4 Perangkat Lunak Manajemen Persyaratan Gratis Terbaik

Diterbitkan: 2022-12-15

Perangkat lunak manajemen persyaratan membantu Anda memetakan semua persyaratan untuk proyek yang sedang berlangsung dan yang direncanakan.

Dalam hal perencanaan sumber daya, setiap manajer proyek memahami bahwa tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua. Tidak adanya alat yang tepat untuk mengumpulkan dan meninjau kebutuhan proyek dapat menyebabkan keterlambatan. Perangkat lunak manajemen persyaratan dapat membantu organisasi menentukan semua persyaratan, termasuk kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, fungsional, operasional, dan keamanan untuk proyek yang sedang berlangsung dan yang direncanakan.

Ada solusi manajemen persyaratan gratis dengan fungsionalitas untuk mengawasi persyaratan proyek untuk bisnis Anda yang sedang berkembang. Menggunakan alat gratis, Anda dapat menguji kegunaan perangkat lunak dan mencapai efisiensi bisnis tanpa benar-benar harus membayar untuk teknologinya.

Pada artikel ini, kami menyoroti empat produk perangkat lunak manajemen persyaratan gratis teratas untuk manajer proyek, dalam urutan abjad, berdasarkan ulasan perangkat lunak yang diverifikasi. Baca lebih lanjut .

Lihat daftar lengkap alat manajemen persyaratan terbaik di direktori perangkat lunak Capterra.

1. ClickUp: Menawarkan tampilan yang dapat disesuaikan untuk memantau persyaratan

ClickUp adalah platform manajemen tugas dan proyek yang memungkinkan manajer mengidentifikasi persyaratan proyek, menetapkan tugas ke anggota tim, berkolaborasi dengan kolega, membuat jadwal, dan merampingkan alur kerja proyek. Dengan tampilan kerja ClickUp yang dapat disesuaikan, seperti tampilan daftar, tampilan kalender, papan Kanban, bagan Gantt, dan lainnya, perangkat lunak membantu pengguna merencanakan, melacak, dan memantau persyaratan proyek. ClickUp memiliki aplikasi seluler untuk pengguna Android dan iOS.

Fitur gratis*:
  • Templat persyaratan produk: Mencakup templat kolaboratif untuk pemangku kepentingan dan pengembang, memiliki lebih dari 17 status untuk persyaratan yang diminta, lima jenis tampilan, dan beberapa bidang khusus.

  • Papan Kanban: Memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan alur kerja dan membuat status unik untuk alur kerja apa pun, dari sprint hingga proses multi-tahap. Ini memungkinkan Anda melihat dan mengubah status proyek, menambahkan penerima tugas, dan memperbarui tugas dari modul terpadu.

  • Pelacakan waktu asli: Memungkinkan Anda melacak waktu, menetapkan perkiraan, menambahkan catatan, dan melihat laporan waktu untuk meningkatkan produktivitas.

  • Dokumen kolaboratif: Membantu Anda menentukan persyaratan dalam editor dokumen dinamis dengan pengeditan waktu nyata dan beberapa opsi penataan gaya serta tautan yang dapat dibagikan untuk membuat prosedur operasi standar (SOP) yang mendetail.

Opsi dukungan pelanggan: Obrolan langsung, telepon, dan email

2. monday.com: Melengkapi template pengumpulan kebutuhan untuk proyek

monday.com memfasilitasi efisiensi operasional dengan membantu pengguna melacak persyaratan proyek dan alur kerja serta memvisualisasikan data. Perangkat lunak ini menawarkan templat ketertelusuran persyaratan untuk proyek yang menguraikan garis waktu proyek, anggaran, sumber daya yang diminta, dan fitur. monday.com memiliki aplikasi seluler untuk pengguna Android dan iOS.

Fitur gratis*:
  • Templat yang dapat disesuaikan: Mencakup beberapa templat untuk mengumpulkan persyaratan khusus proyek dan alur kerja melalui wawancara, survei, curah pendapat, dan kelompok fokus

  • Dasbor tampilan dan pelaporan: Melacak perubahan, memvisualisasikan data Anda di dasbor untuk memberikan wawasan berbasis data, dan menggunakan tampilan Kanban untuk menetapkan dan memprioritaskan tugas sesuai dengan kapasitas tim.

  • Kolaborasi: Menawarkan alat papan tulis untuk bertukar pikiran, berkomunikasi, mengedit, dan menguraikan rencana manajemen persyaratan secara kolaboratif.

  • Pelacakan produktivitas: Membantu Anda tetap terhubung setiap saat melalui aplikasi seluler dan melacak status proyek Anda.

Opsi dukungan pelanggan: Formulir permintaan, basis pengetahuan, dan pusat bantuan

3. Jalan Proses: Menjalankan daftar periksa untuk mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan utama

Process Street memiliki template manajemen persyaratan bisnis yang melengkapi daftar periksa untuk mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan utama yang harus dipenuhi melalui proyek, produk, layanan, sistem, atau perangkat lunak baru. Setelah mengidentifikasi persyaratan, ada baiknya Anda menentukan aktivitas dan sumber daya relevan yang sesuai dengan persyaratan yang diberikan. Anda juga dapat menetapkan prioritas dan menentukan metrik atau kriteria penilaian untuk semua persyaratan.

Fitur gratis*:
  • Pelacakan alur kerja: Membantu Anda membuat alur kerja dan menugaskannya ke tim Anda. Memungkinkan Anda melacak aktivitas dari dasbor dan mendapatkan notifikasi waktu nyata saat tugas selesai.

  • Menyederhanakan persetujuan: Memungkinkan Anda membuat satu contoh, multi-tahap, atau persetujuan berurutan untuk merampingkan alur kerja.

  • Integrasi: Memfasilitasi lebih dari 100 opsi integrasi untuk mengotomatiskan penjadwalan dan penetapan alur kerja.

Opsi dukungan pelanggan: Obrolan langsung, email, dan media sosial

4. Tulis: Mengotomatiskan siklus hidup persyaratan dengan alur kerja yang dapat disesuaikan

Wrike menyertakan template manajemen persyaratan yang membantu mengumpulkan dan meninjau persyaratan proyek untuk menghilangkan hambatan dan penundaan. Perangkat lunak ini memungkinkan manajemen siklus hidup persyaratan end-to-end dengan formulir permintaan yang dapat disesuaikan untuk mengumpulkan data dan merampingkan persetujuan. Anda dapat menggunakan alur kerja khusus, penandaan silang
, dasbor, dan status untuk mendapatkan visibilitas lengkap ke status persyaratan. Wrike memiliki aplikasi seluler untuk perangkat Android dan iOS.

Fitur gratis*:
  • Tampilan kerja kustom: Memberikan visibilitas ke dalam status persyaratan dan beban kerja untuk menyetujui pemangku kepentingan secara real time dengan tampilan Kanban, tampilan tabel, dan kemampuan pelaporan lainnya.

  • Manajemen proyek dan tugas: Membantu memecah proyek besar menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, menetapkan sumber daya sesuai dengan persyaratan yang diusulkan, melampirkan file, dan melihat jadwal proyek dalam modul terpadu.

  • Perencanaan sumber daya: Memungkinkan manajer untuk merencanakan dan mengalokasikan sumber daya, mengantisipasi permintaan sumber daya, mengoptimalkan beban kerja tim, dan mengelola waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas.

Opsi dukungan pelanggan: Obrolan langsung, telepon, dan basis pengetahuan

Cara memilih perangkat lunak manajemen persyaratan gratis terbaik

Seperti dibahas di atas, memasang platform manajemen persyaratan yang efektif sangat penting bagi manajer bisnis untuk menentukan kebutuhan perangkat lunak, perangkat keras, fungsional, operasional, dan keamanan untuk proyek yang sedang berjalan dan direncanakan. Namun, memilih alat yang tepat bisa menjadi hal yang menakutkan dengan banyaknya alat yang tersedia di pasar. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat saat memilih solusi yang tepat untuk tim Anda.

  • Identifikasi persyaratan proyek Anda: Langkah pertama untuk memilih alat adalah mengevaluasi dan menentukan bidang peningkatan dan tantangan umum dalam proses penetapan persyaratan yang ingin Anda atasi. Ini akan membantu Anda memahami atribut dan kemampuan apa yang harus dicari saat mencari perangkat lunak manajemen persyaratan terbaik.

  • Periksa kemampuan adaptasi perangkat lunak untuk proses dan alur kerja saat ini: Perangkat lunak yang Anda pilih harus membantu merampingkan proses proyek Anda. Oleh karena itu, penting untuk menentukan bagaimana sistem baru akan beradaptasi dengan proses dan alur kerja Anda yang sudah ada sebelum melakukan pembelian. Jika sulit menyelaraskan proses Anda dengan alat yang Anda evaluasi, pertimbangkan untuk mencari solusi lain.

  • Pertimbangkan fitur pemodelan persyaratan: Dengan menggunakan fitur pemodelan persyaratan, pengembang perangkat lunak berkolaborasi dengan anggota tim mereka dan menguji aplikasi yang sedang dikembangkan untuk memahami hubungan antara pengujian dan persyaratan aktual. Ini memberikan visibilitas sistem secara keseluruhan (perangkat keras dan perangkat lunak), yang membantu dalam menentukan persyaratan dan mengurangi kesenjangan dan ketidakkonsistenan.

  • Evaluasi kemampuan personalisasi perangkat lunak: Setiap proyek memiliki persyaratannya sendiri, yang memerlukan strategi fleksibel yang dapat menyesuaikan dengan pendekatan proyek Anda. Oleh karena itu, Anda memerlukan platform manajemen persyaratan yang dapat beradaptasi dengan pendekatan bisnis unik Anda. Misalnya, jika proyek memerlukan pelaporan lanjutan, Anda harus dapat menyesuaikan solusi manajemen persyaratan untuk mengumpulkan dan menganalisis data yang ingin Anda lihat dalam laporan.

  • Pastikan kemudahan penggunaan: Setelah implementasi, alat manajemen kebutuhan Anda akan digunakan oleh personel teknis dan non-teknis. Anda tidak akan mendapatkan banyak nilai jika semua pengguna tidak dapat menggunakan sistem dengan lancar.

Berapa biaya peningkatan dari paket perangkat lunak manajemen persyaratan gratis ke yang berbayar?

Jika Anda memerlukan solusi untuk mengidentifikasi, mengukur, dan menetapkan persyaratan proyek Anda, solusi manajemen persyaratan gratis dapat memenuhi tujuan Anda tanpa batas. Namun, jika Anda ingin menambah jumlah pengguna atau opsi integrasi, Anda mungkin harus meningkatkan ke versi alat berbayar. Sebagian besar perangkat lunak persyaratan produk di pasar diberi harga per bulan dan dapat dibagi menjadi tiga tingkatan harga berdasarkan harga awalnya.

Kisaran harga:*

  • $5 - $7,80

  • $8 - $9,90

  • $10+

*Harga yang disertakan adalah untuk penawaran level awal/harga terendah yang ditemukan di situs vendor pada tanggal 15 November 2022. Kisaran ini sesuai dengan persentil ke-25, ke-75, dan ke-100 dari informasi harga yang dikumpulkan dari situs vendor produk sampel.

Biaya tersembunyi yang terkait dengan perangkat lunak manajemen persyaratan

Daftar harga di atas merangkum harga untuk paket dasar sebagian besar produk. Namun, bahkan paket perangkat lunak manajemen persyaratan gratis mungkin memiliki beberapa biaya tersembunyi. Biaya ini mungkin termasuk biaya tambahan untuk fitur premium seperti ketertelusuran multi-level, pelatihan yang dipersonalisasi, dan penambahan pengguna tambahan. Jika Anda memilih untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan mengintegrasikannya dengan sistem lain, seperti alat manajemen proyek, Anda juga harus membayar biaya tambahan. Peningkatan dan pemeliharaan sistem mungkin juga memerlukan biaya tambahan. Oleh karena itu, pastikan untuk memeriksa dengan vendor Anda untuk setiap biaya tersembunyi yang mungkin terkait dengan produk yang Anda pertimbangkan.

Pertanyaan umum saat memilih perangkat lunak manajemen persyaratan gratis

Ini adalah beberapa pertanyaan umum yang dapat Anda tanyakan kepada vendor sebelum memilih solusi perangkat lunak manajemen persyaratan gratis untuk bisnis Anda:

Apakah perangkat lunak menawarkan pembaruan status waktu nyata?

Sebelum Anda berinvestasi dalam alat manajemen persyaratan, pastikan alat tersebut menawarkan pembaruan alur kerja waktu nyata pada persyaratan yang ditetapkan, hambatan, dan kemajuan proyek.

Apakah perangkat lunak tersebut kompatibel dengan tumpukan teknologi saya yang sudah ada?

Perangkat lunak terpilih Anda juga harus kompatibel dengan alat Anda lainnya, termasuk perangkat lunak manajemen proyek dan suite produktivitas seperti Microsoft Office. Solusi yang terintegrasi dengan tumpukan Anda yang ada akan membantu merampingkan semua proses Anda dan memastikan impor/ekspor data penting dengan mudah.

Bisakah pemangku kepentingan proyek menentukan persyaratan?

Stakeholder proyek seringkali perlu menentukan persyaratan berdasarkan urgensi. Misalnya, mereka dapat memisahkan kebutuhan menurut prioritas proyek dan menghindari penundaan. Ini juga membantu merampingkan proses definisi persyaratan. Sebelum menentukan pilihan, tanyakan kepada vendor tentang fitur apa pun yang memungkinkan Anda menyesuaikan proses penilaian persyaratan.

Apakah ada cara untuk memantau perubahan persyaratan proyek?

Perangkat lunak manajemen persyaratan yang tepat harus memungkinkan Anda melacak dan memantau perubahan atau transisi dalam persyaratan proyek. Beberapa alat menyediakan dasbor waktu nyata dan aplikasi seluler untuk membantu pengguna memantau status permintaan proyek mereka.