Was ist der Projektumfang?

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt auf Erfolgskurs bringen und später Missverständnisse vermeiden.

Projektmanager aller Branchen haben eines gemeinsam: die Aufgabe, alle am Deal Beteiligten auf Kurs zu halten. Und es gibt ein Tool, das diesen Profis hilft, alles zusammenzuhalten – der Projektumfang. Aber wurden Sie als Projektmanager jemals offiziell darin geschult, wie man einen Projektumfang schreibt?

Nur 61 % der Projektmanager ^{[ 1 ]} im Jahr 2020 verwendeten eine definierte Projektmanagement-Methodik. Das bedeutet, dass der Rest von uns es einfach beflügelt und auf das Beste hofft. Doch das kann zu teuren Ausfällen führen. Jedes Projekt mit einem klar definierten Plan zu beginnen, ist das Rückgrat seines Erfolgs. In diesem Artikel stellen wir eine klare Methode zur Entwicklung und Definition geordneter Projektumfänge vor.

Was ist der Projektumfang?

Sehen wir uns die Definition des Projektumfangs an. Der Projektumfang ist ein schriftliches Dokument, das Parameter definiert – wie wer, was, wann, wo und wie viel – die erforderlich sind, um die Arbeit zu erledigen.

Dieses Dokument wird von dem Unternehmen oder der Person erstellt, die für die Durchführung oder Überwachung der Arbeit verantwortlich ist, normalerweise in der Rolle des Projektmanagers. Der Projektumfang legt die Erwartungen für alle an einem Projekt beteiligten Parteien fest, einschließlich der Interessengruppen, Subunternehmer, Manager, Dritten und Endbenutzer. Alle beteiligten Parteien können während des gesamten Projekts häufig auf einen Projektumfang zurückgreifen, um die Einhaltung zu messen und eine Neukalibrierung anzufordern, wenn die Dinge ins Rollen kommen.

Wie sieht also ein gut geschriebener Projektumfang aus? Lassen Sie uns die kritischen Schritte behandeln, die Sie zum Aufbau Ihres Projektumfangs in einem wesentlichen Dokument benötigen.

So schreiben Sie einen Projektumfang

Ihr Scope-Dokument wird je nach Komplexität Ihres Projekts unterschiedlich lang sein. Aber die gleichen grundlegenden Komponenten sollten in jedes Unternehmen integriert werden.

1. Erklärung zum Projektumfang

Der erste Schritt in diesem Prozess ist das Schreiben Ihrer Projektumfangserklärung. Beginnen Sie mit ein paar Sätzen, die die Gesamtziele des Projekts erörtern und Ihren Vorschlag erläutern. Während Sie mit dem Schreiben fortfahren, geben Sie detailliertere Parameter ein, um Ihre Ergebnisse transparenter zu machen.

2. Projektaufgaben

Dies ist die Zeit, um auf Einzelheiten einzugehen, damit der Kunde versteht, was er erhält. Dies trägt auch dazu bei, dass es am Ende des Projekts keine Überraschungen oder Enttäuschungen gibt. Wenn Sie Ihre Aufgaben schreiben, können Sie mit Aufzählungszeichen oder nummerierten Listen in chronologischer Reihenfolge sicherstellen, dass Sie alle Ihre Grundlagen abgedeckt haben.

Wenn Sie sich bei einem Punkt nicht sicher sind, was der Kunde will, ist es jetzt an der Zeit, ihn zu klären – bevor Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen. Es wird sich auszahlen, im Voraus Zeit und Mühe in Ihre Oszilloskope zu investieren. Bei klar definierten Parametern innerhalb Ihres Projektumfangs kommt es seltener zu Streitigkeiten und Missverständnissen.

3. Projektleistungen

Als Nächstes klären Sie Ihre Projektergebnisse. Dies ist, was Sie Ihrem Kunden physisch übergeben, sei es ein Gebäude mit Schlüsseln, wenn Sie ein Auftragnehmer sind, oder eine digitale Datei, wenn Sie ein Content-Vermarkter sind. In diesem Abschnitt legen Sie Meilensteine, Fristen und Fertigstellungstermine fest. Sie teilen dem Kunden mit, was er erhalten wird und wann er es erhalten wird. Es sollte auch alle Gewährleistungen oder Garantien enthalten, die Sie geben werden.

4. Projektabnahmekriterien

Nichts ist schlimmer fürs Geschäft als ein unzufriedener Kunde. Aus diesem Grund ist es für den erfolgreichen Abschluss Ihrer Arbeit so wichtig, Projektakzeptanzkriterien innerhalb Ihres Aufgabenbereichs festzulegen. Dies setzt messbare Standards, auf die Sie und Ihr Kunde sich einigen. Im Bauwesen bietet eine endgültige Mängelliste dem Eigentümer die Möglichkeit, die Ausführung zu genehmigen oder abzulehnen, wobei er im Wesentlichen die Fertigstellung des Projekts akzeptiert, sobald die Elemente korrigiert wurden.

5. Projektausschlüsse

Ausschlüsse sind eine der wichtigsten Komponenten Ihres Dokuments zum Projektumfang. Darin wird festgelegt, welche Punkte ausdrücklich von Ihrem Vertrag ausgeschlossen sind, und es ist wichtig, dass Sie diese einbeziehen, damit der Unterzeichner nichts erwartet, das außerhalb Ihres Fachgebiets liegt. Ihre Ausschlüsse können ein Lebensretter sein, wenn Sie zurückgehen müssen, um Ihr Geltungsbereichsdokument zu prüfen, wenn Fragen zu Ihrer Vereinbarung aufkommen.

6. Projektbeschränkungen

Der nächste Teil eines Projektumfangs listet Ihre Einschränkungen auf. Dies teilt Ihrem Kunden mit, was andere tun müssen, bevor Sie fortfahren können. Legen Sie mit den anderen beteiligten Parteien Erwartungen fest, damit Sie Ihr Ende des Geschäfts rechtzeitig abschließen können. Zu den Beschränkungen gehören Eventualitäten für die Materialbeschaffung, das Warten in Folge auf Subunternehmer, um vorangegangene Arbeiten abzuschließen, oder das Festlegen von Zeiträumen, in denen Sie zur Verfügung stehen, um die Arbeiten abzuschließen.

7. Zuknöpfen Ihres Projektumfangs

Schließlich sollte Ihr Projektumfang einen Abschnitt für Signaturen enthalten. Dieser Projektumfangsschritt stellt sicher, dass alle Parteien die Parameter und Kosten gelesen und ihnen zugestimmt haben. Dies bietet auch eine letzte Gelegenheit für jede Partei, alle notwendigen Änderungen vorzunehmen, bevor das Projekt beginnt.

Was ist Scope Creep?

Scope Creep zeichnet sich über dem Projektmanagement-Steuerhaus ab. Da Menschen nie zu 100 % vorhersagen können, wie ein Projekt verlaufen wird, kommt es zu Scope Creep. Scope Creep ist, wenn mitten in einem Projekt unerwartet zusätzliche Arbeit erforderlich ist und niemand dies kostenlos tun möchte. Es kostet am Ende mehr Zeit und Geld.

Unvorhergesehene Umstände, wie das Freilegen von morschen Baumaterialien, die während eines Renovierungsprojekts ersetzt werden müssen, sind häufige Ursachen für Scope Creep. Sie können das Risiko eines Scope Creep mindern, indem Sie Ihre Ausschlüsse genau festlegen und Ihren Scope im Laufe des Projekts aktualisieren.

Beispiele für den Projektumfang

Ein Projektumfang ist jedes detaillierte Dokument, das die Erwartungen eines Anbieters an einen Kunden mit messbaren Ergebnissen definiert. Diese Dokumente werden in einer Vielzahl von Branchen verwendet – von der Konstruktion bis zur Softwareverwaltung.

Stellen Sie sich mit dem richtigen Projektmanagement-Tool für den Job von Anfang an auf den Erfolg ein

Das Erstellen meisterhafter Projektumfänge ist eine Fähigkeit, die Projektmanager im Laufe der Zeit verfeinern. Indem Sie sich die Zeit nehmen, alle Aufgabenanforderungen durchzugehen, alle Ihre Fragen aufzulisten und die Erwartungen zu optimieren, bevor Sie mit einem Projekt beginnen, ist der erste Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen Projektumfangs. Finden Sie heraus, was Sie Ihrer Toolbox sonst noch hinzufügen können, indem Sie sich unsere Top-Tools für Projektmanager ansehen.