Panduan Lengkap untuk Adopsi Digital dan Mencapainya

Anda bisa menjadi pemilik bisnis, manajer, atau karyawan.

Tidak masalah.

Anda mungkin tahu berapa banyak usaha, uang, dan waktu yang dicurahkan dalam perangkat lunak baru dan apa pun yang akan meningkatkan efisiensi kerja saat ini.

Terutama ada satu saluran yang dibutuhkan dan lebih disukai oleh bisnis untuk difokuskan:

Alat digital.

Mulai dari yang paling dasar, seperti excel dan outlook, hingga perangkat lunak yang lebih rumit seperti sistem CRM dan alat kesuksesan pelanggan, alat digital adalah dasar untuk semua ukuran bisnis.

Namun, masih ada kendala.

Katakanlah Anda memiliki alat dan sistem tercanggih untuk bisnis Anda, efisiensi dan kesuksesan sudah di depan mata. Tetapi Anda melewatkan satu masalah:

Pengguna.

Bahkan ketika alat digital benar, jika pengguna enggan menggunakannya, atau hanya tidak tahu cara menggunakannya, bisnis Anda tidak akan berhasil. Dalam skenario ini, pengguna dapat menjadi pelanggan atau karyawan .

Terlepas dari itu, sangat penting bagi Anda untuk memastikan mereka menggunakan alat secara maksimal. Saat itulah adopsi digital terjadi.

Mencari adopsi digital PELANGGAN? Di sinilah Anda seharusnya: Apa itu Adopsi Produk dan Bagaimana Meningkatkannya

Apa itu Adopsi Digital?

Adopsi digital adalah, dalam istilah yang paling sederhana, mencapai keadaan di mana karyawan Anda dan/atau pelanggan Anda menggunakan perangkat lunak, alat, atau aset digital lainnya yang disediakan dengan benar dan secara maksimal.

Alasan mengapa adopsi tersebut sangat penting adalah karena efek positifnya pada alur kerja umum, suasana kerja, dan sangat mungkin seluruh bisnis.

Jika adopsi digital tercapai, akan ada:

• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Peningkatan kinerja karyawan
• Pekerjaan terintegrasi yang lebih baik
• Alur kerja yang dioptimalkan dan otomatis
• Pengurangan biaya

Ini adalah peluang besar untuk dapat mencapai semua efek positif ini dengan satu langkah, namun karena efek ini sangat drastis, begitu juga efek negatifnya jika adopsi digital tidak diterapkan atau diterapkan dengan buruk.

Jika adopsi digital tidak tercapai, akan ada:

• Penurunan produktivitas dan kinerja
• Menurunkan moral dan kepuasan karyawan
• Frustrasi pelanggan yang mengarah ke churn pelanggan
• Pengeluaran tidak memenuhi kebutuhan

Meskipun adopsi digital sebagai istilah umum mengacu pada kepuasan pelanggan dan karyawan , ada beberapa perbedaan antara kedua pengguna, terutama ketika teori berubah menjadi praktik.

Sedangkan adopsi digital karyawan meliputi pelatihan alat digital dan pemantauan efektivitas alat yang digunakan sepenuhnya; adopsi pelanggan berkisar pada tutorial dan iklan dalam aplikasi . Dengan demikian, cara untuk mencapai adopsi digital adalah melalui dua pengguna yang berbeda ini.

Namun, meskipun berbeda (yang tidak banyak) adopsi digital tidak bekerja dengan hanya satu langkah tercapai.

Mari kita visualisasikan sedikit :

Bayangkan sebuah aplikasi layanan pengiriman makanan dan Anda adalah pelanggan baru yang memesan menggunakan aplikasi tersebut.

Anda menyadari ada kesalahan dalam pesanan Anda dan Anda harus membatalkannya. Anda tidak tahu bagaimana dan sekarang Anda harus meminta dukungan. kamu

Anda berhasil menghubungi dan meminta anggota dukungan untuk membatalkannya untuk Anda, tetapi karena anggota tersebut tidak begitu akrab dengan sistem, mereka tidak dapat melacak pesanan Anda, dan bahkan jika mereka mengetahuinya dan berhasil membantu Anda, kesan pertama Anda tentang aplikasi itu buruk.

Sekarang Anda harus makan sesuatu yang tidak Anda inginkan, ditambah Anda akan mencopot pemasangan aplikasi.

Kedua belah pihak kalah.

Sekarang mungkin ada tutorial yang menunjukkan fungsi dasar aplikasi kepada pelanggan ketika mereka pertama kali membuka aplikasi. Mereka mungkin melewatkannya, atau mungkin tutorialnya tidak menyertakan opsi "batalkan pesanan" dalam tutorial.

Bahkan ada kemungkinan tutorialnya sangat membosankan hingga mereka lupa . Apa pun alasannya, itu tidak bisa dipecahkan.

Sebenarnya, tujuan adopsi digital adalah untuk memecahkan masalah ini.

6 Langkah untuk Mencapai Adopsi Digital di Perusahaan Anda

Saya harus menyebutkan ini:

Sejak Pandemi COVID-19, banyak perusahaan telah beralih ke kerja jarak jauh dan mengadopsi banyak alat yang belum pernah mereka dengar…

… hanya untuk meningkatkan efisiensi.

Kemungkinannya, Anda pernah mengalami hal yang sama, setidaknya melihat banyak perusahaan mengubah seluruh alur kerja mereka untuk mengikutinya.

Tetapi mengubah perusahaan Anda dari bisnis tradisional menjadi bisnis digital tidak semudah kedengarannya. Memimpin staf Anda menuju kesuksesan akan sama sulitnya dengan menemukan dan mengintegrasikan sistem yang tepat.

Ingin tahu bagaimana Anda dapat mempercepat proses adopsi dengan efisiensi penuh ?

Berikut 6 langkah yang harus Anda lakukan:

1. Pastikan Dukungan Kepemimpinan yang Tepat

Prasyarat penting sebelum mendigitalkan organisasi Anda adalah memastikan bahwa Anda memiliki persetujuan dan dukungan dari manajemen tingkat atas .

Tidak hanya penting bagi mereka untuk memimpin dengan memberi contoh dan mendorong staf untuk membuat perubahan, tetapi merekalah yang menandatangani proyek, dan anggaran, untuk mengimplementasikan solusi digital baru. Anda perlu memastikan bahwa manajemen atas Anda benar- benar berada di balik digitalisasi alur kerja , dan bukan hanya sekadar basa-basi.

Penelitian yang dilakukan oleh Mckinsey menunjukkan bahwa kurang dari sepertiga dari semua organisasi menganggap proyek adopsi dan transformasi digital mereka telah berhasil.

Namun transformasi ini 1,6 kali lebih mungkin berhasil jika perusahaan juga mempekerjakan Chief Digital Officer . Ini karena mereka membawa keahlian yang relevan ke tim manajemen senior, dan mereka juga ada untuk mengadvokasi transformasi digital di tingkat atas.

Penelitian ini juga menemukan bahwa memiliki cerita yang jelas yang membenarkan perlunya transformasi, dan menanamkan rasa urgensi akan perlunya perubahan, juga merupakan strategi yang efektif.

2. Mengatasi Resistensi terhadap Perubahan

Jika ada penolakan umum terhadap adopsi digital di antara staf, penting untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mendasarinya .

Meskipun ada banyak alasan mengapa staf mungkin enggan untuk berubah, dua yang paling umum adalah:

1. Takut bahwa mereka tidak memiliki keterampilan untuk beradaptasi dengan teknologi baru dan bahwa kurangnya keterampilan mereka akan mengurangi nilai mereka;
2. Keyakinan bahwa perubahan dilaksanakan demi perubahan, dan tidak hanya tidak akan meningkatkan produktivitas kerja tetapi juga membuat beberapa tugas menjadi lebih sulit.

Berurusan dengan masalah ini sekali lagi menjadi masalah bagi manajemen senior.

Itu kembali kepada mereka yang menceritakan kisah mengapa perubahan itu penting dan mendesak, dan bagaimana hal itu akan menguntungkan staf dan perusahaan. Proses pengembangan solusi digital juga harus bersifat konsultatif , menunjukkan kepada staf bahwa solusi benar-benar dirancang untuk memenuhi kebutuhan mereka dan merampingkan alur kerja.

Informasi tentang pelatihan harus tersedia sejak awal, dan staf harus diyakinkan

• bahwa mereka didukung dan memiliki waktu yang mereka butuhkan untuk mempelajari sistem baru,
• dan peran mereka tidak akan berkurang oleh teknologi baru.

Manfaat dari proses kerja digital adalah memungkinkan staf untuk bekerja kapan saja dan dari mana saja, tetapi ini juga dapat dianggap negatif karena staf sekarang melihat diri mereka selalu siap dihubungi.

Fakta bahwa mereka dapat dijangkau dapat sangat mengganggu keseimbangan kehidupan kerja. Ini juga merupakan masalah yang harus ditangani sejak awal, dengan harapan dan batasan yang ditetapkan. Sekali lagi, manajemen senior harus memimpin dengan memberi contoh: tidak mengirim email kepada staf pada pukul empat pagi.

3. Beri Insentif Perubahan

Strategi lain yang efektif untuk mendorong adopsi digital adalah mendorong perubahan. Ini dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Siapa yang tidak suka kompetisi kuno yang bagus?

Orang-orang secara alami kompetitif, dan kadang-kadang hanya mengetahui bahwa tim lain dalam perusahaan berada di depan dalam adopsi sudah cukup untuk memberi mereka dorongan untuk mencoba sedikit lebih keras.

Ini dapat lebih didorong dengan hadiah untuk tim yang melakukan yang terbaik.

Melacak dan menunjukkan dampak adopsi digital terhadap indikator kinerja utama perusahaan juga dapat menjadi insentif yang efektif. Jika informasi dapat dibagikan tentang bagaimana adopsi secara bertahap menghemat waktu staf , meningkatkan produktivitas, atau meningkatkan penjualan , ini dapat memberi staf insentif yang mereka butuhkan untuk mengatasi kelambanan dan mulai aktif membuat perubahan.

4. Ambil Pendekatan Holistik

Ini berarti dua hal.

Pertama , pendekatan digital harus diperkenalkan di seluruh alur kerja perusahaan.

Frustrasi muncul ketika staf mengalami hambatan atau penundaan karena proses atau individu yang masih menggunakan sistem analog. Staf tidak dapat bekerja secara efektif dan percaya diri menggunakan sistem digital jika ada celah dalam penyediaan.

Dalam kasus kedua, ini berarti sebanyak mungkin standarisasi dan konsistensi antar sistem.

Tidak ada yang suka harus memiliki kata sandi yang berbeda untuk setiap sistem yang mereka gunakan , atau harus beralih di antara menu yang menggunakan format dan terminologi yang sedikit berbeda. Sebisa mungkin sistem harus dirampingkan.

Ini meminimalkan kurva belajar , dan membuat staf merasa lebih percaya diri karena mereka hanya perlu mempelajari satu atau dua sistem baru, bukan sepuluh.

Selain itu, sedapat mungkin proses yang memberatkan dan tidak perlu harus dihindari. Alur kerja apa pun yang memerlukan entri ganda, atau informasi rekaman yang harus dibuat dan direkam secara otomatis oleh sistem, adalah resep untuk frustrasi, waktu yang terbuang, dan produktivitas yang hilang.

5. Memanfaatkan Orientasi Cerdas

Melatih staf untuk menggunakan sistem baru dapat menjadi salah satu aspek yang paling menantang dari adopsi digital.

Anda tidak dapat merancang panduan yang sama untuk berbagai pengguna dari latar belakang yang berbeda.

Bagi sebagian orang, kursus akan bergerak sangat lambat sehingga mereka akan melupakan instruksi penting sebagai respons kebosanan.

Bagi yang lain, kursus akan bergerak terlalu cepat bagi mereka untuk memahami konsep-konsep kunci.

Solusi yang jauh lebih baik adalah dengan menggunakan platform adopsi digital seperti UserGuiding. Ini terintegrasi dengan sistem untuk melatih staf saat mereka menggunakannya.

Ini bekerja dengan kecepatan individu dan telah terbukti memberikan retensi informasi yang lebih efektif daripada pendekatan tradisional untuk pelatihan. Itu juga menjangkau staf yang sepertinya tidak pernah bisa menghadiri satu sesi pelatihan (Anda tahu itu) .

Panduan otomatis juga dapat digunakan untuk membawa alat baru menjadi perhatian staf saat tersedia, yang bisa sangat berharga ketika perusahaan sedang menjalani transformasi digital dan alat baru diperkenalkan secara teratur.

Terkait: Hanya Platform Adopsi Digital yang Anda Butuhkan

6. Jadilah Fleksibel dan Eksperimental

Ini bisa membuat frustrasi ketika kita menginvestasikan banyak sumber daya dan energi untuk menciptakan sistem untuk melayani tujuan tertentu, seperti menyelenggarakan rapat, hanya untuk mengetahui bahwa staf lebih suka melewati sistem ini dan menggunakan sesuatu yang sudah mereka kenal dari aktivitas lain , misalnya, Zoom.

Tetapi jika tujuannya adalah untuk memberdayakan staf untuk melakukan pekerjaan mereka seefektif mungkin menggunakan alat digital, frustrasi ini harus diterima daripada ditolak.

Idenya adalah untuk menemukan solusi yang paling efektif, bukan memaksakan sistem yang memberatkan staf untuk kepentingan itu.

Staf harus diberdayakan untuk menyarankan solusi digital yang mereka kenal dan mereka tahu bekerja untuk mereka. Pendekatan potensial yang secara tak terduga masuk ke dalam alur kerja harus dipertimbangkan secara serius , dan tidak diabaikan begitu saja.

Kesimpulan

Adopsi digital dapat disesuaikan untuk setiap jenis bisnis dan ukuran serta efeknya berubah secara drastis sesuai dengan ukuran bisnis.

Yang penting adalah mengambil langkah berikutnya dengan mengetahui apa yang cocok untuk Anda . Ambil langkah kecil jika perlu, yang penting adalah Anda memanfaatkan alat digital Anda untuk memenuhi kebutuhan Anda dan memanfaatkan teknologi sebanyak mungkin.

Teknologi adalah teman Anda!

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa itu adopsi digital?

Adopsi digital berarti membuat pengguna menggunakan produk atau layanan yang ditawarkan sepenuhnya dengan cara yang dimaksudkan untuk digunakan.

Apa hubungan antara orientasi dan adopsi digital?

Karyawan, pengguna, dan pelanggan yang bergabung secara efektif akan terlibat dengan produk Anda lebih sering dan lebih efisien, meningkatkan adopsi digital.

Mengapa saya harus berinvestasi dalam adopsi digital?

Untuk memiliki lebih banyak pelanggan setia dan memiliki tingkat konversi yang tinggi, berinvestasi dalam adopsi digital adalah wajib.