什么是项目范围？

已发表: 2022-12-08

以下是如何让您的项目获得成功并避免误解。

每个行业的项目经理都有一个共同点：让交易中涉及的每一件事和每个人都走上正轨。有一个工具可以帮助这些专业人员将所有内容放在一起——项目范围。但是作为项目经理，您是否曾接受过关于如何编写项目范围的正式培训？

2020 年，只有 61% 的项目经理^{[ 1 ]}使用了明确的项目管理方法。这意味着我们其他人只是在即兴发挥并希望获得最好的结果。但这可能会导致代价高昂的失败。以明确定义的计划开始每个项目是其成功的支柱。在本文中，我们将提出一种清晰的方法来开发和定义有序的项目范围。

让我们回顾一下项目范围定义。项目范围是一份书面文件，其中定义了完成工作所需的参数，如人员、内容、时间、地点和数量。

本文档由负责执行或监督工作的企业或个人起草，通常担任项目经理的角色。项目范围设定了对参与项目的所有各方的期望，包括利益相关者、分包商、经理、第三方和最终用户。所有相关方都可以在整个项目中经常回顾项目范围，以衡量遵守情况并在事情进展时要求重新校准。

那么，一个写得好的项目范围是什么样的呢？让我们在基本文档中介绍构建项目范围所需的关键步骤。

您的范围文件的长度将根据项目的复杂程度而有所不同。但每项事业都应包含相同的基本组成部分。

该过程的第一步是编写项目范围说明书。以几句话开始，讨论项目的总体目标并解释您的提案。随着您继续写作，您将输入更详细的参数以提供可交付成果的透明度。

现在是进入细节的时候了，以便客户了解他们将收到什么。这也有助于确保项目结束时不会出现意外或失望。在编写您的任务时，按时间顺序排列的项目符号或编号列表可以确保您涵盖了所有基础。

如果您不清楚客户想要什么，现在是时候要求澄清了——在您开始处理该项目之前。预先在示波器上投入时间和精力将会得到回报。在项目范围内明确定义参数后，争议和误解的发生频率就会降低。

接下来，您将阐明您的项目可交付成果。这就是您实际移交给客户的东西，如果您是承包商，它是带钥匙的建筑物；如果您是内容营销商，它是数字文件。在本节中，您将设置里程碑、截止日期和完成日期。您会让客户知道他们将收到什么以及何时收到。它还应包括您将提供的任何保证或保证。

对于企业而言，没有什么比不满意的客户更糟糕的了。这就是为什么在您的范围内设置项目验收标准对于成功完成您的工作至关重要。这设定了您和您的客户同意的可衡量标准。在施工中，最终的清单为业主提供了批准或拒绝工艺的方法，一旦项目得到纠正，基本上就接受了项目的完成。

排除项是项目范围文档中最重要的组成部分之一。这描述了哪些项目被明确排除在您的合同之外，并且包括在内很重要，这样签名者就不会期望您的专业范围之外的任何事情。如果您在协议出现问题时需要返回检查您的范围文件，那么您的排除可能会成为救命稻草。

项目范围的下一部分列出了您的约束。这会告诉您的客户在您继续之前需要其他人做什么。设定与其他相关方的期望，以便您可以按时完成交易。限制条件包括材料采购的意外事件、按顺序等待分包商完成之前的工作，或定义您可以完成工作的时间段。

最后，您的项目范围应包括签名部分。此项目范围步骤确保所有各方都已阅读并同意参数和成本。这也为每一方在项目开始前进行任何必要的更改提供了最后的机会。

范围蔓延笼罩着项目管理的操舵室。因为人类永远无法 100% 预测项目的进展情况，所以会发生范围蔓延。范围蔓延是指在项目进行过程中需要进行意外的额外工作，而且没有人愿意免费做这些工作。它最终会花费更多的时间和金钱。

不可预见的情况，例如在翻新项目中暴露需要更换的腐烂建筑材料，是范围蔓延的常见原因。您可以通过具体说明您的排除项并随着项目的进展更新您的范围来降低范围蔓延的风险。

项目范围是定义供应商对客户的期望以及可衡量的可交付成果的任何详细文档。这些文档用于从建筑到软件管理的各种行业。

创建精通的项目范围是项目经理随着时间的推移磨练出来的一项技能。在开始任何项目之前花时间检查所有任务要求、列出您的任何问题并微调期望是构建成功项目范围的第一步。查看我们为项目经理准备的顶级工具，了解您还可以添加到工具箱中的其他内容。