Cómo la automatización de marketing puede reemplazar su hoja de cálculo de seguimiento de clientes potenciales

Seamos honestos: las hojas de cálculo de seguimiento de clientes potenciales son una pesadilla de marketing. Es posible que se haya salido con la suya como la columna vertebral de su sistema de marketing hace cinco años, pero si todavía confía en las hojas de cálculo como el pegamento que mantiene unido su programa de marketing, lo más probable es que esté a punto de arrancarse los pelos o sin darse cuenta de que un gran número de clientes potenciales se están perdiendo.

Las hojas de cálculo todavía tienen su lugar en muchas organizaciones, pero ese lugar ya no es el centro de comando de sus operaciones de ventas y marketing.

Hay tres razones muy importantes para alejarse de las hojas de cálculo:

1. Solo la mitad de su personal usa hojas de cálculo correctamente

Todas las empresas, incluso aquellas que piensan que son las súper culturas de manos a la obra, tienen esos rebeldes de las hojas de cálculo o miembros del personal de ventas o marketing alérgicos a las hojas de cálculo. Repasemos rápidamente algunos de los arquetipos de hojas de cálculo de oficina para mostrar los agujeros que dejan las hojas de cálculo cuando se utilizan como un sistema de seguimiento de clientes potenciales:

• El creador de hojas de cálculo: esta persona está encantada de crear una hoja de cálculo para cada tarea o seguir todas las reuniones, aunque todos saben que nadie volverá a mirar esas hojas de cálculo nunca más.
• El actualizador de la hoja de cálculo: esta persona es la que siempre tiene la tarea de actualizar la hoja de cálculo con los últimos dos meses de actividad cuando queda claro que todo el equipo ha ignorado la hoja de cálculo entre 60 y 90 días.
• El Ignorador de Hojas de Cálculo: Esta persona ignora todos los correos electrónicos relacionados con hojas de cálculo o asuntos relacionados, y luego presenta excusas de clase mundial cada vez que surgen preguntas relacionadas con hojas de cálculo.
• El sistematizador de hojas de cálculo: esta persona cree que las hojas de cálculo resuelven todos los problemas. Cuando surge algún problema, esta persona ofrece inmediatamente una solución de hoja de cálculo. ¿No hay café en la cafetera? Vamos a crear una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de un calendario rotativo de listas de tareas para hacer café organizadas por color, fecha y antigüedad del personal.

2. Las hojas de cálculo de seguimiento de clientes potenciales son manuales

No importa cuánto optimice su sistema de hojas de cálculo, aún se necesita mucho tiempo para que los empleados actualicen, organicen y realicen un seguimiento de las hojas de cálculo. Casi todas estas tareas serviles recurrentes se manejan mejor mediante la automatización. Y cuando los empleados se van de vacaciones, se van o simplemente se olvidan, los agujeros en el sistema de hoja de cálculo manual realmente se hacen evidentes.

3. La integración de hojas de cálculo es una pesadilla

En un mundo donde los silos se vaporizan y los sistemas se integran, las hojas de cálculo son torpes y, a menudo, resistentes a la integración. Imagine la cantidad de hojas de cálculo que necesitaría para rastrear y ejecutar un departamento de generación de demanda verdaderamente progresivo hoy en día: calendarios de contenido, listas de tareas web, resúmenes creativos, seguimiento de clientes potenciales, captura de datos. Las hojas de cálculo separadas que no se integran y todas requieren actualización manual y seguimiento son una pesadilla que ni siquiera el mejor asistente de hojas de cálculo puede dominar.

Entonces, ahora que está considerando deshacerse de su sistema de parches de hojas de cálculo, ¿qué usa para reemplazarlo? ¿La respuesta? Automatización de marketing. No se asuste por los matices robóticos de la palabra. La automatización de marketing es simplemente un sistema que realiza gran parte del seguimiento, generación de informes, integración y programación de las tareas de ventas y marketing, al mismo tiempo que minimiza su participación real.

¿Y lo bueno de los sistemas de automatización? Una vez que están programados para hacer una tarea, nunca la olvidan, se van de vacaciones o toman otro trabajo. Son fiables y pueden ser de bajo mantenimiento. (Si los configura de esa manera... la automatización inteligente se mejora cuando las personas inteligentes deciden crear programas de bajo mantenimiento).

Cuatro formas en que la automatización del marketing puede transformar el seguimiento de clientes potenciales

1.Marketing basado en datos de referencia

Todos los especialistas en marketing conocen la importancia de los datos, pero muchos aún luchan por usar los datos de manera efectiva todos los días.

Los datos son difíciles de manejar. Vive en una base de datos. A menudo no es digerible o procesable, o no está al alcance de la mano de un vendedor cuando es necesario.

Los sistemas de automatización de marketing se vinculan a su base de datos y automatizan gran parte de las acciones basadas en datos que los especialistas en marketing suelen omitir porque toman demasiado tiempo. Las principales de estas acciones basadas en datos son la segmentación y el seguimiento de clientes potenciales . Los sistemas de automatización pueden categorizar a sus prospectos y clientes de acuerdo a dónde se encuentran en el ciclo de compra. Esto lo ayuda a enviar contenido diferente que es específico para cada cliente potencial, lo que aumenta su efectividad de marketing y ventas. El seguimiento de prospectos actualizará automáticamente su sistema cuando un prospecto se convierta en cliente o cuando un prospecto haga algo importante que pueda indicar un movimiento hacia la compra, como descargar una hoja de precios, etc.

2. Haga que el seguimiento sea sencillo

Si ha trabajado en el purgatorio de las hojas de cálculo durante algún tiempo, conoce la sensación de mirar los cubos de una hoja de cálculo hasta que se le nublan los ojos. A menudo, intenta realizar un seguimiento del rendimiento de una campaña o digerir las estadísticas de marketing de un año. Descanse sus ojos y su cerebro confundido con hojas de cálculo al permitir que su sistema de automatización muestre sus estadísticas en pantallas visuales. Esta es la forma en que la mayoría de los directorios o C-suites quieren ver los datos presentados de todos modos. Los sistemas de automatización no solo escupen gráficos circulares y gráficos de barras; rastrean dinámicamente el rendimiento y los segmentos y sugieren o automatizan acciones de marketing basadas en el rendimiento en tiempo real de una campaña.

3. Integración CRM

La automatización de marketing es solo una pieza del rompecabezas de seguimiento de clientes potenciales. Una vez que los clientes potenciales avanzan por el embudo de ventas y se convierten en clientes potenciales calificados para ventas, a menudo se encuentran en el territorio del equipo de ventas y en un sistema de gestión de relaciones con los clientes, en lugar de solo en un sistema de automatización de marketing. Asegúrese de que el paso del marketing a las ventas sea perfecto al garantizar que su software de automatización de marketing se integre completamente con su sistema CRM para que no se pierdan clientes potenciales.

4. Comercialización por correo electrónico

El correo electrónico es un enlace de comunicación vital para los clientes potenciales y los clientes existentes. Asegúrese de que su sistema de automatización pueda realizar un seguimiento de los resultados del marketing por correo electrónico y transferirlos directamente a su sistema, de modo que todas las capacidades de automatización basadas en datos se extiendan a la forma en que se comunica con clientes potenciales y clientes por correo electrónico. Los correos electrónicos personalizados, los correos electrónicos activados y los correos electrónicos de prueba gratuita u oferta de descuento son formas vitales de mover un cliente potencial por el embudo de ventas hacia ese codiciado objetivo final de conversión.