So schreiben Sie ein überzeugendes Geschäftsanfrageschreiben, um Ihr Ziel schneller zu erreichen

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Format und Struktur des Geschäftsanfrageschreibens

Falls Sie nicht wissen, wie man eine Geschäftsanfrage per E-Mail/Brief schreibt, probieren Sie das RAP-Modell aus.

Rap steht für:

R – ein Grund für das Schreiben;

A – angeforderte Aktion;

P – ein höflicher und professioneller Abschluss.

Geben Sie zunächst einen Grund für das Schreiben an. Verwenden Sie Sätze wie „Ich möchte Sie wissen lassen, dass …“ oder „Ich schreibe über …“. Dann schreiben Sie über die Aktion, die Sie von ihnen erwarten. Denken Sie daran, dass kurze und einfache Sätze Ihren Brief klar und leicht lesbar machen. Zum Beispiel: „Könnten Sie mir bitte … schicken?“, „Kümmern Sie sich bitte um …“, „Können Sie bitte … zustellen?“, „Ich würde mich freuen, wenn Sie mir … schicken könnten“. Vielleicht möchten Sie auch den Grund für Ihre Anfrage erläutern: „Damit kann ich …“, „Auf diese Weise können wir …“, „Das wird uns helfen …“. Beenden Sie dann mit einem höflichen und professionellen Abschluss wie „Danke für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit“, „Danke für Ihre Hilfe“, „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“, „Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben“ usw .

Hier ist ein einfaches Beispiel für ein Geschäftsanfrageschreiben:

Sehr geehrte Frau Richart,
Ich schreibe Ihnen wegen unseres Treffens am Montag. (Grund). Könnten Sie mir bitte bis Ende dieser Woche die überarbeitete Tagesordnung zusenden? (Aktion)
Vielen Dank für Ihre Zeit und Hilfe. (höflicher Abschluss)
Mit freundlichen Grüßen,
Natalie Polly
Verkaufsdirektor
Firma ABC

Das war's? Obwohl das RAP-Modell großartig ist, ist es nur eine grundlegende Formel, und es gibt immer noch einige wichtige Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie lernen müssen, wie man einen Geschäftsbrief schreibt, um etwas anzufordern.

#1 Verwenden Sie Marken-Rohlinge

Ein Markenrohling ist eine weitere hervorragende Methode, um kostenlos für Ihr Unternehmen zu werben. Es kann auch die Entscheidungen Ihrer Empfänger beeinflussen. Außerdem kann ein Brief, der auf einem gebrandeten Blanko geschrieben ist, mehr Vertrauen erwecken als der auf einem einfachen weißen Blatt von einem gesichtslosen Unternehmen.

#2 Verwenden Sie die richtigen Schriftarten

Die Standardschriftgröße für ein Geschäftsanfrageschreiben ist 12. Die Schriftart sollte Times New Roman, Arial, Calibri, Verdana oder Courier New sein. Vermeiden Sie die Verwendung künstlerischer Schriftarten. Falls Ihr Brief einen Briefkopf hat, kann dieser eine andere Schriftgröße und einen anderen Stil haben. Apropos Schriftstil: Vermeiden Sie es, innerhalb eines Geschäftsbriefs unterschiedliche Stile zu verwenden. Verwenden Sie für die gesamte Nachricht eine einheitliche Schriftart.

#3 Ihre Adresse

Geben Sie im ersten Teil Ihres Schreibens Ihre Kontaktdaten (Absenderadresse) an. Diese Informationen sind normalerweise auf einem Briefkopf enthalten. Bei Briefen ohne Briefkopf sollten Sie die Absenderadresse hinzufügen. Schreiben Sie jedoch nicht den Namen oder die Anrede des Absenders, da dies in den Schluss des Briefes aufgenommen wird. Schreiben Sie nur den Straßennamen, die Stadt, das Bundesland und die Postleitzahl. Verwenden Sie für den Ländernamen ausschließlich Großbuchstaben.
Zum Beispiel,

Braunstr. 111,

69115 Heidelberg,

DEUTSCHLAND

#4 Datum

Setzen Sie das Datum direkt hinter die Adresse des Absenders. Achten Sie darauf, zwischen der Adresse des Absenders und dem Datum eine Leerzeile zu lassen. Es ist vorzuziehen, den Tag zu verwenden, an dem das Anforderungsschreiben fertiggestellt wurde, und nicht das Datum, an dem es begonnen wurde. Achten Sie auf das Datumsformat. Wenn sich Ihr Zielunternehmen in den USA befindet, verwenden Sie das amerikanische Datumsformat (in der Reihenfolge „Monat-Tag-Jahr“, z. B. 22. Mai 2022). Verwenden Sie für Unternehmen außerhalb der USA das alternative Format (in der Reihenfolge „Tag-Monat-Jahr“, z. B. 22. Mai 2022).

#5 Empfängeradresse

Lassen Sie dann nach dem Datum eine Leerzeile und fügen Sie die Kontaktdaten des Empfängers hinzu. Zum Beispiel:

Dr. Robert Hoffmann

Radiologische Facharztpraxis

am Marienhaus MVZ GmbH

Alsterstr. 25

Mannheim 68159

DEUTSCHLAND

#6 Betreffzeile in einem Anfrageschreiben

Obwohl eine Betreffzeile in einem geschäftlichen Anfrageschreiben nicht obligatorisch ist, dient sie dazu, dem Leser sofort zu vermitteln, worum es in der Nachricht geht. Es sollte sehr kurz und prägnant sein.

Platzieren Sie die Betreffzeile zwischen der Anrede und dem Hauptteil des Anschreibens, wenn Sie britisches Englisch bevorzugen. Zum Beispiel:

Sehr geehrte Frau Bradshaw,

Betreff: Bestell-Nr. 212/03

Ich schreibe in Bezug auf die obige Bestellung, ...

Schreiben Sie in US-Englisch die Betreffzeile zwischen die interne Adresse und die Begrüßung.

Betreff: Bestell-Nr. 212/03

Sehr geehrte Frau Bradshaw,

Ich schreibe in Bezug auf die obige Bestellung, …

Um den Betreff vom Text des Briefes zu unterscheiden, können Sie Fett- oder Großbuchstaben verwenden und „Betreff:“ oder „Betreff:“ eingeben (wenn Sie auf einen Brief antworten).

#7 Füge eine offizielle Anrede hinzu

Egal, ob Sie Ihre Nachricht per Post oder per E-Mail senden, es ist wichtig, am Anfang mit einer angemessenen Begrüßung zu beginnen. Verwenden Sie die folgenden Anredebeispiele, um den richtigen Ton für Ihre geschäftlichen Nachrichten zu treffen:

„Sehr geehrter Herr Rivera“,

„Sehr geehrter Herr und Frau Rivera“,

„Sehr geehrter Herr Max Lee.“

Wenn Sie den Empfänger gut kennen, ist es akzeptabel, seine Titel, die vor Nachnamen oder vollständigen Namen verwendet werden, wegzulassen und zu sagen: „Dear Max Lee“ oder „Dear Max“.

Wenn Sie sich über den Familienstand der Frau nicht sicher sind, vermeiden Sie die Verwendung von „Mrs.“ oder „Miss“, aber verwenden Sie „Ms“. stattdessen.

Manchmal ist es nicht einfach, das Geschlecht einer Person zu bestimmen. Beispielsweise können Namen wie Robin, Jamie oder Cameron sowohl männlich als auch weiblich sein. (Cameron Diaz – eine bekannte amerikanische Schauspielerin; Cameron Crowe – ein amerikanischer Schauspieler, Produzent und Drehbuchautor). In solchen Fällen können Sie versuchen, auf LinkedIn oder der Unternehmenswebsite einer Person zu suchen. Wenn die Suche keine Ergebnisse liefert, können Sie den Titel weglassen und mit dem vollständigen Namen des Empfängers fortfahren. Zum Beispiel „Lieber Cameron Diaz“.

Wenn Sie keinen Kontaktnamen haben, verwenden Sie diese allgemeinen Anreden:

"Sehr geehrte Damen und Herren,"

"Wen es angeht,"

„Sehr geehrter Marketingleiter.“

# 8 Schreiben Sie eine Zusammenfassung Ihres Briefes

Hier werden die von Ihnen gesendeten Informationen zusammengefasst. Die Zusammenfassung enthält in der Regel zwei bis fünf Sätze.

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#9 Fügen Sie die Anfrageerklärung hinzu

Sagen Sie dem Empfänger, warum Sie um etwas bitten und warum der Gefallen wichtig ist.

„Ich bewundere Ihre Arbeit seit Jahren und respektiere Ihre Expertise im Texten. Mein Team und ich wären Ihnen dankbar, wenn Sie eine Pressemitteilung zu unserer neuen App schreiben könnten. Dies wird es uns ermöglichen, das Produkt einem französischen Publikum vorzustellen und hoffentlich neue Märkte zu erschließen.“

#10 Offizieller Abschluss

Eine gute Möglichkeit, ein Bewerbungsschreiben oder eine E-Mail-Nachricht professionell zu beenden, besteht darin, Ihre Wertschätzung und Ihren Respekt auszudrücken. Die häufigsten Schlusssätze sind:

"Mit freundlichen Grüßen,"

"Mit freundlichen Grüßen,"

"Aufrichtig,"

"Danke für deine Rücksicht,"

"Danke für Ihre Hilfe,"

„Ich freue mich darauf, Sie bald kennenzulernen.“

Vermeiden Sie Schlussphrasen wie „Cheers“, „Bis später“, „Später mit Ihnen“, „Herzlich“. Sie sind für die Geschäftskorrespondenz ungeeignet und können unprofessionell oder schroff wirken.

#11 Unterschrift

Wenn Sie einen Papierbrief schreiben, ist es angemessen, ihn mit Ihrer handschriftlichen Unterschrift und Ihrem Namen abzuschließen. Fügen Sie bei E-Mails nach dem offiziellen Abschluss eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu, um sicherzustellen, dass der Empfänger weiß, wer Sie sind. Die Hauptelemente einer richtigen geschäftlichen E-Mail-Signatur sollten Ihren vollständigen Namen, Titel, Firma und Telefonnummer enthalten. Sie können auch Ihr Foto, Links zur Website Ihres Unternehmens und Profile in sozialen Medien hinzufügen.

Klicken Sie hier, um ein Geschäftsanfrageschreiben zu personalisieren, indem Sie professionelle E-Mail-Signaturen erstellen

#12 Gehäuse (optional)

Diese Zeile dient dazu, dem Empfänger mitzuteilen, welche weiteren Dokumente wie Bericht, Broschüre, Lebenslauf etc. Sie Ihrem Anschreiben beigelegt haben.

Beilage

Anlagen: 3

Gehäuse (3)

Tipps zum Schreiben eines Geschäftsanfrageschreibens

#1 Stellen Sie in Ihrem Brief nur eine Bitte

Wenn Sie mehr als ein Thema abdecken oder mehr als eine Aktion anfordern möchten, senden Sie mehrere Briefe. Sie werden nicht nur die Nachricht kürzer machen, sondern auch mehr Chancen haben, dass der Empfänger alle Ihre Anfragen bearbeitet. Wenn Sie immer noch zwei Anfragen in einem Brief stellen müssen, versuchen Sie, das Wort „auch“ in Ihrer zweiten Anfrage zu verwenden. Zum Beispiel:

„Können Sie mir bitte Ihre aktuelle Preisliste zukommen lassen?

Ich wäre Ihnen auch dankbar, wenn Sie mir Informationen zu Ihrem Rückkaufprogramm zukommen lassen würden.“

#2 Gestalten Sie Ihr Anfrageschreiben klar und prägnant

Wenn Ihr Antragsschreiben schwer zu scannen ist, hat es weniger Chancen, dass der Empfänger es zu Ende liest. Niemand mag vollgestopfte Sätze und Absätze. Wenn der Satz sehr lang ist, unterteilen Sie ihn in mehrere Teile. Und wenn Sie anfangen, ein anderes Thema oder eine andere Idee zu präsentieren, beginnen Sie einen neuen Absatz.

#3 Verwenden Sie die offizielle Sprache und das Geschäftsvokabular

Um eine gute geschäftliche E-Mail/Anfrage schreiben zu können, ist es wichtig, höflich, professionell und freundlich zu sein. Verwenden Sie Geschäftsenglischvokabular, denken Sie jedoch daran, dass nichts falsch daran ist, in Ihrer geschäftlichen Korrespondenz informelle Wörter zu verwenden.

# 4 Seien Sie spezifisch und bleiben Sie auf dem Punkt

Wenn Sie zu lange und unklare Nachrichten senden, bekommt der Leser zu viel Arbeit. Und Sie möchten ein positives professionelles Image schaffen, nicht wahr? Stellen Sie daher am Anfang des Schreibens klar, was Sie fordern und warum.

# 5 Speichern Sie eine Kopie für sich selbst

Bewahren Sie eine Kopie des ursprünglichen Anforderungsschreibens für Ihre persönlichen Unterlagen auf. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um Mahnschreiben handelt.

So schreiben und senden Sie ein Anfrageschreiben per E-Mail

Wie Sie bemerkt haben, gilt der gleiche grundlegende Ansatz für normale Postbriefe und E-Mails. Beachten Sie jedoch, dass in normalen Postbriefen ein Briefkopf dazu dient, das Unternehmen zu repräsentieren. Wenn Sie lieber per E-Mail kommunizieren, möchten Sie vielleicht eine professionelle E-Mail-Signatur nutzen, die Ihnen hilft, sich visuell mit dem Leser zu verbinden.

Wann Sie ein Anfrageschreiben schreiben sollten

Wir haben einige gute Beispiele für ein Geschäftsanfrageschreiben für verschiedene Anlässe vorbereitet.

Geschäftsanforderungsschreiben für eine Zahlung

Betreff: Zahlung für Ihr Premium-Konto

Sehr geehrter Herr Johnson,

Ich möchte Sie daran erinnern, dass Sie laut unseren Aufzeichnungen einen ausstehenden Betrag haben, der bis zum 25. Februar 2022 zurückreicht. Ihre Februar-Rechnung belief sich auf 325,00 $, und wir haben diese Zahlung noch nicht erhalten. Bitte beachten Sie die beigefügte Rechnung.

Wenn Sie bereits eine Überweisung getätigt haben, ignorieren Sie diesen Hinweis bitte. Andernfalls senden Sie uns den geschuldeten Betrag bis zum 10. März 2022.

Danke für Ihre Kooperation. Wir freuen uns darauf, wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Aufrichtig,

Ken Davis

Anlage: Rechnung Nr. 113

Geschäftsanforderungsschreiben für Informationen

Betreff: Softwarekompatibilität mit SONY LMD-2735MD

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mein Name ist Dr. Brandon Dove und ich bin ein staatlich geprüfter Zahnarzt in Australien. Ich schreibe, um weitere Informationen über Ihre Qualitätssicherungslösung für Computermonitore anzufordern, die für die diagnostische Interpretation von digitalen Zahnröntgenaufnahmen verwendet werden. Ist es mit SONY LMD-2735MD-Displays kompatibel? Dann wäre ich an Softwarelizenzen für zehn Arbeitsplätze interessiert.

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Aufrichtig,

Dr. Brandon Taube

Geschäftliches Aufforderungsschreiben für eine Spende

Betreff: Spenden Sie jetzt an Silver Spring Dog Rescue Inc., um Welpen und Kätzchen dabei zu helfen, ein neues Zuhause zu finden.

Sehr geehrte Frau Emma Valentine,

Ich schreibe im Namen von Silver Spring Dog Rescue Inc., wo wir ausgesetzte oder misshandelte Tiere aufnehmen. Im Jahr 2022 haben wir 189 Hunde und 67 Katzen gerettet und ihnen ein neues Zuhause gegeben. Dies wurde nur durch die großzügigen Spenden möglich, die wir von Bürgern von Silver Spring wie Ihnen erhalten haben. Wir erwarten, dass Sie uns dabei unterstützen können, unser Spendenziel von 20.000 $ zu erreichen. Ihre Spende wird unserer Organisation erheblich helfen, weiterhin das Leben von Tieren in Silver Spring zu retten.

Jeder Unterstützer erhält eine spezielle Spendenkarte.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie mich bitte unter [email protected].

Vielen Dank!

Hochachtungsvoll,

Frank M. Williams

Geschäftsanforderungsschreiben für eine Partnerschaft

Betreff: Vorschlag für eine Geschäftspartnerschaft

Sehr geehrter Herr Bork,

Das ist Amanda Chapman von der Firma ABC. Wir haben uns 2021 auf einer Wirtschaftskonferenz in Berlin kennengelernt, bei der ich festgestellt habe, dass Ihre Organisation eine der führenden Positionen auf dem Pharmamarkt in Deutschland einnimmt.

ABC ist ein Pharmalieferant Nummer eins in Polen und Rumänien (siehe Anlage 1). Wir arbeiten mit führenden Unternehmen wie xxx, xxx und xxx zusammen. Da wir einen zuverlässigen Partner für den Vertrieb unserer Produkte in Deutschland, der Schweiz und Österreich suchen, möchte ich Ihnen vorschlagen, sich unseren Kräften anzuschließen. Stehen Sie nächste Woche für einen 15-minütigen Anruf zur Verfügung, um potenzielle Partnerschaftsdetails zu besprechen? Siehe auch anbei unsere Firmenbroschüre.

Vielen Dank und beste Grüße,

Amanda Chapmann

Gehäuse (2).

Geschäftsanforderungsschreiben für Feedback von einem Kunden

Betreff: Feedback

Lieber Jim,

Es war mir eine Freude, diese Monate mit Ihnen zusammenzuarbeiten. Ich bin froh, dass wir Ihr Produkt rechtzeitig auf den Markt bringen konnten. Heute braucht mein Team Ihre Hilfe, um die Qualität der erbrachten Dienstleistungen zu verbessern. Wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben, würden wir gerne Ihr Feedback zu Ihrer Erfahrung bei der Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen erhalten.

Um Ihr Zeugnis zu hinterlassen, besuchen Sie bitte unsere Website www.abccompany.com/customertestimonials.

Vielen Dank!

Tim

Geschäftsanforderungsschreiben für ein Angebot

Sehr geehrter Herr Bing,

Wir von der ABC Company unterbreiten Ihnen gerne einen Vorschlag, um Ihrer Klinik dabei zu helfen, Ihre Kosten im Zusammenhang mit dem Austausch von Monitoren zu senken, die nicht dem Standard entsprechen. Wir haben bereits Kliniken wie xxx, xxx und xxx geholfen, über 500 Monitore zu installieren, die einem neuen Standard entsprechen.

Im beigefügten Geschäftsvorschlag finden Sie Beispiele für Arbeiten, die wir in diesem Jahr durchgeführt haben. Jede Klinik konnte bis zu 40 % ihres Budgets einsparen. Außerdem haben wir einen detaillierten Vergleich unserer Monitore mit den beliebtesten professionellen Monitoren für die medizinische Bildgebung bereitgestellt.

Rufen Sie uns gerne unter (124) 666-1824 an oder antworten Sie auf diese E-Mail, wenn Sie interessiert sind, und wir erstellen einen individuellen Plan, der den Bedürfnissen und Anforderungen Ihrer Klinik entspricht.

Mit freundlichen Grüßen,

Marta Davis

Wenn Sie Ihr Anfrageschreiben schreiben, achten Sie auf das Format Ihres geschäftlichen Anfrageschreibens. Versuchen Sie außerdem, sich in die Lage des Empfängers zu versetzen. Lesen Sie Ihren Text einige Male durch, um sicherzustellen, dass er keine Rechtschreib- und Grammatikfehler enthält. Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre Anfrage sinnvoll und leicht lesbar ist.