什麼是項目範圍？

已發表: 2022-12-08

以下是如何讓您的項目獲得成功並避免誤解。

每個行業的項目經理都有一個共同點：讓交易中涉及的每一件事和每個人都走上正軌。有一個工具可以幫助這些專業人員將所有內容放在一起——項目範圍。但是作為項目經理，您是否曾接受過關於如何編寫項目範圍的正式培訓？

2020 年，只有 61% 的項目經理^{[ 1 ]}使用了明確的項目管理方法。這意味著我們其他人只是在即興發揮並希望獲得最好的結果。但這可能會導致代價高昂的失敗。以明確定義的計劃開始每個項目是其成功的支柱。在本文中，我們將提出一種清晰的方法來開發和定義有序的項目範圍。

讓我們回顧一下項目範圍定義。項目範圍是一份書面文件，其中定義了完成工作所需的參數，如人員、內容、時間、地點和數量。

本文檔由負責執行或監督工作的企業或個人起草，通常擔任項目經理的角色。項目範圍設定了對參與項目的所有各方的期望，包括利益相關者、分包商、經理、第三方和最終用戶。所有相關方都可以在整個項目中經常回顧項目範圍，以衡量遵守情況並在事情進展時要求重新校準。

那麼，一個寫得好的項目範圍是什麼樣的呢？讓我們在基本文檔中介紹構建項目範圍所需的關鍵步驟。

您的範圍文件的長度將根據項目的複雜程度而有所不同。但每項事業都應包含相同的基本組成部分。

該過程的第一步是編寫項目範圍說明書。以幾句話開始，討論項目的總體目標並解釋您的提案。隨著您繼續寫作，您將輸入更詳細的參數以提供可交付成果的透明度。

現在是進入細節的時候了，以便客戶了解他們將收到什麼。這也有助於確保項目結束時不會出現意外或失望。在編寫您的任務時，按時間順序排列的項目符號或編號列表可以確保您涵蓋了所有基礎。

如果您不清楚客戶想要什麼，現在是時候要求澄清了——在您開始處理該項目之前。預先在示波器上投入時間和精力將會得到回報。在項目範圍內明確定義參數後，爭議和誤解的發生頻率就會降低。

接下來，您將闡明您的項目可交付成果。這就是您實際移交給客戶的東西，如果您是承包商，它是帶鑰匙的建築物；如果您是內容營銷商，它是數字文件。在本節中，您將設置里程碑、截止日期和完成日期。您會讓客戶知道他們將收到什麼以及何時收到。它還應包括您將提供的任何保證或保證。

對於企業而言，沒有什麼比不滿意的客戶更糟糕的了。這就是為什麼在您的範圍內設置項目驗收標準對於成功完成您的工作至關重要。這設定了您和您的客戶同意的可衡量標準。在施工中，最終的清單為業主提供了批准或拒絕工藝的方法，一旦項目得到糾正，基本上就接受了項目的完成。

排除項是項目範圍文檔中最重要的組成部分之一。這描述了哪些項目被明確排除在您的合同之外，並且包括在內很重要，這樣簽名者就不會期望您的專業範圍之外的任何事情。如果您在協議出現問題時需要返回檢查您的範圍文件，那麼您的排除可能會成為救命稻草。

項目範圍的下一部分列出了您的約束。這會告訴您的客戶在您繼續之前需要其他人做什麼。設定與其他相關方的期望，以便您可以按時完成交易。限制條件包括材料採購的意外事件、按順序等待分包商完成之前的工作，或定義您可以完成工作的時間段。

最後，您的項目範圍應包括簽名部分。此項目範圍步驟確保所有各方都已閱讀並同意參數和成本。這也為每一方在項目開始前進行任何必要的更改提供了最後的機會。

範圍蔓延籠罩著項目管理的操舵室。因為人類永遠無法 100% 預測項目的進展情況，所以會發生範圍蔓延。範圍蔓延是指在項目進行過程中需要進行意外的額外工作，而且沒有人願意免費做這些工作。它最終會花費更多的時間和金錢。

不可預見的情況，例如在翻新項目中暴露需要更換的腐爛建築材料，是范圍蔓延的常見原因。您可以通過具體說明您的排除項並隨著項目的進展更新您的範圍來降低範圍蔓延的風險。

項目範圍是定義供應商對客戶的期望以及可衡量的可交付成果的任何詳細文檔。這些文檔用於從建築到軟件管理的各種行業。

創建精通的項目範圍是項目經理隨著時間的推移磨練出來的一項技能。通過花時間檢查所有任務要求，列出您的任何問題，並在開始任何項目之前微調期望是構建成功項目範圍的第一步。查看我們為項目經理準備的頂級工具，了解您還可以添加到工具箱中的其他內容。