¿Qué es el alcance del proyecto?

Aquí le mostramos cómo configurar su proyecto para el éxito y evitar malentendidos en el futuro.

Los gerentes de proyecto en todas las industrias tienen una cosa en común: el trabajo de mantener todo y a todos los involucrados en el trato por el buen camino. Y hay una herramienta que ayuda a estos profesionales a mantener todo junto: el alcance del proyecto. Pero como gerente de proyecto, ¿alguna vez recibió capacitación oficial sobre cómo escribir el alcance de un proyecto?

Solo el 61% de los gerentes de proyectos ^{[ 1 ]} en 2020 utilizaron una metodología de gestión de proyectos definida. Eso significa que el resto de nosotros simplemente estamos improvisando y esperando lo mejor. Pero eso puede conducir a costosas fallas. Comenzar cada proyecto con un plan claramente definido es la columna vertebral de su éxito. En este artículo, presentaremos un método claro para desarrollar y definir alcances de proyectos ordenados.

¿Qué es el alcance del proyecto?

Revisemos la definición del alcance del proyecto. El alcance del proyecto es un documento escrito que define los parámetros, como quién, qué, cuándo, dónde y cuánto, que se requieren para realizar el trabajo.

Este documento es elaborado por la empresa o persona responsable de realizar o supervisar el trabajo, generalmente en el rol de gerente de proyecto. El alcance del proyecto establece expectativas para todas las partes involucradas en un proyecto, incluidas las partes interesadas, los subcontratistas, los gerentes, los terceros y los usuarios finales. Todas las partes involucradas pueden consultar el alcance de un proyecto a menudo a lo largo de un proyecto para medir el cumplimiento y solicitar una recalibración cuando las cosas funcionan.

Entonces, ¿cómo es el alcance de un proyecto bien escrito? Vamos a cubrir los pasos críticos que necesitará para construir el alcance de su proyecto en un documento esencial.

Cómo escribir el alcance de un proyecto

Su documento de alcance variará en longitud dependiendo de la complejidad de su proyecto. Pero los mismos componentes básicos deben incorporarse en cada empresa.

1. Declaración del alcance del proyecto

El primer paso en el proceso es escribir la declaración del alcance de su proyecto. Comience con algunas oraciones que hablen de los objetivos generales del proyecto y explique su propuesta. A medida que continúe escribiendo, ingresará parámetros más detallados para proporcionar transparencia en sus entregas.

2. Tareas del proyecto

Este es el momento de entrar en detalles para que el cliente entienda lo que recibirá. Esto también ayuda a garantizar que no haya sorpresas ni decepciones al final del proyecto. Al escribir sus tareas, las listas numeradas o con viñetas en orden cronológico pueden garantizar que ha cubierto todas sus bases.

Si hay un artículo sobre el que no tiene claro lo que quiere el cliente, ahora es el momento de pedir una aclaración, antes de comenzar a trabajar en el proyecto. Invertir tiempo y esfuerzo por adelantado con sus visores valdrá la pena. Las disputas y los malentendidos ocurren con menos frecuencia con parámetros claramente definidos dentro del alcance de su proyecto.

3. Entregables del proyecto

A continuación, aclarará los entregables de su proyecto. Esto es lo que le entregas físicamente a tu cliente, ya sea un edificio con llaves si eres un contratista o un archivo digital si eres un comercializador de contenido. En esta sección, establecerá hitos, plazos y fechas de finalización. Le harás saber al cliente lo que recibirá y cuándo lo recibirá. También debe incluir cualquier garantía o garantía que proporcione.

4. Criterios de aceptación del proyecto

No hay nada peor para los negocios que un cliente insatisfecho. Es por eso que establecer criterios de aceptación de proyectos dentro de su alcance es tan crítico para completar con éxito su trabajo. Esto establece estándares medibles que usted y su cliente acuerdan. En la construcción, una lista de verificación final proporciona los medios para que el propietario apruebe o rechace la mano de obra, esencialmente aceptando la finalización del proyecto una vez que se corrigen los elementos.

5. Exclusiones de proyectos

Las exclusiones son uno de los componentes más importantes del documento de alcance de su proyecto. Esto delinea qué artículos están específicamente excluidos de su contrato, y es importante incluirlos para que el firmante no espere nada fuera de su ámbito de especialización. Sus exclusiones pueden ser un salvavidas si necesita volver a examinar su documento de alcance cuando surgen preguntas sobre su acuerdo.

6. Restricciones del proyecto

La siguiente parte del alcance de un proyecto enumera sus limitaciones. Esto le dice a su cliente lo que necesita que otros hagan antes de que pueda continuar. Establezca expectativas con las otras partes involucradas para que pueda completar su parte del trato a tiempo. Las restricciones incluyen contingencias para la adquisición de materiales, esperar en secuencia a los subcontratistas para completar el trabajo anterior o definir períodos de tiempo en los que está disponible para completar el trabajo.

7. Abotonando el alcance de su proyecto

Finalmente, el alcance de su proyecto debe incluir una sección para firmas. Este paso del alcance del proyecto garantiza que todas las partes hayan leído y aceptado los parámetros y el costo. Esto también brinda una última oportunidad para que cada parte realice los cambios necesarios antes de que comience el proyecto.

¿Qué es la fluencia del alcance?

La fluencia del alcance se cierne sobre la timonera de la gestión de proyectos. Debido a que los humanos nunca pueden predecir al 100% cómo irá un proyecto, se produce un aumento del alcance. La fluencia del alcance es cuando se requiere un trabajo adicional inesperado en medio de un proyecto y nadie quiere hacerlo gratis. Termina costando más tiempo y dinero.

Las circunstancias imprevistas, como la exposición de materiales de construcción podridos que deben reemplazarse durante un proyecto de renovación, son causas comunes de la desviación del alcance. Puede mitigar el riesgo de que el alcance se desplace siendo específico acerca de sus exclusiones y actualizando su alcance a medida que avanza el proyecto.

Ejemplos de alcance del proyecto

El alcance de un proyecto es cualquier documento detallado que define las expectativas de un proveedor a un cliente, con entregables medibles. Estos documentos se utilizan en una variedad de industrias, desde la construcción hasta la gestión de software.

Prepárese para el éxito desde el principio con la herramienta de gestión de proyectos adecuada para el trabajo

La creación de alcances de proyectos magistrales es una habilidad que los gerentes de proyectos perfeccionan con el tiempo. Tomarse el tiempo para repasar todos los requisitos de la tarea, enumerar cualquier pregunta que tenga y ajustar las expectativas antes de comenzar cualquier proyecto es el primer paso para construir un alcance de proyecto exitoso. Descubra qué más puede agregar a su caja de herramientas consultando nuestras principales herramientas para gerentes de proyectos.