ما هو نطاق المشروع؟

إليك كيفية إعداد مشروعك لتحقيق النجاح وتجنب سوء الفهم في المستقبل.

يشترك مديرو المشاريع في كل صناعة في شيء واحد: مهمة الحفاظ على كل شيء وكل من يشارك في الصفقة على المسار الصحيح. وهناك أداة واحدة تساعد هؤلاء المحترفين على الاحتفاظ بها معًا - نطاق المشروع. ولكن بصفتك مدير مشروع ، هل سبق لك أن تم تدريبك رسميًا على كيفية كتابة نطاق المشروع؟

استخدم 61٪ فقط من مديري المشاريع ^{[ 1 ]} في عام 2020 منهجية محددة لإدارة المشروع. هذا يعني أن البقية منا يتفوقون عليها ويأملون في الأفضل. لكن هذا يمكن أن يؤدي إلى إخفاقات باهظة الثمن. إن بدء كل مشروع بخطة محددة بوضوح هو العمود الفقري لنجاحه. في هذه المقالة ، سنضع طريقة واضحة لتطوير وتعريف نطاقات المشروع المنظمة.

ما هو نطاق المشروع؟

لنراجع تعريف نطاق المشروع. نطاق المشروع هو مستند مكتوب يحدد المعلمات - مثل من وماذا ومتى وأين ومقدار - المطلوبة لإنجاز المهمة.

تم إعداد هذا المستند من قبل الشركة أو الفرد المسؤول عن أداء العمل أو الإشراف عليه ، وعادة ما يكون في دور مدير المشروع. يحدد نطاق المشروع التوقعات لجميع الأطراف المشاركة في المشروع ، بما في ذلك أصحاب المصلحة والمقاولين من الباطن والمديرين والأطراف الثالثة والمستخدمين النهائيين. يمكن لجميع الأطراف المعنية الرجوع إلى نطاق المشروع في كثير من الأحيان خلال المشروع لقياس الالتزام وطلب إعادة المعايرة عند توقف الأمور.

إذن ، كيف يبدو نطاق المشروع المكتوب جيدًا؟ دعنا نغطي الخطوات الهامة التي ستحتاجها لبناء نطاق مشروعك في مستند أساسي.

كيف تكتب نطاق المشروع

سيختلف طول مستند النطاق الخاص بك اعتمادًا على مدى تعقيد مشروعك. ولكن يجب دمج نفس المكونات الأساسية في كل مشروع.

1. بيان نطاق المشروع

الخطوة الأولى في العملية هي كتابة بيان نطاق المشروع الخاص بك. ابدأ ببعض الجمل التي تناقش الأهداف العامة للمشروع وتشرح اقتراحك. بينما تستمر في الكتابة ، ستدخل معلمات أكثر تفصيلاً لتوفير الشفافية في مخرجاتك.

2. مهام المشروع

هذا هو الوقت المناسب للدخول في التفاصيل حتى يفهم العميل ما سيحصل عليه. يساعد هذا أيضًا على ضمان عدم وجود مفاجآت أو خيبات أمل في نهاية المشروع. عند كتابة مهامك ، يمكن أن تضمن القوائم النقطية أو المرقمة بترتيب زمني أنك قد غطيت جميع القواعد الخاصة بك.

إذا كان هناك عنصر غير واضح بشأن ما يريده العميل ، فقد حان الوقت الآن لطلب التوضيح - قبل أن تبدأ العمل في المشروع. إن استثمار الوقت والجهد مقدمًا مع نطاقاتك سيؤتي ثماره. تحدث النزاعات وسوء الفهم بشكل أقل مع وجود معلمات محددة بوضوح داخل نطاق مشروعك.

3. مخرجات المشروع

بعد ذلك ، ستقوم بتوضيح مخرجات مشروعك. هذا هو ما تقوم بتسليمه فعليًا إلى عميلك ، سواء كان مبنى به مفاتيح إذا كنت مقاولًا أو ملفًا رقميًا إذا كنت مسوق محتوى. في هذا القسم ، ستقوم بتعيين المعالم والمواعيد النهائية وتواريخ الإنجاز. ستخبر العميل بما سيحصل عليه ومتى سيحصل عليه. يجب أن يتضمن أيضًا أي ضمانات أو ضمانات ستقدمها.

4. معايير قبول المشروع

لا يوجد شيء أسوأ للأعمال من عميل غير راضٍ. هذا هو السبب في أن وضع معايير قبول المشروع داخل نطاقك أمر بالغ الأهمية لإكمال عملك بنجاح. يضع هذا معايير قابلة للقياس توافق عليها أنت وعميلك. في البناء ، توفر قائمة المثقاب النهائية الوسائل للمالك للموافقة على الصنعة أو رفضها ، وقبول بشكل أساسي إكمال المشروع بمجرد تصحيح العناصر.

5. استثناءات المشروع

الاستثناءات هي أحد أهم مكونات وثيقة نطاق مشروعك. يحدد هذا العناصر المستبعدة على وجه التحديد من عقدك ، ومن المهم تضمينها حتى لا يتوقع الموقّع أي شيء خارج نطاق خبرتك. يمكن أن تكون استثناءاتك منقذة للحياة إذا كنت بحاجة إلى العودة لفحص وثيقة النطاق الخاصة بك عندما تثار أسئلة حول اتفاقيتك.

6. قيود المشروع

يسرد الجزء التالي من نطاق المشروع قيودك. هذا يخبر عميلك بما تريد أن يفعله الآخرون قبل أن تتمكن من المتابعة. ضع توقعات مع الأطراف الأخرى المعنية حتى تتمكن من إكمال نهاية الصفقة في الوقت المحدد. تشمل القيود الحالات الطارئة لشراء المواد ، أو الانتظار بالتسلسل على المقاولين من الباطن لإكمال العمل السابق ، أو تحديد الفترات الزمنية التي تكون فيها متاحًا لإكمال العمل.

7. زرر نطاق المشروع الخاص بك

أخيرًا ، يجب أن يتضمن نطاق مشروعك قسمًا للتوقيعات. تضمن خطوة نطاق المشروع هذه أن جميع الأطراف قد قرأت ووافقت على المعلمات والتكلفة. يوفر هذا أيضًا فرصة أخيرة لكل طرف لإجراء أي تغييرات ضرورية قبل بدء المشروع.

ما هو نطاق الزحف؟

زحف النطاق يلوح في الأفق فوق غرفة قيادة إدارة المشروع. نظرًا لأن البشر لا يمكنهم أبدًا التنبؤ بنسبة 100٪ بكيفية سير المشروع ، يحدث زحف النطاق. يحدث زحف النطاق عندما يتطلب الأمر عملًا إضافيًا غير متوقع في منتصف المشروع ، ولا يرغب أحد في القيام بذلك مجانًا. ينتهي الأمر بتكلف المزيد من الوقت والمال.

تعتبر الظروف غير المتوقعة ، مثل كشف مواد البناء الفاسدة التي تحتاج إلى استبدال أثناء مشروع التجديد ، من الأسباب الشائعة لتسلل النطاق. يمكنك التخفيف من مخاطر زحف النطاق من خلال أن تكون محددًا بشأن استثناءاتك وتحديث نطاقك مع تقدم المشروع.

أمثلة على نطاق المشروع

نطاق المشروع هو أي مستند تفصيلي يحدد التوقعات من مزود إلى عميل ، مع مخرجات قابلة للقياس. تُستخدم هذه المستندات في مجموعة متنوعة من الصناعات - من البناء إلى إدارة البرامج.

استعد للنجاح من البداية باستخدام أداة إدارة المشروع المناسبة للوظيفة

يعد إنشاء نطاقات مشروع بارعة بمثابة مهارة لشحذ مديري المشاريع بمرور الوقت. من خلال أخذ الوقت الكافي لاستعراض جميع متطلبات المهمة ، وإدراج أي أسئلة لديك ، وضبط التوقعات قبل بدء أي مشروع هو الخطوة الأولى لبناء نطاق مشروع ناجح. اكتشف الأشياء الأخرى التي يمكنك إضافتها إلى صندوق الأدوات الخاص بك عن طريق التحقق من أفضل أدواتنا لمديري المشاريع.