Guida completa all'adozione digitale e alla sua realizzazione

Puoi essere un imprenditore, un manager o un dipendente.

Non importa.

Probabilmente sai quanti sforzi, denaro e tempo vengono investiti nel nuovo software e in tutto ciò che potrebbe migliorare l'efficienza del lavoro al giorno d'oggi.

C'è in particolare un canale di cui le aziende hanno bisogno e su cui preferiscono concentrarsi:

Strumenti digitali.

A partire dalle basi, come Excel e Outlook, a software più complicati come i sistemi CRM e gli strumenti per il successo dei clienti, gli strumenti digitali sono fondamentali per aziende di tutte le dimensioni.

Tuttavia, ci sono ancora ostacoli.

Supponiamo che tu abbia gli strumenti e i sistemi più fantasiosi per la tua attività, efficienza e successo sono a portata di mano. Ma stai saltando un problema:

Utenti.

Anche quando gli strumenti digitali sono giusti, se gli utenti sono riluttanti a usarli o semplicemente non sanno come usarli, la tua azienda non può avere successo. In questo scenario, gli utenti possono essere clienti o dipendenti .

Indipendentemente da ciò, è fondamentale assicurarsi che utilizzino gli strumenti al meglio. È allora che avviene l'adozione digitale.

Cerchi l'adozione digitale del CLIENTE? Ecco dove dovresti essere: cos'è l'adozione del prodotto e come aumentarla

Che cos'è l'adozione digitale?

L'adozione digitale è, nei termini più semplici, il raggiungimento di uno stato in cui i tuoi dipendenti e/o i tuoi clienti utilizzano un software, uno strumento o qualsiasi altra risorsa digitale forniti correttamente e al massimo delle sue potenzialità.

Il motivo per cui tale adozione è fondamentale è a causa degli effetti positivi che potrebbe avere sul flusso di lavoro generale, sull'atmosfera di lavoro e molto probabilmente sull'intera azienda.

Se l'adozione digitale viene raggiunta, ci saranno:

• Migliore soddisfazione del cliente
• Aumento delle prestazioni dei dipendenti
• Miglior lavoro integrato
• Flusso di lavoro ottimizzato e automatizzato
• Spese ridotte

È una grande opportunità essere in grado di ottenere tutti questi effetti positivi con un solo passaggio, tuttavia, poiché questi effetti sono molto drastici, così come gli effetti negativi se l'adozione digitale non viene applicata o applicata male.

Se l'adozione digitale non viene raggiunta, ci saranno:

• Diminuzione della produttività e delle prestazioni
• Abbassato il morale e la soddisfazione dei dipendenti
• La frustrazione del cliente che porta all'abbandono dei clienti
• Spese che non soddisfano i bisogni

Sebbene l'adozione digitale come termine generale si riferisca sia alla soddisfazione del cliente che del dipendente , ci sono alcune differenze tra i due utenti, soprattutto quando la teoria si trasforma in pratica.

Mentre l'adozione digitale da parte dei dipendenti include la formazione sugli strumenti digitali e il monitoraggio dell'efficacia degli strumenti utilizzati appieno; l'adozione da parte dei clienti ruota attorno a tutorial e annunci in-app . Pertanto, il modo per ottenere l'adozione digitale è attraverso questi due diversi utenti.

Tuttavia, per quanto diversi possano essere (che non è molto), l'adozione digitale non funziona con un solo passaggio raggiunto.

Visualizziamolo un po' :

Immagina un'app per il servizio di consegna di cibo e sei un nuovo cliente che ordina utilizzando l'app.

Ti rendi conto che c'è un errore nel tuo ordine e devi annullarlo. Non riesci a capire come e ora devi chiamare il supporto. Y

riesci a metterti in linea e chiedere al membro del supporto di cancellarlo per te, ma poiché il membro non ha molta familiarità con il sistema, non può tracciare il tuo ordine e anche se lo conosce e riesce ad aiutarti tu, la tua prima impressione sull'app è negativa.

Ora devi mangiare qualcosa che non vuoi, inoltre disinstallerai l'app.

Entrambe le parti perdono.

Ora probabilmente c'era un tutorial che mostrava le funzioni di base dell'app al cliente quando ha aperto l'app per la prima volta. Potrebbero averlo saltato o forse il tutorial non aveva l'opzione "annulla ordine" inclusa nel tutorial.

C'è anche la possibilità che il tutorial fosse così noioso che si sono dimenticati . Qualunque sia la ragione, non è irrisolvibile.

In effetti, l'obiettivo dell'adozione digitale è quello di risolvere questi problemi.

6 passaggi per ottenere l'adozione digitale nella tua azienda

Devo menzionare questo:

Dopo la pandemia di COVID-19, molte aziende sono passate al lavoro a distanza e hanno adottato molti strumenti di cui non avevano mai sentito parlare...

... solo per aumentare l'efficienza.

È probabile che tu abbia sperimentato la stessa cosa, almeno abbia visto molte aziende trasformare i loro interi flussi di lavoro per stare al passo.

Ma trasformare la tua azienda da un'azienda tradizionale a una digitale non è così facile come sembra. Condurre il tuo personale al successo sarà difficile quanto trovare e integrare i sistemi giusti.

Ti chiedi come puoi accelerare il processo di adozione con la massima efficienza ?

Ecco i 6 passaggi da seguire:

1. Garantire un adeguato supporto alla leadership

Un prerequisito fondamentale prima di digitalizzare la tua organizzazione è assicurarsi di avere il consenso e il supporto del top management .

Non solo è necessario che diano l'esempio e incoraggino il personale ad apportare modifiche, ma sono loro che firmano i progetti e i budget per implementare nuove soluzioni digitali. Devi assicurarti che la tua dirigenza sia realmente dietro la digitalizzazione dei flussi di lavoro e non solo a parole.

La ricerca condotta da Mckinsey suggerisce che meno di un terzo di tutte le organizzazioni ritiene che i propri progetti di adozione e trasformazione digitale abbiano avuto successo.

Ma queste trasformazioni hanno 1,6 volte più probabilità di successo quando l'azienda ha assunto anche un Chief Digital Officer . Questo perché apportano competenze rilevanti al team dirigenziale senior e sono anche lì per sostenere la trasformazione digitale al livello più alto.

Questa ricerca ha anche scoperto che avere una storia chiara che giustifichi la necessità della trasformazione e instillare un senso di urgenza nella necessità di cambiamento, sono anche strategie efficaci.

2. Affrontare la resistenza al cambiamento

Se c'è una resistenza generale all'adozione digitale tra il personale, è essenziale identificare e affrontare le preoccupazioni di fondo .

Sebbene ci siano molte ragioni per cui il personale potrebbe essere riluttante a cambiare, le due più comuni sono:

1. Paura che non abbiano le capacità per adattarsi alla nuova tecnologia e che la loro mancanza di competenze diminuisca il loro valore;
2. La convinzione che il cambiamento venga attuato per il bene del cambiamento e non solo non migliorerà la produttività del lavoro, ma renderà alcuni compiti più difficili.

Affrontare queste preoccupazioni è ancora una volta un problema per l'alta dirigenza.

Ritorna a loro raccontando la storia del perché il cambiamento è importante e urgente e di come andrà a beneficio del personale e dell'azienda. Il processo di sviluppo della soluzione digitale dovrebbe anche essere consultivo , mostrando al personale che le soluzioni sono realmente progettate per soddisfare le loro esigenze e semplificare i flussi di lavoro.

Le informazioni sulla formazione dovrebbero essere rese disponibili fin dall'inizio e il personale dovrebbe essere rassicurato

• che siano supportati e abbiano il tempo necessario per imparare i nuovi sistemi,
• ei loro ruoli non saranno sminuiti dalle nuove tecnologie.

Il vantaggio dei processi di lavoro digitali è che consente al personale di lavorare sempre e ovunque, ma questo può anche essere percepito come un aspetto negativo poiché il personale ora si considera sempre reperibile .

Il fatto che siano raggiungibili può essere estremamente dirompente per l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Anche questa è una questione che dovrebbe essere affrontata fin dall'inizio, con aspettative e confini stabiliti. Anche in questo caso, l'alta dirigenza dovrebbe dare l'esempio: non inviare e-mail al personale alle quattro del mattino.

3. Incentivare il cambiamento

Un'altra strategia efficace per promuovere l'adozione digitale è incentivare il cambiamento. Questo può essere fatto in diversi modi.

A chi non piace una buona competizione vecchio stile?

Le persone sono naturalmente competitive e, a volte, il solo sapere che un altro team all'interno dell'azienda è in vantaggio nell'adozione può essere sufficiente per dare loro una spinta per impegnarsi un po' di più.

Questo può essere ulteriormente incentivato con premi per le squadre che stanno facendo meglio.

Anche il monitoraggio e la dimostrazione dell'impatto che l'adozione digitale sta avendo sugli indicatori chiave di prestazione dell'azienda può essere un incentivo efficace. Se le informazioni possono essere condivise su come l'adozione fa risparmiare tempo al personale , aumentando la produttività o aumentando le vendite , questo può fornire al personale l'incentivo di cui ha bisogno per superare l'inerzia e iniziare ad apportare modifiche attivamente.

4. Adottare un approccio olistico

Questo significa due cose.

In primo luogo , gli approcci digitali devono essere introdotti nell'intero flusso di lavoro aziendale.

Le frustrazioni emergono quando il personale incontra blocchi stradali o ritardi a causa di processi o individui che si trovano ancora su sistemi analogici. Il personale non può lavorare in modo efficace e sicuro utilizzando i sistemi digitali se ci sono lacune nella fornitura.

Nel secondo caso, ciò significa quanta più standardizzazione e coerenza possibile tra i sistemi.

A nessuno piace dover avere una password diversa per ogni sistema che utilizza o dover passare da un menu all'altro che utilizza formati e terminologia leggermente diversi. Per quanto possibile i sistemi dovrebbero essere razionalizzati.

Ciò riduce al minimo la curva di apprendimento e consente al personale di sentirsi più sicuro poiché deve apprendere solo uno o due nuovi sistemi, anziché dieci.

Inoltre, ove possibile, dovrebbero essere evitati processi onerosi e non necessari. Qualsiasi flusso di lavoro che richieda la doppia immissione o la registrazione di informazioni che dovrebbero essere generate e registrate automaticamente dal sistema è una ricetta per frustrazione, perdita di tempo e perdita di produttività.

5. Utilizzare Smart Onboarding

La formazione del personale all'utilizzo dei nuovi sistemi può essere uno degli aspetti più impegnativi dell'adozione digitale.

Semplicemente non puoi progettare la stessa procedura dettagliata per vari utenti con background diversi.

Per alcuni, il corso si svilupperà così lentamente che dimenticheranno le istruzioni importanti come risposta alla noia.

Per altri, il corso si sposterà troppo velocemente perché possano afferrare i concetti chiave.

Una soluzione molto migliore è utilizzare una piattaforma di adozione digitale come UserGuiding. Questo si integra con i sistemi per formare il personale mentre li utilizza.

Funziona al ritmo dell'individuo e ha dimostrato di fornire una conservazione delle informazioni più efficace rispetto agli approcci tradizionali alla formazione. Raggiunge anche quel personale che sembra non essere mai in grado di farcela a una singola sessione di formazione (conosci quelle) .

Le guide automatizzate possono anche essere utilizzate per portare nuovi strumenti all'attenzione del personale non appena diventano disponibili, il che può essere estremamente prezioso quando un'azienda sta attraversando una trasformazione digitale e nuovi strumenti vengono introdotti regolarmente.

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6. Sii flessibile e sperimentale

Può essere frustrante quando investiamo molte risorse ed energie nella creazione di un sistema che serva a uno scopo specifico, come ospitare riunioni, solo per scoprire che il personale preferisce ignorare questo sistema e utilizzare qualcosa che già conosce da altre attività , ad esempio, Zoom.

Ma se l'obiettivo è consentire al personale di svolgere il proprio lavoro nel modo più efficace possibile utilizzando gli strumenti digitali, queste frustrazioni dovrebbero essere accettate anziché rifiutate.

L'idea è quella di trovare la soluzione più efficace, non di imporre sistemi gravosi al personale per il gusto di farlo.

Il personale dovrebbe avere il potere di suggerire soluzioni digitali con cui ha familiarità e che sa che funzionano per loro. I potenziali approcci che si fanno strada inaspettatamente nei flussi di lavoro dovrebbero essere presi seriamente in considerazione e non scartati a priori.

Conclusione

L'adozione del digitale può essere personalizzata per ogni tipo di attività e sia le misure che gli effetti cambiano drasticamente in base alle dimensioni dell'impresa.

Ciò che conta è fare il passo successivo sapendo cosa si adatta a te . Fai piccoli passi se necessario, l'importante è sfruttare i tuoi strumenti digitali per soddisfare le tue esigenze e utilizzare la tecnologia il più possibile.

La tecnologia è tua amica!

Domande frequenti

Che cos'è l'adozione digitale?

Adozione digitale significa fare in modo che gli utenti utilizzino il prodotto o il servizio offerto nella misura massima nel modo in cui è stato concepito per essere utilizzato.

Qual è la relazione tra onboarding e adozione digitale?

I dipendenti, gli utenti e i clienti che sono stati integrati in modo efficace interagiranno con il tuo prodotto in modo più frequente ed efficiente, aumentando l'adozione digitale.

Perché dovrei investire nell'adozione digitale?

Per avere clienti più fedeli e avere un alto tasso di conversione, è obbligatorio investire nell'adozione digitale.