Utilizarea interogării apreciative în managementul proiectelor
Publicat: 2022-07-14Această metodă trecută cu vederea de soluționare a conflictelor construiește implicarea și stimulează inovația.
În calitate de manager de proiect, poate ați mai fost acolo — o întâlnire este convocată pentru a rezolva o problemă sau un proiect din afacerea dvs., doar pentru a se transforma în arătarea cu degetul, scuze și, în cele din urmă, întârzieri. Efectele se revarsă în lucrare și pot fierbe sub suprafață mult timp până când cineva renunță sau este concediat. Problema, poate remediată temporar, se repetă apoi cu noii angajați.
Dacă toate acestea ar putea fi evitate?
Întrucât mediul de lucru de astăzi se bazează mai mult pe echipele de la distanță/hibride decât pe abordările anterioare, efectele persistente ale furiei și neînțelegerii într-un cadru de lucru pot face multe daune.
Întâlnirile virtuale pot face, de asemenea, mai dificilă determinarea cine este de acord cu o idee sau dacă unii sunt rezistenți. Deoarece nu există nici un substitut pentru a privi prin cameră și a vedea o sprânceană încrețită sau un încuviințare atentă , a face membrii echipei să vorbească poate fi mai dificil într-un cadru virtual.
Pe măsură ce noi metode de management de proiect continuă să apară, să aruncăm o privire la un stil care, deși nu este utilizat în mod obișnuit în setările de management de proiect, are o istorie lungă și impresionantă de succes - ancheta apreciativă.
Ce este ancheta apreciativă?
O anchetă apreciativă a rezultat din munca unui student absolvent de la Weatherhead School of Management (Case Western Reserve University) în anii 1980. David Cooperider [1] , lucrând la un proiect de comportament organizațional cu Clinica Cleveland, a descoperit că, în ciuda nemulțumirii și a problemelor din organizație, sub suprafață exista și o mare cantitate de energie pozitivă neexploatată.Modelul său de cercetare apreciativă a oficializat un mijloc de a accesa ceea ce este mai bun într-o organizație și de a-l folosi ca forță de schimbare, inovare și productivitate. De la formularea sa, cercetarea apreciativă a fost folosită într-o mare varietate de setari organizaționale pentru a descoperi „nucleul pozitiv” al organizației și a construi pe el pentru succes.
Echipele de proiect pot folosi interogarea apreciativă pentru a forma echipe de proiect, pentru a limita asalta [2] , pentru a crește productivitatea și pentru a evita sau a transcende conflictul.
Aplicarea anchetei apreciative la managementul proiectelor
Dacă ceva necesită modalități creative de a interacționa cu echipele, acesta este mediul de echipă la distanță/hibrid.
Întâlnirile au fost întotdeauna o modalitate imprevizibilă de a realiza orice – mai ales atunci când o echipă de proiect se confruntă cu complicații neprevăzute de program, cu indisponibilitatea unui membru cheie al echipei sau cu plângerile clienților – temperamentul, răbdarea și sentimentele pot fi toate greu testate.
Înstrăinarea încorporată a lucrului de la distanță sau la distanță poate complica și mai mult aceste probleme.
În primul rând, recunoașteți că recursul nostru obișnuit - rezolvarea problemelor - reprezintă un răspuns mecanicist la o situație „defectată”. Acesta caută o remediere care va readuce sistemul în stare de funcționare. Dar, de obicei, nu creează un nou mod de a face lucrurile și, de fapt, poate inhiba dezvoltarea de soluții inovatoare, concentrându-se în mod preferențial pe afaceri ca de obicei.
Deși rezolvarea problemelor necesită date precise, în aplicarea acestor date, opiniile subiective ale membrilor echipei sau ale liderilor pot deforma rezultatul. Iar în etapa de „identificare a problemei”, există o oportunitate ample de a arăta cu degetul și de a învinovăți, împreună cu toate efectele lor toxice.
Pentru a decide unde să ne concentrăm energiile, mediile complexe și incerte de astăzi necesită o creativitate de ordin superior – una care ocolește rezolvarea problemelor și merge direct la implicare și inovare.
Ești gata să încerci ceva diferit? Iată o schiță în miniatură a modului în care interogarea apreciativă se potrivește cu nevoile echipei de proiect:
Care este modelul celor patru D și cum îl puteți aplica echipei dvs.?
Acest model de patru D-uri ne cere să începem prin a descoperi ceea ce funcționează bine, mai degrabă decât prin a identifica ceea ce este stricat.
În practica managementului de proiect, ar putea merge astfel:
- Descoperiți ce este mai bun: identificați unde funcționează perfect procesele unei companii sau ale unui proiect.
- Visează ce ar putea fi: imaginează-ți procese care ar funcționa perfect tot timpul sau care ar fi ideale pentru provocările cu care te confrunți.
- Proiectați ceea ce ar trebui să fie: definiți și prioritizați elementele proceselor sau rezultatelor perfecte.
- Oferiți ceea ce va fi: creați un rezultat bazat pe ceea ce va fi și participați la crearea/livrarea acelui design - munca reală a proiectului.
Desigur, între vis și naștere, considerente practice ne pot tempera idealismul.
Interogarea apreciativă poate fi folosită la fiecare întâlnire de status sau mai ales la replanificare sau în timpul crizelor. Păstrează concentrarea echipelor asupra pozitivului și construiește moralul și relațiile.
Iată un exercițiu introductiv pentru a familiariza un grup cu ancheta apreciativă în practică:
- Formați grupuri de cinci până la șapte participanți.
- Cereți participanților să-și amintească cea mai bună experiență de echipă la care au făcut parte vreodată.
- Fiecare participant își descrie experiența, în timp ce restul grupului este încurajat să pună întrebări.
- Facilitatorul încurajează participanții să exploreze ceea ce a făcut din aceasta o experiență de vârf.
- După ce toți membrii au împărtășit, facilitatorul cere grupului să enumere și să dezvolte un consens cu privire la atributele echipelor extrem de eficiente.
- În cele din urmă, facilitatorul întreabă: „Cum este această echipă/organizație/grup ca cea mai bună echipă pe care ați experimentat-o vreodată?”
Data viitoare când organizația dvs. se confruntă cu o problemă, în loc să întrebați „Ce este în neregulă?”, încercați să întrebați: „Ce este corect? Ce funcționează? Cum putem face mai mult?”
Căutați software de top pentru managementul proiectelor? Explorați instrumentele de pe Lista scurtă Capterra.
Surse
1. Ce este ancheta apreciativă?, David Cooperrider
2. Cele cinci etape ale dezvoltării echipei, învățarea Lumen