有没有办法最大化（时间）效率？

你有没有想过一天没有足够的时间来完成所有的事情？

不利的一面是，我们短期内不太可能超过 24 小时。

从积极的方面来说，你不需要超过 24 小时——有很多方法可以充分利用你已经拥有的时间。

在本文中，我们将讨论如何最大限度地提高效率并充分利用我们的时间。

关于工作效率的神话

在深入探讨（时间）效率的秘密之前，我们必须打破一些流行的神话。

高效意味着尽可能努力工作

你有没有过一整天的时间来完成待办事项列表中不太重要的任务，而没有处理高优先级的任务？ 或者，你把所有的时间都花在了写待办事项、研究和思考每一个可能的结果上……而不做任何实际的工作？

如果你很少有时间陪伴家人和朋友，如果你总是在做某事但没有接近你的目标，如果你在不工作时感到内疚——你肯定很忙，但你有效率吗？

忙碌并不一定等于生产力。 完成任务比花在工作上的时间更能衡量生产力。

在家工作效率较低

有时有一种误解，认为在家工作本质上意味着穿着睡衣看 Netflix，并在工作笔记本电脑在您旁边打开时与宠物玩耍。

最近的研究有所不同——在家工作似乎比在办公室工作更有效率。 斯坦福大学在 9 个月内对 16,000 名员工进行的一项研究发现，在家工作可以提高 13% 的生产力。 绩效的提高有助于更方便的工作环境，以及更少的休息和病假。

根据 ConnectSolutions 的一项调查，在每月至少进行几次远程工作的人中，77% 的人工作效率有所提高——30% 的人在更短的时间内完成更多的工作，24% 的人在相同的时间内完成更多的工作。

要想成功，你必须复制成功人士的习惯

每个成功人士的早晨例行公事似乎都包括起得很早、进行严格的锻炼、用冷水淋浴、冥想、阅读、写感恩日记、吃一顿非常健康的早餐……不胜枚举。 而且，所有这些都在上午 9 点之前。

虽然我很高兴这样的例行程序对他们有用并且他们喜欢它，但复制他们的习惯存在一些问题：

1. 它们并不适合所有人，也不适合每个人的生活方式。 你应该根据你自己、你的目标和你的生活方式来调整你的日常习惯。 我们都是不同的，所以对别人有用的东西并不能保证它对你有用。
2. 这可能会引起争议，但除非 1）你是一个早起的人，那是你的工作效率达到顶峰的时候，或者 2）你一大早就有重要的事情要做——没有真正的理由在凌晨 5 点起床。
3. 不要让别人的习惯和日常生活让你对自己的工作效率感到不好或内疚，因为你没有把每一分钟都计算在内。 这将我们引向下一个神话……

你必须在一天中的每一秒都保持高效

休息和工作一样富有成效。 强迫自己一直工作会导致倦怠、疲惫和表现不佳，因为你会太累而无法正确集中注意力。

专家建议每晚至少睡 7 小时，并在工作时定期休息，以保持头脑清醒和专注。 工作间隔可以是 25 分钟（有 5 分钟的休息时间，如番茄技术中的情况）到 90 分钟（有 20 分钟的休息时间）。

下载每个生产力应用程序都会对您有所帮助

尽管我们是生产力​​应用程序的粉丝，但下载并尝试使用其中的每一个通常弊大于利。 为防止不知所措，请先下载您认为对您最有帮助的那些，然后对其进行测试，看看它们是否适合您。

如果他们这样做了——太好了。

而且，如果他们不这样做，您可以随时下载替代方案或尝试其他方法。

最大化效率的方法

既然我们已经打破了一些神话，这里有一些最有效的方法来最大限度地提高效率——从充分利用你的时间到战胜拖延。

跟踪您的时间

高效意味着充分利用您的时间并明智地使用它。

但首先，你需要问自己——你把时间花在什么上了？

如果你不知道，你应该开始跟踪你的时间。 这种做法将帮助您分析您花费时间的方式，并提供以下问题的答案：

• 有什么事情是你应该花更多或更少的时间去做的吗？
• 您可以对日程安排进行哪些更改以使其更好地满足您的需求？
• 您的时间管理的哪些方面需要改进？

此外，时间跟踪有助于准确估计完成某个项目所需的时间。 它还提供有助于检查您的表现的数据。

吃青蛙

你不必成为法国菜的粉丝——吃青蛙方法需要在你工作日开始时做你最害怕的任务。
“青蛙”可以是极其困难的任务，也可以是极其重要的任务，也可以是极其困难和重要的任务。 只有当你完成了“青蛙”，才转移到下一个不太重要的任务。

请记住，完成胜于完美

您应该始终尽力做到最好。 但是，当你变得过于挑剔并为自己和他人设定不切实际的高标准时，它可能会成为一个问题。

试着记住，完成比完美更好，完成任务，即使它不是 100% 完美。 这种心态将：

• 帮助您获得结果；
• 避免过度劳累和倦怠；
• 让你更有效率；
• 帮助您节省时间；
• 让您的心理健康更轻松。

主动

有效率的人是积极主动的人。 他们专注于自己控制的事情，并通过决策制定自己的道路，而不是让当前的情况选择他们的道路。 如何更主动？

• 未雨绸缪;
• 向您的团队成员和经理提供及时的更新；
• 积极参与团队讨论；
• 问题解决;
• 寻求反馈；
• 不要纠缠于错误，而是要从中吸取教训。

如果出现问题，请制定 B 计划

谈到积极主动和提前计划，请考虑到您的计划可能会失败。 尽管经过深思熟虑，但总会有一些意想不到的事情发生。 为了尽量减少意外因素，请检查可能出错的事情并制定 B 计划，以防万一。

减少干扰

想想最让你分心的是什么。

是你的手机吗？ 关闭通知和/或将手机放在另一个房间。

是在和你的同事说话吗？ 提醒他们您正在处理一项重要任务，并且您将在休息时聊天。
这是一个爱管闲事的工作场所吗？ 投资降噪耳机。

准备是成功的关键——你越了解你的工作流程，什么会破坏它，以及避免中断的必要步骤是什么，你的效率就会越高。

委派不太重要的任务

问问自己——哪些任务与您的确切技能相一致并且必须由您专门完成？ 这些是你最重要的任务——把它们放在你的待办事项清单上。 尽量委派那些优先级最低的人，这样你就有足够的时间和精力来处理你的主要任务。

有效沟通

工作场所的有效沟通是清晰、简洁、尊重、开放和频繁的。 在团队讨论中，每个人都应该轮到自己说话和表达自己的意见，而其他人则积极倾听。 始终牢记讨论的重点和您要解决的问题。 良好的沟通可以最大程度地减少错误和误解，并使一切顺利进行。

如果您的团队远程工作或采用混合工作模式，则尤其如此。 在这种情况下，找到合适的沟通工具（从电子邮件到团队聊天应用程序）同样重要。 我的团队使用 Pumble 作为我们首选的团队聊天和协作应用程序 - 它非常适合寻求预算解决方案的团队，因为它对无限用户免费，并且它提供对无限聊天历史记录的访问。

学会说“不”

时间是宝贵的——你每天只有 1440 分钟的时间来完成所有事情，包括你的工作和私人生活。 对你的消费方式很挑剔。

然而，其他人可能不会对你的时间持有同样的看法，所以你必须学会​​说“不”。 自信但有礼貌； 给别人一个你拒绝的理由，但不要解释太多，太详细。

使用“2分钟规则”来拖延

这个技巧是我最喜欢的； 如果有什么可以帮助我提高工作效率，就是这样。

第一步是最难的——这就是为什么它永远不会超过 2 分钟。 让它尽可能容易开始。

“写”变成了“打开一个新文档”，“锻炼”变成了“穿上你的运动服”，“浏览你的电子邮件”变成了“打开电子邮件应用程序”。

这听起来还不错，对吧？

当您设法开始时，继续做您需要做的事情并最终完成它会突然变得容易得多。

请求帮忙

如果您遇到困难，寻求帮助并不可耻。 我知道这可能会让人伤脑筋，尤其是如果您是新员工，但最快的学习方法是提问。 此外，与其犯容易避免的错误，不如问并正确地去做。

第一个选项应该是检查答案是否尚未与您共享，或者只是谷歌搜索。 如果不是，请为您的问题找到合适的人并提出要求。

如果会议可以是电子邮件，请将其设为电子邮件

根据 Atlassian 的数据，普通上班族每个月要花 31 个小时参加低效的会议。 91% 的普通参加会议者声称他们在会议期间做白日梦，73% 的人做了其他工作，39% 的人甚至睡觉，45% 的人对他们参加的会议数量感到不知所措。

有些事情需要在会议上讨论和集思广益； 其他人可以只是一封电子邮件。 如果是前者，请保持会议及时且富有成效。

您可能没有想到的最大化效率的其他方法

除了对抗拖延、混乱和其他生产力问题的常用方法外，您还可以尝试一些有趣和/或有趣的事情来最大限度地提高效率。

找到合适的播放列表

如果您是那些没有音乐就无法正常工作的人之一，那么找到适合您的完美曲调是您成功的重要因素。 有些人喜欢有背景声音的应用程序，有些人喜欢低保真或爵士收音机，有些人有专门用于喧嚣的 YouTube 播放列表。 或者也许降噪耳机可以为您解决问题？ 音乐会对工作效率产生积极和消极的影响，因此请确保找到正确的播放列表。

不要忽视足够的音乐背景的重要性！

举行常设会议

尝试召开常设会议——正如其名，这是一个每个人都站立的会议。 这可能看起来不寻常，但是，它有许多好处，因为它：

• 花费更少的时间；
• 保持团队参与，从而提高绩效；
• 更贴切；
• 减少对身体的压力——特别是颈部、背部和肩部，长时间坐着后会开始疼痛。

给自己一点小奖励

有些任务非常无聊和/或困难，但它们必须完成——更糟糕的是，它们必须由你专门完成。

经过大量的实证研究，我得出的结论是，让自己完成这些任务的最好方法是向自己承诺小额奖励。 我与使用相反方法的人交谈：如果他们不完成任务，他们会选择惩罚自己，但我更喜欢奖励方法。 它使您与您的任务形成积极的关联，而不是消极的关联。

而且，用 Parks and Recreation 的 Tom 和 Donna 的话来说，你应该“善待自己”。

查找可重复的快捷方式

如果你发现自己一遍又一遍地做某事，不要浪费时间总是重复相同的过程——而是自动化它。

例如，如果您收到大量需要相同或非常相似答案的电子邮件，请制作一个模板，而不是多次输入相同的内容。

让您的工作空间愉快而鼓舞人心

如果您在同一个地方待了 8 小时或更长时间，请让该地方变得愉快。您可以通过以下方式做到：

• 整理你的办公桌、笔记本电脑和手机。 扔掉和删除你不使用的所有东西，让 Marie Kondo 为你感到骄傲。 只保留重要的东西，或者像她所说的“激发快乐”的东西，比如你桌上的植物或相框照片；
• 添加一些个人风格，使空间更适合工作；
• 选择合适的灯光，不要太亮，但能让你保持清醒和专注。

如果您不知道从哪里开始，请在线查找灵感。 我个人最喜欢的是 YouTube 上的美学办公桌设置和文具系列——我看着它们就像被迷住了一样。 除了给我带来莫名的快乐外，它们还让我冲动地买了很多不必要的东西，所以要小心观察。

如果你拖延，找一个问责伙伴

人们通常在去健身房或健康饮食时会这样做，但是，嘿，为什么不把它应用到工作中呢？ 如果您与拖延作斗争，请找一个与您在同一条船上的人，并让彼此负责并步入正轨。

选择问责伙伴时要小心，因为这是一把双刃剑。 这可能会适得其反，因为你最终会让彼此更多地拖延，这与我们的目标完全相反。

结论

效率意味着以最小的努力实现最大的生产力。 在我们的案例中，这也意味着聪明地工作并有意识地安排你的时间。 有很多方法可以实现这一点，从尽量减少分心和“吃青蛙”到找到正确的播放列表并为完成任务给自己一点奖励。 你只需要找到最适合你的方法，你就会找到最大化效率的好方法。