كيفية كتابة خطاب طلب عمل مقنع للوصول إلى هدفك بشكل أسرع

الصورة مجاملة من Pinterest

تنسيق وهيكل خطاب طلب الأعمال

إذا كنت لا تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني / خطاب لطلب عمل ، فجرّب نموذج RAP.

RAP تعني:

ص - سبب للكتابة ؛

أ - الإجراء المطلوب ؛

ف - خاتمة مهذبة ومهنية.

بادئ ذي بدء ، اذكر سببًا للكتابة. استخدم عبارات مثل "هذا لإعلامك بأن ..." أو "أنا أكتب عن ...". ثم اكتب عن الإجراء الذي تريد منهم القيام به. ضع في اعتبارك أن الجمل القصيرة والبسيطة تجعل رسالتك واضحة وسهلة القراءة. على سبيل المثال ، "هل يمكنك أن ترسل لي من فضلك ...؟" ، "من فضلك اعتني ..." ، "هل يمكنك توصيل ...؟" ، "سأكون ممتنًا إذا كان بإمكانك إرسال ...". قد ترغب أيضًا في شرح سبب طلبك: "سيسمح لي هذا ..." ، "بهذه الطريقة ، يمكننا ..." ، "سيساعدنا هذا على ...". ثم اختتم بختام مهذب ومهني مثل "شكرًا لك على اهتمامك بهذه المسألة" ، "شكرًا لك على مساعدتك" ، "أتطلع إلى الاستماع منك" ، "الرجاء إعلامي إذا كان لديك المزيد من الأسئلة" ، إلخ. .

فيما يلي مثال بسيط لرسالة طلب عمل:

عزيزي السيدة ريشارت ،
أكتب إليكم بخصوص اجتماعنا يوم الاثنين. (سبب). هل يمكنك أن ترسل لي جدول الأعمال المعدل بنهاية هذا الأسبوع؟ (عمل)
شكرا لوقتك و مساعدتك. (إغلاق مهذب)
مع أطيب التحيات،
ناتالي بولي
مدير المبيعات
شركة ABC

إذن هذا كل شيء؟ على الرغم من أن نموذج RAP رائع ، إلا أنه مجرد صيغة أساسية ، ولا تزال هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب عليك مراعاتها إذا كنت بحاجة إلى تعلم كيفية كتابة خطاب عمل لطلب شيء ما.

# 1 استخدم الفراغات ذات العلامات التجارية

يعد الفراغ ذو العلامة التجارية طريقة ممتازة أخرى للترويج لعملك مجانًا. قد يؤثر أيضًا على قرارات المستلمين. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الرسالة المكتوبة على فارغة ذات علامة تجارية قد توحي بمزيد من الثقة أكثر من تلك الموجودة على ورقة بيضاء بسيطة من شركة مجهولة الهوية.

# 2 استخدم الخطوط المناسبة

حجم الخط القياسي لخطاب طلب العمل هو 12. يجب أن يكون الخط Times New Roman أو Arial أو Calibri أو Verdana أو Courier New. تجنب استخدام أي خطوط فنية. في حالة احتواء رسالتك على ورق ذي رأسية ، فقد يكون بخط وحجم ونمط مختلفين. عند التحدث عن نمط الخط ، تجنب استخدام أنماط مختلفة داخل خطاب العمل. استخدم خطًا ثابتًا عبر الرسالة بأكملها.

# 3 عنوانك

أدخل معلومات الاتصال الخاصة بك (عنوان المرسل) في الجزء الأول من رسالتك. عادة ما يتم تضمين هذه المعلومات على ورق ذي رأسية. بالنسبة للرسائل التي لا تحتوي على ورق ذي رأسية ، يجب إضافة عنوان المرسل. ومع ذلك ، لا تكتب اسم المرسل أو المسمى الوظيفي لأنه سيتم تضمينه في ختام الرسالة. اكتب فقط اسم الشارع والمدينة والولاية والرمز البريدي. استخدم الأحرف الكبيرة لاسم الدولة.
فمثلا،

شارع براون. 111 ،

69115 هايدلبرغ ،

ألمانيا

# 4 التاريخ

ضع التاريخ مباشرة بعد عنوان المرسل. تأكد من ترك سطر فارغ بين عنوان المرسل والتاريخ. يفضل استخدام اليوم الذي اكتمل فيه خطاب الطلب بدلاً من تاريخ بدئه. انتبه إلى تنسيق التاريخ. إذا كانت شركتك المستهدفة في الولايات المتحدة ، فاستخدم تنسيق التاريخ الأمريكي (بالترتيب "شهر-يوم-سنة" ، على سبيل المثال ، 22 مايو 2022). بالنسبة للشركات خارج الولايات المتحدة ، استخدم التنسيق البديل (بالترتيب "يوم-شهر-سنة" ، على سبيل المثال ، 22 مايو 2022).

# 5 عنوان المستلم

ثم اترك سطرًا فارغًا بعد التاريخ وأضف معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم. فمثلا:

دكتور روبرت هوفمان

الطب الإشعاعي Facharztpraxis

أنا Marienhaus MVZ GmbH

شارع الستاتير. 25

مانهايم 68159

ألمانيا

# 6 سطر الموضوع في خطاب الطلب

على الرغم من أن سطر الموضوع ليس إلزاميًا في خطاب طلب العمل ، إلا أنه يعمل على نقل ما تدور حوله الرسالة للقارئ على الفور. يجب أن تكون قصيرة جدا وفي صلب الموضوع.

ضع سطر الموضوع بين التحية والجزء الرئيسي من الرسالة إذا كنت تفضل الإنجليزية البريطانية. على سبيل المثال:

عزيزي السيدة برادشو ،

الموضوع: الأمر رقم 212/03

أنا أكتب بخصوص الأمر أعلاه ، ...

باللغة الإنجليزية الأمريكية ، اكتب سطر الموضوع بين العنوان الداخلي والتحية.

الموضوع: الأمر رقم 212/03

عزيزي السيدة برادشو ،

أنا أكتب بخصوص الأمر أعلاه ، ...

لتمييز الموضوع عن نص الرسالة ، يمكنك استخدام الأحرف الغامقة أو الكبيرة ، واكتب "الموضوع:" أو "Re:" (إذا كنت ترد على حرف).

# 7 أضف تحية رسمية

سواء كنت ترسل رسالتك بالبريد العادي أو بالبريد الإلكتروني ، فمن الضروري أن تبدأ بتحية مناسبة في البداية. لتعيين النغمة الصحيحة للرسائل المتعلقة بالعمل ، استخدم أمثلة التحية التالية:

"عزيزي السيد ريفيرا ،"

"عزيزي السيد والسيدة ريفيرا ،"

"عزيزي السيد ماكس لي."

إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ، فمن المقبول حذف ألقابه التي تم استخدامها قبل الألقاب أو الأسماء الكاملة وقول: "Dear Max Lee" أو "Dear Max".

إذا لم تكن متأكدًا من الحالة الاجتماعية للمرأة ، فتجنب استخدام "السيدة". أو "Miss" ولكن استخدم "Ms." في حين أن.

في بعض الأحيان قد لا يكون من السهل تحديد جنس الشخص. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون أسماء مثل Robin أو Jamie أو Cameron من الذكور والإناث. (كاميرون دياز - ممثلة أمريكية معروفة ؛ كاميرون كرو - ممثل ومنتج وكاتب سيناريو أمريكي). في مثل هذه الظروف ، يمكنك محاولة البحث على موقع LinkedIn أو موقع شركة الشخص. إذا لم يؤد البحث إلى أي نتائج ، فيمكنك إسقاط العنوان والمتابعة مع الاسم الكامل للمستلم. على سبيل المثال ، "عزيزي كاميرون دياز."

إذا لم يكن لديك اسم جهة اتصال ، فاستخدم هذه التحية العامة:

"سيدي العزيز او سيدتي،"

"إلي من يهمه الامر،"

"عزيزي مدير التسويق."

# 8 اكتب ملخصًا لرسالتك

هذا لتلخيص المعلومات التي ترسلها. يحتوي الملخص عادة على من جملتين إلى خمس جمل.

عبر GIPHY

# 9 أضف شرح الطلب

أخبر المستلم لماذا تطلب شيئًا ما ولماذا تعتبر هذه الخدمة مهمة.

"لقد كنت معجبًا بعملك لسنوات ، وأنا أحترم خبرتك في كتابة الإعلانات. سنكون ممتنين وفريقي إذا تكرمتم بكتابة بيان صحفي حول تطبيقنا الجديد. سيسمح لنا هذا بتقديم المنتج للجمهور الفرنسي ، ونأمل أن ندخل أسواق جديدة ".

# 10 الإغلاق الرسمي

طريقة جيدة لإنهاء رسالة طلب أو رسالة بريد إلكتروني بشكل احترافي هي التعبير عن تقديرك واحترامك. العبارات الختامية الأكثر شيوعًا هي:

"أطيب التحيات،"

"مع أطيب التحيات،"

"بإخلاص،"

"أشكركم على اهتمامكم،"

"شكرا لك على مساعدتك،"

"أتطلع إلى لقائك قريبا."

تجنب العبارات الختامية مثل "ابتهاج" ، "أراك لاحقًا" ، "تحدث إليكم لاحقًا" ، "بحرارة". فهي غير مناسبة للمراسلات التجارية وقد تبدو غير مهنية أو فظة.

# 11 التوقيع

عندما تكتب خطابًا ورقيًا ، فمن المناسب الانتهاء منه بتوقيعك واسمك المكتوبين بخط اليد. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني ، قم بإضافة توقيع بريد إلكتروني احترافي بعد الإغلاق الرسمي للتأكد من أن المستلم يعرف من أنت. يجب أن تتضمن العناصر الرئيسية لتوقيع البريد الإلكتروني المناسب للنشاط التجاري اسمك الكامل والمسمى الوظيفي والشركة ورقم الهاتف. قد ترغب أيضًا في إضافة صورتك وروابط إلى موقع شركتك على الويب وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية.

انقر هنا لتخصيص خطاب طلب العمل من خلال إنشاء توقيعات بريد إلكتروني احترافية

# 12 مرفقات (اختياري)

يعمل هذا السطر على إخبار المستلم بالمستندات الأخرى ، مثل التقرير والكتيب والسيرة الذاتية وما إلى ذلك التي أرفقتها مع رسالتك.

مرفق.

المرفقات: 3

مرفقات (3)

نصائح لكتابة خطاب طلب عمل

# 1 قدم طلبًا واحدًا فقط في رسالتك

إذا كنت ترغب في تغطية أكثر من موضوع أو طلب أكثر من إجراء ، فأرسل رسائل متعددة. لن تجعل الرسالة أقصر فحسب ، بل ستحظى أيضًا بفرص أكبر في أن يتعامل المستلم مع جميع طلباتك. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى تقديم طلبين في حرف واحد ، فحاول استخدام كلمة "أيضًا" في طلبك الثاني. فمثلا:

"هل يمكن أن تزودني بقائمة الأسعار الحالية؟

وسأكون ممتنًا أيضًا إذا أرسلتم إليّ بعض المعلومات حول برنامج إعادة الشراء ".

# 2 اجعل خطاب طلبك واضحًا وموجزًا

إذا كان من الصعب مسح خطاب الطلب الخاص بك ، فإن فرصه أقل في أن يقرأه المستلم حتى النهاية. لا أحد يحب الجمل والفقرات المكتظة. إذا كانت الجملة طويلة جدًا ، قسّمها إلى عدة أجزاء. وعندما تبدأ في تقديم موضوع أو فكرة مختلفة ، ابدأ فقرة جديدة.

# 3 استخدم اللغة الرسمية ومفردات الأعمال

لتكون قادرًا على إنشاء بريد إلكتروني / خطاب طلب عمل جيد ، من المهم أن تكون مهذبًا ومحترفًا وودودًا. استخدم مفردات اللغة الإنجليزية للأعمال ، ومع ذلك ، تذكر أنه لا حرج في استخدام الكلمات غير الرسمية في المراسلات المتعلقة بالعمل.

# 4 كن محددًا والتزم بهذه النقطة

إذا أرسلت رسائل طويلة جدًا وغير واضحة ، يحصل القارئ على الكثير من العمل. وتريد تكوين صورة مهنية إيجابية ، أليس كذلك؟ لذلك ، وضح في بداية الخطاب ما تطلبه ولماذا.

# 5 احفظ نسخة لنفسك

احتفظ بنسخة من خطاب الطلب الأصلي لملفاتك الشخصية. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تتعامل مع خطابات التحصيل.

كيفية كتابة وإرسال رسالة طلب عبر البريد الإلكتروني

كما لاحظت ، ينطبق نفس الأسلوب الأساسي على رسائل البريد العادي ورسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه في رسائل البريد العادية ، تستخدم ورقة ذات رأسية لتمثيل الشركة. إذا كنت تفضل الاتصال عبر البريد الإلكتروني ، فقد ترغب في الاستفادة من توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي الذي سيساعدك على التواصل بصريًا مع القارئ.

متى يجب عليك كتابة خطاب طلب

لقد أعددنا بعض الأمثلة الجيدة لخطاب طلب عمل لمناسبات مختلفة.

خطاب طلب عمل للدفع

الموضوع: الدفع لحساب بريميوم الخاص بك

عزيزي السيد جونسون ،

أكتب إليك لتذكيرك بأنه وفقًا لسجلاتنا ، لديك رصيد مستحق يعود تاريخه إلى 25 فبراير 2022. كانت فاتورتك لشهر فبراير بمبلغ 325.00 دولارًا أمريكيًا ، ولم نتسلم هذه الدفعة حتى الآن. يرجى الرجوع إلى الفاتورة المرفقة.

إذا كنت قد أجريت تحويل بالفعل ، فيرجى تجاهل هذا الإشعار. بخلاف ذلك ، أرسل لنا المبلغ المستحق بحلول 10 آذار (مارس) 2022.

شكرا لتعاونكم. نحن نتطلع إلى العمل معك مرة أخرى.

بإخلاص،

كين ديفيس

الضميمة: الفاتورة رقم 113

رسالة طلب عمل للمعلومات

الموضوع: توافق البرامج مع SONY LMD-2735MD

سيدي العزيز او سيدتي،

اسمي الدكتور براندون دوف ، وأنا طبيب أسنان معتمد من مجلس الإدارة في أستراليا. أكتب للاستفسار عن مزيد من المعلومات حول حل ضمان الجودة لشاشات الكمبيوتر المستخدمة في التفسير التشخيصي للأشعة السنية الرقمية. هل هو متوافق مع شاشات SONY LMD-2735MD؟ إذا كان الأمر كذلك ، فسأكون مهتمًا بتراخيص البرامج لعشر محطات عمل.

شكرا لمساعدتكم.

بإخلاص،

دكتور براندون دوف

رسالة طلب عمل للتبرع

الموضوع: تبرع الآن لشركة Silver Spring Dog Rescue Inc. لمساعدة الجراء والقطط في العثور على منازل جديدة.

عزيزي السيدة إيما فالنتين ،

أكتب بالنيابة عن شركة Silver Spring Dog Rescue Inc. حيث نأخذ الحيوانات التي تم التخلي عنها أو الإساءة إليها. في عام 2022 ، أنقذنا 189 كلبًا و 67 قطة وأعدنا تسكينها. أصبح هذا ممكناً فقط من خلال التبرعات السخية التي تلقيناها من مواطني Silver Spring مثلك. نتوقع أن تكون قادرًا على دعمنا في الوصول إلى هدفنا في جمع التبرعات وهو 20،000 دولار. سيساعد تبرعك منظمتنا بشكل كبير على الاستمرار في إنقاذ حياة الحيوانات عبر سيلفر سبرينغ.

سيحصل كل داعم على بطاقة خاصة للإقرار بالتبرع.

إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى الاتصال بي على [email protected].

شكرًا لك!

المخلص لك،

فرانك م

رسالة طلب عمل للشراكة

الموضوع: اقتراح شراكة الأعمال

عزيزي السيد بورك ،

أنا أماندا تشابمان من شركة ABC. التقينا في مؤتمر أعمال في برلين عام 2021 حيث اكتشفت أن مؤسستك تحتل أحد المراكز الرائدة في سوق الأدوية في ألمانيا.

ABC هي المورد الأول للأدوية في بولندا ورومانيا (يرجى الاطلاع على الضميمة 1). نحن نتعاون مع الشركات الرائدة مثل xxx و xxx و xxx. نظرًا لأننا نسعى للحصول على شريك موثوق به لتوزيع منتجاتنا في ألمانيا وسويسرا والنمسا ، أود أن أقترح عليك الانضمام لقواتنا. هل أنت متاح لإجراء مكالمة مدتها 15 دقيقة الأسبوع المقبل لمناقشة تفاصيل الشراكة المحتملة؟ انظر أيضًا مرفق كتيب شركتنا.

شكرا لك مع أطيب الأمنيات،

أماندا تشابمان

مرفقات (2).

خطاب طلب العمل للحصول على تغذية راجعة من العميل

الموضوع: ملاحظات

عزيزي جيم،

لقد كان من دواعي سروري العمل معك هذه الأشهر. أنا سعيد لأننا تمكنا من إطلاق منتجك في الوقت المناسب. اليوم ، يحتاج فريقي إلى مساعدتكم لتحسين جودة الخدمات المقدمة. إذا كان لديك بضع دقائق ، يسعدنا الحصول على تعليقاتك بشأن تجربتك في العمل مع شركتنا.

لترك شهادتك ، يرجى الانتقال إلى موقعنا على الإنترنت www.abccompany.com/customertestimonials.

شكرًا لك!

تيم

خطاب طلب عمل للمقترح

عزيزي السيد بنج ،

يسعدنا في شركة ABC أن نقدم عرضًا لمساعدة عيادتك على خفض نفقاتك المرتبطة بضرورة استبدال الشاشات غير القياسية. لقد ساعدنا بالفعل عيادات مثل xxx و xxx و xxx على تثبيت أكثر من 500 شاشة تتوافق مع معيار جديد.

ستجد في اقتراح الأعمال المرفق أمثلة على الأعمال التي قمنا بها هذا العام. تمكنت كل عيادة من توفير ما يصل إلى 40٪ من ميزانيتها. أيضًا ، قدمنا ​​مقارنة مفصلة لشاشاتنا مع أكثر أجهزة المراقبة الاحترافية شيوعًا للتصوير الطبي.

لا تتردد في الاتصال بنا على (124) 666-1824 أو الرد على هذا البريد الإلكتروني إذا كنت مهتمًا ، وسنضع خطة فردية تناسب احتياجات ومتطلبات عيادتك.

مع أطيب التحيات،

مارتا ديفيس

عندما تكتب خطاب الطلب الخاص بك ، ضع في اعتبارك تنسيق خطاب طلب العمل الخاص بك. إلى جانب ذلك ، حاول أن تضع نفسك في مكان المتلقي. اقرأ النص عدة مرات للتأكد من أنه لا يحتوي على أخطاء إملائية ونحوية. تحقق مرة أخرى مما إذا كان طلبك منطقيًا ويسهل قراءته.