10 Vorteile von E-Mail-Signatur-Verwaltungssoftware, die das Leben viel einfacher machen

Ich bin sicher, dass Sie in den zahlreichen E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, mindestens ein paar Mal E-Mail-Signaturen gesehen haben. Sie haben sich wahrscheinlich gefragt, was sie sind und was noch wichtiger ist, was sie tun. Wenn Sie immer noch verwirrt sind, sollten Sie wissen, dass eine E-Mail-Signatur ein Textblock ist, der häufig am Ende der E-Mail-Korrespondenz zu finden ist. Es hilft, Ihre Corporate Identity zu formen, Ihr Unternehmen zu repräsentieren und Ihre Veranstaltungen und Websites ohne aktive Kampagnen zu bewerben. Wie Sie sehen können, ist es ein wirklich praktisches Tool für jeden in der Marketingbranche.

Was ist E-Mail-Signaturverwaltung?
Vorteile der E-Mail-Signaturverwaltung:
1. Ein einheitlicher Stil der E-Mail-Signatur des Unternehmens
2. Zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung
3. Erstellen Sie E-Mail-Signaturen für verschiedene Abteilungen
4. Einfach zu verwendendes E-Mail-Signatur-Marketing
5. Sichere und einfache Implementierung von E-Mail-Signaturen
6. Plattformübergreifende E-Mail-Signaturen
7. Rechtskonformität
8. Skalierbarkeit
9. Keine Dienste von Drittanbietern
10.Legen Sie mehrere Signaturvorlagen fest

Was ist E-Mail-Signaturverwaltung?

Es kann ziemlich schwierig sein, Unterschriften für jeden einzelnen Mitarbeiter zu verwalten. Darüber hinaus könnte es zu einer schlechten Darstellung Ihres Unternehmens führen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter ihre eigene E-Mail-Sig entwerfen lassen, da sie schlampig aussehen oder ungenaue Informationen enthalten könnten. Dies könnte Ihrem Ziel zuwiderlaufen, saubere, professionell aussehende Signaturen für die Markenerkennung zu erstellen. Zu diesem Zweck ist die Verwendung von E-Mail-Signaturverwaltungssoftware die beste Option. Abgesehen von den oben genannten Vorteilen bietet Ihnen die Verwendung der Software 10 weitere Vorteile im Vergleich zu anderen Möglichkeiten, die E-Mail-Signatur zu erstellen.

Vorteile der E-Mail-Signatur-Verwaltungssoftware:

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1. Ein konsistenter Stil der E-Mail-Signatur des Unternehmens

Es kann schwierig sein, die Markenkonsistenz in Ihrem Ton, Ihren E-Mails und Werbeaktionen aufrechtzuerhalten. Manchmal sind die Informationen nicht aktuell oder die notwendigen Haftungsausschlüsse sind nicht vorhanden oder die Signaturen funktionieren nicht für alle Abteilungen. All dies könnte den Mangel an Professionalität Ihres Unternehmens aufzeigen. Die Verwendung von E-Mail-Signaturverwaltungssoftware kann also Inkonsistenzen in Ihrem Branding beseitigen und den Personen, mit denen Ihr Unternehmen in Kontakt steht, ein Gefühl der Legitimität vermitteln. Die Software schafft ein einheitliches und professionelles Bild Ihres Unternehmens. Auf diese Weise können Sie mit Ihren elektronischen Signaturen Wirkung erzielen und gleichzeitig die Markenkonsistenz sicherstellen.

2. Zentralisierte E-Mail-Signaturverwaltung

Einer der größten Vorteile der Verwendung von E-Mail-Signaturverwaltungssoftware besteht darin, dass Sie alle Ihre Signaturen an einem Ort verwalten können. Die Software vereinheitlicht die Unterschriften und Verzichtserklärungen der Mitarbeiter und gibt Ihnen die Kontrolle, um ihr Erscheinungsbild zentral zu verwalten. Wenn Sie sie zentral verwalten können, können Sie konsistente und standardisierte Signaturen mit gültigen Kontaktinformationen für alle Ihre Mitarbeiter erstellen. Auf diese Weise können Sie, nachdem Sie das perfekte Design erstellt haben, Ihre Signaturen einfach im gesamten Unternehmen bereitstellen und implementieren.

3. E-Mail-Signatur für verschiedene Abteilungen erstellen

Ein konsistentes E-Mail-Signatur-Branding in Ihrem Unternehmen ist entscheidend, aber es ist ebenso wichtig, verschiedene Versionen der E-Mail-Signatur des Unternehmens für verschiedene Abteilungen innerhalb desselben Unternehmens zu haben. Jede Abteilung hat unterschiedliche Ziele zu erreichen und ein anderes Publikum anzusprechen. Die beste E-Mail-Signatur-Verwaltungssoftware (die für bessere Ergebnisse mit dem besten E-Mail-Signatur-Generator gekoppelt werden kann) ist vielseitig und passt Signaturen für jede Abteilung an ihre Bedürfnisse an. In diesem Beispiel könnte das Vertriebsteam Werbeaktionen und Sonderangebote in seine Unterschriften aufnehmen, während das technische Supportteam seine Betriebszeiten aufnehmen könnte. Dies kann zur Professionalität des Unternehmens beitragen und die Empfänger können direkt mit der zuständigen Abteilung kommunizieren.

4. Benutzerfreundliches E-Mail-Signatur-Marketing

E-Mail-Signatur-Management-Software ist ein großartiges Tool für das E-Mail-Marketing als Ganzes. Diese Art des Marketings beinhaltet die Verwendung einer E-Mail-Signatur mit Bannern, wodurch Signaturen in Signatur-Marketingkampagnen umgewandelt werden. Eine E-Mail-Signatur-Software kombiniert die beiden perfekt, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten ohne Wiederholung effektiv kommuniziert werden. Dieser Vorteil macht die Software sehr einfach in verschiedenen Unternehmen zu verwenden, da sie Bannerkampagnen durchführen können, ohne die Signatur erneut zu aktivieren. Darüber hinaus können Banner beeindruckende Ergebnisse liefern, da sie attraktiv und kreativ sind und die Empfänger dazu zwingen, mit einer Reaktion zu reagieren. Daher können Unternehmen durch die Verwendung der Software Nachrichten, Blog-Updates und Einladungen mithilfe von Call-To-Actions in ihren Bannern effektiv teilen und sich gleichzeitig mit ihren Signaturen als Marke präsentieren.

5. Sichere und einfache Implementierung der E-Mail-Signatur

Ein professioneller E-Mail-Signaturgenerator in Kombination mit einer effizienten E-Mail-Signaturverwaltungssoftware macht es sehr einfach, diese Signaturen in die Praxis umzusetzen. Nachdem Sie der Software das Design und Ihre Präferenzen gegeben haben, generiert sie automatisch Ihre Signatur und präsentiert sie Ihnen in einer gebrauchsfertigen Form. Wenn Sie es an Ihre Mitarbeiter verteilen und möchten, dass sie es zu ihren E-Mails hinzufügen, können sie einfach die Copy-Paste-Methode verwenden. Diese einfache Methode reicht aus und Ihre Mitarbeiter, insbesondere wenn sie nicht so technisch versiert sind, müssen nicht stundenlang versuchen, verschiedene Codes zu lernen, nur um die Signatur hinzuzufügen. Darüber hinaus wird Ihr IT-Team Ihnen wahrscheinlich danken, dass Sie sich für die Verwendung der Software entschieden haben, anstatt ihm die Aufgabe zuzuweisen, und ihm viel Zeit sparen.

6. Plattformübergreifende E-Mail-Signaturen

Diese Software macht es bequem, dass E-Mail-Signaturen auf mehreren Plattformen vorhanden sind, und stellt sicher, dass sie auf diesen Plattformen korrekt angezeigt werden. Heutzutage werden die meisten E-Mails auf Mobilgeräten gelesen, sodass die Software die Pixel anpasst, um sicherzustellen, dass die Signatur lesbar ist, wenn sie für Mobilgeräte verkleinert wird. Es reduziert auch die Größe Ihrer Bilder, damit sie schneller geladen werden. Wir empfehlen jedoch, dass Sie die von der Software bereitgestellte E-Mail-Signaturvorlage gründlich auf verschiedenen Geräten wie Smartphones, Tablets und Laptops testen, bevor Sie sie bereitstellen, um zu sehen, wie sie auf den verschiedenen Plattformen angezeigt wird. Dies gibt Ihnen auch eine Vorstellung davon, wie es für die Empfänger aussieht, und gibt Ihnen die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass es auf allen Plattformen gut aussieht.

7. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Es ist unerlässlich, innerhalb eines Unternehmens eine solide und ethische Verwaltung von E-Mail-Signaturen zu praktizieren. Um die Einhaltung der Gesetze zu gewährleisten, müssen Sie rechtliche Hinweise durchsetzen, die auf dem neuesten Stand sind oder Vertraulichkeitsüberschriften enthalten. E-Mail-Systeme sind nicht so ausgestattet, dass sie eine vollständige Einhaltung der Haftungsausschlüsse erreichen können, daher kann die Verwendung einer zentralisierten E-Mail-Verwaltungssoftware eine gute Idee für Ihr Unternehmen sein. Die Software kann Variationen der verschiedenen Signaturen basierend auf dem Absender sowie den erforderlichen rechtskonformen Haftungsausschluss implementieren.

8. Skalierbarkeit

Für jedes Unternehmen, insbesondere für große Unternehmen, stellt eine E-Mail-Signatur-Software andere Methoden des E-Mail-Signatur-Marketings in Bezug auf die Skalierbarkeit in den Schatten. Die Zahl der Unterschriften lässt sich mit der Software leicht auf eine beliebige Zahl erhöhen, aber alleine wäre eine Herkulesaufgabe. Das Erstellen und Überwachen von Hunderten, wenn nicht Tausenden von E-Mail-Signaturen für Ihre Mitarbeiter ist keine leichte Aufgabe. Deshalb ist diese Software perfekt für Situationen wie diese. Die Software benötigt nicht nur weniger Zeit, sondern ist auch methodischer und zweifellos systematischer, was auch zu weniger Fehlern führt.

9. Keine Dienste von Drittanbietern

Einer der besten Aspekte dieser Software ist, dass keine Dritten beteiligt sind. Die IT-Abteilung, das Designteam oder sogar das Entwicklungsteam werden nicht belastet. Alles steht unter Ihrer Kontrolle, da Sie die volle Kontrolle über die Designs und Vorlagen haben und die Farben, das Thema und die Größe auswählen können. Die Software erfüllt sogar die betrieblichen Anforderungen der IT und aktualisiert sich automatisch, sodass die Marketingspezialisten die Kontrolle darüber problemlos übernehmen können. Die Verwendung der Software ist der beste Weg, um Ihre eigenen Ziele in Bezug auf die Signatur zu erreichen, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, jemandem übermäßige Arbeit aufzubürden oder dass die Signaturen nicht so werden, wie Sie es wollten.

10. Mehrere Signaturvorlagen voreinstellen

Wenn Sie darüber nachdenken, die Software zu verwenden, machen Sie sich möglicherweise Sorgen über eingeschränkte Optionen. Das müssen Sie aber auch gar nicht, denn Sie können ganz einfach mehrere Signaturvorlagen in der Software voreinstellen. Eine der Vorlagen könnte das Foto des Mitarbeiters enthalten, während eine andere Vorlage das Firmenlogo enthalten könnte. Auf diese Weise bietet die Software Ihren Mitarbeitern eine Reihe dynamischer E-Mail-Signaturen zur Auswahl und sie müssen einfach die Vorlage auswählen, die ihnen am besten gefällt. Mit Lösungen zur Verwaltung von E-Mail-Signaturen haben Sie immer noch die volle Kontrolle über die Gesamtstruktur.