Marketing por correo electrónico para eventos: cómo impulsar su evento con unos pocos clics

1. ¿Por qué el email marketing es vital para la promoción de eventos?
2. Consejos y trucos para la estrategia de marketing por correo electrónico de eventos
3. Mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos
4. Herramientas de automatización de correo electrónico para la promoción de eventos.

No importa qué tipo de evento esté planeando realizar; El email marketing es uno de los mejores métodos para llegar a tu audiencia y aumentar el número de asistentes.

En esta guía, obtendrá una lista completa de 17 ideas para sus correos electrónicos de promoción de eventos. Éstos incluyen:

• 10 ideas de correo electrónico previas al lanzamiento del evento;
• 3 ideas de correo electrónico para eventos en vivo;
• 4 ideas de correo electrónico posteriores al evento;
• 10 consejos y trucos para mejorar el correo electrónico de tu evento.

Además de eso, puede descargar plantillas de estrategia de correo electrónico para cualquier evento.

Entonces, si desea aprender cómo crear secuencias de correo electrónico de eventos, qué herramientas usar e inspirarse con los mejores ejemplos, siga leyendo.

¿Por qué el email marketing es vital para la promoción de eventos?

En los últimos años, podemos observar cómo los creadores de eventos nos llegan utilizando redes sociales e influencers en combinación con publicidad paga. Sin embargo, según las estadísticas , el 78 % de los profesionales del marketing afirman que el correo electrónico sigue siendo su método preferido para atraer público a sus eventos.

Y aunque la pandemia nos hizo pasar a organizar eventos en línea principalmente, el enfoque del marketing por correo electrónico sigue siendo el mismo que con las actividades fuera de línea. El 76% de los encuestados afirma que el correo electrónico parece ser la forma más efectiva de impulsar los registros de eventos virtuales.

Consejos y trucos de estrategia de marketing por correo electrónico para eventos

Las empresas exitosas tienen una cosa en común: hacen un plan antes de comenzar a atraer a sus clientes potenciales. Entonces, ¿cómo hacen eso? Vamos a sumergirnos.

Sugerencia n.° 1: Comience con la segmentación y la orientación de la lista

Para empezar, debe crear varios grupos a los que enviará correos electrónicos específicos. Esto aumentará las posibilidades de que obtengas respuestas.

CampaignMonitor informó que las campañas con la segmentación adecuada tuvieron un aumento del 760 % en los ingresos. Entonces, ¿no vale la pena intentarlo?

A continuación se presentan algunas ideas de segmentación básica:

• Visitantes del evento del año pasado (puedes compartir recuerdos de eventos pasados);
• Participantes del evento del año pasado (aquellos que tenían un stand o stand. Recuerde cuán efectivo fue);
• Ponentes del año pasado;
• Patrocinadores del año pasado;
• Aquellos que se suscribieron a su boletín;
• También puede segmentar por título, sub-industria para compartir más información relativa al evento. Si tu evento tiene diferentes etapas, trata de segmentar la lista por ellas.

Consejo #2: Escriba un correo electrónico de anuncio de evento

El uso de correos electrónicos para promocionar su evento antes de que suceda es una parte esencial de cualquier estrategia de marketing de eventos. Este correo electrónico debería ayudarlo a motivar a los destinatarios a registrarse; hacer crecer su lista de correo electrónico. Sea creativo, experimente y recuerde la voz de su marca.

A continuación se presentan algunas ideas que pueden llamar la atención de las personas sobre lo increíble que será su evento.

• Ejemplo n.º 1: correo electrónico de anuncio de evento de Framer

El correo electrónico de Framer es breve y va al grano. Los destinatarios entienden desde las primeras líneas de qué se trata. Un botón claro de llamada a la acción provoca acción.

fuente: muy buenos correos electrónicos

• Ejemplo #2: Correo electrónico de anuncio de evento de Eleganto

Este es bastante creativo y mantiene a los destinatarios intrigados. Es posible que la gente quiera echar un vistazo a lo que está planeando su marca favorita.

fuente: muy buenos correos electrónicos

• Ejemplo #3: Correo electrónico de anuncio de evento de Litmus Live

Aunque el correo electrónico es largo, está bien estructurado. Como puede ver, la conferencia se lleva a cabo en diferentes lugares (Londres, Boston y San Francisco). Tener bloques separados para cada ciudad ayudará a Litmus a segmentar la audiencia para enviar actualizaciones relevantes. En la parte inferior del correo electrónico, también abordan las preguntas frecuentes sobre boletos, aclarando toda la información.

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo n.º 3: cree un correo electrónico de entradas anticipadas

Todo el mundo ama ahorrar dinero. Así que considere ofrecer precios con descuento para aquellos que serán los primeros en comprarle boletos. También puede usar un sentido de urgencia para impulsar el registro y hacer que los destinatarios se sientan especiales. Vea el ejemplo a continuación.

• Ejemplo 1: correo electrónico madrugador de Neil Patel

En su correo electrónico, Neil Patel escribió que “la reserva anticipada está llegando a su fin”, aunque no hubo notificación previa. La frase "Y quería dispararte por la oportunidad de conseguirlo antes de que se agote" hace que el destinatario se sienta como si estuviera en una lista especial.

Neil les da a los lectores una razón por la que necesitan llegar temprano. Él dice: "Tendrás acceso en vivo a más de 200 horas de material".

Consejo n.° 4: Piense en el correo electrónico de presentación del primer orador principal y del orador principal

A menudo, las personas no compran boletos para el evento hasta que aprenden más sobre los oradores. Tan pronto como sepa los nombres de los oradores y los temas que cubren, comparta esta información con su lista de correo electrónico. Esta es una excelente oportunidad y un disparador adicional para vender más boletos anticipados.

• Ejemplo 1: correo electrónico de presentación de los oradores del evento de Emma

La empresa presentó a los dos ponentes clave de la conferencia anterior. Además de eso, agregaron enlaces a sus presentaciones con valiosos consejos. Y, por supuesto, existe la opción de comprar entradas anticipadas.

fuente: muy buenos correos electrónicos

• Ejemplo 2: correo electrónico de presentación de los oradores del evento de Synapse

En este correo electrónico, el remitente habla sobre el orador, descubre el tema y explica lo que aprenderá en la conferencia. Synapse también ofrece comprar boletos a un precio con descuento.

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo #5: Envíe un correo electrónico de invitación oficial y comience la venta de boletos

Establece la fecha en la que abres las inscripciones y comienza la venta de entradas. Deja muy claro por qué los destinatarios deben asistir al evento. Veamos el ejemplo de Bit Bash.

• Ejemplo 1: correo electrónico de invitación oficial de Bit Bash

Bit Bash anunció la venta de entradas dos días antes del lanzamiento. Esto genera la sensación de que algo enorme está sucediendo pronto, así como el miedo a perderse algo.

La primera pantalla proporciona toda la información esencial para tomar una decisión (fecha, hora y precio). La segunda pantalla describe actividades y contiene una llamada a la acción.

fuente: muy buenos correos electrónicos

• Ejemplo 2: correo electrónico de invitación oficial de Litmus

Facilitaron a los destinatarios la compra de boletos directamente desde el correo electrónico. También incluyeron información sobre boletos limitados con descuento por reserva anticipada como el temor a perderse algo.

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo n.° 6: escriba un correo electrónico de prueba con testimonios de asistentes anteriores o citas de oradores

El 88 % de los encuestados confía en las reseñas a la hora de tomar decisiones de compra. Entonces, ¿por qué no aprovechar los comentarios de los asistentes anteriores? También puede involucrar a los oradores ya que las personas confían en su experiencia. Inspírate con los siguientes ejemplos.

• Ejemplo 1: It's Nice That's teaser email con citas del orador

El correo electrónico tiene una bonita historia y citas de los oradores. Estas citas mantienen tu mente abierta con la pregunta "qué sigue", pero puedes entender de qué se trata.

fuente: muy buenos correos electrónicos

• Ejemplo 2: Correo electrónico teaser de WebSummit con citas de los medios

La empresa decidió utilizar citas de los medios más populares como Forbes, Inc, Yahoo y otros. Si encuentran que vale la pena visitar el evento, es probable que los lectores vengan.

Consejo #7: Anuncie patrocinadores

A la gente no le gustan los anuncios directos, pero puedes jugar esto de una manera agradable. Por ejemplo, puedes organizar un concurso con recompensas de los patrocinadores. O tal vez su patrocinador pueda regalar códigos de cupón para un % de descuento en las entradas del evento.

No olvide realizar un seguimiento de estos correos electrónicos, ya que debe proporcionar todos los datos al patrocinador. También puede utilizar esta información para promocionar paquetes de patrocinio para el próximo evento.

Consejo n.º 8: habla de ofertas especiales

Las ofertas especiales son una buena forma de aumentar la venta de entradas. Considere preparar diferentes ofertas para diferentes categorías de destinatarios. Pero no los envíes todos al mismo tiempo. Pruebe, mida los resultados e intente encontrar el mejor momento para cada categoría.

Aquí hay algunos buenos ejemplos para inspirarse.

• Ejemplo 1: oferta especial de WebSummit

Una mujer que recibe este correo electrónico puede sentirse especial. WebSummit también brinda acceso a mujeres exclusivas en extras tecnológicos.

• Ejemplo 2: oferta especial de WebSummit

WebSummit ofrece a las mujeres en tecnología ahorrar algo de dinero comprando un par de entradas por el precio de una. Tenga en cuenta que es una oferta sensible al tiempo con una cuenta regresiva, lo que debería ayudarlo a decidir más rápido.

• Ejemplo 3: oferta especial de Collision

Otro correo electrónico con una oferta urgente para comprar un boleto pertenece a Collision. Además de un agradable descuento, hay mucha información sobre el evento en el correo electrónico. Todo este contenido está destinado a fomentar el deseo del destinatario de asistir a la conferencia.

Consejo n.° 9: envíe un correo electrónico de recordatorio del evento

Enviar correos electrónicos de recordatorio cerca de las fechas del evento es una práctica común. Por lo general, es un correo electrónico con la agenda del evento. Pero también puedes recordar a los destinatarios que reserven sus asientos porque las entradas están casi agotadas o porque el precio sube pronto. Este tipo de correo electrónico debe tener un sentido de urgencia y un llamado a la acción audaz.

• Ejemplo 1: correo electrónico de recordatorio de WebSummit

El objetivo del correo electrónico es recordar a los destinatarios que el precio regular aumenta esta noche. Y la cuenta regresiva condimenta la sensación de prisa. También agregaron información sobre los oradores principales de la conferencia. ¿No es buena idea comprar una entrada para aprender de esta gente?

Consejo #10: Aprende a justificar tu email de visita

Por regla general, las entradas para tales eventos no son baratas. Sin embargo, existe una buena posibilidad de que los empleados convenzan a sus jefes para que aprueben un presupuesto para el evento. Veamos el ejemplo de ConfidenceConf.

• Ejemplo 1: ConfidenceConf's justifica su visita por correo electrónico

Shopify, Uber, Wix, Booking, Intercom: los organizadores de la conferencia reunieron todos los nombres estelares para motivar a los asistentes potenciales. Incluso compartieron una plantilla que podría ayudar a convencer al jefe.

• Ejemplo 2: TNW's justifican su correo electrónico de visita

Otro excelente correo electrónico pertenece a la Conferencia TNW. En primer lugar, dieron a los lectores razones convincentes para asistir. Por ejemplo, más de 150 expertos en el escenario (incluidos oradores de Google, Ubisoft y Microsoft), 60 % de descuento para madrugadores, 5 conferencias en una y más. Además de eso, agregaron un enlace a una página de inicio con consejos detallados sobre cómo convencer a un jefe para que pague su boleto.

Correos electrónicos para usuarios registrados

Ahora, cuando ya haya formado una lista de usuarios registrados, es el momento de enviar las secuencias de correo electrónico que preparó para ellos.

Consejo #11: Escriba un correo electrónico de "prepárese"

Ponga información valiosa del evento para aquellos que asistirán en este correo electrónico. Esto puede ser:

• Detalles de la ubicación y cómo llegar a las ubicaciones;
• la hora de inicio de las inscripciones;
• código de vestimenta;
• calendario;
• hashtags para usar;
• información posterior a la fiesta;
• consejos sobre cómo conectarse (en caso de un evento virtual).

• Ejemplo 1: correo electrónico de "preparación" de Litmus Live

Litmus es el rey de los correos electrónicos largos. Sin embargo, toda la información es relevante y útil para los asistentes. Por ejemplo, la primera pantalla proporciona detalles de tiempo (desayuno, registro, almuerzo, networking) y hashtags para usar en las redes sociales. La segunda pantalla explica cómo encontrar la ubicación y brinda más detalles sobre las actividades de la conferencia.

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo #12: Ofrezca descargar la aplicación

Si tiene una aplicación de eventos que brinda a los visitantes contenido, horarios, información de los oradores y mapas, recuérdeles que la descarguen. Si bien no puede obligar a un asistente a instalar su aplicación, puede explicarle que es el único lugar donde podrá encontrar información relacionada con el evento.

También es una excelente idea promocionar su evento como uno verde. Por ejemplo, puede reemplazar los horarios en papel, los mapas y otros materiales impresos con su aplicación de eventos. Es probable que los asistentes apoyen gustosamente esta iniciativa.

Tip #13: Informar sobre cambios de horario y recordar charlas para visitar

¿Quién dice que debes dejar de enviar correos electrónicos solo porque el evento está aquí? Continúe manteniéndose en contacto con los asistentes durante el evento y envíe recordatorios diarios sobre oradores principales o mini resúmenes para mantener a todos conectados e informados. Además, si hay algún cambio en el horario u otras actualizaciones, no olvide notificar a los visitantes al respecto.

• Ejemplo 1: correo electrónico de recordatorio de Growth Blazer

Por ejemplo, Growth Blazers les recuerda a los asistentes las conversaciones en vivo que no deben perderse.

Correos electrónicos posteriores al evento

El evento ha terminado. ¡Buen trabajo! Ahora es el momento de los correos electrónicos posteriores al evento. A continuación se presentan 4 ideas para mantener a las personas comprometidas.

Consejo #14: No te olvides de un correo electrónico de agradecimiento

Todo el mundo ama un buen resumen y apreciación. Los patrocinadores y oradores estarán felices de ver un sincero “gracias” de su parte. Los asistentes disfrutarán de acceso a contenido grabado. En su correo electrónico de agradecimiento, puede enviar fotos, videos, estadísticas de eventos y más. Solo asegúrese de proporcionar una opción para compartir porque si las personas se divirtieron mucho, probablemente querrán que los demás lo sepan.

• Ejemplo 1: correo electrónico de agradecimiento de Invision

Puede copiar una plantilla de Invision si lo desea. Comparten fotos que recuerdan a los asistentes las emociones positivas. También tienen un buen truco para aumentar la actividad de la página de Facebook al agregar un llamado a la acción, "Encuéntrese en Facebook".

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo #15: Envía un correo electrónico con una encuesta

Incluso el evento más exitoso tiene algo que mejorar. Así que considere enviar un correo electrónico solicitando comentarios. Esto te ayudará a comprender qué era súper popular y qué necesita un cambio. No seas tímido. Pregunte sobre cosas de la organización, oradores, ubicación.

• Ejemplo 1: correo electrónico de la encuesta de Litmus Live

Litmus dice: “Queremos ser aún mejores el próximo año”. Después de una pequeña introducción, incluyen un botón que enlaza con una encuesta. Darles a tus suscriptores la oportunidad de compartir sus opiniones demuestra que te preocupas por lo que piensan y que quieres mejorar.

fuente: muy buenos correos electrónicos

Consejo #16: Cree un correo electrónico con diapositivas de charlas

Obviamente, los oradores compartieron mucha información práctica durante el evento. Así que no olvide proporcionar a los visitantes diapositivas que contengan esa información.

• Ejemplo 1: correo electrónico de la etapa de marketing de crecimiento con diapositivas del evento

El organizador del evento ofrece a los destinatarios que completen la encuesta a cambio de toda la información compartida en el evento ese día.

• Ejemplo 2: correo electrónico de Growth Marketing Stage con video del evento

Otro excelente correo electrónico posterior al evento con enlaces a videos de la conferencia.

Consejo #17: Comparta información sobre el próximo evento

Al crear todo este compromiso y presentar eventos pasados, está generando interés en sus eventos futuros. A continuación se muestra un buen ejemplo de WebSummit.

• Ejemplo 1: correo electrónico del próximo evento de WebSummit

Mencionan un mes en lugar de la fecha exacta y comparten la cantidad de asistentes y oradores. También ofrecen registrarse previamente y obtener un gran descuento para las entradas del próximo evento.

Mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos

Puede crear campañas de eventos que obtengan altas tasas de apertura, clics y conversión con estas prácticas de marketing por correo electrónico. Vamos a sumergirnos.

1. Cumplir con las pautas generales de marca de eventos

Cree correos electrónicos con un estilo consistente para que resuenen con su audiencia. Una vez que las personas abren su mensaje, deben comprender de inmediato de quién proviene. Asegúrese de que cosas como un sitio de eventos, páginas de destino, campañas de correo electrónico, una aplicación de eventos, pancartas y carteles se complementen entre sí y se mezclen armoniosamente.

2. Escribe llamadas a la acción fuertes

Si desea que los destinatarios de los correos electrónicos entren en acción, debe incluir un botón CTA claro y en negrita en sus correos electrónicos. Tenga en cuenta que las personas suelen estar ocupadas y escanean los correos electrónicos en lugar de leerlos hacia adelante y hacia atrás. Así que asegúrese de que noten sus CTA y comprendan de inmediato lo que espera que hagan. Al diseñar el CTA, piensa en el color, el tamaño, el fondo y los espacios en blanco alrededor del botón.

Preste atención a que el uso de botones CTA en lugar de hipervínculos puede brindarle un aumento del 28% en los clics.

3. Usa GIF o videos

Como ya mencionamos, las personas escanean correos electrónicos. Y si no capta su atención, pueden cambiar rápidamente al siguiente correo electrónico u otra actividad. Para evitar que esto suceda, los especialistas en marketing utilizan videos y animaciones. Según las estadísticas , el video puede aumentar las tasas de clics en un 65%.

​​Si agrega la palabra "video" en la línea de asunto de su correo electrónico, es probable que la tasa de apertura aumente en un 19%. ¡ Además, puede ayudar a reducir las cancelaciones de suscripción en un 26% !

4. Agrega contenido dinámico

El uso de contenido dinámico en los correos electrónicos de su evento puede aumentar la relevancia y el compromiso. Con la ayuda de algunos detalles que ya conoce sobre su audiencia, puede estar seguro de entregar contenido relevante a cada suscriptor. Estos detalles incluyen la ubicación, la demografía o las preferencias del cliente en función de interacciones anteriores.

5. No te olvides del asunto y el preencabezado

¿Qué hace que un asistente potencial quiera abrir un correo electrónico sobre un próximo evento? Por lo general, es una línea de asunto. Asegúrate de que el tuyo sea breve y vaya al grano. Considere usar FOMO (p. ej., “casi se agotó”) y prueba social (p. ej., los nombres de los oradores). El preencabezado (también llamado "texto de vista previa del correo electrónico") es otra oportunidad para motivar a los destinatarios a abrir su correo electrónico. ¡Úsalo también!

Asegúrese de no repetir la línea de asunto, pero genere curiosidad o incluso incluya un CTA. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve el preencabezado del correo electrónico en Gmail.

6. Agregue una firma de correo electrónico con un banner promocional

Su firma de correo electrónico es el lugar adecuado para anunciar sus productos, servicios y eventos. Si su correo electrónico es simple, sin un diseño complejo e imágenes brillantes, puede enviarlo desde una persona (por ejemplo, el director ejecutivo) y agregar un banner promocional. Pero tenga en cuenta que el contenido del banner debe respaldar el contenido de su correo electrónico y servir como un lugar adicional para una CTA.

Haga clic aquí para crear una firma de correo electrónico profesional para promocionar cada evento que esté organizando.

7. Personaliza los correos electrónicos

Envías un correo electrónico a un ser humano, no solo a una bandeja de entrada. Así que asegúrese de personalizar cada mensaje. Y va mucho más allá de los nombres de los destinatarios. Al igual que con el contenido dinámico mencionado anteriormente, se trata de enviar contenido que sea relevante para sus segmentos. Permitir que los suscriptores elijan lo que quieren ver en sus bandejas de entrada sobre su evento es una excelente idea. Pregúntales.

8. Realiza pruebas A/B

Para determinar la eficacia de los componentes del correo electrónico, como CTA, líneas de asunto, tipos de contenido y más, ejecute pruebas A/B. Use solo una parte de los suscriptores para la prueba. Luego, si está satisfecho con los resultados, implemente lo mismo para otros destinatarios.

9. Hágalo compatible con dispositivos móviles

Muchas personas revisan el correo desde sus teléfonos inteligentes mientras están en movimiento. Si no desea que tengan una experiencia terrible con su correo electrónico, asegúrese de probarlo en varios clientes y dispositivos de correo electrónico.

10. Agregue texto alternativo para imágenes en el correo electrónico

Los correos electrónicos de promoción de eventos suelen tener muchas imágenes. En caso de conexión a Internet lenta o imágenes bloqueadas, los destinatarios verán al menos una descripción.

Herramientas de automatización de correo electrónico para la promoción de eventos.

Las campañas de marketing de eventos efectivas comienzan con el envío de los mensajes de correo electrónico correctos en el momento correcto a la audiencia correcta. La mejor manera de hacerlo es mediante el uso de herramientas de automatización de marketing por correo electrónico.

• MailChimp

La herramienta facilita la creación y el envío de campañas de correo electrónico promocionales a sus suscriptores. Puede segmentar su audiencia, agregar contenido dinámico, rastrear y analizar campañas. Puede usar MailChimp de forma gratuita si su lista de correo electrónico no supera los 2 000 contactos. El plan más barato le costará $ 9.99 por mes.

• Monitor de campaña

Otra herramienta sencilla de marketing por correo electrónico es Campaign Monitor. Ofrece a sus usuarios plantillas compatibles con dispositivos móviles, automatización de correo electrónico, contenido dinámico, opción de personalización, segmentación de audiencia, pruebas A/B, seguimiento y análisis, y más. El plan más barato (hasta 500 suscriptores de la lista de correo electrónico) le costará $ 9 por mes.

• Campaña activa

Es una plataforma de marketing por correo electrónico multifuncional con una rica lista de funciones. Estos incluyen segmentación de listas, una amplia gama de plantillas de correo electrónico prediseñadas, respuestas automáticas, formularios de suscripción y más. Los precios comienzan desde $ 7.50 por mes.

• MailerLite

Sus características clave incluyen segmentación de audiencia, automatización de correo electrónico, personalización, pruebas A/B, ventanas emergentes de promoción, varias plantillas de correo electrónico, herramientas de análisis, respuestas automáticas. MailerLite es gratuito para siempre si su lista de correo electrónico no supera los 1 000 suscriptores. Puede enviar 12 000 correos electrónicos por mes. El plan de suscripción más económico con todas las funciones incluidas le costará $ 10 por mes.

• Obtener una respuesta

Cree correos electrónicos efectivos para su evento utilizando las funciones más poderosas de GetResponse, como la opción de automatización, respuestas automáticas, plantillas de correo electrónico profesionales, segmentos personalizados, contenido dinámico y más. Los precios comienzan desde $ 15 por mes.

• SendinBlue

Un diseño simple para dispositivos móviles, una gran biblioteca de plantillas de correo electrónico, segmentación de audiencia, personalización de correo electrónico: esto es lo que SendinBlue tiene para ofrecer. La herramienta es gratuita hasta que llegue a 2 500 contactos en su lista de correo electrónico. Los precios para usuarios con mayor número de suscriptores comienzan en $25 por mes.

Quitar

Estás organizando un nuevo evento. Pero incluso si tiene la mejor ubicación, oradores de renombre y excelentes patrocinadores, aún puede experimentar la falta de visitantes. Así que definitivamente necesitas averiguar cómo promocionar el evento para que sea un éxito.

Al adoptar las prácticas proporcionadas en esta guía, puede armar una estrategia efectiva de marketing por correo electrónico para eventos que aumentará la cantidad de asistentes.

Además de eso, compartimos muchos correos electrónicos diferentes que puede copiar o inspirarse. Buena suerte.