ขอบเขตโครงการคืออะไร?

ต่อไปนี้คือวิธีเตรียมโครงการของคุณให้ประสบความสำเร็จและหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดในภายหลัง

ผู้จัดการโครงการในทุกอุตสาหกรรมมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคืองานที่ต้องรักษาทุกอย่างและทุกคนที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงให้เป็นไปตามแผน และมีเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้มือโปรเหล่านี้รวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน นั่นคือขอบเขตโครงการ แต่ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณเคยได้รับคำแนะนำอย่างเป็นทางการเกี่ยวกับวิธีการเขียนขอบเขตโครงการหรือไม่?

มีเพียง 61% ของผู้จัดการโครงการ ^{[ 1 ]} ในปี 2020 ที่ใช้วิธีการจัดการโครงการที่กำหนดไว้ นั่นหมายความว่าพวกเราที่เหลือก็แค่พยายามและหวังว่าจะได้สิ่งที่ดีที่สุด แต่นั่นอาจนำไปสู่ความล้มเหลวที่มีราคาแพง การเริ่มต้นแต่ละโครงการด้วยแผนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนคือหัวใจของความสำเร็จ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการที่ชัดเจนในการพัฒนาและกำหนดขอบเขตโครงการที่เป็นระเบียบเรียบร้อย

ขอบเขตโครงการคืออะไร?

ลองทบทวนคำจำกัดความของขอบเขตโครงการ ขอบเขตโครงการคือเอกสารลายลักษณ์อักษรที่กำหนดพารามิเตอร์ เช่น ใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน และเท่าใด ซึ่งจำเป็นต่อการทำงานให้สำเร็จลุล่วง

เอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยธุรกิจหรือบุคคลที่รับผิดชอบในการปฏิบัติงานหรือดูแลงาน โดยปกติจะอยู่ในบทบาทของผู้จัดการโครงการ ขอบเขตโครงการกำหนดความคาดหวังสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับโครงการ รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้รับเหมาช่วง ผู้จัดการ บุคคลที่สาม และผู้ใช้ปลายทาง ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถย้อนกลับไปยังขอบเขตโครงการได้บ่อยครั้งตลอดทั้งโครงการ เพื่อวัดความยึดมั่นและขอให้มีการสอบเทียบใหม่เมื่อสิ่งต่างๆ ผิดพลาด

ดังนั้นขอบเขตโครงการที่เขียนอย่างดีมีลักษณะอย่างไร เราจะอธิบายขั้นตอนสำคัญที่คุณจะต้องสร้างขอบเขตโครงการในเอกสารสำคัญ

วิธีการเขียนขอบเขตโครงการ

เอกสารขอบเขตของคุณจะมีความยาวแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการของคุณ แต่ควรรวมองค์ประกอบพื้นฐานที่เหมือนกันในแต่ละกิจการ

1. คำชี้แจงขอบเขตโครงการ

ขั้นตอนแรกในกระบวนการคือการเขียนคำชี้แจงขอบเขตโครงการของคุณ เริ่มต้นด้วยประโยคสองสามประโยคที่กล่าวถึงเป้าหมายโดยรวมของโครงการและอธิบายข้อเสนอของคุณ ในขณะที่คุณเขียนต่อไป คุณจะต้องป้อนพารามิเตอร์ที่มีรายละเอียดมากขึ้นเพื่อให้มีความโปร่งใสในการส่งมอบของคุณ

2. งานโครงการ

นี่เป็นเวลาที่ต้องเจาะจงเพื่อให้ลูกค้าเข้าใจสิ่งที่พวกเขาจะได้รับ สิ่งนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าจะไม่มีความประหลาดใจหรือความผิดหวังเมื่อสิ้นสุดโครงการ เมื่อเขียนงานของคุณ รายการที่มีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือลำดับเลขตามลำดับเวลาจะช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดของคุณแล้ว

หากมีรายการที่คุณไม่ชัดเจนว่าลูกค้าต้องการอะไร ตอนนี้เป็นเวลาที่จะขอคำชี้แจง ก่อนที่คุณจะเริ่มทำงานในโครงการ การลงทุนเวลาและความพยายามล่วงหน้ากับขอบเขตของคุณจะคุ้มค่า ข้อพิพาทและความเข้าใจผิดเกิดขึ้นไม่บ่อยด้วยพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนภายในขอบเขตโครงการของคุณ

3. การส่งมอบโครงการ

ต่อไป คุณจะต้องชี้แจงการส่งมอบโครงการของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณมอบให้กับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นอาคารที่มีกุญแจหากคุณเป็นผู้รับเหมา หรือไฟล์ดิจิทัลหากคุณเป็นนักการตลาดเนื้อหา ในส่วนนี้ คุณจะกำหนดเหตุการณ์สำคัญ วันครบกำหนด และวันที่เสร็จสิ้น คุณจะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะได้รับอะไรและจะได้รับเมื่อใด นอกจากนี้ยังควรรวมถึงการรับประกันหรือการรับประกันใดๆ ที่คุณจะมอบให้

4. เกณฑ์การรับโครงการ

ไม่มีอะไรเลวร้ายสำหรับธุรกิจมากกว่าลูกค้าที่ไม่พอใจ นั่นเป็นเหตุผลที่การกำหนดเกณฑ์การยอมรับโครงการภายในขอบเขตของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงานของคุณ สิ่งนี้กำหนดมาตรฐานที่สามารถวัดผลได้ซึ่งคุณและลูกค้าของคุณเห็นพ้องต้องกัน ในการก่อสร้าง รายการหมัดเด็ดขั้นสุดท้ายเป็นช่องทางให้เจ้าของงานอนุมัติหรือปฏิเสธผลงาน โดยหลักแล้วคือยอมรับความสำเร็จของโครงการเมื่อแก้ไขรายการแล้ว

5. การยกเว้นโครงการ

การยกเว้นเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของเอกสารขอบเขตโครงการของคุณ ซึ่งจะระบุว่ารายการใดบ้างที่ไม่รวมอยู่ในสัญญาของคุณโดยเฉพาะ และสิ่งสำคัญคือต้องรวมไว้ เพื่อที่ผู้ลงนามจะไม่คาดหวังสิ่งใดที่อยู่นอกเหนือขอบเขตความเชี่ยวชาญของคุณ การยกเว้นของคุณสามารถช่วยชีวิตได้ หากคุณจำเป็นต้องกลับไปตรวจสอบเอกสารขอบเขตของคุณเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับข้อตกลงของคุณ

6. ข้อจำกัดของโครงการ

ส่วนถัดไปของขอบเขตโครงการจะแสดงรายการข้อจำกัดของคุณ สิ่งนี้จะบอกลูกค้าของคุณว่าคุณต้องการให้คนอื่นทำอะไรก่อนที่จะดำเนินการต่อ กำหนดความคาดหวังกับฝ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้คุณสามารถทำข้อตกลงให้เสร็จสิ้นได้ทันเวลา ข้อจำกัดต่างๆ ได้แก่ ภาระผูกพันในการจัดหาวัสดุ การรอตามลำดับของผู้รับเหมาช่วงเพื่อทำงานก่อนหน้าให้เสร็จ หรือการกำหนดระยะเวลาที่คุณพร้อมทำงานให้เสร็จ

7. เพิ่มขอบเขตโครงการของคุณ

สุดท้าย ขอบเขตโครงการของคุณควรมีส่วนสำหรับลายเซ็น ขั้นตอนขอบเขตโครงการนี้ทำให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายได้อ่านและตกลงตามพารามิเตอร์และต้นทุนแล้ว นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสสุดท้ายสำหรับแต่ละฝ่ายในการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นก่อนที่โครงการจะเริ่มต้นขึ้น

ขอบเขตคืบคืออะไร?

การคืบคลานของขอบเขตปรากฏขึ้นเหนือ wheelhouse การจัดการโครงการ เนื่องจากมนุษย์ไม่สามารถคาดเดาได้ 100% ว่าโครงการจะดำเนินไปอย่างไร การคืบคลานของขอบเขตจึงเกิดขึ้น Scope Creep คือเมื่อจำเป็นต้องมีงานเพิ่มเติมที่ไม่คาดคิดในระหว่างโครงการ และไม่มีใครอยากทำฟรีๆ มันจบลงด้วยการเสียเวลาและเงินมากขึ้น

สถานการณ์ที่คาดไม่ถึง เช่น การเปิดเผยวัสดุก่อสร้างที่เน่าเสียซึ่งจำเป็นต้องเปลี่ยนในระหว่างโครงการปรับปรุง เป็นสาเหตุทั่วไปของการคืบคลานของขอบเขต คุณสามารถลดความเสี่ยงของการคืบคลานของขอบเขตได้โดยการเจาะจงเกี่ยวกับการยกเว้นและอัปเดตขอบเขตของคุณเมื่อโครงการดำเนินไป

ตัวอย่างขอบเขตโครงการ

ขอบเขตโครงการคือเอกสารรายละเอียดใดๆ ที่กำหนดความคาดหวังจากผู้ให้บริการถึงลูกค้า พร้อมด้วยผลงานที่สามารถวัดผลได้ เอกสารเหล่านี้ใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรม ตั้งแต่การก่อสร้างไปจนถึงการจัดการซอฟต์แวร์

เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้นด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมสำหรับงาน

การสร้างขอบเขตโครงการที่เชี่ยวชาญเป็นทักษะที่ผู้จัดการโครงการฝึกฝนเมื่อเวลาผ่านไป การสละเวลาเพื่อทบทวนข้อกำหนดของงานทั้งหมด ระบุคำถามที่คุณมี และปรับความคาดหวังก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการใด ๆ เป็นขั้นตอนแรกในการสร้างขอบเขตโครงการที่ประสบความสำเร็จ ค้นหาสิ่งอื่นที่คุณสามารถเพิ่มลงในกล่องเครื่องมือของคุณได้โดยดูที่เครื่องมือยอดนิยมของเราสำหรับผู้จัดการโครงการ