Beste Kommunikationssoftware für Teams im Jahr 2022 – 3 Typen, die Sie heute brauchen

Ganz am Anfang der COVID-19-Pandemie sind uns einige Dinge klar geworden.

Wir wussten, dass wir uns anstecken könnten, das Reisen schwieriger und die Politik wie auch die Wirtschaft chaotisch werden würden. Aber eine Sache, die wir nicht kommen sahen, war eine erkenntnistheoretische Krise.

Da es sich um einen unbekannten Virustyp handelt, gab es keine Daten zu COVID-19, und die Menge an gefälschten Nachrichten aufgrund dieser Tatsache war riesig. Informationen wurden zur Lüge, die Kommunikation ging verloren .

Ebenso fand eine ähnliche Situation im Bereich des Arbeitsplatzes statt.

Als viele Unternehmen und Betriebe Arbeit mit nach Hause nahmen, brach vor allem die Effizienz der Arbeit von und in Teams ein.

Aber warum?

Würde sich nicht jeder wohler fühlen, wenn er bequem zu Hause arbeitet?

Würde es nicht helfen, das Pendeln aus dem Bild zu nehmen, um effizienter zu werden und Zeit zu sparen?

War Homeoffice nicht die Zukunft?

Dort gibt es viel auszupacken, aber eines ist sicher. Teammitglieder können nicht einzeln agieren . Ohne die gleiche Arbeitsumgebung ist es nicht verwunderlich, dass die meisten Unternehmen von sinkenden Effizienzraten berichten.

Aber zum Glück übernahmen die Pioniere der Technologie das Steuer und führten Tools ein, um wieder einmal die perfekte Teamumgebung zu schaffen. Während 2020 und 2021 das Jahr waren, in dem wir die Lösung gefunden haben, scheint 2022 das Jahr zu sein, in dem wir sie meistern werden. Heute schauen wir uns die besten Kommunikationstools für Teams im Jahr 2022 an.

Bevor wir mit unserer Liste der besten Teamkommunikationstools beginnen, sollten wir uns daran erinnern, was sie wirklich sind und warum sie so wichtig sind.

Was ist ein Kommunikationstool?

Ein Kommunikationstool oder eine Kommunikationssoftware ist ein Tool, das zwei oder mehr Parteien hilft, miteinander zu kommunizieren. Auch wenn es sich so anhört, als würde es sich nur um Tools wie Chatrooms und E-Mail-Tools handeln, umfasst es tatsächlich Videokonferenz-Tools, Filesharing-Tools und Projektmanagement-Tools gleichermaßen. Die Kommunikation ist nicht notwendigerweise mündlich und kann die Form einer Präsentation annehmen, die gemeinsam mit Hilfe einer solchen Software erstellt wird.

Warum brauchen Sie Kommunikationstools?

Das Hauptgeschäft eines Teams ist immer Kommunikation und Zusammenarbeit.

Sie können ein schönes Bild zur Hand haben, aber wenn es nicht in den Rahmen passt, können Sie es nicht an die Wand hängen.

Kommunikationstools waren immer von entscheidender Bedeutung, aber das Fehlen geeigneter Tools und/oder die Unfähigkeit, sie maximal zu nutzen, kostete Unternehmen während der Pandemie viel Geld. Das vergangene Jahr wurde zu einem physischen Beweis für die Bedeutung von Kommunikationstools für Teams. Unabhängig von der Größe sind jetzt alle Unternehmen auf der Suche nach dem optimalen Werkzeugpaket für ihr Geschäft. Aber ohne zu wissen, warum es wichtig ist, können Sie das Tool nicht voll ausschöpfen.

Vorteile von Kommunikationstools

Ein Mikrobüro

In erster Linie können Sie das gesamte Büro auf ein Kommunikationstool setzen.

Die Hektik von Hin- und Rückfahrten ins Büro kann reduziert werden. Noch besser, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Dasselbe gilt, wenn ein Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommen kann. Die große Idee ist, dass wir alle Zugriff auf das Tool haben, auch wenn wir nicht physisch dort sind.

Verantwortlichkeit maximiert

Die blasseste Tinte ist besser als die schärfste Erinnerung – oder in unserem Fall ist das kleinste Pixel besser als die schärfste Erinnerung.

Wie damals beim E-Mail-Rausch erinnern wir uns bei Kommunikationsmitteln wieder daran, dass das geschriebene Wort sicherer ist als das gesprochene. Da Missverständnisse in der Geschäftswelt viel häufiger vorkommen, als Sie erwarten, ist es am besten, auf Nummer sicher zu gehen und die Konversation über das Tool am Laufen zu halten.

Datenfreundlich

Obwohl die Vorteile weitaus mehr sind, als wir hier auflisten könnten, ist ein Kommunikationstool das Beste, um aussagekräftige Daten zu produzieren, zu teilen und aufzubewahren.

Ein Kommunikationstool umfasst den Begriff des „Sprechens über ein Tool“ und deckt die Arten von Tools ab, mit denen Sie gemeinsam Inhalte und Produkte erstellen, Dateien sofort teilen und dauerhaft speichern können. Alle haben sich unter Sperrbedingungen als mehr als nützlich erwiesen, als wir nur Online-Tools hatten.

Welche Arten von Kommunikationsmitteln gibt es?

Obwohl die Definition eines Kommunikationswerkzeugs ziemlich klar ist, ist es wahr, dass diese Definition verschiedene Arten von Werkzeugen abdeckt. Tatsächlich kann jedes Werkzeug, das Kommunikation als seine primäre oder manchmal sekundäre Stärke betrachtet, als Kommunikationswerkzeug betrachtet werden.

Nicht alle Kommunikationstools werden als ein bestimmter Tooltyp identifiziert und die meisten dienen mehreren Zwecken. Die wichtigsten und wichtigsten Werkzeugtypen sind jedoch:

• Echtzeit-Chat-Tools , die sich auf die verbale Kommunikation der Teammitglieder in Echtzeit konzentrieren
• Tools für Sprach- und Videokonferenzen , mit denen Mitglieder Meetings veranstalten können, wenn ein physisches Treffen keine Option ist
• Projektmanagement-Tools , die helfen, den Arbeitsablauf bestimmter Projekte in einem Team zu visualisieren

Obwohl es mehrere andere Arten von Tools gibt, z. B. Dateifreigabe-Tools, Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten und Tools für die interne Kommunikation, neigen die meisten Tools, die in die oben aufgeführten Kategorien fallen, dazu, diese Arten von Funktionen zu haben und werden daher meistens nicht priorisiert. Heute konzentrieren wir uns auf die drei Haupttypen.

Hier ist nun ohne weitere Umschweife die Liste der Kommunikationstools, die Sie benötigen, um die Leistung Ihres Teams innerhalb und außerhalb des Büros in die Höhe zu treiben.

Echtzeit-Chat-Tools

Wir alle kennen die Rolle, die E-Mails im Geschäftsleben spielen.

Es ist eine riesige und – vorerst – scheinbar unersetzliche Rolle. Teams brauchen jedoch den Komfort eines Echtzeit-Chats, insbesondere wenn sie nicht ständig dieselbe Umgebung teilen. Wenn Ihr Team also immer noch kein Echtzeit-Chat-Tool hat, wird es Wunder wirken, eines zu bekommen.

Aber welches soll man wählen?

Locker

Slack war vor 2020 eines der führenden Tools für die Teamkommunikation und es scheint, als würde es erst 2022 weiter an Popularität gewinnen.

Es ist im Wesentlichen gut für die Echtzeitkommunikation des Teams, aber es hört hier nicht auf. Slack kann in über 2.200 Apps und Tools integriert werden, hilft dir beim Erstellen automatisierter Workflows und lässt dich Dateien teilen. Eine Funktion, die ich besonders liebe, ist, dass Sie mit verschiedenen Teams genauso zusammenarbeiten können wie mit Ihrem eigenen Team, sogar mit Teams aus verschiedenen Unternehmen.

Dieses Schweizer Taschenmesser eines Werkzeugs kostet 6,67 $ / Monat für kleine und mittlere Unternehmen und 12,50 $ / Monat für größere Unternehmen . Mit der Enterprise Grid-Stufe können Sie bis zu 500.000 Personen auf Slack bringen, und keine Sorge, es gibt eine kostenlose Version für einzelne Teams, die für den Anfang mehr als ausreichend ist.

Um das Ganze abzurunden, ist Slack auf Ihrem Computer und als App verfügbar. Machen Sie es unterwegs!

Microsoft Teams

Als großartige Option für die Bildung während der Pandemie wurde Microsoft Teams im letzten Jahr noch beliebter.

Es war bereits großartig für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, aber mit den neuesten Updates wurde es zu einem Muss für alle Teams. Obwohl Microsoft Teams auch ein hauptsächlich auf der realen Kommunikation basierendes Tool ist, gibt es bestimmte Funktionen, die es noch attraktiver machen. Mit MS Teams können Sie Meetings in Form von Videokonferenzen oder Telefonaten abhalten, gemeinsam in Echtzeit an Dateien arbeiten sowie diese teilen und speichern. Aber das Beste an MS Teams ist wahrscheinlich, dass es ein Microsoft-Produkt ist. Wenn Sie ein Team haben, das mit MS-Produkten vertraut ist, ist Microsoft Teams das Richtige für Ihr Team.

Microsoft Teams wird als Teil des Microsoft 365 Business-Pakets verkauft und kostet 5,00 $ Benutzer/Monat für die Basisstufe . Die Standardstufe hat einen Preis von 12,50 USD Benutzer/Monat, während die Office 365 E3-Stufe 20,00 USD Benutzer/Monat kostet. Genau wie Slack hat Teams auch eine kostenlose Stufe, die die sehr einfachen Versionen jeder Funktion mit einer Kapazität für weniger Teammitglieder abdeckt.

Tools für Sprach- und Videokonferenzen

Obwohl Tools wie Slack und Microsoft Teams die Notwendigkeit von Meetings abdecken, können sie für größere Teams oder Teams, die sich solche Tools noch nicht leisten können, zu kurz kommen .

Da uns die Pandemie außerdem die Möglichkeiten von Online-Meetings bewusster gemacht hat, benötigen wir jetzt möglicherweise mehr Optionen für eine Sprach- oder Videokonferenz. Eine weitere Sache, an die wir denken sollten, ist die Möglichkeit, dass wir mit jemandem außerhalb des Teams zusammenarbeiten. Es ist am besten, die Person nicht in komplizierte Team-Tools zu verwickeln. In jedem Szenario ist es am besten, ein separates und spezifisches Tool für Konferenzen zu haben.

Hier sind einige, die wir lieben.

Zoomen

Es gibt keine Worte, um die Art der Nachfragesteigerung auszudrücken, die Zoom im letzten Jahr hatte.

Offensichtlich ist es immer noch ein erstklassiges, sehr gefragtes Tool und die Funktionen werden nur besser. Zoom ist ein Tool, mit dem Sie Meetings mit Video oder nur Audio abhalten können. Die Teilnehmer können in der Chatbox chatten, die Hände heben und den Bildschirm teilen. Der Host kann Umfragen für das Team erstellen, Teilnehmer in Breakout-Räume stecken und einen Warteraum für zusätzliche Sicherheit einrichten. Das Beste daran ist, dass alle Funktionen anpassbar und anpassbar sind.

Die Pro-Stufe für Zoom kostet 149,90 $/Jahr/Lizenz und ist die beste Option für kleine Teams, während die Business-Stufe 199,90 $/Jahr/Lizenz und die Enterprise-Stufe 240 $/Jahr/Lizenz kostet. Wie üblich hat Zoom auch eine kostenlose Version, mit der Sie bis zu 40 Minuten lange Meetings oder unbegrenzte Eins-zu-Eins-Meetings abhalten können.

Cisco WebEx-Meetings

Cisco WebEx ist Zoom sehr ähnlich, nur weniger beliebt.

Nicht, weil ihm etwas Besonderes fehlt, sondern weil Zoom in den entscheidenden Zeiten bessere Marketingarbeit geleistet hat. Tatsächlich wird Cisco WebEx laut Bewertungen eher von relativ größeren Unternehmen bevorzugt. Große Kunden wie CNN und Jimmy Kimmel Live – wow – nutzen Cisco WebEx.

Aber was genau macht WebEx mit Zoom vergleichbar?

Es hat ein paar einzigartige Eigenschaften. Beispielsweise verfügt WebEx über ein Tool zur Anwesenheitserkennung, mit dem Sie mehr Einblick in die Teilnehmer insgesamt erhalten. Eine weitere sehr innovative Funktion, die WebEx eingeführt hat, ist ein digitaler Meeting-Assistent, der Notizen für Sie und mehr machen kann. In der Tat eine gute Alternative.

Cisco WebEx kostet ab 13,50 $ pro Host/Monat, die Plus-Stufe 17,95 $ pro Host/Monat und die Business-Stufe 26,95 $ pro Host/Monat. Genau wie sein beliebteres Gegenstück hat WebEx eine kostenlose Version, in der Sie 40-minütige Meetings mit bis zu 200 Teilnehmern abhalten können.

Projektmanagement

Die Verwaltung eines Projekts ist nicht etwas, das Sie auf Papier oder per E-Mail erledigen können.

Auch wenn sich das gesamte Team im selben Raum befindet, muss manche Arbeit individuell erledigt werden. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie in Echtzeit sehen, was Ihre Teamkollegen vorhaben, und bestimmte Aufgaben und Dateien verfolgen und zu ihnen beitragen.

Zusammenarbeit

Mit Disney, Netflix, Spotify und PayPal zu seinen Kunden erweist sich Teamwork bereits als würdig.

Auf der Produktebene hat Teamwork alles, was Sie von einem Projektmanagement-Tool erwarten. Mit der Benutzerfreundlichkeit der Software und einer großen Menge hochgradig anpassbarer Funktionen bietet sie Möglichkeiten, Integrität im Team zu schaffen, und zwar mit einem Klick. Eine sehr erwartete Funktion ist die „Arbeitslast“-Funktion, mit der Sie die den Teammitgliedern übertragenen Aufgaben und die gesamte Kapazität sehen können.

Die Pro-Stufe kostet 10 US-Dollar pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung), während die Premium-Stufe 18 US-Dollar pro Benutzer/Monat beträgt (jährliche Abrechnung). Es gibt eine kostenlose Version, in der Sie mit 5 Mitgliedern an bis zu 2 Projekten arbeiten können.

Kissflow-Projekt

Ein weiteres leistungsstarkes Tool mit namhaften Kunden wie HubSpot, Domino's, Michelin und Pepsi, Kissflow Project, bietet perfekt organisierte Arbeitsabläufe mit effektiver Zusammenarbeit im Mittelpunkt.

Mit Kissflow Project erhalten Sie dank spezialisierter Ansichten wie meinem persönlichen Favoriten, dem Matrix-Modus , einen klaren Überblick über alles, was im Team vor sich geht. Die Mitglieder des Teams können die Aufgaben als in Bearbeitung, in der Warteschleife und erledigt markieren, was eine große Zeitersparnis für das gesamte Team darstellt. Eine weitere Stärke von Kissflow Project sind seine Berichtsfunktionen , die zahlreiche Faktoren berücksichtigen, die Projekte drastisch beeinflussen können.

Kissflow Project hat ein kostenloses Kontingent für 3 Benutzer und 1 Projekt und beinhaltet einfache Berichte, eine Speicherbegrenzung von 10 GB und Terminfunktionen. Die Starter-Stufe für 5 Benutzer und 5 Projekte kostet 35 $ / Monat, während der Preis der Enterprise-Stufe exklusiv festgelegt wird.

ClickUp

ClickUp hilft Ihnen , „jede Woche einen Tag zu sparen“. Obwohl dies ihre eigene Aussage ist, kann ich als Mitglied einer Organisation, die ClickUp für tägliche Aufgaben und das Projektmanagement nutzt, sagen, dass das Tool uns hilft, eine Menge Zeit zu sparen.

Es hat keine großen Unterschiede im Vergleich zu den anderen Projektmanagement-Tools, aber die Benutzerfreundlichkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche helfen Ihnen, sich einfacher im Tool zurechtzufinden, und machen die Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben zu einer leichten Aufgabe.

Außerdem hilft es Ihnen mit vielen Funktionen wie Zeiterfassung, Überlastungsmanagement, Automatisierungen usw., wertvolle Einblicke in Ihr Team zu erhalten und sich wiederholende Prozesse zu automatisieren.

Fazit

Die Wahl der richtigen Tools ist für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Außerdem muss man die Größe und Branche des Unternehmens sehr genau abwägen. Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass ein Tool das beste ist und Sie es brauchen, gibt es möglicherweise ein anderes Tool, das die Funktionen von zwei separaten Tools bietet.

Nachdem Sie nun unsere Vorschläge für die wichtigsten Arten von Kommunikationstools kennen, können Sie entscheiden, was Ihr Unternehmen benötigt.

Häufig gestellte Fragen

Warum sollte ich eine Teamkommunikationssoftware verwenden?

Eine Teamkommunikationssoftware kann Ihnen dabei helfen, die Verantwortlichkeit in Ihrer Organisation zu erhöhen und eine gesunde Kommunikationslinie zwischen Teammitgliedern und verschiedenen Teams sicherzustellen.

Welches Kommunikationstool eignet sich am besten, um Fragen von Teammitgliedern zu beantworten?

Die meisten Team-Kommunikationstools wie Slack und Microsoft Teams ermöglichen es Ihnen, Gespräche mit Teamkollegen zu führen, während Projektmanagement-Tools wie Notion, ClickUp oder Asana ähnliche Funktionen bieten können.