10 فوائد لبرنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني لجعل الحياة أسهل بكثير

في رسائل البريد الإلكتروني العديدة التي قمت بتبادلها ، أنا متأكد من أنك رأيت توقيعات البريد الإلكتروني على الأقل بضع مرات. ربما تساءلت عما هم عليه والأهم من ذلك ، ماذا يفعلون. إذا كنت لا تزال في حيرة من أمرك ، فعليك أن تعلم أن توقيع البريد الإلكتروني هو عبارة عن كتلة نصية توجد غالبًا في نهاية مراسلات البريد الإلكتروني. يساعد في تشكيل هوية شركتك ، وتمثيل شركتك ، والترويج لأحداثك ومواقعك على الويب ، دون أي حملات نشطة. كما يمكنك أن تقول ، إنها أداة مفيدة حقًا لأي شخص في صناعة التسويق.

ما هي إدارة توقيع البريد الإلكتروني؟
فوائد إدارة توقيع البريد الإلكتروني:
1. أسلوب ثابت لتوقيع البريد الإلكتروني للشركة
2. إدارة مركزية لتوقيع البريد الإلكتروني
3. إنشاء توقيع البريد الإلكتروني للأقسام المختلفة
4. سهولة استخدام البريد الإلكتروني للتسويق بالتوقيع
5. تنفيذ توقيع البريد الإلكتروني الآمن والسهل
6. توقيعات البريد الإلكتروني عبر الأنظمة الأساسية
7. الامتثال القانوني
8. قابلية التوسع
9. لا توجد خدمات طرف ثالث
10- إعداد العديد من قوالب التوقيع مسبقًا

ما هي إدارة توقيع البريد الإلكتروني؟

قد يكون من الصعب جدًا إدارة التوقيعات لكل موظف. علاوة على ذلك ، فإن السماح لموظفيك بتصميم توقيع البريد الإلكتروني الخاص بهم قد يؤدي إلى صورة سيئة لشركتك لأنها قد تبدو قذرة أو تحتوي على معلومات غير دقيقة. قد يتعارض هذا مع هدفك المتمثل في إنشاء توقيعات نظيفة وذات مظهر احترافي للتعرف على العلامة التجارية. لهذا الغرض بالذات ، يعد استخدام برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني هو الخيار الأفضل. بصرف النظر عن المزايا المذكورة أعلاه ، يمكن أن يوفر لك استخدام البرنامج 10 فوائد أخرى مقارنة بالطرق الأخرى لإنشاء توقيع البريد الإلكتروني.

فوائد برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني:

الصورة مجاملة من Freepik

1. أسلوب ثابت لتوقيع البريد الإلكتروني للشركة

قد يكون من الصعب الحفاظ على اتساق العلامة التجارية في لهجة الرسائل الإلكترونية والعروض الترويجية. في بعض الأحيان ، لا تكون المعلومات محدثة أو لا توجد بيانات إخلاء المسؤولية الضرورية أو لا تعمل التوقيعات مع جميع الأقسام المختلفة. كل هذا يمكن أن يثبت عدم احتراف شركتك. لذلك ، يمكن أن يؤدي استخدام برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني إلى القضاء على التناقضات في علامتك التجارية وإيصال إحساس بالشرعية للأشخاص الذين تتواصل معهم شركتك. يقوم البرنامج بإنشاء صورة موحدة واحترافية لشركتك. بهذه الطريقة ، يمكنك إحداث تأثير باستخدام توقيعاتك الإلكترونية مع ضمان تناسق علامتك التجارية أيضًا.

2. إدارة مركزية لتوقيع البريد الإلكتروني

تتمثل إحدى أكبر مزايا استخدام برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني في أنه يمكنك إدارة جميع تواقيعك في مكان واحد. يوحد البرنامج توقيعات الموظفين وإخلاء المسؤولية ويمنحك التحكم لإدارة شكلهم ومظهرهم مركزيًا. عندما تكون قادرًا على إدارتها مركزيًا ، يمكنك إنشاء توقيعات متسقة وموحدة باستخدام معلومات اتصال صالحة لجميع موظفيك. بهذه الطريقة ، بعد إنشاء التصميم المثالي ، يمكنك ببساطة نشر توقيعاتك وتنفيذها عبر شركتك بأكملها.

3. إنشاء توقيع بريد إلكتروني للإدارات المختلفة

تعد العلامة التجارية المتسقة لتوقيع البريد الإلكتروني عبر شركتك أمرًا بالغ الأهمية ، ولكن من المهم بنفس القدر أن يكون لديك إصدارات مختلفة من توقيع البريد الإلكتروني للشركة لأقسام مختلفة داخل نفس الشركة. لكل قسم أهداف مختلفة للتعامل معها وجمهور مختلف يجب استهدافه. يعد أفضل برنامج لإدارة توقيع البريد الإلكتروني (والذي يمكن إقرانه بأفضل منشئ توقيع البريد الإلكتروني للحصول على نتائج أفضل) متعدد الاستخدامات وسيخصص التوقيعات لكل قسم بناءً على حاجته. في المثال ، يمكن لفريق المبيعات تضمين العروض الترويجية والعروض الخاصة في توقيعاتهم بينما يمكن لفريق الدعم الفني تضمين ساعات العمل الخاصة بهم. يمكن أن يضيف هذا إلى احترافية الشركة ويمكن للمستلمين التواصل مباشرة مع الإدارة ذات الصلة.

4. سهولة استخدام التسويق عبر البريد الإلكتروني

يعد برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني أداة رائعة للتسويق عبر البريد الإلكتروني ككل. يتضمن هذا النوع من التسويق استخدام توقيع بريد إلكتروني مع لافتات ، وتحويل التوقيعات إلى حملات تسويقية للتوقيع. يجمع برنامج توقيع البريد الإلكتروني بين الاثنين بشكل مثالي لضمان توصيل رسائلك بشكل فعال دون تكرار. تجعل هذه الميزة البرنامج سهل الاستخدام للغاية بين الشركات المختلفة حيث يمكنها تشغيل حملات لافتة دون إعادة التوقيع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تعطي اللافتات نتائج مبهرة لأنها جذابة ومبدعة وتجبر المستلمين على الاستجابة برد فعل. لذلك ، من خلال استخدام البرنامج ، يمكن للشركات مشاركة الأخبار وتحديثات المدونات والدعوات بشكل فعال باستخدام Call-To-Actions في لافتاتهم مع وضع العلامات التجارية على أنفسهم بتوقيعاتهم.

5. تنفيذ آمن وسهل لتوقيع البريد الإلكتروني

يعمل منشئ توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي جنبًا إلى جنب مع برنامج إدارة توقيع البريد الإلكتروني الفعال على تسهيل وضع هذه التوقيعات موضع التنفيذ. بمجرد منح البرنامج التصميم والتفضيلات الخاصة بك ، يقوم تلقائيًا بإنشاء توقيعك وتقديمه لك في نموذج جاهز للاستخدام. عندما تقوم بتوزيعها على موظفيك وتريد منهم إضافتها إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ، يمكنهم فقط استخدام طريقة النسخ واللصق. ستكفي هذه الطريقة البسيطة ولن يضطر موظفوك ، خاصة إذا لم يكونوا على دراية بالتكنولوجيا ، إلى قضاء ساعات في محاولة تعلم رموز مختلفة فقط لإضافة التوقيع. علاوة على ذلك ، ربما يشكرك فريق تكنولوجيا المعلومات لديك على اختيارك استخدام البرنامج بدلاً من تكليفهم بالمهمة وتوفير الكثير من الوقت لهم.

6. توقيعات البريد الإلكتروني عبر الأنظمة الأساسية

يجعل هذا البرنامج من الملائم وجود توقيعات البريد الإلكتروني عبر منصات متعددة ويضمن عرضها بشكل صحيح عبر هذه الأنظمة الأساسية. في هذه الأيام ، تتم قراءة معظم رسائل البريد الإلكتروني على الأجهزة المحمولة ، لذا يقوم البرنامج بضبط وحدات البكسل للتأكد من أن التوقيع قابل للقراءة عند تصغيره للأجهزة المحمولة. كما أنه يقلل من حجم صورك بحيث يتم تحميلها بشكل أسرع. ومع ذلك ، نوصيك بإجراء اختبار شامل لقالب توقيع البريد الإلكتروني الذي قدمه لك البرنامج على أجهزة مختلفة مثل الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة قبل نشره لمعرفة كيفية ظهوره على الأنظمة الأساسية المختلفة. سيعطيك هذا أيضًا فكرة عن كيفية ظهوره للمستلمين ويمنحك فرصة لإجراء أي تغييرات لمعرفة أنه يبدو جيدًا عبر جميع الأنظمة الأساسية.

7. الامتثال القانوني

من الضروري ممارسة إدارة توقيع البريد الإلكتروني السليمة والأخلاقية داخل الشركة. من أجل ضمان الامتثال للقانون ، يجب عليك تنفيذ إخلاء المسئولية القانونية المحدثة أو التي تتضمن رؤوس سرية. أنظمة البريد الإلكتروني ليست مجهزة لتحقيق الامتثال الكامل لإخلاء المسؤولية ، لذا فإن استخدام برنامج إدارة البريد الإلكتروني المركزي يمكن أن يكون فكرة جيدة لشركتك. يمكن للبرنامج تنفيذ أشكال مختلفة من التوقيعات المختلفة بناءً على المرسل جنبًا إلى جنب مع إخلاء المسؤولية القانوني المتوافق المطلوب.

8. قابلية التوسع

بالنسبة لأي شركة ، خاصة المؤسسات الكبيرة ، يتفوق برنامج توقيع البريد الإلكتروني على الأساليب الأخرى لتسويق توقيع البريد الإلكتروني من حيث قابلية التوسع. من السهل زيادة عدد التوقيعات إلى أي رقم باستخدام البرنامج ولكن القيام بذلك بنفسك سيكون مهمة شاقة. إن إنشاء ومراقبة المئات ، إن لم يكن الآلاف ، من توقيعات البريد الإلكتروني لموظفيك ليس بالأمر السهل. هذا هو السبب في أن هذا البرنامج مثالي لمواقف مثل هذه. لا يستغرق البرنامج وقتًا أقل فحسب ، ولكنه أيضًا أكثر منهجية وبلا شك أكثر منهجية ، مما يؤدي أيضًا إلى عدد أقل من الأخطاء.

9. عدم وجود خدمات الطرف الثالث

أحد أفضل جوانب هذا البرنامج هو عدم وجود أطراف ثالثة معنية به. لا يوجد أي عبء على قسم تكنولوجيا المعلومات أو فريق التصميم أو حتى فريق التطوير. كل شيء تحت إمرتك لأن لديك سيطرة كاملة على التصميمات والقوالب ويمكنك اختيار الألوان والقوالب والحجم. يفي البرنامج بالمتطلبات التشغيلية لتكنولوجيا المعلومات والتحديثات تلقائيًا مما يجعل الأمر سهلاً بدرجة كافية للمسوقين للتحكم فيه. يعد استخدام البرنامج هو أفضل طريقة لتحقيق أهدافك فيما يتعلق بالتوقيع دون القلق بشأن إلقاء العمل المفرط على شخص ما أو عدم ظهور التوقيعات بالطريقة التي تريدها.

10. إعداد العديد من قوالب التوقيع مسبقًا

إذا كنت تفكر في استخدام البرنامج ، فقد تكون قلقًا بشأن وجود خيارات محدودة. لكنك حقًا لست بحاجة إلى ذلك لأنه يمكنك بسهولة تعيين العديد من قوالب التوقيع مسبقًا على البرنامج. يمكن أن يكون أحد القوالب مع صورة الموظف بينما يمكن أن يكون النموذج الآخر مع شعار الشركة. بهذه الطريقة ، يمنح البرنامج موظفيك مجموعة من توقيعات البريد الإلكتروني الديناميكية للاختيار من بينها وعليهم ببساطة اختيار النموذج الذي يفضلونه أكثر. مع حلول إدارة توقيع البريد الإلكتروني ، لا يزال لديك سيطرة كاملة على الهيكل العام.