Comment rédiger une lettre de demande commerciale convaincante pour atteindre votre objectif plus rapidement

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Format et structure de la lettre de demande commerciale

Si vous ne savez pas comment rédiger un e-mail/une lettre de demande commerciale, essayez le modèle RAP.

RAP signifie :

R - une raison d'écrire;

A – action demandée ;

P – une conclusion polie et professionnelle.

Tout d'abord, indiquez une raison pour écrire. Utilisez des phrases telles que "Ceci est pour vous faire savoir que…" ou "J'écris sur…". Ensuite, écrivez sur l'action que vous voulez qu'ils fassent. Gardez à l'esprit que des phrases courtes et simples rendent votre lettre claire et facile à lire. Par exemple, "Pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer...?", "Veuillez vous occuper de...", "Pouvez-vous s'il vous plaît livrer...?", "J'apprécierais si vous pouviez m'envoyer...". Vous pouvez aussi expliquer la raison de votre demande : « Cela me permettra de… », « Ainsi, nous pourrons… », « Cela nous aidera à… ». Terminez ensuite par une conclusion polie et professionnelle comme "Merci pour votre attention à ce sujet", "Merci pour votre aide", "Au plaisir d'avoir de vos nouvelles", "Veuillez me faire savoir si vous avez d'autres questions", etc. .

Voici un exemple simple de lettre de demande commerciale :

Chère Mme Richart,
Je vous écris au sujet de notre réunion de lundi. (Raison). Pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer l'ordre du jour révisé d'ici la fin de cette semaine ? (Action)
Merci pour votre temps et votre aide. (Fermeture polie)
Meilleures salutations,
Nathalie Polly
directeur des ventes
société ABC

Alors c'est tout? Bien que le modèle RAP soit excellent, il ne s'agit que d'une formule de base, et il y a encore des éléments cruciaux à prendre en compte si vous avez besoin d'apprendre à rédiger une lettre commerciale pour demander quelque chose.

#1 Utilisez des flans de marque

Un blanc de marque est une autre excellente méthode pour promouvoir votre entreprise gratuitement. Cela peut également influencer les décisions de vos destinataires. En outre, une lettre écrite sur un blanc de marque peut inspirer plus de confiance que celle sur une feuille blanche ordinaire d'une entreprise sans visage.

#2 Utilisez les bonnes polices

La taille de police standard pour une lettre de demande commerciale est de 12. La police doit être Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana ou Courier New. Évitez d'utiliser des polices artistiques. Si votre lettre a un en-tête, elle peut être dans une taille et un style de police différents. En parlant de style de police, évitez d'utiliser différents styles dans une lettre commerciale. Utilisez une police cohérente dans tout le message.

#3 Votre adresse

Indiquez vos coordonnées (adresse de l'expéditeur) dans la première partie de votre lettre. Cette information est généralement incluse sur un papier à en-tête. Pour les lettres sans en-tête, vous devez ajouter l'adresse de l'expéditeur. Cependant, n'écrivez pas le nom ou le titre de l'expéditeur car il sera inclus dans la fermeture de la lettre. N'écrivez que le nom de la rue, la ville, l'état et le code postal. Utilisez toutes les lettres majuscules pour le nom du pays.
Par exemple,

Brun Str. 111,

69115 Heidelberg,

ALLEMAGNE

#4 Rendez-vous

Mettez la date juste après l'adresse de l'expéditeur. Assurez-vous de laisser une ligne vide entre l'adresse de l'expéditeur et la date. Il est préférable d'utiliser le jour où la lettre de demande a été complétée, plutôt que la date à laquelle elle a commencé. Faites attention au format de la date. Si votre entreprise cible est aux États-Unis, utilisez le format de date américain (dans l'ordre « mois-jour-année », par exemple, le 22 mai 2022). Pour les entreprises en dehors des États-Unis, utilisez le format alternatif (dans l'ordre « jour-mois-année », par exemple, 22 mai 2022).

#5 Adresse du destinataire

Laissez ensuite une ligne vide après la date et ajoutez les coordonnées du destinataire. Par exemple:

Dr Robert Hoffmann

Radiologie Facharztpraxis

suis Marienhaus MVZ GmbH

Alstater Str. 25

Mannheim 68159

ALLEMAGNE

#6 Ligne d'objet dans une lettre de demande

Bien qu'une ligne d'objet ne soit pas obligatoire dans une lettre de demande commerciale, elle sert à transmettre immédiatement au lecteur le sujet du message. Il doit être très court et aller droit au but.

Placez la ligne d'objet entre la salutation et la partie principale de la lettre si vous préférez l'anglais britannique. Par exemple:

Chère Mme Bradshaw,

Objet : Arrêté n° 212/03

J'écris concernant la commande ci-dessus, ...

En anglais américain, écrivez la ligne d'objet entre l'adresse intérieure et le message d'accueil.

Objet : Arrêté n° 212/03

Chère Mme Bradshaw,

Je vous écris concernant la commande ci-dessus, …

Pour distinguer l'objet du corps de la lettre, vous pouvez utiliser des lettres en gras ou en majuscule, tapez "Objet :" ou "Re :" (si vous répondez à une lettre).

#7 Ajouter une salutation officielle

Que vous envoyiez votre message par la poste ou par e-mail, il est essentiel de commencer par une bonne salutation au début. Pour donner le bon ton à vos messages professionnels, utilisez les exemples de salutations suivants :

"Cher M. Rivera,"

"Chers M. et Mme Rivera,"

"Cher M. Max Lee."

Si vous connaissez bien le destinataire, il est acceptable d'omettre ses titres qui sont utilisés avant les noms de famille ou les noms complets et de dire : "Cher Max Lee" ou "Cher Max".

Si vous n'êtes pas certain de l'état civil de la femme, évitez d'utiliser « Mme ». ou "Miss" mais utilisez "Ms." Au lieu.

Parfois, il peut être difficile de déterminer le sexe d'une personne. Par exemple, des noms comme Robin, Jamie ou Cameron peuvent être à la fois masculins et féminins. (Cameron Diaz - une actrice américaine bien connue; Cameron Crowe - un acteur, producteur et scénariste américain). Dans de telles circonstances, vous pouvez essayer de rechercher sur LinkedIn ou sur le site Web de l'entreprise d'une personne. Si la recherche n'a donné aucun résultat, vous pouvez supprimer le titre et continuer avec le nom complet du destinataire. Par exemple, "Cher Cameron Diaz".

Si vous n'avez pas de nom de contact, utilisez ces salutations générales :

"Cher Monsieur ou Madame,"

"À qui de droit,"

"Cher directeur marketing."

#8 Rédigez un résumé de votre lettre

Il s'agit de résumer les informations que vous envoyez. Le résumé contient généralement de deux à cinq phrases.

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#9 Ajouter l'explication de la demande

Dites au destinataire pourquoi vous demandez quelque chose et pourquoi la faveur est importante.

« Je suis un admirateur de votre travail depuis des années et je respecte votre expertise en rédaction. Mon équipe et moi vous serions reconnaissants si vous pouviez rédiger un communiqué de presse sur notre nouvelle application. Cela nous permettra de présenter le produit à un public français et, espérons-le, de pénétrer de nouveaux marchés.

#10 Clôture officielle

Une bonne façon de terminer une lettre de demande ou un message électronique de manière professionnelle est d'exprimer votre appréciation et votre respect. Les phrases de clôture les plus courantes sont :

"Sincères amitiés,"

"Meilleures salutations,"

"Sincèrement,"

"Merci pour votre considération,"

"Merci de votre aide,"

"Au plaisir de vous rencontrer bientôt."

Évitez les phrases finales telles que « Santé », « À plus tard », « À plus tard », « Chaleureusement ». Ils ne conviennent pas à la correspondance commerciale et peuvent sembler peu professionnels ou brusques.

#11 Signature

Lorsque vous écrivez une lettre papier, il convient de la terminer avec votre signature manuscrite et votre nom. Pour les e-mails, ajoutez une signature d'e-mail professionnelle après la clôture officielle pour vous assurer que le destinataire sait qui vous êtes. Les principaux éléments d'une signature d'e-mail professionnelle appropriée doivent inclure votre nom complet, votre titre, votre entreprise et votre numéro de téléphone. Vous pouvez également ajouter votre photo, des liens vers le site Web de votre entreprise et des profils de médias sociaux.

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#12 Enceintes (facultatif)

Cette ligne sert à indiquer au destinataire quels autres documents, tels qu'un rapport, une brochure, un CV, etc., vous avez joints à votre lettre.

Pièce jointe

Boîtiers : 3

Boîtiers (3)

Conseils pour rédiger une lettre de demande commerciale

#1 Faites une seule demande dans votre lettre

Si vous souhaitez couvrir plus d'un sujet ou demander plus d'une action, envoyez plusieurs lettres. Non seulement vous raccourcirez le message, mais vous aurez également plus de chances que le destinataire traite toutes vos demandes. Si vous devez encore faire deux demandes dans une seule lettre, essayez d'utiliser le mot « également » dans votre deuxième demande. Par exemple:

"Pourriez-vous s'il vous plaît me fournir votre liste de prix actuelle ?

Je vous serais également reconnaissant de bien vouloir m'envoyer des informations sur votre programme de rachat.

#2 Rendez votre lettre de demande claire et concise

Si votre lettre de demande est difficile à scanner, elle a moins de chances que le destinataire la lise jusqu'au bout. Personne n'aime les phrases et les paragraphes bourrés. Si la phrase est très longue, segmentez-la en plusieurs parties. Et lorsque vous commencez à présenter un sujet ou une idée différente, commencez un nouveau paragraphe.

#3 Utiliser la langue officielle et le vocabulaire des affaires

Pour être en mesure de créer un bon courriel/lettre de demande d'affaires, il est important d'être courtois, professionnel et amical. Utilisez le vocabulaire de l'anglais des affaires, cependant, rappelez-vous qu'il n'y a rien de mal à utiliser des mots informels dans votre correspondance liée aux affaires.

#4 Soyez précis et restez concentré

Si vous envoyez des messages trop longs et peu clairs, le lecteur obtient trop de travail. Et vous voulez créer une image professionnelle positive, n'est-ce pas ? Par conséquent, indiquez clairement au début de la lettre ce que vous demandez et pourquoi.

#5 Enregistrez une copie pour vous-même

Conservez une copie de la lettre de demande originale pour vos dossiers personnels. Ceci est particulièrement important dans le cas où vous avez affaire à des lettres de relance.

Comment rédiger et envoyer une lettre de demande par e-mail

Comme vous l'avez remarqué, la même approche de base s'applique aux lettres et aux courriels ordinaires. Cependant, gardez à l'esprit que dans les lettres de courrier ordinaire, un en-tête sert à représenter l'entreprise. Si vous préférez communiquer par e-mail, vous pouvez profiter d'une signature d'e-mail professionnelle qui vous aidera à vous connecter visuellement avec le lecteur.

Quand écrire une lettre de demande

Nous avons préparé quelques bons exemples de lettre de demande commerciale pour différentes occasions.

Lettre de demande commerciale pour un paiement

Objet : Paiement de votre compte premium

Cher Monsieur Johnson,

Je vous écris pour vous rappeler que selon nos dossiers, vous avez un solde impayé remontant au 25 février 2022. Votre facture de février s'élevait à 325,00 $ et nous n'avons pas encore reçu ce paiement. Veuillez vous référer à la facture ci-jointe.

Si vous avez déjà effectué un transfert, veuillez ignorer cet avis. Sinon, envoyez-nous le montant dû avant le 10 mars 2022.

Merci de votre collaboration. Nous sommes impatients de travailler à nouveau avec vous.

Sincèrement,

Ken Davis

Pièce jointe : Facture n° 113

Lettre de demande commerciale pour information

Objet : Compatibilité logicielle avec SONY LMD-2735MD

Cher Monsieur ou Madame,

Je m'appelle le Dr Brandon Dove et je suis un dentiste agréé en Australie. Je vous écris pour vous demander plus d'informations sur votre solution d'assurance qualité pour les écrans d'ordinateur utilisés pour l'interprétation diagnostique des radiographies dentaires numériques. Est-il compatible avec les écrans SONY LMD-2735MD ? Si oui, je serais intéressé par des licences logicielles pour dix postes de travail.

Merci pour votre aide.

Sincèrement,

Dr Brandon Dove

Lettre de demande d'entreprise pour un don

Objet : Faites un don maintenant à Silver Spring Dog Rescue Inc. pour aider les chiots et les chatons à trouver de nouveaux foyers.

Chère Madame Emma Valentine,

Je vous écris au nom de Silver Spring Dog Rescue Inc., où nous accueillons des animaux qui ont été abandonnés ou maltraités. En 2022, nous avons secouru et hébergé 189 chiens et 67 chats. Cela n'est devenu possible que grâce aux généreux dons que nous avons reçus de citoyens de Silver Spring comme vous. Nous espérons que vous serez en mesure de nous soutenir dans l'atteinte de notre objectif de collecte de fonds de 20 000 $. Votre don aidera considérablement notre organisation à continuer de sauver la vie des animaux à Silver Spring.

Chaque supporter recevra une carte spéciale reconnaissant un don.

Si vous avez des questions, veuillez me contacter à [email protected].

Merci!

Cordialement votre,

Frank M.Williams

Lettre de demande commerciale de partenariat

Objet : Proposition de partenariat commercial

Cher Monsieur Bork,

Voici Amanda Chapman de la société ABC. Nous nous sommes rencontrés lors d'une conférence d'affaires à Berlin en 2021 où j'ai découvert que votre organisation occupe l'une des positions de leader sur le marché pharmaceutique en Allemagne.

ABC est un fournisseur pharmaceutique numéro un en Pologne et en Roumanie (veuillez consulter l'annexe 1). Nous coopérons avec des entreprises leaders telles que xxx, xxx et xxx. Comme nous recherchons un partenaire fiable pour distribuer nos produits en Allemagne, en Suisse et en Autriche, je voudrais vous proposer de rejoindre nos forces. Êtes-vous disponible pour un appel de 15 minutes la semaine prochaine afin de discuter des détails d'un éventuel partenariat ? Voir également ci-joint notre brochure d'entreprise.

Merci et meilleures salutations,

Amanda Chapman

Enceintes (2).

Lettre de demande d'affaires pour les commentaires d'un client

Objet : Commentaires

Cher Jim,

Ce fut un plaisir de travailler avec vous ces derniers mois. Je suis heureux que nous ayons pu lancer votre produit à temps. Aujourd'hui, mon équipe a besoin de votre aide pour améliorer la qualité des services fournis. Si vous avez quelques minutes, nous aimerions avoir vos commentaires sur votre expérience de travail avec notre entreprise.

Pour laisser votre témoignage, rendez-vous sur notre site www.abccompany.com/customertestimonials.

Merci!

Tim

Lettre de demande d'affaires pour une proposition

Cher Monsieur Bing,

Chez ABC Company, nous sommes heureux de soumettre une proposition pour aider votre clinique à réduire vos dépenses associées au remplacement de moniteurs hors normes. Nous avons déjà aidé des cliniques telles que xxx, xxx et xxx à installer plus de 500 moniteurs conformes à une nouvelle norme.

Dans la proposition commerciale ci-jointe, vous trouverez des exemples de travaux que nous avons réalisés cette année. Chaque clinique a pu économiser jusqu'à 40 % de son budget. De plus, nous avons fourni une comparaison détaillée de nos moniteurs avec les moniteurs professionnels les plus populaires pour l'imagerie médicale.

N'hésitez pas à nous appeler au (124) 666-1824 ou à répondre à cet e-mail si vous êtes intéressé, et nous créerons un plan individuel qui répond aux besoins et aux exigences de votre clinique.

Meilleures salutations,

Marta Davis

Lorsque vous écrivez votre lettre de demande, faites attention au format de votre lettre de demande commerciale. Par ailleurs, essayez de vous mettre à la place du destinataire. Relisez votre texte plusieurs fois pour vous assurer qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe et de grammaire. Vérifiez si votre demande a du sens et est facile à lire.