Meilleur logiciel de communication pour les équipes en 2022 - 3 types dont vous avez besoin aujourd'hui

Au tout début de la pandémie de COVID-19, nous avons pris conscience de certaines choses.

Nous savions que nous pourrions être infectés, qu'il serait plus difficile de voyager et que la politique, ainsi que l'économie, seraient chaotiques. Mais une chose que nous n'avons pas vue venir, c'est une crise épistémologique.

Étant un type de virus inconnu, il n'y avait aucune donnée sur le COVID-19 et la quantité de fausses nouvelles de ce fait était énorme. L'information est devenue un mensonge, la communication a été perdue .

De même, une situation similaire s'est produite dans le domaine du travail.

Alors que de nombreuses entreprises et entreprises ont ramené du travail à la maison, l'efficacité du travail effectué par et en équipe a particulièrement chuté.

Mais pourquoi?

Tout le monde ne se sentirait-il pas plus à l'aise de travailler dans le confort de sa propre maison ?

Est-ce que le fait de supprimer les trajets quotidiens de l'image ne vous aiderait pas à gagner du temps et à gagner en efficacité ?

Les bureaux à domicile n'étaient-ils pas l'avenir ?

Il y a beaucoup à déballer là-bas, mais une chose est sûre. Les membres de l'équipe ne peuvent pas agir individuellement . Sans partager le même environnement de travail, il n'est pas surprenant que la plupart des entreprises aient signalé une baisse des taux d'efficacité.

Mais heureusement, les pionniers de la technologie ont pris le volant et ont introduit des outils pour créer à nouveau l'environnement d'équipe parfait. Alors que 2020 et 2021 ont été l'année où nous avons trouvé la solution, 2022 semble être l'année où nous la maîtriserons. Aujourd'hui, nous nous penchons sur les meilleurs outils de communication pour les équipes en 2022.

Avant de commencer avec notre liste des meilleurs outils de communication d'équipe, rappelons-nous ce qu'ils sont vraiment et pourquoi sont-ils si importants.

Qu'est-ce qu'un outil de communication ?

Un outil de communication ou un logiciel de communication est un outil qui aide deux ou plusieurs parties à communiquer entre elles. Bien que cela puisse sembler n'impliquer que des outils tels que les salons de discussion et les outils de messagerie électronique, cela englobe en fait des outils de vidéoconférence, des outils de partage de fichiers et des outils de gestion de projet. La communication n'est pas nécessairement verbale et peut prendre la forme d'une présentation préparée en collaboration à l'aide d'un tel logiciel.

Pourquoi avez-vous besoin d'outils de communication ?

La principale préoccupation d'une équipe est toujours la communication et la collaboration.

Vous pouvez avoir une belle image à portée de main, mais si elle ne rentre pas dans le cadre, vous ne pouvez pas l'accrocher au mur.

Les outils de communication ont toujours été vitaux, mais le manque d'outils appropriés et/ou le fait de ne pas pouvoir les utiliser au maximum a coûté beaucoup d'argent aux entreprises pendant la pandémie. L'année dernière est devenue la preuve physique de l'importance des outils de communication pour les équipes. Quelle que soit leur taille, toutes les entreprises sont désormais à la recherche du pack d'outils optimal pour leur activité. Mais sans savoir pourquoi c'est important, vous ne pouvez pas utiliser l'outil au maximum.

Avantages des outils de communication

Un micro-bureau

Tout d'abord, vous pouvez mettre tout le bureau sur un outil de communication.

L'agitation des voyages de retour et de bureau fort peut être réduite. Encore mieux si vous travaillez à domicile. C'est la même chose lorsqu'un employé ne peut pas se rendre au travail. La grande idée est que nous avons tous accès à l'outil même lorsque nous ne sommes pas physiquement là.

Responsabilité maximale

L'encre la plus pâle est meilleure que la mémoire la plus nette - ou dans notre cas, le plus petit pixel est meilleur que la mémoire la plus nette.

Tout comme c'était le cas avec la frénésie des e-mails à l'époque, nous nous souvenons une fois de plus avec les outils de communication que l'écrit est plus sûr que l'oral. Comme les malentendus sont bien plus fréquents que ce à quoi vous vous attendez dans le monde des affaires, il est préférable de prendre la voie de la sécurité et de maintenir la conversation sur l'outil.

Convivial pour les données

Bien que les avantages soient bien plus nombreux que nous ne pourrions les énumérer ici, enfin, un outil de communication est le meilleur pour produire, partager et conserver des données significatives.

Un outil de communication englobe la notion de « parler sur un outil » et couvre les types d'outils qui vous permettront de produire en collaboration du contenu et des produits, de partager des fichiers instantanément et de les stocker de façon permanente. Tous se sont avérés plus que pratiques dans des conditions de verrouillage où tout ce que nous avions était des outils en ligne.

Quels types d'outils de communication existe-t-il ?

Bien que la définition d'un outil de communication soit assez simple, il est vrai que cette définition recouvre différents types d'outils. En fait, tout outil qui considère la communication comme son point fort principal ou parfois secondaire peut être considéré comme un outil de communication.

Tous les outils de communication ne sont pas identifiés comme un type d'outil spécifique et la plupart ont plusieurs objectifs. Cependant, les types d'outils principaux et les plus importants sont :

• Outils de chat en temps réel qui se concentrent sur la communication verbale en temps réel des membres de l'équipe
• Des outils de conférence vocale et vidéo qui permettent aux membres d'organiser des réunions lorsqu'une réunion physique n'est pas une option
• Outils de gestion de projet qui aident à visualiser le flux de travail de projets spécifiques dans une équipe

Bien qu'il existe plusieurs autres types d'outils tels que les outils de partage de fichiers, les outils de collaboration de documents et les outils de communication interne, la plupart des outils qui entrent dans les catégories énumérées ci-dessus ont tendance à avoir ces types de fonctionnalités et ne sont donc pas prioritaires la plupart du temps. Aujourd'hui, nous nous concentrons sur les trois principaux types.

Maintenant, sans plus tarder, voici la liste des outils de communication dont vous avez besoin pour faire monter en flèche les performances de votre équipe, au bureau et à l'extérieur.

Outils de chat en temps réel

Nous connaissons tous le rôle que jouent les e-mails dans la vie des entreprises.

C'est un rôle énorme et – pour l'instant – apparemment irremplaçable. Cependant, les équipes ont besoin du confort d'un chat en temps réel, surtout lorsqu'elles ne partagent pas le même environnement tout le temps. Ainsi, si votre équipe ne dispose toujours pas d'un outil de chat en temps réel, en obtenir un fera des merveilles.

Mais lequel choisir ?

Mou

Slack était l'un des principaux outils de communication d'équipe avant 2020 et il semble qu'il ne deviendra populaire qu'en 2022.

C'est essentiellement bon pour la communication en temps réel de l'équipe, mais cela ne s'arrête pas là. Slack peut être intégré à plus de 2 200 applications et outils , vous aide à créer des flux de travail automatisés et vous permet de partager des fichiers. Une caractéristique que j'aime particulièrement est qu'il vous permet de travailler avec différentes équipes de la même manière que vous le faites avec votre propre équipe, même avec des équipes de différentes entreprises.

Ce couteau suisse d'un outil est proposé au prix de 6,67 $ / mois pour les petites et moyennes entreprises et de 12,50 $ / mois pour les plus grandes . Avec le niveau Enterprise Grid, vous pouvez avoir jusqu'à 500 000 personnes sur Slack, et ne vous inquiétez pas, il a une version gratuite pour les équipes individuelles qui sera plus que suffisante pour les débutants.

Pour couronner le tout, Slack est disponible sur votre ordinateur et sous forme d'application. Faites-le en déplacement !

Équipes Microsoft

Étant une excellente option pour l'éducation pendant la pandémie, Microsoft Teams est devenu encore plus populaire l'année dernière.

C'était déjà génial pour la communication et la collaboration d'équipe, mais avec les dernières mises à jour, c'est devenu un must pour toutes les équipes. Bien que Microsoft Teams soit également un outil de communication principalement basé sur la vie réelle, certaines fonctionnalités le rendent encore plus attrayant. Avec MS Teams, vous pouvez organiser des réunions sous forme de vidéoconférences ou d'appels, vous pouvez travailler en collaboration sur des fichiers en temps réel, ainsi que les partager et les stocker. Mais la meilleure partie de MS Teams est probablement qu'il s'agit d'un produit Microsoft. Si vous avez une équipe qui connaît les produits MS, Microsoft Teams est celle qu'il vous faut.

Vendu dans le cadre du pack Microsoft 365 Business, Microsoft Teams est proposé au prix de 5,00 $ utilisateur/mois pour le niveau de base . Le niveau standard a un prix de 12,50 $ utilisateur/mois tandis que le niveau Office 365 E3 est de 20,00 $ utilisateur/mois. Tout comme Slack, Teams propose également un niveau gratuit qui couvre les versions très basiques de chaque fonctionnalité avec une capacité pour moins de membres de l'équipe.

Outils de conférence vocale et vidéo

Bien que des outils comme Slack et Microsoft Teams couvrent le besoin d'avoir des réunions, ils peuvent être insuffisants pour les grandes équipes ou les équipes qui ne peuvent pas encore se permettre de tels outils.

De plus, comme la pandémie nous a sensibilisés aux opportunités des réunions en ligne, nous pourrions maintenant avoir besoin de plus d'options pour une conférence vocale ou vidéo. Une autre chose à retenir est la possibilité que nous travaillions avec quelqu'un en dehors de l'équipe. Il est préférable de ne pas impliquer la personne dans des outils d'équipe complexes. Dans tous les cas, il est préférable d'avoir un outil séparé et spécifique pour les conférences.

Voici quelques-uns que nous aimons.

Zoom

Il n'y a pas de mots pour exprimer le type d'augmentation de la demande que Zoom a eue l'année dernière.

De toute évidence, il s'agit toujours d'un outil de premier ordre très demandé et les fonctionnalités ne font que s'améliorer. Zoom est un outil où vous pouvez organiser des réunions avec vidéo ou simplement audio. Les participants peuvent discuter sur la boîte de discussion, lever la main et partager l'écran. L'hôte peut créer des sondages pour l'équipe, placer les participants dans des salles de sous-commission et créer une salle d'attente pour plus de sécurité. La meilleure partie est que toutes les fonctionnalités sont adaptables et personnalisables.

Le niveau pro pour Zoom est proposé au prix de 149,90 $/an/licence et constitue la meilleure option pour les petites équipes, tandis que le niveau professionnel est proposé à 199,90 $/an/licence et le niveau entreprise à 240 $/an/licence . Comme d'habitude, Zoom propose également une version gratuite avec laquelle vous pouvez organiser des réunions d'une durée maximale de 40 minutes ou des réunions individuelles illimitées.

Réunions Cisco WebEx

Cisco WebEx est très similaire à Zoom, mais moins populaire.

Non pas parce qu'il manque quelque chose en particulier, mais parce que Zoom a fait un meilleur travail de marketing pendant les périodes les plus cruciales. En fait, Cisco WebEx est davantage préféré par les entreprises relativement plus grandes selon les avis. De grands clients comme CNN et Jimmy Kimmel Live – wow – utilisent Cisco WebEx.

Mais qu'est-ce qui rend exactement WebEx comparable à Zoom ?

Il a quelques caractéristiques uniques. Par exemple, WebEx dispose d'un outil de détection de présence et vous permet d'avoir plus d'informations sur l'ensemble des participants. Une autre fonctionnalité très innovante introduite par WebEx est un assistant numérique en réunion qui peut prendre des notes pour vous et plus encore. Bonne alternative en effet.

Cisco WebEx est proposé à un prix de départ de 13,50 $ par hôte/mois, le niveau supérieur est de 17,95 $ par hôte/mois et le niveau professionnel est de 26,95 $ par hôte/mois. Tout comme son homologue plus populaire, WebEx a une version gratuite où vous pouvez organiser des réunions de 40 minutes, avec jusqu'à 200 participants.

Gestion de projet

La gestion d'un projet n'est pas quelque chose que vous pouvez faire sur papier ou par e-mails.

Même lorsque toute l'équipe est dans la même pièce, certains travaux doivent être effectués individuellement. Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez voir ce que font vos coéquipiers en temps réel, ainsi que suivre et contribuer à des tâches et des fichiers spécifiques.

Travail en équipe

Ayant Disney, Netflix, Spotify et PayPal parmi leurs clients, Teamwork en vaut déjà la peine.

Au niveau du produit, Teamwork a tout ce que vous attendez d'un outil de gestion de projet. Avec la facilité d'utilisation du logiciel et une grande quantité de fonctionnalités hautement personnalisables, il offre des moyens de créer de l'intégrité dans l'équipe et de le faire en un seul clic. Une fonctionnalité très attendue est la fonctionnalité « charge de travail » qui vous permet de voir les tâches confiées aux membres de l'équipe et l'ensemble de la capacité.

Le niveau pro est proposé au prix de 10 $ par utilisateur/mois (facturé annuellement) tandis que le niveau premium est de 18 $/utilisateur/mois (facturé annuellement). Il existe une version gratuite où vous pouvez travailler sur jusqu'à 2 projets avec 5 membres.

Projet Kissflow

Un autre outil puissant avec des clients de renom comme HubSpot, Domino's, Michelin et Pepsi, Kissflow Project offre des flux de travail parfaitement organisés avec une collaboration efficace au centre.

Avec Kissflow Project, vous obtenez une vision claire de tout ce qui se passe dans l'équipe grâce à des vues spécialisées comme mon préféré, le mode Matrix . Les membres de l'équipe peuvent étiqueter les tâches comme en cours, en attente et terminées , ce qui est un gain de temps considérable pour toute l'équipe. Un autre point fort de Kissflow Project est ses fonctionnalités de reporting qui prennent en compte de nombreux facteurs susceptibles d'affecter considérablement les projets.

Kissflow Project a un niveau gratuit pour 3 utilisateurs et 1 projet et comprend des rapports simples, une limite de stockage de 10 Go et des fonctions de délai. Le niveau de démarrage pour 5 utilisateurs et 5 projets est proposé au prix de 35 $ / mois, tandis que le prix du niveau entreprise est défini exclusivement.

Cliquez vers le haut

ClickUp vous aide à "gagner un jour chaque semaine". Bien que ce soit leur propre dicton, en tant que membre d'une organisation qui utilise ClickUp pour les tâches quotidiennes et la gestion de projet, je peux dire que l'outil nous aide à gagner beaucoup de temps.

Il ne présente pas de différences majeures par rapport aux autres outils de gestion de projet, mais la facilité d'utilisation et la convivialité de l'interface utilisateur vous aident à naviguer plus facilement dans l'outil, ce qui facilite la gestion de vos tâches quotidiennes.

De plus, avec de nombreuses fonctions telles que le suivi du temps, la gestion des surcharges, les automatisations, etc., il vous aide à obtenir des informations précieuses sur votre équipe et à automatiser les processus répétitifs.

Conclusion

Choisir les bons outils est essentiel pour toutes les entreprises.

En outre, il faut considérer très attentivement la taille et le secteur de l'entreprise. Même lorsque vous pensez qu'un outil est le meilleur et que vous en avez besoin, il peut y avoir un autre outil qui pourrait offrir les fonctionnalités de deux outils distincts.

Maintenant que vous connaissez nos suggestions pour les types d'outils de communication les plus importants, vous êtes prêt à décider des besoins de votre entreprise.

Questions fréquemment posées

Pourquoi utiliser un logiciel de communication d'équipe ?

Un logiciel de communication d'équipe peut vous aider à accroître la responsabilité au sein de votre organisation et à assurer une ligne de communication saine entre les membres de l'équipe et les différentes équipes.

Quel outil de communication fonctionne le mieux pour répondre aux questions des membres de l'équipe ?

La plupart des outils de communication d'équipe tels que Slack et Microsoft Teams vous permettent d'engager des conversations avec des coéquipiers, tandis que des outils de gestion de projet tels que Notion, ClickUp ou Asana peuvent fournir des fonctions similaires.