Proje Yönetiminde Takdir Edici Sorguyu Kullanma
Yayınlanan: 2022-07-14Bu gözden kaçan çatışma çözme yöntemi, katılımı artırır ve yeniliği teşvik eder.
Bir proje yöneticisi olarak, belki daha önce orada bulundunuz—işinizdeki bir sorunu veya projeyi çözmek için bir toplantı çağrılır, yalnızca parmakla işaret etmeye, mazeretlere ve nihayetinde gecikmelere dönüşür. Etkiler işin içine yayılır ve biri işten ayrılana veya işten atılana kadar yüzeyin altında uzun süre kaynayabilir. Sorun, belki geçici olarak yamalı, daha sonra yeni çalışanlarla kendini tekrar eder.
Peki ya tüm bunlardan kaçınılabilirse?
Günümüzün çalışma ortamı, önceki yaklaşımlardan daha fazla uzak/karma ekiplere dayandığından, bir çalışma ortamında öfke ve yanlış anlamanın kalıcı etkileri çok fazla zarar verebilir.
Sanal toplantılar, kimin bir fikirle birlikte olduğunu veya bazılarının dirençli olup olmadığını belirlemeyi de zorlaştırabilir. Odada etrafa bakmanın ve çatık bir kaş veya düşünceli bir baş sallama görmenin yerini hiçbir şey tutmadığı için , sanal bir ortamda ekip üyelerinin konuşmasını sağlamak daha zor olabilir.
Yeni proje yönetimi yöntemleri ortaya çıkmaya devam ettikçe, tipik olarak proje yönetimi ortamlarında kullanılmasa da uzun ve etkileyici bir başarı geçmişine sahip olan bir stile, takdir edici sorgulamaya bir göz atalım.
Minnettar sorgulama nedir?
1980'lerde Weatherhead School of Management'ta (Case Western Reserve Üniversitesi) bir yüksek lisans öğrencisinin çalışmasından takdire değer bir araştırma ortaya çıktı. Cleveland Clinic ile bir organizasyonel davranış projesi üzerinde çalışan David Cooperider [1] , organizasyondaki memnuniyetsizliğe ve sorunlara rağmen, yüzeyin altında kullanılmayan çok sayıda pozitif enerji olduğunu keşfetti.Onun takdir edici sorgulama modeli, bir organizasyonda en iyi olana erişmenin ve bunu değişim, yenilik ve üretkenlik için bir güç olarak kullanmanın bir yolunu resmileştirdi. Formülasyonundan bu yana, takdir edici sorgulama, organizasyonun “olumlu çekirdeğini” keşfetmek ve başarı için onun üzerine inşa etmek için çok çeşitli organizasyonel ortamlarda kullanılmıştır.
Proje ekipleri, proje ekipleri oluşturmak, fırtınaları sınırlamak [2] , üretkenliği artırmak ve çatışmayı önlemek veya aşmak için takdir edici sorgulamayı kullanabilir.
Proje yönetimine takdir edici sorgulama uygulamak
Ekiplerle etkileşim kurmanın yaratıcı yollarını gerektiren bir şey varsa, o da uzak/karma ekip ortamıdır.
Toplantılar her zaman herhangi bir şeyi halletmek için öngörülemeyen bir yol olmuştur - özellikle bir proje ekibi öngörülemeyen zamanlama komplikasyonları, önemli bir ekip üyesinin müsait olmaması veya müşteri şikayetleri ile karşı karşıya kaldığında - öfke, sabır ve duyguların tümü şiddetle test edilebilir.
Uzaktan veya uzaktan çalışmanın yerleşik yabancılaşması bu sorunları daha da karmaşık hale getirebilir.
İlk olarak, olağan başvurumuzun - problem çözmenin - "bozuk" bir duruma mekanik bir yanıtı temsil ettiğini kabul edin. Sistemi çalışır duruma getirecek bir düzeltme arar. Ancak genellikle yeni bir şeyler yapmanın bir yolunu yaratmaz ve tercihen her zamanki gibi işlere odaklanarak yenilikçi çözümlerin geliştirilmesini engelleyebilir.
Sorunları çözmek doğru veriler gerektirse de, bu verilerin uygulanmasında ekip üyelerinin veya liderlerin öznel görüşleri sonucu çarpıtabilir. Ve “problem tanımlama” aşamasında, tüm toksik etkileriyle birlikte parmakla işaret etmek ve suçlamak için bolca fırsat vardır.
Enerjilerimizi nereye odaklayacağımıza karar verirken, günümüzün karmaşık ve belirsiz ortamları, problem çözmeyi bir kenara bırakan ve doğrudan katılım ve yeniliğe giden daha üst düzey bir yaratıcılığı gerektirmektedir.
Farklı bir şey denemeye hazır mısınız? İşte takdire dayalı sorgulamanın proje ekibinin ihtiyaçlarıyla nasıl örtüştüğünün küçük bir taslağı:
Dört Ds modeli nedir ve bunu ekibinize nasıl uygulayabilirsiniz?
Bu dört Ds modeli, neyin bozuk olduğunu belirlemek yerine neyin iyi çalıştığını keşfederek başlamamızı ister.
Proje yönetimi uygulamasında şu şekilde olabilir:
- Neyin en iyisini keşfedin: Bir şirketin veya projenin süreçlerinin nerede mükemmel çalıştığını belirleyin.
- Ne olabileceğini hayal edin: Her zaman mükemmel şekilde çalışacak veya karşılaştığınız zorluklar için ideal olacak süreçleri hayal edin.
- Olması gerekeni tasarlayın: Mükemmel süreçlerin veya sonuçların unsurlarını tanımlayın ve önceliklendirin.
- Ne olacağını teslim edin: Ne olacağına dayalı bir sonuç yaratın ve bu tasarımın yaratılmasına/teslimine katılın - projenin asıl işi.
Doğal olarak, rüya ile doğum arasında pratik düşünceler idealizmimizi yumuşatabilir.
Takdir edici sorgulama, her durum toplantısında veya özellikle yeniden planlama yaparken veya krizler sırasında kullanılabilir. Takımların olumluya odaklanmasını sağlar ve moral ve ilişkiler kurar.
İşte bir grubu pratikte takdir edici sorgulamaya alıştırmak için bir giriş alıştırması:
- Beş ila yedi katılımcıdan oluşan ara grupları oluşturun.
- Katılımcılardan, parçası oldukları en iyi ekip deneyimini hatırlamalarını isteyin.
- Grubun geri kalanı soru sormaya teşvik edilirken her katılımcı deneyimlerini anlatır.
- Kolaylaştırıcı, katılımcıları bunu neyin zirve bir deneyim haline getirdiğini keşfetmeye teşvik eder.
- Tüm üyeler paylaştıktan sonra, kolaylaştırıcı gruptan son derece etkili ekiplerin niteliklerini listelemelerini ve bir fikir birliği geliştirmelerini ister.
- Son olarak, kolaylaştırıcı şunu sorar: “Bu takım/kuruluş/grup, şimdiye kadar deneyimlediğiniz en iyi takıma nasıl benziyor?”
Kuruluşunuz bir dahaki sefere bir sorunla karşılaştığında, “Sorun ne?” diye sormak yerine, “Doğru nedir? Ne çalışıyor? Daha fazlasını nasıl yapabiliriz?”
En iyi proje yönetimi yazılımı mı arıyorsunuz? Capterra Kısa Listesindeki araçları keşfedin.
Kaynaklar
1. Takdir Edici Soruşturma Nedir?, David Cooperrider
2. Takım Geliştirmenin Beş Aşaması, Lümen Öğrenme