Guia completo para adoção digital e como alcançá-la

Você pode ser um empresário, um gerente ou um funcionário.

Não importa.

Você provavelmente sabe quanto esforço, dinheiro e tempo estão sendo investidos em novos softwares e qualquer coisa que melhore a eficiência do trabalho hoje em dia.

Há especialmente um canal que as empresas precisam e preferem focar:

Ferramentas digitais.

Desde o básico, como Excel e Outlook, até softwares mais complicados, como sistemas de CRM e ferramentas de sucesso do cliente, as ferramentas digitais são fundamentais para todos os tamanhos de negócios.

No entanto, ainda existem obstáculos.

Digamos que você tenha as ferramentas e sistemas mais sofisticados para o seu negócio, a eficiência e o sucesso estão à sua vista. Mas você está pulando um problema:

Comercial.

Mesmo quando as ferramentas digitais estão certas, se os usuários estão relutantes em usá-las, ou simplesmente não sabem como usá-las, seu negócio não pode ter sucesso. Nesse cenário, os usuários podem ser clientes ou funcionários .

Independentemente disso, é fundamental que você certifique-se de que eles usem as ferramentas ao máximo. É quando a adoção digital acontece.

Procurando a adoção digital do CLIENTE? É aqui que você deve estar: O que é Adoção de Produtos e como aumentá-la

O que é Adoção Digital?

Adoção digital é, nos termos mais simples, alcançar um estado em que seus funcionários e/ou seus clientes estão usando um software, ferramenta ou qualquer outro ativo digital fornecido de forma adequada e em todo o seu potencial.

A razão pela qual essa adoção é crucial é por causa dos efeitos positivos que ela pode ter no fluxo de trabalho geral, no ambiente de trabalho e, possivelmente, em todo o negócio.

Se a adoção digital for alcançada, haverá:

• Maior satisfação do cliente
• Aumento do desempenho dos funcionários
• Trabalho mais integrado
• Fluxo de trabalho otimizado e automatizado
• Despesas reduzidas

É uma grande oportunidade conseguir todos esses efeitos positivos com um passo, porém, como esses efeitos são muito drásticos, também são os efeitos negativos se a adoção digital não for aplicada ou mal aplicada.

Se a adoção digital não for alcançada, haverá:

• Diminuição da produtividade e desempenho
• Baixa moral e satisfação dos funcionários
• Frustração do cliente levando à perda de clientes
• Despesas que não atendem às necessidades

Embora a adoção digital como termo geral se refira tanto à satisfação do cliente quanto do funcionário , existem algumas diferenças entre os dois usuários, principalmente quando a teoria se transforma em prática.

Enquanto a adoção digital do funcionário inclui treinamento sobre as ferramentas digitais e o monitoramento da eficácia das ferramentas sendo utilizadas integralmente; a adoção dos clientes gira em torno de tutoriais e anúncios no aplicativo . Assim, o caminho para alcançar a adoção digital é por meio desses dois usuários diferentes.

No entanto, por mais diferentes que sejam (o que não é muito), a adoção digital não funciona com apenas uma etapa alcançada.

Vamos visualizar um pouco :

Imagine um aplicativo de serviço de entrega de comida e você é um novo cliente fazendo pedidos usando o aplicativo.

Você percebe que há um erro no seu pedido e precisa cancelá-lo. Você não consegue descobrir como e agora você tem que ligar para o suporte. S

Você consegue entrar na linha e pedir ao membro do suporte para cancelá-lo para você, mas como o membro não está tão familiarizado com o sistema, ele não pode rastrear seu pedido e, mesmo que esteja familiarizado com ele, consegue ajudar você, sua primeira impressão do aplicativo é ruim.

Agora você precisa comer algo que não quer, além de desinstalar o aplicativo.

Ambos os lados perdem.

Agora provavelmente havia um tutorial mostrando as funções básicas do aplicativo para o cliente quando ele abriu o aplicativo pela primeira vez. Eles podem ter ignorado, ou talvez o tutorial não tenha a opção “cancelar pedido” incluída no tutorial.

Existe até a possibilidade de o tutorial ter sido tão chato que eles esqueceram . Seja qual for o motivo, não é insolúvel.

Na verdade, o objetivo da adoção digital é resolver esses problemas.

6 passos para alcançar a adoção digital em sua empresa

Tenho que mencionar isso:

Desde a pandemia do COVID-19, muitas empresas mudaram para o trabalho remoto e adotaram muitas ferramentas das quais nunca ouviram falar…

… apenas para aumentar a eficiência.

Provavelmente, você já experimentou a mesma coisa, pelo menos viu muitas empresas transformarem seus fluxos de trabalho inteiros para acompanhar.

Mas transformar sua empresa de um negócio tradicional para um digital não é tão fácil quanto parece. Levar sua equipe ao sucesso será tão difícil quanto encontrar e integrar os sistemas certos.

Quer saber como você pode acelerar o processo de adoção com total eficiência ?

Aqui estão os 6 passos que você deve seguir:

1. Garantir o suporte adequado da liderança

Um pré-requisito vital antes de digitalizar sua organização é garantir que você tenha a adesão e o suporte da alta administração .

Não só é necessário que eles dêem o exemplo e incentivem a equipe a fazer mudanças, mas são eles que aprovam os projetos e os orçamentos para implementar novas soluções digitais. Você precisa garantir que sua alta gerência esteja genuinamente por trás da digitalização dos fluxos de trabalho, e não apenas de boca aberta.

Uma pesquisa conduzida pela Mckinsey sugere que menos de um terço de todas as organizações consideram seus projetos de adoção e transformação digital bem-sucedidos.

Mas essas transformações têm 1,6 vezes mais chances de serem bem-sucedidas quando a empresa também emprega um Chief Digital Officer . Isso ocorre porque eles trazem conhecimento relevante para a equipe de gerenciamento sênior e também estão lá para defender a transformação digital no nível superior.

Esta pesquisa também descobriu que ter uma história clara que justifique a necessidade de transformação e incutir um senso de urgência na necessidade de mudança também são estratégias eficazes.

2. Aborde a Resistência à Mudança

Se houver uma resistência geral à adoção digital entre os funcionários, é essencial identificar e abordar as preocupações subjacentes .

Embora existam muitas razões pelas quais a equipe pode estar relutante em mudar, as duas mais comuns são:

1. Medo de que eles não tenham as habilidades para se adaptar à nova tecnologia e que sua falta de habilidades diminua seu valor;
2. A crença de que a mudança está sendo implementada por causa da mudança e não apenas não melhorará a produtividade do trabalho, mas tornará algumas tarefas mais difíceis.

Lidar com essas preocupações é novamente um problema para a alta administração.

Ele volta para eles contando a história de por que a mudança é importante e urgente e como ela beneficiará a equipe e a empresa. O processo de desenvolvimento de soluções digitais também deve ser consultivo , mostrando aos funcionários que as soluções estão genuinamente sendo projetadas para atender às suas necessidades e agilizar os fluxos de trabalho.

As informações sobre o treinamento devem ser disponibilizadas desde o início e os funcionários devem ser tranquilizados

• que eles sejam apoiados e tenham o tempo que precisam para aprender os novos sistemas,
• e seus papéis não serão diminuídos pelas novas tecnologias.

O benefício dos processos de trabalho digitais é que eles permitem que a equipe trabalhe a qualquer hora e em qualquer lugar, mas isso também pode ser uma percepção negativa, pois a equipe agora se vê de plantão o tempo todo.

O fato de serem alcançáveis ​​pode ser extremamente perturbador para o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Essa também é uma questão que deve ser tratada desde o início, com expectativas e limites estabelecidos. Mais uma vez, a gerência sênior deve dar o exemplo: nada de enviar e-mails para a equipe às quatro horas da manhã.

3. Incentive a mudança

Outra estratégia eficaz para impulsionar a adoção digital é incentivar a mudança. Isso pode ser feito de várias maneiras.

Quem não gosta de uma boa e velha competição?

As pessoas são naturalmente competitivas e, às vezes, apenas saber que outra equipe dentro da empresa está à frente na adoção pode ser suficiente para dar-lhes um empurrão para tentar um pouco mais.

Isso pode ser incentivado ainda mais com prêmios para as equipes que estão se saindo melhor.

Acompanhar e demonstrar o impacto que a adoção digital está causando nos principais indicadores de desempenho da empresa também pode ser um incentivo eficaz. Se as informações puderem ser compartilhadas sobre como a adoção está gradualmente economizando tempo da equipe , aumentando a produtividade ou aumentando as vendas , isso pode fornecer à equipe o incentivo necessário para superar a inércia e começar a fazer mudanças ativamente.

4. Adote uma abordagem holística

Isso significa duas coisas.

Primeiro , as abordagens digitais devem ser introduzidas em todo o fluxo de trabalho da empresa.

As frustrações surgem quando a equipe encontra bloqueios ou atrasos devido a processos ou indivíduos que ainda estão em sistemas analógicos. Os funcionários não podem trabalhar com eficácia e confiança usando sistemas digitais se houver lacunas na provisão.

No segundo caso, isso significa o máximo de padronização e consistência possível entre os sistemas.

Ninguém gosta de ter que ter uma senha diferente para cada sistema que usa ou ter que alternar entre menus que usam formatos e terminologia ligeiramente diferentes. Tanto quanto possível, os sistemas devem ser simplificados.

Isso minimiza a curva de aprendizado e permite que os funcionários se sintam mais confiantes, pois precisam aprender apenas um ou dois novos sistemas, em vez de dez.

Além disso, sempre que possível, processos onerosos e desnecessários devem ser evitados. Qualquer fluxo de trabalho que exija entrada dupla ou informações de registro que devem ser geradas e registradas automaticamente pelo sistema é uma receita para frustração, perda de tempo e perda de produtividade.

5. Utilize a integração inteligente

Treinar a equipe para usar novos sistemas pode ser um dos aspectos mais desafiadores da adoção digital.

Você simplesmente não pode criar o mesmo passo a passo para vários usuários de diferentes origens.

Para alguns, o curso será tão lento que eles esquecerão instruções importantes como uma resposta ao tédio.

Para outros, o curso será rápido demais para que eles compreendam os conceitos-chave.

Uma solução muito melhor é usar uma plataforma de adoção digital, como UserGuiding. Isso se integra aos sistemas para treinar a equipe enquanto eles os usam.

Ele funciona no ritmo do indivíduo e demonstrou fornecer retenção de informações mais eficaz do que as abordagens tradicionais de treinamento. Também atinge aqueles funcionários que parecem nunca conseguir chegar a uma única sessão de treinamento (você conhece esses) .

Guias automatizados também podem ser usados ​​para trazer novas ferramentas ao conhecimento da equipe à medida que elas se tornam disponíveis, o que pode ser extremamente valioso quando uma empresa está passando por uma transformação digital e novas ferramentas estão sendo introduzidas regularmente.

Relacionado: A única plataforma de adoção digital que você precisa

6. Seja flexível e experimental

Pode ser frustrante quando investimos muitos recursos e energia na criação de um sistema para servir a um propósito específico, como organizar reuniões, apenas para descobrir que a equipe prefere ignorar esse sistema e usar algo com o qual já está familiarizado em outras atividades , por exemplo, Zoom.

Mas se o objetivo é capacitar a equipe a fazer seu trabalho da maneira mais eficaz possível usando ferramentas digitais, essas frustrações devem ser aceitas e não rejeitadas.

A ideia é encontrar a solução mais eficaz, não forçar sistemas onerosos aos funcionários por causa disso.

Os funcionários devem ser capacitados para sugerir soluções digitais com as quais estão familiarizados e sabem que funcionam para eles. Potenciais abordagens que inesperadamente chegam aos fluxos de trabalho devem ser seriamente consideradas e não descartadas imediatamente.

Conclusão

A adoção digital pode ser customizada para cada tipo de negócio e tanto as medidas quanto os efeitos mudam drasticamente de acordo com o tamanho do negócio.

O que importa é dar o próximo passo sabendo o que lhe cabe . Dê pequenos passos se precisar, o importante é que você aproveite suas ferramentas digitais para atender às suas necessidades e fazer uso da tecnologia o máximo possível.

A tecnologia é sua amiga!

perguntas frequentes

O que é adoção digital?

Adoção digital significa fazer com que os usuários usem o produto ou o serviço oferecido em toda a sua extensão, da forma como ele deveria ser usado.

Qual é a relação entre onboarding e adoção digital?

Funcionários, usuários e clientes integrados efetivamente se envolverão com seu produto com mais frequência e eficiência, aumentando a adoção digital.

Por que devo investir na adoção digital?

Para ter clientes mais fiéis e ter uma alta taxa de conversão, investir na adoção digital é obrigatório.