Guía definitiva: cómo crear un correo electrónico de recordatorio de evento profesional para impulsar la asistencia

1. ¿Por qué necesita un correo electrónico de recordatorio de eventos?
2. ¿Cómo estructurar un correo electrónico de recordatorio de eventos?
3. El mejor momento para enviar un recordatorio de evento
4. Optimización de su correo electrónico de recordatorio de eventos
5. Situaciones en las que necesita enviar correos electrónicos de recordatorio de eventos
6. Las mejores plantillas de correo electrónico de recordatorio de eventos
7. Resumen posterior al evento

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Reply.io: divulgación de correo electrónico personal, llamadas y tareas
4. Mailtrack: el enlace del correo electrónico abre el seguimiento
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

La planificación de eventos es una actividad agotadora y tensa. Una vez que haya promocionado su evento, es el momento adecuado para ocuparse de las personas que están registradas para él.

La inscripción a su evento no suele garantizar la asistencia completa de los miembros suscritos, especialmente si organiza un evento gratuito. Hay muchas posibilidades de que las personas se distraigan con sus tareas ordinarias si el evento se lleva a cabo, por ejemplo, en un mes. Sin embargo, una serie de correos electrónicos de recordatorio de eventos lo ayudarán a lograr la máxima atención a su evento y llegar a posibles asistentes.

Además, puede utilizar diferentes herramientas y métodos para hacer su vida más fácil. Puede incluir un bloque de firma de correo electrónico, para que sus asistentes sepan cómo comunicarse con usted si tienen alguna pregunta. Puede parecer mucho trabajo para nada. Sin embargo, cuando todo esté bien organizado, se alegrará de haber hecho ese esfuerzo. Además, sus destinatarios notarán su atención a los detalles.

¿Por qué necesita un correo electrónico de recordatorio de eventos?

Un correo electrónico de recordatorio para su evento es una excelente manera de aumentar el compromiso y la conciencia de sus asistentes. Al enviar varios correos electrónicos antes del evento, aumentará el interés de los asistentes y les brindará información adicional. Por ejemplo, un correo electrónico de recordatorio de un evento puede incluir respuestas a preguntas tan importantes relacionadas con el código de vestimenta, información sobre oradores o bonificaciones.

Sus correos electrónicos le mostrarán a su público objetivo que son invitados bienvenidos a su evento. También crearás un contacto emocional con tus asistentes que animará a la gente a visitar tus siguientes eventos. Además, puedes pedir a los miembros registrados que aconsejen tu evento a sus amigos a cambio de beneficios.

Por lo tanto, los correos electrónicos de recordatorio de eventos son importantes para su negocio, ya que hacen más felices a los asistentes al evento, ayudan a generar clientes potenciales y los convierten en seguidores y clientes leales.

¿Cómo estructurar un correo electrónico de recordatorio de eventos?

El objetivo principal de un correo electrónico de recordatorio de un evento es permitir que los asistentes registrados recuerden su evento. Por lo tanto, no es necesario que repita todos los detalles que envió en una carta de invitación, pero se deben incluir los datos clave sobre su evento. Aquí hay una estructura detallada de un correo electrónico de recordatorio de evento.

Línea de asunto

En particular, la línea de asunto de un correo electrónico de evento es lo que los asistentes verán cuando abran su bandeja de entrada. Préstale especial atención, ya que la línea de asunto determina si tu público objetivo abrirá tu correo electrónico o no.

Una buena línea de asunto debe permitir que el lector sepa de qué se trata la carta y captar el interés de los miembros registrados. Puede apelar a los participantes potenciales por la urgencia o la importancia de su sesión y llamar al lector a hacer clic en su correo electrónico sin dudarlo.

Tenga en cuenta que la línea de asunto no debe incluir más de 50 caracteres, por lo que será visible en cualquier dispositivo.

Saludo personal

Haz que tu recordatorio sea más personal. Tendemos a establecer contactos emocionales con personas reales más que con empresas. Por lo tanto, diríjase a sus asistentes por su nombre al principio y finalice su correo electrónico con los detalles de una persona de contacto, a quien sus asistentes pueden consultar en caso de necesidad.

Además, puede hacer que los participantes se sientan como expertos con las oportunidades detrás de escena. Averigüe cómo puede usar las redes sociales, cuestionarios o encuestas para establecer una mejor conexión con los posibles visitantes.

Detalles del evento

Sus asistentes pueden perder interés en su evento con el tiempo u olvidar algunos detalles importantes. Así que recuérdales en un tono amable cuándo comienza tu evento y dónde se lleva a cabo. Si es un evento físico, menciona la dirección completa y agrega información sobre el código de vestimenta y el estacionamiento.

Puede hacerlo utilizando el generador de firmas de correo electrónico Newoldstamp. Si desea recordar a las personas sobre un evento en línea, simplemente puede incluir un enlace y detalles sobre la autorización en el bloque de firma.

Detalles adicionales y bonificaciones

Un correo electrónico de recordatorio del evento también puede proporcionar a los asistentes información adicional para mantenerlos actualizados. Además, con solo recordarles su evento, también puede agregar algunos detalles útiles, consejos e incluso bonificaciones. Puede usar el bloque de firma de correo electrónico para incluir lo siguiente:

• Banners para promocionar tu evento
• Información de redes sociales sobre el evento.
• Información sobre altavoces
• Descuentos para participantes anteriores
• Bonos para madrugadores y más

Esta información adicional inspirará a los lectores a tomar acciones. Por lo tanto, puede verificar la eficiencia de su correo electrónico, si la acción se ha completado.

Detalles de contacto

Para compartir los contactos del evento, puede agregar una firma de correo electrónico. Las firmas de correo electrónico HTML pueden incluir detalles de contacto de su empresa y botones de redes sociales. La empresa NEWOLDSTAMP también brinda la oportunidad de agregar banners de eventos para firmas de correo electrónico. Por lo tanto, le mostrará al lector que su conferencia o seminario web está organizado a nivel profesional. Coloque un banner promocional en la parte inferior del correo electrónico para que sus asistentes puedan ver los contactos del próximo evento.

El mejor momento para enviar un correo electrónico de recordatorio de evento

Antes de molestar a sus miembros registrados una vez más, tenga en cuenta el tipo de evento público. El mejor momento para enviar un correo electrónico de recordatorio depende del tipo de evento. Si es un evento en línea, puede aumentar la anticipación de los asistentes en tres días, dos días y un día antes del evento. También puede enviar un correo electrónico justo antes del inicio de su evento para aquellos que puedan estar distraídos por su rutina de trabajo.

Para otros eventos como conferencias o talleres, envíe recordatorios varias semanas antes para asegurarse de que las personas lleguen a tiempo. Por ejemplo, envíe un recordatorio dos semanas, una semana y tres días antes del evento público.

Optimización de su correo electrónico de recordatorio de eventos

Una vez que haya creado toda esa gran copia, agregado los detalles de contacto a su firma, es importante comenzar a dirigir el tráfico a su enlace de registro. Es bueno si puede realizar las mejores prácticas de conversión y obtener tantos registros como sea posible. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta:

Haga que su recordatorio por correo electrónico destaque : es bueno si hace que el banner de su evento se destaque al adjuntar imágenes impresionantes o llevar un diseño excelente. No obstante, asegúrese de que el recordatorio por correo electrónico sea simple y agregue enlaces a la página de soporte de su evento.

El llamado a la acción debe saltar desde el banner: querrá que sus participantes detecten claramente dónde pueden registrarse para un evento y sepan cómo hacerlo.

Proporcione información completa : es bueno si se comunica correctamente con sus asistentes y brinda información del evento que no cause dificultades, respondiendo a preguntas frecuentes específicas.

Presente los detalles de contacto : puede agregar una firma de correo electrónico con información de contacto completa, para que sus visitantes conozcan fácilmente su correo electrónico, cuentas sociales, etc. De esta manera, pueden comprarle sus boletos. Mira este ejemplo:

9 situaciones en las que necesita enviar correos electrónicos de recordatorio de eventos

Para los siguientes eventos, es casi obligatorio enviar correos electrónicos de recordatorio precisos y breves.

seminarios web

Recientemente, la cantidad de seminarios web se ha disparado. Cualquier tipo de taller o seminario a través de la web se considera un seminario web. Los siguientes son imprescindibles para los recordatorios de eventos:

• Fecha y título del webinar
• Asunto de correo electrónico de evento atractivo y profesional
• Una breve explicación sobre la cadena de eventos durante el webinar
• Detalles sobre la organización que va a organizar el seminario web
• La singularidad del seminario web debe explicarse de una manera intrigante.
• Un enlace para asistir al seminario web es obligatorio

Evento de transmisión en vivo

Algunos sitios web, como YouTube, Facebook y Stream, permiten a los usuarios compartir sus pensamientos y puntos de vista en tiempo real con su público objetivo. Estos son los puntos "imprescindibles" en el correo electrónico de recordatorio del evento.

• Se debe proporcionar la zona horaria para que sea fácil para una audiencia internacional.
• Se debe incluir una breve descripción del evento.
• Un video promocional previo al evento sería genial

Eventos virtuales

La reunión en línea para discutir varios temas como el comercio, las conferencias de traducción y otras cosas se llama evento virtual. Los talleres, capacitaciones, sesiones departamentales también podrían realizarse de manera virtual. Para tales eventos, el correo electrónico debe incluir:

• Detalles sobre sesiones como nombre y título
• Información sobre lo que la audiencia obtendrá del evento.
• Fecha y hora junto con la zona horaria
• Se debe adjuntar una dirección digital en el correo electrónico.

Preguntas y respuestas en línea en comunidades y chats

Las preguntas y respuestas en línea son una de las herramientas web básicas que se pueden usar para involucrar a una audiencia en comunidades y chats. Las preguntas y respuestas en línea brindan la libertad de preguntar cualquier cosa que la audiencia quiera saber sobre la comunidad. Los consejos para redactar el mejor correo electrónico de invitación para preguntas y respuestas en línea son:

• Aspectos de preguntas y respuestas, así como fecha y hora
• La relevancia del evento promocional.
• Se debe proporcionar un enlace para asistir a las preguntas y respuestas.

Ferias fuera de línea

Las empresas y las industrias utilizan esta plataforma para exhibir sus productos, comprender las tendencias recientes del mercado y aprovechar otras oportunidades. Algunos de los puntos importantes a considerar al escribir una invitación por correo electrónico a una feria comercial son:

• Comience a enviar correos electrónicos con 2 o 3 meses de anticipación
• Resalte las oportunidades que los asistentes podrían obtener
• Avances en la planificación de la feria
• Lista de empresas e industriales que van a asistir

Conferencias fuera de línea

Son lugares donde se exhiben las ideas, se muestran los avances e innovaciones. Las conferencias pueden variar mucho dependiendo de la industria. Pero son la mejor manera de atraer a la juventud. Los siguientes puntos garantizarán la plena asistencia a la conferencia:

• Descripción que incluye título, fecha, hora y lugar
• Desglose detallado de los gastos de la conferencia
• Descuentos y ofertas, si las proporciona el anfitrión
• Las personas importantes que visiten la conferencia deben ser destacadas.
• Correo electrónico de seguimiento del evento en el caso de los programas de seguimiento

reuniones

Los Meetups son eventos dirigidos a conocer gente nueva e intercambiar ideas en un campo o profesión específica. Para organizar una reunión exitosa, es esencial tener en cuenta los siguientes puntos:

• Las personas designadas deben ser mencionadas
• Resume los detalles de la reunión.
• Haga una breve descripción del carácter distintivo.

Seminario

Es un evento que se realiza para realizar capacitaciones o simplemente discutir algunos temas relacionados con una profesión. Los seminarios también se centran en un área específica en la que los asistentes tienen algunos problemas. Se llevan a cabo principalmente para proporcionar educación profunda y soluciones. El correo electrónico debe resaltar lo siguiente:

• Descripción concisa de los formadores destacando sus logros
• Incluya información sobre seminarios exitosos similares realizados en el pasado
• Es genial si agregas la cantidad de personas que asistirán al seminario.

Almorzar y aprender

Lunch-n-learn es una sesión de capacitación corta durante la hora del almuerzo en la que se motiva y capacita a los empleados de una organización en un período de 30 minutos a 1 hora. Los empleados de una organización en particular deben conocer la siguiente información en la invitación por correo electrónico de recordatorio:

• El tema de la capacitación, así como la fecha y el lugar del evento.
• Datos importantes sobre el entrenador, como sesiones pasadas o experiencia
• Otras iniciativas formativas facilitadas por la empresa de acogida

Las mejores plantillas de correo electrónico de recordatorio de eventos

Redactar un recordatorio de evento es como desarrollar un sitio web, donde cada palabra debe estar en su lugar para captar la atención del lector. Los siguientes consejos lo ayudarán a crear la mejor muestra de correo electrónico de recordatorio de evento para su evento:

• La redacción del correo electrónico de recordatorio del evento debe ser vibrante, precisa y creativa.
• Escriba una carta breve que las personas puedan leer en cualquier dispositivo sin desplazarse
• Use diferentes tipos y estampados, pero no más de tres
• Agregue listas con viñetas si proporciona el horario del evento o los oradores presentes
• Divide tu texto en párrafos de no más de tres líneas cada uno
• Aplicar un texto en las imágenes, para que el lector lo vea en caso de que la imagen esté bloqueada

Recordatorio de correo electrónico de Burning Man:

Plantilla de Unbounce:

Plantilla de Emmy Jonassen:

Resumen posterior al evento

Varios días después de su evento es el mejor momento para recopilar comentarios de sus asistentes y convertirlos en sus clientes. Por lo tanto, puede enviar un correo electrónico de agradecimiento posterior al evento uno o dos días después de su evento.

Puede usar el correo electrónico para expresar su agradecimiento por visitar su evento público y recordar la experiencia positiva que la gente tuvo en su sesión. Puede adjuntar fotos o videos y materiales de audio de su evento. Pídale a su público objetivo que comparta sus impresiones o que se comunique con usted para una mayor cooperación. Puede enviar camisetas y compartir tazas con participantes VIP y entusiastas de eventos. No olvides retuitear las publicaciones de tus fans y tus participantes: es una opción de marketing gratuita para promocionar tus servicios, productos o futuros eventos.

Aquí hay un ejemplo de una copia y un correo electrónico de seguimiento del evento:

Conclusión

Esperamos que esta guía definitiva le brinde toda la información importante para desarrollar una estrategia exitosa de comunicaciones por correo electrónico. Por supuesto, es posible que tus primeros intentos no cumplan con todas tus expectativas, pero podrás analizar los resultados obtenidos y mejorar tus correos electrónicos y firmas para próximos eventos.

No tengas miedo de implementar nuevas ideas y experimentar con tus destinatarios. Sus asistentes apreciarán su tono amigable y profesional y se volverán más abiertos para un mayor contacto y cooperación.

Muchas gracias por revisar la guía de correo electrónico de recordatorio de eventos. Si tiene alguna pregunta, ¡nos encantaría saber de usted!