Qual è l'ambito del progetto?

Ecco come impostare il tuo progetto per il successo ed evitare malintesi lungo la strada.

I project manager di ogni settore hanno una cosa in comune: il compito di tenere sotto controllo tutto e tutti coloro che sono coinvolti nell'affare. E c'è uno strumento che aiuta questi professionisti a tenere tutto insieme: l'ambito del progetto. Ma come project manager, sei mai stato ufficialmente istruito su come scrivere un ambito di progetto?

Solo il 61% dei project manager ^{[ 1 ]} nel 2020 ha utilizzato una metodologia di project management definita. Ciò significa che il resto di noi sta solo volando e sperando per il meglio. Ma questo può portare a costosi fallimenti. Iniziare ogni progetto con un piano chiaramente definito è la spina dorsale del suo successo. In questo articolo, illustreremo un metodo chiaro per lo sviluppo e la definizione di ambiti di progetto ordinati.

Qual è l'ambito del progetto?

Esaminiamo la definizione dell'ambito del progetto. L'ambito del progetto è un documento scritto che definisce i parametri, come chi, cosa, quando, dove e quanto, necessari per portare a termine il lavoro.

Questo documento è redatto dall'azienda o dall'individuo responsabile dell'esecuzione o della supervisione del lavoro, solitamente nel ruolo di project manager. L'ambito del progetto stabilisce le aspettative per tutte le parti coinvolte in un progetto, inclusi stakeholder, subappaltatori, manager, terze parti e utenti finali. Tutte le parti coinvolte possono fare riferimento a un ambito del progetto spesso durante un progetto per misurare l'aderenza e richiedere la ricalibrazione quando le cose vanno bene.

Quindi, che aspetto ha un ambito di progetto ben scritto? Copriamo i passaggi critici necessari per creare l'ambito del progetto in un documento essenziale.

Come scrivere un ambito di progetto

Il tuo documento di ambito varierà in lunghezza a seconda della complessità del tuo progetto. Ma gli stessi componenti di base dovrebbero essere incorporati in ogni impresa.

1. Dichiarazione dell'ambito del progetto

Il primo passaggio del processo è scrivere la dichiarazione sull'ambito del progetto. Inizia con alcune frasi che discutono gli obiettivi generali del progetto e spiega la tua proposta. Mentre continui a scrivere, inserirai parametri più dettagliati per fornire trasparenza nei tuoi risultati.

2. Compiti del progetto

Questo è il momento di entrare nello specifico in modo che il cliente capisca cosa riceverà. Questo aiuta anche a garantire che non ci siano sorprese o delusioni alla fine del progetto. Quando scrivi le tue attività, elenchi puntati o numerati in ordine cronologico possono assicurarti di aver coperto tutte le tue basi.

Se c'è un articolo che non ti è chiaro su cosa vuole il cliente, ora è il momento di chiedere chiarimenti, prima di iniziare a lavorare sul progetto. Investire tempo e impegno in anticipo con i tuoi oscilloscopi ti ripagherà. Controversie e incomprensioni si verificano meno frequentemente con parametri chiaramente definiti all'interno dell'ambito del progetto.

3. Risultati del progetto

Successivamente, chiarirai i risultati del tuo progetto. Questo è ciò che consegni fisicamente al tuo cliente, che si tratti di un edificio con le chiavi se sei un appaltatore o di un file digitale se sei un content marketer. In questa sezione, imposterai traguardi, scadenze e date di completamento. Farai sapere al cliente cosa riceverà e quando lo riceverà. Dovrebbe includere anche eventuali garanzie o garanzie che fornirai.

4. Criteri di accettazione del progetto

Non c'è niente di peggio per gli affari di un cliente insoddisfatto. Ecco perché l'impostazione dei criteri di accettazione del progetto all'interno del tuo ambito è così fondamentale per il completamento con successo del tuo lavoro. Questo stabilisce standard misurabili su cui tu e il tuo cliente siete d'accordo. Nella costruzione, una punch list finale fornisce al proprietario i mezzi per approvare o rifiutare la lavorazione, accettando essenzialmente il completamento del progetto una volta che gli elementi sono stati corretti.

5. Esclusioni dal progetto

Le esclusioni sono uno dei componenti più importanti del documento dell'ambito del progetto. Questo delinea quali elementi sono specificamente esclusi dal tuo contratto ed è importante includerli in modo che il firmatario non si aspetti nulla al di fuori del tuo ambito di competenza. Le tue esclusioni possono essere un vero toccasana se hai bisogno di tornare indietro per esaminare il documento dell'ambito quando sorgono domande sul tuo accordo.

6. Vincoli di progetto

La parte successiva dell'ambito di un progetto elenca i vincoli. Questo dice al tuo cliente cosa hai bisogno che gli altri facciano prima di poter procedere. Stabilisci le aspettative con le altre parti coinvolte in modo da poter completare la conclusione dell'affare in tempo. I vincoli includono le contingenze per l'approvvigionamento di materiale, l'attesa in sequenza dei subappaltatori per completare il lavoro precedente o la definizione dei periodi di tempo in cui si è disponibili per completare il lavoro.

7. Abbottonando l'ambito del tuo progetto

Infine, l'ambito del tuo progetto dovrebbe includere una sezione per le firme. Questa fase dell'ambito del progetto garantisce che tutte le parti abbiano letto e accettato i parametri e il costo. Ciò fornisce anche un'ultima opportunità per ciascuna parte di apportare le modifiche necessarie prima dell'inizio del progetto.

Cos'è lo scope creep?

Lo scorrimento dell'ambito incombe sulla timoneria della gestione del progetto. Poiché gli esseri umani non possono mai prevedere al 100% come andrà a finire un progetto, si verifica lo scope creep. Scope creep è quando è necessario un lavoro aggiuntivo imprevisto nel mezzo di un progetto e nessuno vuole farlo gratuitamente. Finisce per costare più tempo e denaro.

Circostanze impreviste, come l'esposizione di materiali da costruzione marci che devono essere sostituiti durante un progetto di ristrutturazione, sono cause comuni di scope creep. È possibile mitigare il rischio di variazione dell'ambito specificando le esclusioni e aggiornando l'ambito man mano che il progetto avanza.

Esempi di ambito del progetto

Un ambito di progetto è un documento dettagliato che definisce le aspettative di un fornitore verso un cliente, con risultati misurabili. Questi documenti sono utilizzati in una varietà di settori, dall'edilizia alla gestione del software.

Preparati al successo fin dall'inizio con lo strumento di gestione del progetto giusto per il lavoro

La creazione di ambiti di progetto magistrali è un'abilità che i project manager affinano nel tempo. Prendersi il tempo per esaminare tutti i requisiti delle attività, elencare tutte le domande che hai e mettere a punto le aspettative prima di iniziare qualsiasi progetto è il primo passo per costruire un ambito di progetto di successo. Scopri cos'altro puoi aggiungere alla tua cassetta degli attrezzi controllando i nostri migliori strumenti per project manager.