Qu'est-ce que la portée du projet ?

Voici comment mettre en place votre projet pour réussir et éviter les malentendus sur la route.

Les chefs de projet de tous les secteurs ont une chose en commun : la tâche de garder tout et tout le monde impliqué dans la transaction sur la bonne voie. Et il y a un outil qui aide ces professionnels à tout garder ensemble : la portée du projet. Mais en tant que chef de projet, avez-vous déjà été officiellement coaché ​​sur la rédaction d'un périmètre de projet ?

Seuls 61% des chefs de projet ^{[ 1 ]} en 2020 utilisaient une méthodologie de gestion de projet définie. Cela signifie que le reste d'entre nous ne fait que s'envoler et espérer le meilleur. Mais cela peut entraîner des échecs coûteux. Commencer chaque projet avec un plan clairement défini est l'épine dorsale de sa réussite. Dans cet article, nous allons présenter une méthode claire pour développer et définir des portées de projet ordonnées.

Quelle est la portée du projet ?

Passons en revue la définition de la portée du projet. La portée du projet est un document écrit qui définit les paramètres (comme qui, quoi, quand, où et combien) qui sont nécessaires pour faire le travail.

Ce document est rédigé par l'entreprise ou la personne responsable de l'exécution ou de la supervision des travaux, généralement dans le rôle de chef de projet. La portée du projet définit les attentes de toutes les parties impliquées dans un projet, y compris les parties prenantes, les sous-traitants, les responsables, les tiers et les utilisateurs finaux. Toutes les parties impliquées peuvent se référer à une portée de projet souvent tout au long d'un projet pour mesurer l'adhésion et demander un recalibrage lorsque les choses démarrent.

Alors, à quoi ressemble une portée de projet bien écrite ? Couvrons les étapes critiques dont vous aurez besoin pour construire la portée de votre projet dans un document essentiel.

Comment rédiger un périmètre de projet

Votre document de portée variera en longueur en fonction de la complexité de votre projet. Mais les mêmes composants de base devraient être incorporés dans chaque entreprise.

1. Énoncé du contenu du projet

La première étape du processus consiste à rédiger l'énoncé du contenu de votre projet. Commencez par quelques phrases qui traitent des objectifs généraux du projet et expliquez votre proposition. Au fur et à mesure que vous continuez à écrire, vous entrez des paramètres plus détaillés pour assurer la transparence de vos livrables.

2. Tâches du projet

C'est le moment d'entrer dans les détails afin que le client comprenne ce qu'il recevra. Cela permet également de s'assurer qu'il n'y a pas de surprises ou de déceptions à la fin du projet. Lors de la rédaction de vos tâches, des listes à puces ou numérotées dans l'ordre chronologique peuvent garantir que vous avez couvert toutes vos bases.

S'il y a un élément pour lequel vous n'êtes pas clair sur ce que veut le client, il est maintenant temps de demander des éclaircissements, avant de commencer à travailler sur le projet. Investir du temps et des efforts dès le départ avec vos oscilloscopes sera payant. Les différends et les malentendus se produisent moins fréquemment avec des paramètres clairement définis dans le cadre de votre projet.

3. Livrables du projet

Ensuite, vous clarifierez les livrables de votre projet. C'est ce que vous remettez physiquement à votre client, qu'il s'agisse d'un bâtiment avec des clés si vous êtes un entrepreneur ou d'un fichier numérique si vous êtes un spécialiste du marketing de contenu. Dans cette section, vous allez définir des jalons, des échéances et des dates d'achèvement. Vous informerez le client de ce qu'il recevra et de la date à laquelle il le recevra. Il devrait également inclure toutes les garanties ou garanties que vous fournirez.

4. Critères d'acceptation du projet

Il n'y a rien de pire pour les affaires qu'un client insatisfait. C'est pourquoi la définition de critères d'acceptation de projet dans votre périmètre est si essentielle à la réussite de votre travail. Cela établit des normes mesurables sur lesquelles vous et votre client êtes d'accord. Dans la construction, une liste de pointage finale fournit au propriétaire les moyens d'approuver ou de rejeter l'exécution, acceptant essentiellement l'achèvement du projet une fois les éléments corrigés.

5. Exclusions de projets

Les exclusions sont l'un des composants les plus importants du document de portée de votre projet. Cela délimite les éléments qui sont spécifiquement exclus de votre contrat, et il est important de les inclure afin que le signataire ne s'attende à rien en dehors de votre champ d'expertise. Vos exclusions peuvent vous sauver la vie si vous devez revenir en arrière pour examiner votre document de portée lorsque des questions se posent au sujet de votre accord.

6. Contraintes du projet

La partie suivante d'une portée de projet répertorie vos contraintes. Cela indique à votre client ce que vous voulez que les autres fassent avant de pouvoir continuer. Définissez des attentes avec les autres parties impliquées afin que vous puissiez terminer votre accord à temps. Les contraintes incluent les contingences pour l'approvisionnement en matériel, l'attente en séquence des sous-traitants pour terminer le travail précédent ou la définition des périodes de temps pendant lesquelles vous êtes disponible pour terminer le travail.

7. Boutonnez la portée de votre projet

Enfin, la portée de votre projet doit inclure une section pour les signatures. Cette étape de la portée du projet garantit que toutes les parties ont lu et accepté les paramètres et le coût. Cela offre également une dernière opportunité à chaque partie d'apporter les modifications nécessaires avant le début du projet.

Qu'est-ce que le glissement de portée ?

Le fluage de la portée plane sur la timonerie de la gestion de projet. Parce que les humains ne peuvent jamais prédire à 100% comment un projet se déroulera, une dérive de la portée se produit. La dérive de la portée se produit lorsqu'un travail supplémentaire inattendu est requis au milieu d'un projet et que personne ne veut le faire gratuitement. Cela finit par coûter plus de temps et d'argent.

Des circonstances imprévues, telles que l'exposition de matériaux de construction pourris qui doivent être remplacés lors d'un projet de rénovation, sont des causes courantes de dérive de la portée. Vous pouvez atténuer votre risque de dérive de la portée en étant précis sur vos exclusions et en mettant à jour votre portée au fur et à mesure que le projet progresse.

Exemples de portée de projet

Une portée de projet est un document détaillé qui définit les attentes d'un fournisseur à un client, avec des livrables mesurables. Ces documents sont utilisés dans une variété d'industries, de la construction à la gestion de logiciels.

Préparez-vous pour le succès dès le départ avec le bon outil de gestion de projet pour le travail

Créer des portées de projet magistrales est une compétence que les chefs de projet perfectionnent au fil du temps. Prendre le temps de passer en revue toutes les exigences de la tâche, de répertorier toutes les questions que vous avez et d'affiner les attentes avant de commencer un projet est la première étape pour créer une portée de projet réussie. Découvrez ce que vous pouvez ajouter d'autre à votre boîte à outils en consultant nos meilleurs outils pour les chefs de projet.