การใช้คำถามชื่นชมในการบริหารโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณอาจเคยไปที่นั่นมาก่อน—มีการเรียกประชุมเพื่อแก้ไขปัญหาหรือโครงการในธุรกิจของคุณ เพียงเพื่อเป็นการชี้นำ แก้ตัว และความล่าช้าในท้ายที่สุด ผลกระทบที่ลุกลามเข้าสู่งานและอาจเคี่ยวใต้พื้นผิวเป็นเวลานานจนมีคนเลิกจ้างหรือถูกไล่ออก ปัญหาอาจได้รับการแก้ไขชั่วคราวแล้วเกิดซ้ำกับพนักงานใหม่

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าสิ่งเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้?

เนื่องจากสภาพแวดล้อมในการทำงานในปัจจุบันต้องอาศัยทีมจากระยะไกล/ไฮบริดมากกว่าวิธีก่อนหน้า ผลกระทบที่คงอยู่ของความโกรธและความเข้าใจผิดในสภาพแวดล้อมการทำงานสามารถสร้างความเสียหายได้มากมาย

การประชุมเสมือนจริงยังทำให้ยากขึ้นในการตัดสินว่าใครมีความคิด หรือบางคนต่อต้าน เนื่องจากไม่มีสิ่งทดแทนการมองไปรอบ ๆ ห้องและเห็นคิ้วขมวดหรือพยักหน้า อย่าง ครุ่นคิด การให้สมาชิกในทีมพูดออกมาอาจเป็นเรื่องยากขึ้นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง

ในขณะที่วิธีการใหม่ ๆ ของการจัดการโครงการยังคงปรากฏอยู่ เรามาดูรูปแบบที่แม้ว่าโดยทั่วไปจะไม่ใช้ในการตั้งค่าการจัดการโครงการ แต่มีประวัติความสำเร็จอันยาวนานและน่าประทับใจ—การสอบถามที่น่าชื่นชม

รูปแบบการสอบถามที่ซาบซึ้งของเขาได้ทำให้แนวทางในการเข้าถึงสิ่งที่ดีที่สุดในองค์กรและใช้เป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลง นวัตกรรม และประสิทธิภาพการทำงาน นับตั้งแต่มีการกำหนดสูตร การสอบถามอย่างซาบซึ้งได้ถูกนำมาใช้ในการตั้งค่าองค์กรที่หลากหลายเพื่อค้นหา “แกนกลางเชิงบวก” ขององค์กรและต่อยอดไปสู่ความสำเร็จ

ทีมโครงการสามารถใช้การสอบถามอย่างซาบซึ้งเพื่อสร้างทีมโครงการ จำกัดการบุกโจมตี ^[2] เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และหลีกเลี่ยงหรือก้าวข้ามความขัดแย้ง

การใช้คำถามชื่นชมกับการจัดการโครงการ

หากมีสิ่งใดที่ต้องใช้วิธีการที่สร้างสรรค์ในการมีส่วนร่วมกับทีม นั่นคือสภาพแวดล้อมของทีมระยะไกล/ไฮบริด

การประชุมเป็นวิธีที่คาดเดาไม่ได้ในการทำสิ่งใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมโครงการต้องเผชิญกับปัญหาที่ไม่คาดคิด ความไม่พร้อมของสมาชิกในทีมคนสำคัญ หรือการร้องเรียนจากลูกค้า—อารมณ์ ความอดทน และความรู้สึกล้วนถูกทดสอบอย่างหนัก

ความแปลกแยกจากการทำงานจากระยะไกลหรือระยะไกลอาจทำให้ปัญหาเหล่านี้ยุ่งยากขึ้นได้

อันดับแรก ให้ตระหนักว่าการไล่เบี้ยตามปกติของเรา—การแก้ปัญหา—แสดงถึงการตอบสนองทางกลไกต่อสถานการณ์ที่ "พัง" มันพยายามแก้ไขที่จะทำให้ระบบกลับสู่การทำงาน แต่โดยปกติแล้วจะไม่สร้างวิธีการใหม่ในการทำสิ่งต่างๆ และอาจขัดขวางการพัฒนาโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมใหม่โดยเน้นไปที่ธุรกิจตามปกติ

แม้ว่าการแก้ปัญหาจะต้องการข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ในการประยุกต์ใช้ข้อมูลนั้น มุมมองเชิงอัตนัยของสมาชิกในทีมหรือผู้นำสามารถบิดเบือนผลลัพธ์ได้ และในขั้นตอน "การระบุปัญหา" มีโอกาสเพียงพอสำหรับการใช้นิ้วชี้และตำหนิ พร้อมกับผลกระทบที่เป็นพิษทั้งหมด

ในการตัดสินใจว่าจะเน้นที่พลังงานของเราอย่างไร สภาพแวดล้อมที่ซับซ้อนและไม่แน่นอนในปัจจุบันเรียกร้องให้มีการสร้างสรรค์ขั้นสูงขึ้น ซึ่งเลี่ยงการแก้ปัญหาและมุ่งตรงไปที่การมีส่วนร่วมและนวัตกรรม

พร้อมที่จะลองอะไรที่แตกต่างออกไปแล้วหรือยัง? นี่คือภาพร่างขนาดย่อที่แสดงให้เห็นว่าการสอบถามที่ซาบซึ้งสอดคล้องกับความต้องการของทีมโครงการอย่างไร:

โมเดล Ds สี่แบบคืออะไร และคุณจะนำไปใช้กับทีมของคุณได้อย่างไร

โมเดล Ds ทั้งสี่นี้ขอให้เราเริ่มต้นด้วยการค้นหาว่าอะไรทำงานได้ดี แทนที่จะระบุสิ่งที่เสีย

ในทางปฏิบัติการจัดการโครงการอาจเป็นดังนี้:

• ค้นพบสิ่งที่ดีที่สุด: ระบุตำแหน่งที่กระบวนการของบริษัทหรือโครงการทำงานได้อย่างสมบูรณ์
• ฝันในสิ่งที่อาจเป็น: จินตนาการถึงกระบวนการที่จะทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบตลอดเวลาหรือเหมาะสำหรับความท้าทายที่คุณเผชิญ
• ออกแบบสิ่งที่ควรเป็น: กำหนดและจัดลำดับความสำคัญขององค์ประกอบของกระบวนการหรือผลลัพธ์ที่สมบูรณ์แบบ
• ส่งมอบสิ่งที่จะเป็น: สร้างผลลัพธ์ตามสิ่งที่จะเป็นและมีส่วนร่วมในการสร้าง/ส่งมอบการออกแบบนั้น—งานที่แท้จริงของโครงการ

โดยธรรมชาติแล้ว ระหว่างความฝันกับการคลอด การไตร่ตรองในเชิงปฏิบัติอาจบรรเทาความเพ้อฝันของเราได้

สามารถใช้คำถามชื่นชมในการประชุมสถานะแต่ละครั้งหรือโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อวางแผนใหม่หรือในช่วงวิกฤต ช่วยให้ทีมโฟกัสในด้านบวกและสร้างขวัญกำลังใจและความสัมพันธ์

ครั้งต่อไปที่องค์กรของคุณประสบปัญหา แทนที่จะถามว่า "เกิดอะไรขึ้น" ให้ลองถามว่า: "อะไรถูกต้อง? งานอะไร? เราจะทำอย่างไรให้มากกว่านี้”

กำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชั้นนำอยู่ใช่ไหม สำรวจเครื่องมือใน Capterra Shortlist

แหล่งที่มา

1. คำถามชื่นชมคืออะไร David Cooperrider

2. ห้าขั้นตอนของการพัฒนาทีม Lumen Learning