10 avantages du logiciel de gestion des signatures d'e-mails pour vous faciliter la vie

Dans les nombreux e-mails que vous avez échangés, je suis sûr que vous avez vu des signatures d'e-mail au moins une poignée de fois. Vous vous êtes probablement demandé ce qu'ils sont et, plus important encore, ce qu'ils font. Si vous êtes toujours confus, sachez qu'une signature d'e-mail est un bloc de texte que l'on trouve souvent à la fin d'une correspondance par e-mail. Il aide à façonner l'identité de votre entreprise, à représenter votre entreprise et à promouvoir vos événements et sites Web, sans aucune campagne active. Comme vous pouvez le constater, il s'agit d'un outil très pratique pour tous ceux qui travaillent dans l'industrie du marketing.

Qu'est-ce que la gestion des signatures d'e-mail ?
Avantages de la gestion des signatures d'e-mail :
1. Un style cohérent de signature d'e-mail d'entreprise
2. Gestion centralisée des signatures d'e-mails
3. Créer une signature électronique pour différents départements
4. Marketing par signature électronique facile à utiliser
5. Implémentation sûre et facile de la signature électronique
6. Signatures d'e-mails multiplateformes
7. Conformité légale
8. Évolutivité
9. Aucun service tiers
10.Preset plusieurs modèles de signature

Qu'est-ce que la gestion des signatures d'e-mail ?

Il peut être assez difficile de gérer les signatures de chaque employé. En plus de cela, laisser vos employés concevoir leur propre signature de courrier électronique pourrait entraîner une mauvaise représentation de votre entreprise car ils pourraient sembler bâclés ou contenir des informations inexactes. Cela pourrait aller à l'encontre de votre objectif de créer des signatures propres et d'aspect professionnel pour la reconnaissance de la marque. À cette fin, l'utilisation d'un logiciel de gestion des signatures d'e-mails est la meilleure option. Outre les avantages mentionnés ci-dessus, l'utilisation du logiciel peut vous apporter 10 avantages supplémentaires par rapport aux autres méthodes de création de la signature électronique.

Avantages du logiciel de gestion des signatures d'e-mail :

Image reproduite avec l'aimable autorisation de Freepik

1. Un style cohérent de signature de courrier électronique de l'entreprise

Il peut être difficile de maintenir la cohérence de la marque dans votre ton, vos e-mails et vos promotions. Parfois, les informations ne sont pas à jour ou les clauses de non-responsabilité nécessaires ne sont pas en place ou les signatures ne fonctionnent pas pour tous les différents départements. Tout cela pourrait démontrer le manque de professionnalisme de votre entreprise. Ainsi, l'utilisation d'un logiciel de gestion des signatures d'e-mails peut éliminer les incohérences dans votre image de marque et communiquer un sentiment de légitimité aux personnes avec lesquelles votre entreprise est en contact. Le logiciel crée une image unifiée et professionnelle de votre entreprise. De cette façon, vous pouvez avoir un impact avec vos signatures électroniques tout en assurant la cohérence de la marque.

2. Gestion centralisée des signatures d'e-mails

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des signatures d'e-mails est que vous pouvez gérer toutes vos signatures en un seul endroit. Le logiciel unifie les signatures et les clauses de non-responsabilité des employés et vous donne le contrôle pour gérer de manière centralisée leur apparence. Lorsque vous êtes en mesure de les gérer de manière centralisée, vous pouvez créer des signatures cohérentes et standardisées avec des informations de contact valides pour tous vos employés. De cette façon, après avoir créé le design parfait, vous pouvez simplement déployer et mettre en œuvre vos signatures dans toute votre entreprise.

3. Créer une signature électronique pour différents départements

Il est crucial d'avoir une image de marque de signature électronique cohérente dans toute votre entreprise, mais il est tout aussi crucial d'avoir différentes versions de la signature électronique de l'entreprise pour différents services au sein de la même entreprise. Chaque département a des objectifs différents à atteindre et un public différent à cibler. Le meilleur logiciel de gestion de signatures d'e-mails (qui peut être associé au meilleur générateur de signatures d'e-mails pour de meilleurs résultats) est polyvalent et personnaliserait les signatures pour chaque service en fonction de ses besoins. Dans l'exemple, l'équipe de vente pourrait inclure des promotions et des offres spéciales dans ses signatures tandis que l'équipe de support technique pourrait inclure ses heures d'ouverture. Cela peut ajouter au professionnalisme de l'entreprise et les destinataires peuvent communiquer directement avec le service concerné.

4. Marketing par signature électronique facile à utiliser

Le logiciel de gestion des signatures e-mail est un excellent outil pour le marketing par e-mail dans son ensemble. Ce type de marketing consiste à utiliser une signature électronique avec des bannières, transformant les signatures en campagnes de marketing de signature. Un logiciel de signature électronique combine parfaitement les deux pour garantir que vos messages sont communiqués efficacement sans répétition. Cet avantage rend le logiciel très facile à utiliser entre différentes entreprises car elles peuvent lancer des campagnes de bannières sans rétablir la signature. En plus de cela, les bannières peuvent donner des résultats impressionnants car elles sont attrayantes, créatives et obligent les destinataires à réagir avec une réaction. Par conséquent, en utilisant le logiciel, les entreprises peuvent partager efficacement des actualités, des mises à jour de blogs et des invitations à l'aide d'appels à l'action dans leurs bannières tout en se marquant avec leurs signatures.

5. Mise en œuvre sûre et facile de la signature électronique

Un générateur de signatures emails professionnel associé à un logiciel efficace de gestion des signatures emails permet de mettre en pratique ces signatures très facilement. Une fois que vous avez donné au logiciel le design et vos préférences, il génère automatiquement votre signature et vous la présente sous une forme prête à l'emploi. Lorsque vous le distribuez à vos employés et que vous souhaitez qu'ils l'ajoutent à leurs e-mails, ils peuvent simplement utiliser la méthode du copier-coller. Cette méthode simple suffira et vos employés, surtout s'ils ne sont pas très férus de technologie, n'auront pas à passer des heures à essayer d'apprendre différents codes juste pour ajouter la signature. En plus de cela, votre équipe informatique vous remerciera probablement d'avoir choisi d'utiliser le logiciel au lieu de lui confier la tâche et de lui faire gagner beaucoup de temps.

6. Signatures d'e-mails multiplateformes

Ce logiciel facilite la présence des signatures de courrier électronique sur plusieurs plates-formes et garantit qu'elles s'affichent correctement sur ces plates-formes. De nos jours, la plupart des e-mails sont lus sur des appareils mobiles. Le logiciel ajuste donc les pixels pour s'assurer que la signature est lisible lorsqu'elle est réduite pour les appareils mobiles. Il réduit également la taille de vos images afin qu'elles se chargent plus rapidement. Cependant, nous vous recommandons de tester soigneusement le modèle de signature électronique qui vous est fourni par le logiciel sur différents appareils tels que les smartphones, les tablettes et les ordinateurs portables avant de le déployer pour voir comment il apparaît sur les différentes plates-formes. Cela vous donnera également une idée de son apparence pour les destinataires et vous donnera la possibilité d'apporter des modifications pour vous assurer qu'il a l'air bien sur toutes les plateformes.

7. Conformité légale

Il est impératif de pratiquer une gestion saine et éthique des signatures électroniques au sein d'une entreprise. Afin de garantir le respect de la loi, vous devez faire respecter les mentions légales à jour ou comportant des en-têtes de confidentialité. Les systèmes de messagerie ne sont pas suffisamment équipés pour respecter pleinement les clauses de non-responsabilité. L'utilisation d'un logiciel de gestion centralisée des e-mails peut donc être une bonne idée pour votre entreprise. Le logiciel peut implémenter des variantes des différentes signatures en fonction de l'expéditeur, parallèlement à la clause de non-responsabilité légale requise.

8. Évolutivité

Pour toute entreprise, en particulier les grandes entreprises, un logiciel de signature électronique surpasse les autres méthodes de marketing de signature électronique en termes d'évolutivité. Il est facile d'augmenter le nombre de signatures à n'importe quel nombre en utilisant le logiciel, mais le faire par vous-même serait une tâche herculéenne. Créer et surveiller des centaines, voire des milliers, de signatures d'e-mails pour vos employés n'est pas une mince affaire. C'est pourquoi ce logiciel est parfait pour des situations comme celle-ci. Non seulement le logiciel prend moins de temps, mais il est aussi plus méthodique et sans doute plus systématique, ce qui entraîne également moins d'erreurs.

9. Aucun service tiers

L'un des meilleurs aspects de ce logiciel est qu'il n'y a pas de tiers impliqués. Il n'y a aucune charge pour le service informatique, l'équipe de conception ou même l'équipe de développement. Tout est sous votre contrôle car vous avez un contrôle total sur les conceptions et les modèles et vous pouvez choisir les couleurs, le thème et la taille. Le logiciel répond même aux exigences opérationnelles de l'informatique et se met à jour automatiquement, ce qui permet aux spécialistes du marketing d'en prendre le contrôle assez facilement. L'utilisation du logiciel est le meilleur moyen d'atteindre vos propres objectifs concernant la signature sans vous soucier de décharger un travail excessif sur quelqu'un ou de voir les signatures ne pas se dérouler comme vous le souhaitiez.

10. Prérégler plusieurs modèles de signature

Si vous envisagez d'utiliser le logiciel, vous craignez peut-être d'avoir des options limitées. Mais vous n'avez vraiment pas besoin de l'être car vous pouvez facilement prérégler plusieurs modèles de signature sur le logiciel. L'un des modèles pourrait être avec la photo de l'employé tandis qu'un autre modèle pourrait être avec le logo de l'entreprise. De cette façon, le logiciel offre à vos employés une gamme de signatures d'e-mails dynamiques parmi lesquelles choisir et ils n'ont qu'à choisir le modèle qu'ils aiment le plus. Avec les solutions de gestion des signatures d'e-mails, vous avez toujours le plein contrôle sur la structure globale.