakupan proyek. Tapi sebagai manajer proyek, pernahkah Anda dilatih secara resmi tentang cara menulis ruang lingkup proyek?

Hanya 61% dari manajer proyek ^{[ 1 ]} pada tahun 2020 menggunakan metodologi manajemen proyek yang ditetapkan. Itu berarti bahwa kita semua hanya mengayunkannya dan berharap yang terbaik. Tapi itu bisa menyebabkan kegagalan yang mahal. Memulai setiap proyek dengan rencana yang jelas adalah tulang punggung keberhasilannya. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan metode yang jelas untuk mengembangkan dan menentukan cakupan proyek yang teratur.

Apa itu ruang lingkup proyek?

Mari kita tinjau definisi ruang lingkup proyek. Lingkup proyek adalah dokumen tertulis yang mendefinisikan parameter—seperti siapa, apa, kapan, di mana, dan berapa banyak—yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dokumen ini dibuat oleh bisnis atau individu yang bertanggung jawab untuk melakukan atau mengawasi pekerjaan, biasanya dalam peran manajer proyek. Ruang lingkup proyek menetapkan ekspektasi untuk semua pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk pemangku kepentingan, subkontraktor, manajer, pihak ketiga, dan pengguna akhir. Semua pihak yang terlibat dapat sering merujuk kembali ke ruang lingkup proyek di seluruh proyek untuk mengukur kepatuhan dan meminta kalibrasi ulang ketika ada masalah.

Jadi, seperti apa ruang lingkup proyek yang ditulis dengan baik? Mari bahas langkah-langkah penting yang Anda perlukan untuk membangun ruang lingkup proyek Anda dalam dokumen penting.

Cara menulis ruang lingkup proyek

Panjang dokumen ruang lingkup Anda akan bervariasi tergantung pada kompleksitas proyek Anda. Tetapi komponen dasar yang sama harus dimasukkan ke dalam setiap usaha.

1. Pernyataan ruang lingkup proyek

Langkah pertama dalam proses ini adalah menulis pernyataan lingkup proyek Anda. Mulailah dengan beberapa kalimat yang membahas tujuan keseluruhan proyek dan jelaskan proposal Anda. Saat Anda terus menulis, Anda akan memasukkan parameter yang lebih mendetail untuk memberikan transparansi dalam kiriman Anda.

2. Tugas proyek

Inilah saatnya untuk menjelaskan secara spesifik sehingga pelanggan memahami apa yang akan mereka terima. Ini juga membantu memastikan tidak ada kejutan atau kekecewaan di akhir proyek. Saat menulis tugas Anda, daftar berpoin atau bernomor dalam urutan kronologis dapat memastikan bahwa Anda telah mencakup semua basis Anda.

Jika ada item yang Anda tidak jelas tentang apa yang diinginkan pelanggan, sekaranglah waktunya untuk meminta klarifikasi—sebelum Anda mulai mengerjakan proyek. Menginvestasikan waktu dan upaya di muka dengan cakupan Anda akan terbayar. Perselisihan dan kesalahpahaman lebih jarang terjadi dengan parameter yang ditentukan dengan jelas di dalam lingkup proyek Anda.

3. Hasil proyek

Selanjutnya, Anda akan mengklarifikasi kiriman proyek Anda. Inilah yang secara fisik Anda serahkan kepada klien Anda, apakah itu bangunan dengan kunci jika Anda seorang kontraktor atau file digital jika Anda seorang pemasar konten. Di bagian ini, Anda akan menetapkan pencapaian, tenggat waktu, dan tanggal penyelesaian. Anda akan memberi tahu pelanggan apa yang akan mereka terima dan kapan mereka akan menerimanya. Itu juga harus mencakup jaminan atau jaminan apa pun yang akan Anda berikan.

4. Kriteria penerimaan proyek

Tidak ada yang lebih buruk untuk bisnis selain pelanggan yang tidak puas. Itulah mengapa menetapkan kriteria penerimaan proyek di dalam ruang lingkup Anda sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian pekerjaan Anda. Ini menetapkan standar terukur yang Anda dan klien Anda setujui. Dalam konstruksi, daftar pukulan terakhir menyediakan sarana bagi pemilik untuk menyetujui atau menolak pengerjaan, pada dasarnya menerima penyelesaian proyek setelah item diperbaiki.

5. Pengecualian proyek

Pengecualian adalah salah satu komponen terpenting dari dokumen lingkup proyek Anda. Ini menggambarkan item mana yang secara khusus dikecualikan dari kontrak Anda, dan penting untuk disertakan agar penanda tangan tidak mengharapkan apa pun di luar lingkup keahlian Anda. Pengecualian Anda dapat menjadi penyelamat jika Anda perlu kembali untuk memeriksa dokumen ruang lingkup Anda ketika muncul pertanyaan tentang persetujuan Anda.

6. Kendala proyek

Bagian selanjutnya dari lingkup proyek mencantumkan batasan Anda. Ini memberi tahu klien Anda apa yang Anda perlu orang lain lakukan sebelum Anda dapat melanjutkan. Tetapkan harapan dengan pihak lain yang terlibat sehingga Anda dapat menyelesaikan kesepakatan tepat waktu. Kendala termasuk kemungkinan untuk pengadaan material, menunggu secara berurutan pada subkontraktor untuk menyelesaikan pekerjaan sebelumnya, atau menentukan periode waktu Anda tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan.

7. Mengancingkan ruang lingkup proyek Anda

Terakhir, ruang lingkup proyek Anda harus menyertakan bagian untuk tanda tangan. Langkah ruang lingkup proyek ini memastikan bahwa semua pihak telah membaca dan menyetujui parameter dan biaya. Ini juga memberikan satu kesempatan terakhir bagi masing-masing pihak untuk melakukan perubahan yang diperlukan sebelum proyek dimulai.

Apa itu scope creep?

Scope creep membayangi ruang kemudi manajemen proyek. Karena manusia tidak pernah bisa memprediksi 100% bagaimana sebuah proyek akan berjalan, scope creep terjadi. Scope creep adalah ketika pekerjaan tambahan tak terduga diperlukan di tengah proyek, dan tidak ada yang mau melakukannya secara gratis. Itu akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu dan uang.

Keadaan yang tidak terduga, seperti mengekspos bahan bangunan busuk yang perlu diganti selama proyek renovasi, merupakan penyebab umum dari scope creep. Anda dapat mengurangi risiko creep ruang lingkup dengan menjadi spesifik tentang pengecualian Anda dan memperbarui ruang lingkup Anda saat proyek berlangsung.

Contoh lingkup proyek

Lingkup proyek adalah dokumen terperinci apa pun yang mendefinisikan harapan dari penyedia ke klien, dengan hasil yang dapat diukur. Dokumen-dokumen ini digunakan di berbagai industri—mulai dari konstruksi hingga manajemen perangkat lunak.

Persiapkan diri Anda untuk sukses dari awal dengan alat manajemen proyek yang tepat untuk pekerjaan itu

Membuat lingkup proyek yang ahli adalah keterampilan manajer proyek yang diasah dari waktu ke waktu. Dengan meluangkan waktu untuk membahas semua persyaratan tugas, membuat daftar pertanyaan yang Anda miliki, dan menyesuaikan ekspektasi sebelum Anda memulai proyek apa pun adalah langkah pertama untuk membangun ruang lingkup proyek yang sukses. Cari tahu apa lagi yang dapat Anda tambahkan ke kotak alat Anda dengan melihat alat terbaik kami untuk manajer proyek.