Menggunakan Appreciative Inquiry dalam Manajemen Proyek
Diterbitkan: 2022-07-14Metode resolusi konflik yang diabaikan ini membangun keterlibatan dan mendorong inovasi.
Sebagai manajer proyek, mungkin Anda pernah ke sana sebelumnya—rapat diadakan untuk menyelesaikan masalah atau proyek dalam bisnis Anda, hanya untuk saling tuding, alasan, dan akhirnya penundaan. Efeknya meluas ke pekerjaan, dan mungkin membara di bawah permukaan untuk waktu yang lama sampai seseorang berhenti atau dipecat. Masalahnya, mungkin sementara ditambal, kemudian berulang dengan karyawan baru.
Bagaimana jika semua ini bisa dihindari?
Karena lingkungan kerja saat ini lebih bergantung pada tim jarak jauh/hibrida daripada pendekatan sebelumnya, efek kemarahan dan kesalahpahaman yang berkepanjangan dalam lingkungan kerja dapat menyebabkan banyak kerusakan.
Rapat virtual juga dapat mempersulit penentuan siapa yang setuju dengan sebuah ide, atau jika ada yang menolak. Karena tidak ada pengganti untuk melihat sekeliling ruangan dan melihat alis yang berkerut atau anggukan yang penuh perhatian , membuat anggota tim angkat bicara bisa lebih sulit dalam pengaturan virtual.
Ketika metode baru manajemen proyek terus muncul, mari kita lihat gaya yang, meskipun biasanya tidak digunakan dalam pengaturan manajemen proyek, memiliki sejarah sukses yang panjang dan mengesankan—penyelidikan apresiatif.
Apa itu pertanyaan apresiatif?
Penyelidikan apresiatif muncul dari karya seorang mahasiswa pascasarjana di Weatherhead School of Management (Case Western Reserve University) pada 1980-an. David Cooperider [1] , bekerja pada proyek perilaku organisasi dengan Klinik Cleveland, menemukan bahwa terlepas dari ketidakpuasan dan masalah dalam organisasi, ada juga banyak energi positif yang belum dimanfaatkan di bawah permukaan.Model penyelidikan apresiatifnya memformalkan sarana untuk mengakses apa yang terbaik dalam sebuah organisasi dan menggunakannya sebagai kekuatan untuk perubahan, inovasi, dan produktivitas. Sejak perumusannya, penyelidikan apresiatif telah digunakan dalam berbagai pengaturan organisasi untuk menemukan "inti positif" organisasi dan membangunnya untuk sukses.
Tim proyek dapat menggunakan penyelidikan apresiatif untuk membentuk tim proyek, membatasi penyerbuan [2] , meningkatkan produktivitas, dan menghindari atau mengatasi konflik.
Menerapkan pertanyaan apresiatif untuk manajemen proyek
Jika ada yang membutuhkan cara kreatif untuk terlibat dengan tim, itu adalah lingkungan tim jarak jauh/hibrida.
Rapat selalu menjadi cara yang tidak terduga untuk menyelesaikan apa pun—terutama ketika tim proyek dihadapkan pada komplikasi jadwal yang tidak terduga, ketidaktersediaan anggota tim utama, atau keluhan klien—kemarahan, kesabaran, dan perasaan semuanya dapat diuji dengan berat.
Keterasingan bawaan dari bekerja dari jarak jauh atau jauh dapat semakin memperumit masalah ini.
Pertama, kenali bahwa jalan biasa kita—pemecahan masalah—mewakili respons mekanistik terhadap situasi yang "rusak". Ini mencari perbaikan yang akan mengembalikan sistem ke urutan kerja. Tetapi biasanya tidak menciptakan cara baru dalam melakukan sesuatu, dan sebenarnya dapat menghambat pengembangan solusi inovatif dengan berfokus pada bisnis seperti biasa.
Meskipun pemecahan masalah membutuhkan data yang akurat, dalam penerapan data tersebut pandangan subjektif dari anggota tim atau pemimpin dapat membelokkan hasilnya. Dan pada tahap “identifikasi masalah”, ada banyak kesempatan untuk menuding dan menyalahkan, bersama dengan semua efek racunnya.
Dalam memutuskan di mana harus memfokuskan energi kita, lingkungan yang kompleks dan tidak pasti saat ini membutuhkan kreativitas tingkat tinggi—yang menghindari pemecahan masalah dan langsung menuju keterlibatan dan inovasi.
Siap mencoba sesuatu yang berbeda? Berikut adalah sketsa kecil tentang bagaimana penyelidikan apresiatif cocok dengan kebutuhan tim proyek:
Apa model empat D itu, dan bagaimana Anda dapat menerapkannya pada tim Anda?
Model empat D ini meminta kita untuk memulai dengan menemukan apa yang bekerja dengan baik, bukan dengan menunjukkan dengan tepat apa yang rusak.
Dalam praktik manajemen proyek, mungkin seperti ini:
- Temukan yang terbaik dari apa adanya: Identifikasi di mana proses perusahaan atau proyek bekerja dengan sempurna.
- Mimpi apa yang mungkin terjadi: Bayangkan proses yang akan bekerja dengan sempurna sepanjang waktu atau ideal untuk tantangan yang Anda hadapi.
- Rancang apa yang seharusnya: Tentukan dan prioritaskan elemen proses atau hasil yang sempurna.
- Memberikan apa yang akan terjadi: Ciptakan hasil berdasarkan apa yang akan terjadi dan berpartisipasi dalam pembuatan/penyerahan desain itu—pekerjaan proyek yang sebenarnya.
Secara alami, antara mimpi dan penyampaian, pertimbangan praktis dapat melemahkan idealisme kita.
Penyelidikan apresiatif dapat digunakan pada setiap pertemuan status atau terutama ketika merencanakan ulang atau selama krisis. Itu membuat fokus tim pada hal positif dan membangun moral dan hubungan.
Berikut adalah latihan pendahuluan untuk membiasakan kelompok dengan inkuiri apresiatif dalam praktik:
- Bentuklah kelompok breakout yang terdiri dari lima sampai tujuh peserta.
- Minta peserta untuk mengingat pengalaman tim terbaik yang pernah mereka ikuti.
- Setiap peserta menggambarkan pengalaman mereka sementara anggota kelompok lainnya didorong untuk mengajukan pertanyaan.
- Fasilitator mendorong peserta untuk mengeksplorasi apa yang membuat ini menjadi pengalaman puncak.
- Setelah semua anggota berbagi, fasilitator meminta kelompok untuk membuat daftar dan mengembangkan konsensus tentang atribut tim yang sangat efektif.
- Terakhir, fasilitator bertanya: “Bagaimana tim/organisasi/kelompok ini seperti tim terbaik yang pernah Anda alami?”
Lain kali organisasi Anda menghadapi masalah, alih-alih bertanya "Ada apa?", cobalah bertanya: "Apa yang benar? Pekerjaan apa? Bagaimana kita bisa melakukan lebih dari itu?”
Mencari perangkat lunak manajemen proyek teratas? Jelajahi alat di Daftar Pendek Capterra.
Sumber
1. Apa itu Appreciative Inquiry?, David Cooperrider
2. Lima Tahap Pengembangan Tim, Pembelajaran Lumen