Guía completa para la adopción digital y lograrlo

Puede ser propietario de un negocio, gerente o empleado.

No importa

Probablemente sepa cuánto esfuerzo, dinero y tiempo se están invirtiendo en software nuevo y en cualquier cosa que mejore la eficiencia del trabajo hoy en día.

Hay especialmente un canal que las empresas necesitan y en el que prefieren centrarse:

Herramientas digitales.

Desde lo más básico, como Excel y Outlook, hasta software más complicado, como los sistemas CRM y las herramientas de éxito del cliente, las herramientas digitales son fundamentales para empresas de todos los tamaños.

Sin embargo, todavía hay obstáculos.

Digamos que tiene las herramientas y los sistemas más sofisticados para su negocio, la eficiencia y el éxito están a la vista. Pero te estás saltando un problema:

Usuarios.

Incluso cuando las herramientas digitales son correctas, si los usuarios son reacios a usarlas o simplemente no saben cómo usarlas, su negocio no puede tener éxito. En este escenario, los usuarios pueden ser clientes o empleados .

De todos modos, es fundamental que se asegure de que utilicen las herramientas al máximo. Ahí es cuando ocurre la adopción digital.

¿Busca la adopción digital del CLIENTE? Aquí es donde debe estar: ¿Qué es la adopción de productos y cómo aumentarla?

¿Qué es la Adopción Digital?

La adopción digital es, en los términos más simples, lograr un estado en el que sus empleados y/o sus clientes utilicen un software, una herramienta o cualquier otro activo digital proporcionado correctamente y en todo su potencial.

La razón por la cual dicha adopción es crucial es por los efectos positivos que puede tener en el flujo de trabajo general, la atmósfera de trabajo y, muy posiblemente, en todo el negocio.

Si se logra la adopción digital, habrá:

• Mejora de la satisfacción del cliente
• Mayor rendimiento de los empleados
• Mejor trabajo integrado
• Flujo de trabajo optimizado y automatizado
• Gastos reducidos

Es una gran oportunidad poder lograr todos estos efectos positivos con un solo paso, sin embargo, como estos efectos son muy drásticos, también lo son los efectos negativos si la adopción digital no se aplica o se aplica mal.

Si no se logra la adopción digital, habrá:

• Disminución de la productividad y el rendimiento.
• Baja la moral y la satisfacción de los empleados.
• La frustración del cliente conduce a la pérdida de clientes
• Gastos que no cubren las necesidades.

Aunque la adopción digital como término general se refiere tanto a la satisfacción del cliente como a la del empleado , existen algunas diferencias entre los dos usuarios, especialmente cuando la teoría se convierte en práctica.

Si bien la adopción digital de los empleados incluye capacitación sobre las herramientas digitales y el monitoreo de la efectividad de las herramientas que se utilizan por completo; la adopción de los clientes gira en torno a los tutoriales y anuncios en la aplicación . Por lo tanto, la forma de lograr la adopción digital es a través de estos dos usuarios diferentes.

Sin embargo, por muy diferentes que puedan ser (que no es mucho), la adopción digital no funciona con un solo paso logrado.

Vamos a visualizarlo un poco :

Imagine una aplicación de servicio de entrega de alimentos y usted es un nuevo cliente que realiza un pedido utilizando la aplicación.

Te das cuenta de que hay un error en tu pedido y necesitas cancelarlo. No puede averiguar cómo y ahora tiene que llamar para pedir ayuda. Y

Puede ponerse en línea y pedirle al miembro de soporte que lo cancele por usted, pero como el miembro no está tan familiarizado con el sistema, no puede rastrear su pedido, e incluso si está familiarizado con él y logra ayudarlo. usted, su primera impresión de la aplicación es mala.

Ahora tienes que comer algo que no quieras, además desinstalarás la aplicación.

Ambos bandos pierden.

Probablemente había un tutorial que mostraba las funciones básicas de la aplicación al cliente cuando abrió la aplicación por primera vez. Es posible que se lo hayan saltado, o tal vez el tutorial no tenía la opción de "cancelar pedido" incluida en el tutorial.

Incluso existe la posibilidad de que el tutorial fuera tan aburrido que lo olvidaron . Cualquiera que sea la razón, no es irresoluble.

De hecho, el objetivo de la adopción digital es resolver estos problemas.

6 pasos para lograr la adopción digital en tu empresa

Tengo que mencionar esto:

Desde la pandemia de COVID-19, muchas empresas han cambiado al trabajo remoto y han adoptado muchas herramientas de las que nunca habían oído hablar...

… solo para aumentar la eficiencia.

Lo más probable es que haya experimentado lo mismo, al menos vio que muchas empresas transformaron todos sus flujos de trabajo para mantenerse al día.

Pero transformar su empresa de un negocio tradicional a uno digital no es tan fácil como parece. Llevar a su personal al éxito será tan difícil como encontrar e integrar los sistemas correctos.

¿Se pregunta cómo puede acelerar el proceso de adopción con total eficiencia ?

Estos son los 6 pasos que debe seguir:

1. Garantizar un apoyo de liderazgo adecuado

Un requisito previo vital antes de digitalizar su organización es asegurarse de contar con la aceptación y el apoyo de la alta dirección .

No solo es necesario que den el ejemplo y animen al personal a realizar cambios, sino que son ellos los que aprueban los proyectos y los presupuestos para implementar nuevas soluciones digitales. Debe asegurarse de que su alta dirección realmente esté detrás de la digitalización de los flujos de trabajo, y no solo de la boca para afuera.

La investigación realizada por Mckinsey sugiere que menos de un tercio de todas las organizaciones consideran que sus proyectos de transformación y adopción digital han sido exitosos.

Pero estas transformaciones tienen 1,6 veces más probabilidades de éxito cuando la empresa también contrató a un director digital . Esto se debe a que aportan experiencia relevante al equipo de alta dirección y también están ahí para abogar por la transformación digital al más alto nivel.

Esta investigación también encontró que tener una historia clara que justifique la necesidad de la transformación e inculcar un sentido de urgencia en la necesidad de cambio también son estrategias efectivas.

2. Abordar la resistencia al cambio

Si existe una resistencia general a la adopción digital entre el personal, es esencial identificar y abordar las preocupaciones subyacentes .

Si bien hay muchas razones por las que el personal puede ser reacio a cambiar, las dos más comunes son:

1. Miedo de que carecen de las habilidades para adaptarse a la nueva tecnología y que su falta de habilidades disminuya su valor;
2. La creencia de que el cambio se está implementando por cambiar, y no solo no mejorará la productividad del trabajo, sino que hará que algunas tareas sean más difíciles.

Lidiar con estas preocupaciones es nuevamente un problema para la alta dirección.

Se trata de ellos contando la historia de por qué el cambio es importante y urgente, y cómo beneficiará al personal y a la empresa. El proceso de desarrollo de soluciones digitales también debe ser consultivo , mostrando al personal que las soluciones realmente se están diseñando para satisfacer sus necesidades y optimizar los flujos de trabajo.

La información sobre la capacitación debe estar disponible desde el principio, y el personal debe estar seguro

• que son compatibles y tienen el tiempo que necesitan para aprender los nuevos sistemas,
• y sus funciones no se verán disminuidas por las nuevas tecnologías.

El beneficio de los procesos de trabajo digitales es que permite que el personal trabaje en cualquier momento y desde cualquier lugar, pero esto también puede ser percibido como algo negativo, ya que ahora el personal se ve a sí mismo como disponible todo el tiempo.

El hecho de que sean accesibles puede ser muy perjudicial para el equilibrio entre el trabajo y la vida. Este también es un tema que debe tratarse desde el principio, con expectativas y límites establecidos. Una vez más, la alta dirección debe predicar con el ejemplo: no enviar correos electrónicos al personal a las cuatro de la mañana.

3. Incentivar el cambio

Otra estrategia efectiva para impulsar la adopción digital es incentivar el cambio. Esto se puede hacer de varias maneras.

¿A quién no le gusta una buena competición a la antigua?

Las personas son naturalmente competitivas y, a veces, el simple hecho de saber que otro equipo dentro de la empresa está a la vanguardia en la adopción puede ser suficiente para darles un impulso para esforzarse un poco más.

Esto se puede incentivar aún más con premios para los equipos que lo están haciendo mejor.

El seguimiento y la demostración del impacto que está teniendo la adopción digital en los indicadores clave de rendimiento de la empresa también puede ser un incentivo eficaz. Si se puede compartir información sobre cómo la adopción está ahorrando gradualmente tiempo al personal , impulsando la productividad o aumentando las ventas , esto puede proporcionar al personal el incentivo que necesita para superar la inercia y comenzar a realizar cambios activamente.

4. Adopte un enfoque holístico

Esto significa dos cosas.

En primer lugar , se deben introducir enfoques digitales en todo el flujo de trabajo de la empresa.

Las frustraciones surgen cuando el personal se encuentra con obstáculos o demoras debido a procesos o personas que todavía están en sistemas analógicos. El personal no puede trabajar con eficacia y confianza utilizando sistemas digitales si hay lagunas en la provisión.

En el segundo caso, esto significa la mayor estandarización y consistencia posible entre los sistemas.

A nadie le gusta tener una contraseña diferente para cada sistema que usa , o tener que cambiar entre menús que usan formatos y terminología ligeramente diferentes. En la medida de lo posible, los sistemas deben simplificarse.

Esto minimiza la curva de aprendizaje y permite que el personal se sienta más seguro, ya que solo tienen que aprender uno o dos sistemas nuevos, en lugar de diez.

Además, en la medida de lo posible, deben evitarse los procesos onerosos e innecesarios. Cualquier flujo de trabajo que requiera doble entrada o registro de información que el sistema debe generar y registrar automáticamente es una receta para la frustración, la pérdida de tiempo y la pérdida de productividad.

5. Utilice la incorporación inteligente

Capacitar al personal para usar nuevos sistemas puede ser uno de los aspectos más desafiantes de la adopción digital.

Simplemente no puede diseñar el mismo tutorial para varios usuarios de diferentes orígenes.

Para algunos, el curso avanzará tan lentamente que olvidarán instrucciones importantes como respuesta al aburrimiento.

Para otros, el curso avanzará demasiado rápido para que puedan comprender los conceptos clave.

Una solución mucho mejor es utilizar una plataforma de adopción digital como UserGuiding. Esto se integra con los sistemas para capacitar al personal mientras los utilizan.

Funciona al ritmo del individuo y se ha demostrado que proporciona una retención de información más efectiva que los enfoques tradicionales de capacitación. También llega a aquellos miembros del personal que nunca parecen poder asistir a una sola sesión de capacitación (ya sabe cuáles) .

Las guías automatizadas también se pueden utilizar para llamar la atención del personal sobre nuevas herramientas a medida que estén disponibles, lo que puede ser extremadamente valioso cuando una empresa está experimentando una transformación digital y se están introduciendo nuevas herramientas de forma regular.

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6. Sea flexible y experimental

Puede ser frustrante cuando invertimos una gran cantidad de recursos y energía en la creación de un sistema para un propósito específico, como organizar reuniones, solo para descubrir que el personal prefiere pasar por alto este sistema y usar algo con lo que ya están familiarizados de otras actividades. , por ejemplo, Zoom.

Pero si el objetivo es capacitar al personal para que haga su trabajo con la mayor eficacia posible utilizando herramientas digitales, estas frustraciones deben aceptarse en lugar de rechazarse.

La idea es encontrar la solución que sea más efectiva, no imponer sistemas onerosos al personal por el simple hecho de hacerlo.

El personal debe estar facultado para sugerir soluciones digitales con las que estén familiarizados y que sepan que funcionan para ellos. Los enfoques potenciales que se abren paso inesperadamente en los flujos de trabajo deben considerarse seriamente y no descartarse de plano.

Conclusión

La adopción digital se puede personalizar para cada tipo de negocio y tanto las medidas como los efectos cambian drásticamente según el tamaño del negocio.

Lo importante es dar el siguiente paso sabiendo lo que te conviene . Tome pequeños pasos si es necesario, lo importante es que aproveche sus herramientas digitales para satisfacer sus necesidades y haga uso de la tecnología tanto como sea posible.

¡La tecnología es tu amiga!

Preguntas frecuentes

¿Qué es la adopción digital?

La adopción digital significa hacer que los usuarios utilicen el producto o el servicio ofrecido en toda su extensión de la forma en que estaba destinado a ser utilizado.

¿Cuál es la relación entre onboarding y adopción digital?

Los empleados, usuarios y clientes que se incorporan de manera efectiva interactuarán con su producto con mayor frecuencia y eficiencia, lo que aumentará la adopción digital.

¿Por qué debería invertir en adopción digital?

Para tener clientes más leales y tener una alta tasa de conversión, es obligatorio invertir en adopción digital.