Vollständiger Leitfaden zur digitalen Einführung und Umsetzung

Sie können Unternehmer, Manager oder Angestellter sein.

Egal.

Sie wissen wahrscheinlich, wie viel Mühe, Geld und Zeit in neue Software und alles investiert wird, was heutzutage die Arbeitseffizienz verbessern würde.

Es gibt vor allem einen Kanal, den Unternehmen brauchen und auf den sie sich am liebsten konzentrieren:

Digitale Werkzeuge.

Von den Grundlagen wie Excel und Outlook bis hin zu komplizierterer Software wie CRM-Systemen und Kundenerfolgstools sind digitale Tools für Unternehmen aller Größen von grundlegender Bedeutung.

Allerdings gibt es noch Hindernisse.

Angenommen, Sie haben die schicksten Tools und Systeme für Ihr Unternehmen, Effizienz und Erfolg sind in Sichtweite. Aber Sie überspringen ein Problem:

Benutzer.

Selbst wenn die digitalen Tools stimmen, wenn die Benutzer sie nur ungern verwenden oder einfach nicht wissen, wie sie sie verwenden sollen, kann Ihr Unternehmen nicht erfolgreich sein. In diesem Szenario können Benutzer Kunden oder Mitarbeiter sein .

Unabhängig davon ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass sie die Tools in vollem Umfang nutzen. Dann findet die digitale Adoption statt.

Auf der Suche nach digitaler Akzeptanz durch KUNDEN? Hier sollten Sie sein: Was ist Produktakzeptanz und wie man sie steigert

Was ist digitale Adoption?

Die digitale Akzeptanz ist, einfach ausgedrückt, das Erreichen eines Zustands, in dem Ihre Mitarbeiter und/oder Ihre Kunden eine bereitgestellte Software, ein Tool oder ein anderes digitales Asset ordnungsgemäß und in vollem Umfang nutzen.

Der Grund, warum eine solche Einführung so wichtig ist, liegt in den positiven Auswirkungen, die sie auf den allgemeinen Arbeitsablauf, die Arbeitsatmosphäre und möglicherweise auf das gesamte Unternehmen haben kann.

Wenn die digitale Akzeptanz erreicht ist, wird es Folgendes geben:

• Verbesserte Kundenzufriedenheit
• Gesteigerte Mitarbeiterleistung
• Besser integriertes Arbeiten
• Optimierter und automatisierter Workflow
• Reduzierte Ausgaben

Es ist eine große Chance, all diese positiven Effekte mit einem Schritt erreichen zu können, da diese Effekte jedoch sehr drastisch sind, ebenso wie die negativen Auswirkungen, wenn die digitale Adoption nicht oder schlecht angewendet wird.

Wenn die digitale Akzeptanz nicht erreicht wird, wird es Folgendes geben:

• Verringerte Produktivität und Leistung
• Gesenkte Moral und Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Kundenfrust führt zu Kundenabwanderung
• Ausgaben, die nicht den Bedürfnissen entsprechen

Obwohl sich die digitale Adoption als allgemeiner Begriff sowohl auf die Zufriedenheit von Kunden als auch von Mitarbeitern bezieht, gibt es einige Unterschiede zwischen den beiden Benutzern, insbesondere wenn die Theorie in die Praxis übergeht.

Die digitale Akzeptanz der Mitarbeiter umfasst Schulungen zu den digitalen Tools und die Überwachung der Wirksamkeit der Tools, die vollständig genutzt werden; Die Akzeptanz der Kunden dreht sich um In-App-Tutorials und Anzeigen . Der Weg zur digitalen Akzeptanz führt also über diese beiden unterschiedlichen Benutzer.

So unterschiedlich diese auch sein können (was nicht viel ist), funktioniert die digitale Adoption nicht mit nur einem erreichten Schritt.

Stellen wir es uns ein wenig vor :

Stellen Sie sich eine App für einen Lieferservice vor und Sie sind ein neuer Kunde, der über die App bestellt.

Sie stellen fest, dass Ihre Bestellung einen Fehler enthält und müssen sie stornieren. Sie können nicht herausfinden, wie und jetzt müssen Sie den Support anrufen. Y

Sie schaffen es, ans Telefon zu gehen und das Support-Mitglied zu bitten, es für Sie zu stornieren, aber da das Mitglied mit dem System nicht so vertraut ist, kann es Ihre Bestellung nicht verfolgen, und selbst wenn es damit vertraut ist und Ihnen helfen kann Sie, Ihr erster Eindruck von der App ist schlecht.

Jetzt müssen Sie etwas essen, was Sie nicht wollen, und Sie werden die App deinstallieren.

Beide Seiten verlieren.

Nun gab es wohl ein Tutorial, das dem Kunden beim ersten Öffnen der App die Grundfunktionen der App zeigte. Sie haben es möglicherweise übersprungen, oder vielleicht war im Tutorial die Option „Bestellung stornieren“ nicht enthalten.

Es besteht sogar die Möglichkeit, dass das Tutorial so langweilig war, dass sie es vergessen haben . Was auch immer der Grund sein mag, er ist nicht unlösbar.

Tatsächlich ist es das Ziel der digitalen Adoption, diese Probleme zu lösen.

6 Schritte zur digitalen Einführung in Ihrem Unternehmen

Das muss ich erwähnen:

Seit der COVID-19-Pandemie haben viele Unternehmen auf Remote-Arbeit umgestellt und viele Tools eingeführt, von denen sie noch nie gehört haben …

… nur um die Effizienz zu steigern.

Die Chancen stehen gut, dass Sie dasselbe erlebt haben, zumindest gesehen haben, wie viele Unternehmen ihre gesamten Arbeitsabläufe umgestellt haben, um Schritt zu halten.

Aber die Umwandlung Ihres Unternehmens von einem traditionellen Unternehmen in ein digitales Geschäft ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Ihre Mitarbeiter zum Erfolg zu führen, wird genauso schwierig sein, wie die richtigen Systeme zu finden und zu integrieren.

Fragen Sie sich, wie Sie den Adoptionsprozess mit voller Effizienz beschleunigen können?

Hier sind die 6 Schritte, die Sie unternehmen sollten:

1. Stellen Sie eine angemessene Unterstützung der Führung sicher

Eine wichtige Voraussetzung vor der Digitalisierung Ihres Unternehmens ist sicherzustellen, dass Sie die Zustimmung und Unterstützung des oberen Managements haben .

Sie müssen nicht nur mit gutem Beispiel vorangehen und die Mitarbeiter zu Veränderungen ermutigen, sondern sie sind auch diejenigen, die die Projekte und Budgets für die Implementierung neuer digitaler Lösungen absegnen. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr oberes Management wirklich hinter der Digitalisierung von Arbeitsabläufen steht und nicht nur Lippenbekenntnisse abgeben.

Von Mckinsey durchgeführte Untersuchungen legen nahe, dass weniger als ein Drittel aller Unternehmen ihre digitalen Einführungs- und Transformationsprojekte als erfolgreich betrachten.

Aber diese Transformationen sind 1,6-mal erfolgreicher, wenn das Unternehmen auch einen Chief Digital Officer beschäftigt. Denn sie bringen relevante Expertise in das Senior Management Team ein und setzen sich auch auf oberster Ebene für die digitale Transformation ein.

Diese Forschung ergab auch, dass es ebenfalls effektive Strategien sind, eine klare Geschichte zu haben, die die Notwendigkeit der Transformation rechtfertigt, und ein Gefühl der Dringlichkeit in der Notwendigkeit der Veränderung zu vermitteln.

2. Widerstand gegen Veränderungen ansprechen

Wenn es bei den Mitarbeitern einen allgemeinen Widerstand gegen die digitale Einführung gibt, ist es wichtig, die zugrunde liegenden Bedenken zu identifizieren und anzugehen .

Es gibt zwar viele Gründe, warum Mitarbeiter einem Wechsel widerstreben, aber die beiden häufigsten sind:

1. Angst, dass ihnen die Fähigkeiten fehlen, sich an die neue Technologie anzupassen, und dass ihr Mangel an Fähigkeiten ihren Wert mindern wird;
2. Der Glaube, dass Veränderungen um der Veränderungen willen implementiert werden und die Arbeitsproduktivität nicht nur nicht verbessern, sondern einige Aufgaben erschweren.

Der Umgang mit diesen Bedenken ist wiederum ein Thema für die Geschäftsleitung.

Es kommt darauf an, dass sie erzählen, warum die Änderung sowohl wichtig als auch dringend ist und wie sie den Mitarbeitern und dem Unternehmen zugute kommt. Der Entwicklungsprozess für digitale Lösungen sollte auch beratend sein und den Mitarbeitern zeigen, dass die Lösungen wirklich so konzipiert sind, dass sie ihren Bedürfnissen entsprechen und die Arbeitsabläufe optimieren.

Informationen über Schulungen sollten von Anfang an zur Verfügung gestellt und die Mitarbeiter sollten beruhigt werden

• dass sie unterstützt werden und die Zeit haben, die sie brauchen, um die neuen Systeme zu lernen,
• und ihre Rolle wird durch neue Technologien nicht geschmälert.

Der Vorteil digitaler Arbeitsprozesse besteht darin, dass die Mitarbeiter jederzeit und von überall aus arbeiten können, aber dies kann auch als negativ empfunden werden, da sich die Mitarbeiter jetzt als ständig auf Abruf sehen.

Die Tatsache, dass sie erreichbar sind, kann die Work-Life-Balance massiv stören. Dies ist auch ein Thema, das von Anfang an behandelt werden sollte, mit Erwartungen und Grenzen. Auch hier sollte die Geschäftsleitung mit gutem Beispiel vorangehen: keine E-Mails an die Mitarbeiter um vier Uhr morgens.

3. Anreize für Veränderungen schaffen

Eine weitere effektive Strategie zur Förderung der digitalen Akzeptanz besteht darin, Anreize für Veränderungen zu schaffen. Dies kann auf verschiedene Weise erfolgen.

Wer mag nicht einen guten altmodischen Wettbewerb?

Menschen sind von Natur aus wettbewerbsorientiert, und manchmal kann es ausreichen, nur zu wissen, dass ein anderes Team innerhalb des Unternehmens bei der Einführung voraus ist, um ihnen den Anstoß zu geben, sich etwas mehr anzustrengen.

Dies kann mit Preisen für die Teams, die am besten abschneiden, weiter gefördert werden.

Das Verfolgen und Aufzeigen der Auswirkungen, die die digitale Einführung auf die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens hat, kann ebenfalls ein wirksamer Anreiz sein. Wenn Informationen darüber ausgetauscht werden können, wie die Einführung den Mitarbeitern allmählich Zeit spart , die Produktivität steigert oder den Umsatz steigert , kann dies den Mitarbeitern den Anreiz geben, den sie benötigen, um die Trägheit zu überwinden und aktiv Änderungen vorzunehmen.

4. Wählen Sie einen ganzheitlichen Ansatz

Das bedeutet zweierlei.

Erstens müssen digitale Ansätze über den gesamten Unternehmensablauf hinweg eingeführt werden.

Frustration entsteht, wenn Mitarbeiter aufgrund von Prozessen oder Personen, die noch auf analogen Systemen arbeiten, auf Hindernisse oder Verzögerungen stoßen. Mitarbeiter können mit digitalen Systemen nicht effektiv und sicher arbeiten, wenn es Lücken in der Versorgung gibt.

Im zweiten Fall bedeutet dies möglichst viel Standardisierung und Konsistenz zwischen den Systemen.

Niemand möchte für jedes verwendete System ein anderes Passwort haben oder zwischen Menüs wechseln müssen, die leicht unterschiedliche Formate und Terminologien verwenden. So viele Systeme wie möglich sollten rationalisiert werden.

Dadurch wird die Lernkurve minimiert und die Mitarbeiter fühlen sich sicherer, da sie nur ein oder zwei neue Systeme lernen müssen, statt zehn.

Zudem sollen belastende und unnötige Prozesse möglichst vermieden werden. Jeder Arbeitsablauf, der eine doppelte Eingabe oder Aufzeichnung von Informationen erfordert, die automatisch vom System generiert und aufgezeichnet werden sollten, ist ein Rezept für Frustration, Zeitverschwendung und Produktivitätsverlust.

5. Nutzen Sie Smart Onboarding

Die Schulung von Mitarbeitern für die Verwendung neuer Systeme kann einer der schwierigsten Aspekte der digitalen Einführung sein.

Sie können einfach nicht dieselbe exemplarische Vorgehensweise für verschiedene Benutzer mit unterschiedlichem Hintergrund entwerfen.

Für einige wird der Kurs so langsam vorankommen, dass sie wichtige Anweisungen als Reaktion auf Langeweile vergessen .

Für andere wird der Kurs zu schnell voranschreiten, als dass sie Schlüsselkonzepte erfassen könnten.

Eine viel bessere Lösung ist die Verwendung einer digitalen Adoptionsplattform wie UserGuiding. Dies lässt sich in Systeme integrieren, um Mitarbeiter zu schulen, während sie sie verwenden.

Es funktioniert im Tempo des Einzelnen und bietet nachweislich eine effektivere Informationsspeicherung als herkömmliche Trainingsansätze. Es erreicht auch die Mitarbeiter, die es anscheinend nie zu einer einzigen Schulungssitzung schaffen (Sie kennen die) .

Automatisierte Leitfäden können auch verwendet werden, um die Mitarbeiter auf neue Tools aufmerksam zu machen, sobald sie verfügbar sind, was äußerst wertvoll sein kann, wenn sich ein Unternehmen einer digitalen Transformation unterzieht und regelmäßig neue Tools eingeführt werden.

Verbunden: Die einzige Plattform für die digitale Einführung, die Sie benötigen

6. Seien Sie flexibel und experimentierfreudig

Es kann frustrierend sein, wenn wir viel Ressourcen und Energie in die Schaffung eines Systems investieren, das einem bestimmten Zweck dient, z. B. dem Abhalten von Meetings, nur um festzustellen, dass die Mitarbeiter dieses System lieber umgehen und etwas verwenden, das ihnen bereits aus anderen Aktivitäten bekannt ist , zum Beispiel Zoom.

Aber wenn das Ziel darin besteht, die Mitarbeiter zu befähigen, ihre Arbeit mithilfe digitaler Tools so effektiv wie möglich zu erledigen, sollten diese Frustrationen angenommen und nicht abgelehnt werden.

Es geht darum , die effektivste Lösung zu finden, und nicht darum, den Mitarbeitern belastende Systeme aufzuzwingen.

Die Mitarbeiter sollten befähigt werden, digitale Lösungen vorzuschlagen, mit denen sie vertraut sind und von denen sie wissen, dass sie für sie funktionieren. Mögliche Ansätze, die unerwartet in Arbeitsabläufe einfließen, sollten ernsthaft in Betracht gezogen und nicht von der Hand gewiesen werden.

Fazit

Die digitale Einführung kann für jede Art von Unternehmen angepasst werden, und sowohl die Maßnahmen als auch die Auswirkungen ändern sich je nach Größe des Unternehmens drastisch.

Was zählt, ist , den nächsten Schritt zu tun und zu wissen, was zu Ihnen passt . Unternimm kleine Schritte, wenn es nötig ist. Wichtig ist, dass du deine digitalen Tools nutzt, um deine Bedürfnisse zu erfüllen und die Technologie so weit wie möglich zu nutzen.

Technik ist dein Freund!

Häufig gestellte Fragen

Was ist digitale Adoption?

Digitale Adoption bedeutet, dass die Benutzer das Produkt oder die angebotene Dienstleistung in vollem Umfang so nutzen, wie es beabsichtigt war.

Welche Beziehung besteht zwischen Onboarding und digitaler Akzeptanz?

Mitarbeiter, Benutzer und Kunden, die effektiv an Bord sind, werden häufiger und effizienter mit Ihrem Produkt interagieren und die digitale Akzeptanz erhöhen.

Warum sollte ich in die digitale Einführung investieren?

Um treuere Kunden zu haben und eine hohe Konversionsrate zu erzielen, ist es zwingend erforderlich, in die digitale Akzeptanz zu investieren.