プロジェクトの範囲とは?

プロジェクトを成功に導き、将来の誤解を避ける方法を次に示します。

すべての業界のプロジェクト マネージャーには共通点が 1 つあります。 そして、これらのプロがすべてをまとめるのに役立つツールが 1 つあります。それは、プロジェクト スコープです。 しかし、プロジェクト マネージャーとして、プロジェクト スコープの書き方について公式に指導を受けたことがありますか?

2020 年のプロジェクト マネージャーの 61% ^{[ 1 ]}だけが、定義されたプロジェクト管理方法論を使用していました。 つまり、私たちの残りの部分はただ翼を広げ、最高のものを望んでいることを意味します. しかし、それは高価な失敗につながる可能性があります。 明確に定義された計画で各プロジェクトを開始することは、その成功のバックボーンです。 この記事では、整然としたプロジェクト スコープを開発および定義するための明確な方法を説明します。

プロジェクトの範囲とは何ですか?

プロジェクト スコープの定義を確認しましょう。 プロジェクト スコープは、仕事を完了するために必要なパラメーター (誰が、何を、いつ、どこで、どのくらいの量など) を定義する文書です。

このドキュメントは、通常はプロジェクト マネージャーの役​​割で、作業の実行または監督を担当する企業または個人によって作成されます。 プロジェクト スコープは、利害関係者、下請け業者、管理者、サード パーティ、およびエンド ユーザーを含む、プロジェクトに関与するすべての関係者の期待を設定します。 すべての関係者は、プロジェクト全体を通して頻繁にプロジェクト スコープを参照して、順守状況を測定し、問題が発生したときに再調整を要求できます。

では、適切に作成されたプロジェクト スコープとはどのようなものでしょうか? プロジェクトの範囲を構築するために必要な重要な手順を重要なドキュメントで説明しましょう。

プロジェクトスコープの書き方

スコープ ドキュメントの長さは、プロジェクトの複雑さによって異なります。 しかし、同じ基本コンポーネントを各事業に組み込む必要があります。

1. プロジェクト スコープ ステートメント

プロセスの最初のステップは、プロジェクト スコープ ステートメントを作成することです。 プロジェクトの全体的な目標を説明し、提案を説明するいくつかの文から始めます。 執筆を続けながら、より詳細なパラメーターを入力して、成果物の透明性を確保します。

2. プロジェクトのタスク

これは、顧客が受け取るものを理解できるように、詳細を説明するときです。 これにより、プロジェクトの最後に驚きや失望がないようにすることもできます。 タスクを作成するときは、箇条書きまたは番号付きのリストを時系列で作成すると、すべての基本事項を確実に網羅できます。

顧客が何を望んでいるのか不明な項目がある場合は、プロジェクトに取り掛かる前に、今が明確化を求めるときです。 スコープに時間と労力を前もって投資することは報われます。 プロジェクトの範囲内で明確に定義されたパラメーターを使用すると、紛争や誤解が発生する頻度が低くなります。

3. プロジェクトの成果物

次に、プロジェクトの成果物を明確にします。 これは、請負業者であれば鍵付きの建物であれ、コンテンツ マーケティング担当者であればデジタル ファイルであれ、物理的にクライアントに引き渡すものです。 このセクションでは、マイルストーン、期限、および完了日を設定します。 何を受け取るか、いつ受け取るかを顧客に知らせます。 また、お客様が提供する保証または保証も含める必要があります。

4. プロジェクトの受け入れ基準

ビジネスにとって、顧客の不満ほど最悪なことはありません。 そのため、プロジェクトの受け入れ基準を範囲内に設定することが、作業を成功させるために非常に重要です。 これにより、あなたとクライアントが同意する測定可能な基準が設定されます。 建設では、最終パンチリストは、所有者が仕上がりを承認または拒否する手段を提供し、基本的には項目が修正されるとプロジェクトの完了を受け入れます。

5. プロジェクトの除外

除外は、プロジェクト スコープ ドキュメントの最も重要なコンポーネントの 1 つです。 これにより、契約から具体的に除外される項目が明確になり、署名者があなたの専門範囲外のことを期待しないように含めることが重要です。 契約について疑問が生じたときに範囲文書を検討するために戻る必要がある場合、除外は命の恩人になる可能性があります。

6. プロジェクトの制約

プロジェクト スコープの次の部分には、制約が一覧表示されます。 これにより、続行する前に他の人が何をする必要があるかをクライアントに伝えます。 時間通りに取引を完了することができるように、関係する他の当事者に期待を伝えます。 制約には、資材調達の不測の事態、下請け業者が前の作業を完了するのを順番に待機すること、または作業を完了するために利用できる期間の定義が含まれます。

7. プロジェクトの範囲を絞り込む

最後に、プロジェクト スコープに署名のセクションを含める必要があります。 このプロジェクト スコープ ステップでは、すべての関係者がパラメーターとコストを読み、同意することを確認します。 これは、プロジェクト開始前に必要な変更を加える最後の機会でもあります。

スコープクリープとは？

スコープ クリープは、プロジェクト管理の操舵室に迫っています。 人間はプロジェクトがどのように進むかを 100% 予測することはできないため、スコープ クリープが発生します。 スコープ クリープとは、プロジェクトの途中で予期せぬ追加作業が必要になり、誰もそれを無料でやりたがらない場合です。 結局時間もお金もかかります。

改修プロジェクト中に交換が必要な腐った建材を露出させるなどの予期しない状況は、スコープ クリープの一般的な原因です。 除外について具体的に説明し、プロジェクトの進行に合わせてスコープを更新することで、スコープ クリープのリスクを軽減できます。

プロジェクト範囲の例

プロジェクト スコープは、測定可能な成果物を含む、プロバイダーからクライアントへの期待を定義する詳細なドキュメントです。 これらのドキュメントは、建設からソフトウェア管理まで、さまざまな業界で使用されています。

仕事に適したプロジェクト管理ツールを使用して、最初から成功に向けて準備を整える

優れたプロジェクト スコープを作成することは、プロジェクト マネージャーが時間をかけて磨くスキルです。 プロジェクトを開始する前に、時間をかけてすべてのタスク要件を確認し、疑問点をリストアップし、期待値を微調整することが、成功するプロジェクト スコープを構築するための最初のステップです。 プロジェクト マネージャー向けのトップ ツールをチェックして、ツールボックスに追加できるその他の機能を見つけてください。