So erstellen Sie einen effektiven E-Mail-Autoresponder + Vorlagen

1. Warum ist ein Urlaubs-Autoresponder so wichtig?
2. Schlüsselelemente einer erfolgreichen Abwesenheitsnotiz-E-Mail
3. Was macht Autoresponder-Nachrichten gut?
4. Wählen Sie Typ und Stil Ihrer Urlaubs-E-Mail aus
5. So richten Sie einen Urlaubs-Autoresponder ein
6. Die besten E-Mail-Beispiele für Autoresponder im Urlaub

Fahren Sie in den Urlaub? Das sind erstaunliche Neuigkeiten, und Sie müssen selbst ziemlich aufgeregt darüber sein. Leider kann man die beruflichen Angelegenheiten nicht einfach so stehen lassen und den Urlaub genießen. Jeder Urlaub erfordert Planung. Das Einrichten einer automatischen Urlaubs-E-Mail-Antwort gehört zu den vielen Dingen, um die Sie sich vor Ihrer Abreise kümmern müssen .

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Lassen Sie uns etwas tiefer in das Thema eintauchen und sehen, warum Sie eine Urlaubsantwort-E-Mail benötigen, was die Best Practices sind und, was am wichtigsten ist, wie Sie die Aufmerksamkeit Ihrer potenziellen Kunden darauf lenken können.

Warum ist ein Urlaubs-Autoresponder so wichtig?

Zunächst einmal, was ist eine Auto-Responder-E-Mail ? In unserem Fall ist es eine Nachricht, die automatisch an alle gesendet wird, die während Ihres Urlaubs an Ihre E-Mail-Adresse schreiben. Sie können es auch als automatische Abwesenheitsnachricht oder einfach als Abwesenheitsnachricht (OOO) bezeichnen.

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Warum brauchen Sie es also?

• Um Ihre Kontakte darüber zu informieren, dass Ihre Verfügbarkeit begrenzt ist

Mit einer einfachen Urlaubs-E-Mail mit automatischer Antwort teilen Sie Ihren Kontakten mit, dass Sie sie gerade nicht erreichen können. Infolgedessen werden sie dies nicht von Ihnen erwarten und es Ihnen nicht übelnehmen, wenn Sie ihnen nicht zurückschreiben.

• Um die Erwartungen Ihrer Partner oder Kunden festzulegen

In einer automatischen Antwort müssen Sie die Zeit Ihrer Abwesenheit angeben. Auf diese Weise wissen die Leute, wann sie damit rechnen können, dass Sie auf ihre Anfragen eingehen. Wenn die Leute wissen, wie lange sie auf dich warten müssen, werden sie sich wohler fühlen.

• Um die Kommunikation am Laufen zu halten

Das Ignorieren einer arbeitsbezogenen E-Mail im Urlaub ist wahrscheinlich das, was Menschen normalerweise tun sollten. Es könnte Sie jedoch auch wichtige Verbindungen zu Partnern oder Kunden kosten. Außerdem setzt das Einrichten einer automatischen Antwortnachricht eine gewisse Transparenz voraus: Sie teilen Ihren Kontakten ehrlich mit, wo Sie sind und wann sie Sie wieder erwarten können. Eine OOO ist nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch ein Vertrauensbeweis.

• Um auf eine alternative Lösung hinzuweisen

Mit einer E-Mail-Nachricht mit automatischer Urlaubsantwort können Sie Anfragen und Probleme an Ihre Kollegen weiterleiten. Auf diese Weise können die unmittelbaren Situationen gelöst und Ihre Kontakte und Partner sofort betreut werden. Optional können Sie Ihre Telefonnummer oder einen Link zu Ihrem sozialen Profil hinterlassen, wo andere Sie im Notfall direkt kontaktieren können.

• Einen Urlaub genießen, ohne arbeiten zu müssen

Sie müssen Ihre arbeitsbezogenen E-Mails im Urlaub nicht lesen. Sie zu ignorieren ist aber auch keine Option. Ein Autoresponder ist eine großartige Gelegenheit, jeden, der Sie kontaktieren könnte, über Ihre begrenzte Verfügbarkeit zu informieren. Betrachten Sie es als Ihre Entschuldigung, Ihre E-Mails nicht zu überprüfen: Schließlich wurden die Leute gewarnt.

Schlüsselelemente einer erfolgreichen Abwesenheitsnotiz-E-Mail

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Was muss Ihre Abwesenheitsnotiz also enthalten? Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, die wir hilfreich finden.

• Ein Hinweis, dass Sie gerade im Urlaub sind
• Anfangs- und Enddaten Ihrer Abwesenheit
• Das Datum Ihrer Rückkehr
• Name und E-Mail-Adresse der Kontaktperson, falls erforderlich
• Eine klare Anweisung, was in dringenden Fällen zu tun ist
• Eine menschliche Stimme
• Ihre Unterschrift
• Etwas, um Ihre OOO-Nachricht aufzupeppen

Was macht Autoresponder-Nachrichten gut?

Zunächst einmal sendet eine Urlaubs-Auto-Reply-E-Mail eine klare Nachricht über Ihre aktuelle Nichterreichbarkeit und die Zeiten, zu denen Sie voraussichtlich wieder am Arbeitsplatz sein werden. Alles in allem ist das genau das, was Leute, die Ihnen schreiben, wissen wollen.

Zweitens hat eine gute Urlaubs-Autoresponder-Nachricht eine Stimme. Ihre Stimme. Machen Sie es nicht unpersönlich und zu automatisch. Fügen Sie ein Stück von sich selbst hinzu: Ihren persönlichen Gruß, ein Bild, einen populärkulturellen Bezug, der für Sie typisch ist.

Drittens können Sie es visuell machen. Sie können ein Foto von Ihrem Urlaubsort hinzufügen oder ein fröhliches Bild (eine „Urlaubsversion“) von sich selbst anhängen. Sie könnten erwägen, ein Bild mit einer Bildunterschrift zu erstellen, die Ihre Kontakte entweder unterhalten oder ihnen zusätzliche Informationen geben würde.

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Fügen Sie schließlich etwas Humor hinzu. Es gibt viele Möglichkeiten, einen urlaubsbezogenen Witz einzufügen, von der Erklärung möglicher Gründe für eine begrenzte Internetverbindung bis hin zum Finden von Ausreden, warum eine Person Ihren Urlaub nicht beneiden sollte (vergessen Sie nur nicht, ein farbenfrohes Foto eines himmlischen Ortes hinzuzufügen, an dem Sie reisen zu). Einige lustige Autoresponder enthalten eine erfundene E-Mail-Adresse [email protected] .

Eine nette Geste Ihrer automatischen Urlaubsantwort wäre es, Personen zu erwähnen, die Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktieren möchten. Fügen Sie jedem Ihrer Kollegen, dessen E-Mail in Ihrem OOO steht, eine sehr kurze und süße Vorstellung hinzu.

Sollten Sie Autorespondern eine E-Mail-Signatur hinzufügen?

Das sollten Sie auf jeden Fall. Eine E-Mail-Signatur ist der beste Weg, Ihren Empfängern zu sagen oder sie daran zu erinnern, wer Sie sind und was Sie tun.

Auch wenn Sie der Autoresponder-E-Mail keine Kontaktinformationen hinzufügen möchten (wenn Sie im Urlaub sind), können Sie eine einfache CTA-Schaltfläche oder ein Banner hinzufügen, um eine andere Person zu kontaktieren. Wie im obigen Beispiel.

Wenn Sie denjenigen, die Ihnen schreiben, ein Sonderangebot mitteilen möchten, können Sie Ihre Signatur entsprechend aktualisieren. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben an einen Kundendienstmitarbeiter und erfahren, dass er im Urlaub ist. Abgesehen von der Entschuldigungsnachricht würden Sie sicherlich etwas anderes wollen. Ein Promo-Banner, der mit einer Sonderangebotsseite verlinkt ist, könnte also ausreichen.

Wählen Sie den Typ und Stil Ihrer Urlaubs-E-Mail aus

Unten haben wir drei verschiedene Autoresponder-E-Mail-Vorlagen eingefügt , die Sie bei Ihrem nächsten OOO verwenden können. Dies sind grundlegende Muster einer Abwesenheitsnotizvorlage , die Sie gemäß Ihrem persönlichen Stil personalisieren können.

Standard-Urlaubs-Autoantwortnachricht (Vorlage)

Hier ist die einfachste Urlaubs-E-Mail-Nachricht , die Sie kopieren können. Wir haben es von The Muse ausgeliehen und selbst leicht modifiziert. Passen Sie es unbedingt Ihrem Geschmack an.

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin derzeit bis zum [Datum] nicht im Büro.

Obwohl ich einmal am Tag meine E-Mails checke, werde ich mich wahrscheinlich bei Ihnen melden, wenn ich zurückkomme.

Falls Sie sofortige Hilfe benötigen, schreibe ich Ihnen innerhalb der nächsten 24 Stunden. Andernfalls senden Sie bitte in meiner Abwesenheit eine E-Mail an [Kontaktname] unter [Kontakt-E-Mail].

Ich wünsche Ihnen und Ihren Lieben eine wunderschöne Weihnachtszeit,

[Ihren Namen]

[Ihre Unterschrift]

Lead generierende Urlaubs-Abwesenheitsnachricht (Vorlage)

Wenn Sie möchten, dass Ihre Abwesenheitsnachricht während Ihres Urlaubs für Sie funktioniert, können Sie sie mit einer Formel zur Lead-Generierung ergänzen. Siehe das Beispiel unten.

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin derzeit bis zum [Datum] nicht im Büro.

Nach meiner Rückkehr antworte ich umgehend auf Ihre Nachricht. Falls Sie sofortige Hilfe benötigen, senden Sie in meiner Abwesenheit bitte eine E-Mail an [Kontaktname] unter [Kontakt-E-Mail].

Erfahren Sie übrigens als Erster, was wir tun (auch wenn wir im Urlaub sind), indem Sie unsere Unternehmens-Updates abonnieren => [Link abonnieren]

Ich wünsche Ihnen und Ihren Lieben eine wunderschöne Weihnachtszeit,

[Ihren Namen]

[Ihre Unterschrift]

Anstelle eines Newsletter-Abonnement-Links können Sie einen beliebigen anderen Link einfügen. Wenn Sie beispielsweise ein Webinar veranstalten, könnten Sie die folgende Zeile ausprobieren:

Kurz nach meiner Rückkehr werde ich ein Webinar veranstalten. Melden Sie sich gleich an, um sich Ihren Platz zu sichern: [Link zum Webinar].

Automatische Urlaubs-E-Mail-Antwort mit eingeschränktem Zugriff auf E-Mails (Vorlage)

Verwenden Sie diese Art von automatischer Antwortnachricht, wenn Sie nur eingeschränkten Internetzugang haben und Ihre geschäftlichen E-Mails die meiste Zeit nicht abrufen.

Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail!

Ich bin derzeit bis zum [Datum] nicht im Büro.

Wahrscheinlich werde ich aus [Ihrem Grund] nur sehr eingeschränkten Internetzugang haben, weshalb ich Ihre E-Mail erst lesen werde, wenn ich wieder bei der Arbeit bin.

Falls Sie sofortige Hilfe benötigen, senden Sie in meiner Abwesenheit bitte eine E-Mail an [Kontaktname] unter [Kontakt-E-Mail].

Ich wünsche Ihnen und Ihren Lieben eine wunderschöne Weihnachtszeit,

[Ihren Namen]

[Ihre Unterschrift]

So richten Sie einen Urlaubs-Autoresponder ein

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Falls Sie noch nie Abwesenheitsnachrichten eingerichtet haben, haben Sie möglicherweise Probleme mit den Einstellungen in Ihren E-Mail-Clients. Im Folgenden behandeln wir die Grundlagen für Gmail, Outlook, Apple Mail und Thunderbird.

Gmail-Autoresponder

Das Einrichten einer automatischen Nachricht für Ihre Urlaubszeit ist mit Gmail ziemlich einfach. Befolgen Sie einfach die folgenden Schritte.

• Öffnen Sie Gmail .
• Gehen Sie zu den Einstellungen .
• Suchen Sie den Abschnitt Abwesenheitsnotiz und aktivieren Sie ihn.
• Geben Sie den Betreff, die Daten Ihrer Abwesenheit und die Nachricht selbst ein.
• Speichern Sie Ihre Änderungen.

Genauere Tipps zum Aktivieren der Urlaubsnachricht mit automatischer Antwort auf verschiedenen Geräten finden Sie auf dieser Support-Seite von Google .

Outlook-Autoresponder

Wenn Sie die E-Mail-Software von Microsoft verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr OOO in Outlook einzurichten.

• Öffnen Sie Outlook
• Klicken Sie im Menü zuerst auf die Registerkarte Datei und dann auf die Registerkarte Info
• Klicken Sie auf Automatische Antworten (Abwesenheit)
• Wählen Sie Automatische Antworten senden aus
• Legen Sie den Zeitraum für Ihre automatische OOO-Antwort fest, indem Sie Nur während dieses Zeitraums senden auswählen
• Geben Sie Ihre Nachricht für automatische Antworten für Ihre Kollegen ( Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ) und Personen außerhalb Ihres Unternehmens ( Registerkarte Außerhalb meiner Organisation ) ein.

Sehen Sie sich den offiziellen Leitfaden an, um weitere Informationen zum Einrichten von Autoresponder-Beispielnachrichten für Feiertage zu erhalten .

Wenn Sie ein Microsoft-Benutzer sind, können Sie alternativ fertige Software wie Exchange Autoresponder installieren , die Ihnen hilft, Ihre OOO-Nachrichten ohne großen Aufwand einzurichten.

Apple Mail-Autoresponder

Apple hat es ziemlich schwierig gemacht, einen Autoresponder im Mac-Mailprogramm einzurichten . Dazu müssen Sie Folgendes tun:

• Öffnen Sie die Mail -App
• Gehen Sie zur Registerkarte Mail -Menü und öffnen Sie Einstellungen
• Klicken Sie auf der Registerkarte Regeln auf die Schaltfläche Regel hinzufügen
• Benennen Sie Ihre Regel (z. B. „Außer Haus“)
• Erstellen Sie eine Regel, die besagt:

Wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

An enthält [Ihre E-Mail-Adresse]

Führen Sie die folgenden Aktionen aus:

Nachricht beantworten

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Nachrichtentext beantworten und geben Sie Ihre Nachricht ein.
• Klicken Sie sowohl im Textfenster als auch im Regelfenster auf OK .
• Ein neues Fenster fragt Sie, ob Sie die neu erstellte Regel auf alle vorhandenen Nachrichten anwenden möchten. Klicken Sie auf Nicht anwenden .
• Jetzt ist Ihre Autoresponder-E-Mail live. Vergessen Sie nicht, es zu deaktivieren, indem Sie auf die Registerkarte Regeln gehen und die Abwesenheitsregel deaktivieren.

Schauen Sie sich eine Anleitung auf MacWorld an .

Thunderbird-Autoresponder

Wenn Sie Thunderbird als Mail-Client verwenden, raten andere Benutzer davon ab, eine automatische Feiertagsantwort darin einzurichten. Die App bietet kein einfaches Verfahren. Stattdessen müssen Sie eine Abwesenheitsnachricht erstellen und speichern, dann einen Nachrichtenfilter einrichten und Ihren Laptop mit Thunderbird für die gesamte Zeit Ihres Urlaubs eingeschaltet lassen. Anstatt all diese Probleme zu lösen, verwenden Sie einen browserbasierten E-Mail-Client.

Beste Urlaubs-Autoresponder-E-Mail-Beispiele

Kommen wir nun zum interessantesten Teil: Beispiele für echte Abwesenheitsnotizen . Es gibt Dutzende davon im Internet, von denen wir die intelligentesten ausgewählt haben. Schauen Sie sich also bitte die Beispiele für Abwesenheitsnachrichten unten an.

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1. Unterbrechung des Urlaubs

Das folgende Beispiel wurde auf Gizmodo vorgestellt . Es wurde von Josh Kopelman von First Round Capital vorgestellt:

Ich bin derzeit im Urlaub nicht im Büro.

Ich weiß, dass ich sagen soll, dass ich eingeschränkten Zugang zu E-Mails habe und nicht antworten kann, bis ich zurückkomme – aber das stimmt nicht. Mein Blackberry wird bei mir sein und ich kann reagieren, wenn ich es brauche. Und ich erkenne, dass ich meinen Urlaub wahrscheinlich von Zeit zu Zeit unterbrechen muss, um etwas Dringendes zu erledigen.

Trotzdem habe ich meiner Frau versprochen, dass ich versuchen werde, abzuschalten, wegzukommen und unseren Urlaub so gut wie möglich zu genießen. Also werde ich etwas Neues ausprobieren. Ich lasse die Entscheidung in Ihren Händen:

• Wenn Ihre E-Mail wirklich dringend ist und Sie eine Antwort benötigen, während ich im Urlaub bin, senden Sie sie bitte erneut an [email protected] und ich werde versuchen, umgehend darauf zu antworten.

• Wenn Sie denken, dass jemand anderes bei First Round Capital Ihnen helfen könnte, können Sie meiner Assistentin Fiona ([email protected]) eine E-Mail senden, und sie wird versuchen, Sie in die richtige Richtung zu weisen.

Ansonsten antworte ich nach meiner Rückkehr…

Herzliche Grüße,

Josch

2. Eine Reihe von OOO-Nachrichten mit Troy McClure

Verwandeln Sie den berühmten einleitenden Satz von Troy McClure in einen Verweis auf Ihre früheren OOOs :

Hallo, ich bin Troy McClure! Sie erinnern sich vielleicht an mich aus solchen [klassischen Abwesenheitsnachrichten] wie [„Ich bin in Outside Lands und schaue Metallica“ oder „Besuche meine Familie in Florida“.] Ich bin heute hier, um mit Ihnen über [Paul Sokol und die E-Mail, die Sie ihm gerade geschickt haben].

[Ihre Nachricht gehört hierher]

3. Ein Bild, das mehr als tausend Worte sagt

Die besten Abwesenheitsnachrichten enthalten ein Bild. Es kann entweder ein Foto Ihres Urlaubsortes oder ein erkennbares Meme mit Ihrer individuellen Bildunterschrift sein. Wie in den folgenden drei Beispielen:

Jetzt können Sie sehen, dass es eine Kunst ist, eine gute Abwesenheitsnachricht für den Urlaub zu erstellen. Aber keine Angst: Selbst die einfachste E-Mail funktioniert einwandfrei. Aber wenn Sie es persönlicher und lustiger gestalten, wird es – abgesehen von der Information über Ihren Urlaub – ein Lächeln bei Ihren Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern hervorrufen.

Haben Sie einen schönen Urlaub!