Proje yönetimi için zaman takibi neden önemlidir?

Etkili planlama, bir projeyi tamamlamak için gerekli bir koşuldur.

Ancak, planın öngörülen zaman çizelgesine uyup uymadığını nasıl belirlersiniz?

Yürütmeyi nasıl izliyorsunuz ve zamanında uygun bir çözüm sağladığınızı nasıl garanti ediyorsunuz?

Anahtar proje yönetimidir.

Ancak proje yönetimi tek başına bir disiplin değildir.

Birkaç kritik bileşenden oluşur ve zaman yönetimi de bu bileşenlerden biridir.

Forbes'a göre, hangi yöntemin en iyi sonucu verdiğini belirlemek için çeşitli zaman yönetimi tekniklerini keşfetmek, stresi hafifletmeye ve üretkenliği artırmaya yardımcı olabilir - bu, ekibinizin birden fazla proje üzerinde çalışırken ihtiyaç duyacağı bir şeydir.

Sağladığı diğer avantajların yanı sıra, uygun zaman yönetimi, belirli faaliyetlere ve bir bütün olarak projeye ne kadar zaman ayrıldığını izlemenizi ve analiz etmenizi sağlar.

Zaman takibine alışkın değilseniz, bunun takımı alt edeceğinden veya yaratıcılığı boğacağından korkabilirsiniz. Ancak gerçek şu ki, her projeye ne kadar zaman harcandığını takip etmek herkesin yararınadır.

Ve zamanı takip etmenin en iyi yolu zaman takip yazılımı kullanmaktır.

Zaman izleme yazılımının neden her zaman proje yönetimi sürecinin önemli bir parçası olması gerektiğini açıklamak için bu blog yazısında aşağıdaki konulara ışık tutacağız:

• Proje yönetiminde zaman takibinin öneminin tanımlanması
• Zaman takibinin proje yönetimine sağladığı faydaları anlamak
• Proje yönetimi için en iyi zaman izleme uygulamalarını uygulamak

Proje yönetiminde zaman takibi nedir?

Proje zaman yönetimi süreci, ekip üyelerinin kendilerine atanan görevleri tamamlamalarının ne kadar sürdüğünü takip eder.

Ekibin üretkenliğini ve bir projedeki ilerlemesini belirlemede proje yöneticisine yardımcı olur.

Zaman takibi, proje yöneticilerinin bir projeye ilişkin tahminlerini (zaman çerçevesi gibi) denetlemesine ve verilere dayalı olarak proje yönetimi araçlarında gerekli ayarlamaları yapmasına olanak tanır.

Ek olarak, ekip üyeleri performanslarını değerlendirmek ve proje hedeflerine ulaştıklarından emin olmak için zaman takibini kullanabilir.

Proje yöneticileri bu zamanı manuel olarak izleyebilse de, böyle bir araç size yardımcı olabileceğinden, zaman izleme yazılımını kullanmak faydalıdır:

• Görevlere harcanan zamanı takip edin,
• Ekip ilerlemesini izleyin ve
• Daha sonra analiz edebileceğiniz raporlar oluşturun.

Zaman izleme uygulamalarının özellikleri farklılık gösterse de, çoğu proje ekibi üyelerinin atanan her görevde zamanlarını takip etmelerini sağlar.

Bu tür bir yazılım, çok sayıda saatlik çalışan çalıştıran veya müşterilere saatlik çalışma için fatura düzenleyen işletmeler için faydalı olabilir.

Proje yönetiminde zaman takip yazılımının faydaları

Zaman Yönetimi İstatistiklerine göre, insanların %82'si kapsamlı bir zaman yönetimi sistemi kullanmıyor, bunun yerine listeler gibi basit seçeneklere güveniyor ya da hiçbir şey yapmıyor.

Çalışanların sadece %18'i iyi tanımlanmış bir zaman yönetimi sisteminden yararlanıyor.

Zamanı izlemek için birkaç popüler yöntem olsa da - elektronik tabloları, akıllı telefon notlarını ve hatta kalem ve kağıdı düşünün - hepsi eşit derecede etkili değildir.

En verimli yaklaşım, Clockify gibi bir zaman izleme yazılımı kullanmaktır.

Bu tür bir yazılım, projelere harcanan zamanı izlemek isteyen işletmeler için genellikle en hassas ve uygun maliyetli olanıdır.

Şimdi, genel olarak proje yönetiminde zaman takibi etkili mi?

Aşağıda, zaman izleme yazılımının (ve buna bağlı olarak, genel olarak zaman izleme sürecinin) işletmenizin başarısı için neden kritik olduğunu ayrıntılı olarak açıklayan nedenlerin bir listesi bulunmaktadır.

Zaman izleme yazılımı işinizi şeffaf hale getirir

Zaman kayıtlarını uygulamanıza dahil ederek, işletmenizin şeffaflığını otomatik olarak artırırsınız.

Zaman izleme yazılımı, tamamlanan görevler ve bunları tamamlamak için geçen gerçekçi süre hakkında tahmini sürelerle karşılaştırıldığında içgörü sağlayarak iş prosedürünün zirvesinde olmanızı sağlar.

Ek olarak, hangi faaliyetlerin beklenenden daha uzun veya daha kısa sürdüğünü fark etmeye ve işi daha etkili bir şekilde planlamaya ve önceliklendirmeye başlarsınız.

Sonunda, zaman izleme yazılımı aracılığıyla projelere ve görevlere harcanan zamanı izlemek, ekiplere ve yöneticilere iş akışlarının daha geniş bir resmini sunacaktır.

Herkes görevlerini gözden geçirebilir ve üretkenliği nasıl artıracağını daha iyi anlayabilir ve aynı zamanda başkalarının şu anda ne üzerinde çalıştığını da görebilir - bu içgörüler, kimin hangi görevi ne zaman üstlenebileceğini bileceğiniz için daha iyi çalışma programları oluşturmanıza yardımcı olacaktır. .

Zaman izleme yazılımı, diğer iş etkinliklerini gerçekleştirmeyi kolaylaştırır

Çalışanlar zaman çizelgelerine doğru bilgileri girmediğinde, şirket önemli finansal kayıplara maruz kalır.

Bu nedenle, yalnızca zaman izleme sürecini kolaylaştırmak değil, aynı zamanda diğer süreçleri de içerecek şekilde genişletmek önemlidir - bu, bir zaman izleme yazılımıyla alabileceğiniz entegrasyonlar yoluyla mümkündür.

Örneğin, finansal kayıplarınızın seviyesini doğrudan etkilemek için, zaman izleme uygulamanızı iş için en iyi muhasebe sistemlerinizle entegre etmek harika bir çözümdür.

Ayrıca, ekip üyelerinize verilen görevlere bağlı olarak, saha dışında çalışırken de mesaiye kalmaları gerekebilir.

iOS ve Android dahil tüm cihazlar için bir mobil uygulama içeren muhasebe için bir zaman izleme yazılımı, ekip üyelerinizin bulundukları yerden bağımsız olarak zamanı izlemeye devam etmelerini sağlar.

Zaman izleme yazılımı, performans içgörüleri sağlar

Çalışanlarınızın performansını anlamadan ekiplerinizi etkili bir şekilde yönetemeyebilirsiniz.

Sonuçta, şirketin başarısı için rollerinin gerektirdiği çabayı gösteren çalışanları tanımak çok önemlidir.

Çalışan performansını izlemeden ve analiz etmeden, çalışanların çalışma saatleri ve bireysel görevlere harcadıkları zaman hakkında doğru bir fikir edinmek zordur - bu, zaman izleme yazılımının bir ekibin üretkenliğine neden fayda sağladığını gösteren mükemmel bir örnektir.

Zaman izleme ve proje yönetimi yazılımı, personelinizin performansına ilişkin yararlı bilgiler sağlayabilir ve kimin iyi performans gösterdiğini anlamanıza yardımcı olabilir.

Ek olarak, yüksek performans gösterenlerinizi tanıyacağınız için, başarılarını herkesin önünde takdir ederek güvenlerini artırabilirsiniz.

Görevlerini zamanında veya daha erken bitiren ekip üyeleri gibi istisnai performans gösterenleri belirlemenin yanı sıra, zaman izleyiciler, insanların güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek için de kullanılabilir.

Yeterli veri toplarsanız, insanların işyerindeki davranışlarındaki eğilimleri tanıyabilirsiniz. Bu bilgiler, vurgulanan verileri içerir:

• İnsanların görevlerini tamamlamalarının ne kadar sürdüğünü,
• Bazı insanların görevlerini erteleyip ertelemediği ve
• Bazı kişilerin görevlerini beklenenden daha hızlı bitirip bitirmediği.

Bu bilgi, görevleri verimli bir şekilde tamamlamakta güçlük çeken herkese yardımcı olmak için uygun önlemleri almanıza ve işini daha hızlı bitirenleri (ancak aynı veya daha iyi kalitede) ödüllendirmenize olanak tanır.

Zaman izleme yazılımı, proje ilerlemesini izlemeye yardımcı olur

Project.co tarafından hazırlanan Proje Yönetiminin Durumu Raporuna göre, ankete katılan çalışanların önemli bir kısmı, sık sık son teslim tarihlerini kaçırdığını ve hatta yapılması gereken görevleri gözden kaçırdığını açıkça kabul ediyor.

Ayrıca, bir görevi tamamlamak için gereken süreyi hafife aldığınız için son teslim tarihlerini sürekli olarak kaçırırsanız, kafa karışıklığı ve çatışma meydana gelebilir.

Bir projeyi bitirmek için gereken süreyi hafife alarak, projenin maliyetini de hafife almış olursunuz - bu da uzun vadede para kaybına yol açar.

Ek olarak, personeliniz daha az değerli projelere fazla zaman harcarsa, para da kaybedersiniz.

Ancak, müşterilerle çalışırken buna daha fazla dikkat etmelisiniz - sonuçta, geç kalmanız marka imajınızı zedeler, bu nedenle projelerinizin ilerleyişindeki verimliliğe daha fazla dikkat etmelisiniz.

Etkili zaman takibi ile teşvik edilen etkili proje yönetimi olmadan, müşteriler markanıza olan güvenini kaybedecek ve markanızın eksikliklerini diğer işletme sahiplerine yayacaktır. Sonuçta, ağızdan ağıza iletişim olumlu olmak zorunda değil - ancak olumsuz yorumları en aza indirmek için çaba sarf etmek isteyeceksiniz.

Zaman izleme yazılımı, zaman çizelgelerini otomatikleştirir ve faturalandırmayı kolaylaştırır

Özel yazılımlarla proje süresini takip ederek, iyileştirilmiş zaman çizelgeleri ve faturalandırma elde edersiniz.

Doğru zaman çizelgeleri ve faturalar neden önemlidir?

Birincisi, doğru zaman çizelgeleri doğru faturalara yol açar, bu da daha iyi müşteri ilişkilerine yol açar.

Ve ekip üyelerinin zaman çizelgeleri, onları ne kadar sık ​​tamamlarsa o kadar doğru olur - sonuçta, zamanınızı haftalık, hatta günlük düzeyde girerseniz, üzerinde çalışılan görevleri ve söz konusu görevler için harcanan zamanı hatırlamanız daha olasıdır.

Ve bir yazılımda zaman çizelgelerini tamamlamak, süreci daha hızlı tamamlayarak doğru zaman çizelgelerini ve faturaları daha sık tamamlamayı kolaylaştırır.

Zaman izleme yazılımı maaş bordrosunu düzene sokar

Zaman takip yazılımının bir başka yararı da, bordro işleme maliyetini düşürmesidir - çünkü zaman izleyiciler personelin zamanını otomatik olarak takip eder. Hataya meyilli manuel takip sistemlerinden daha güvenilir ve doğrudur.

Örneğin, saatlik olarak serbest çalışan sanal asistanları işe aldıysanız, şunları yapabilirler:

• Saatlik ücretlerini tanımlayın,
• Faturalandırılabilir saatlerinde saat, doğrudan zaman izleyici uygulamanıza ve
• Kazançlarının otomatik olarak hesaplanmasını ve ileride başvurmak üzere kaydedilmesini sağlayın.

İşletme sahipleri, bordro işleme gecikmelerine ve sorunlarına yol açan daha az reddedilen zaman çizelgesi bekleyebilir.

Sonuçta, zaman izleme araçları, projelerinizi ve bunlara harcanan zaman ve para miktarını takip etmenizi sağlar.

Ayrıca zaman takip sisteminizden yeterli veri ile bir proje için gerekli kaynakları benzer projelerde takip edilen süreye göre doğru bir şekilde değerlendirebilirsiniz.

Zaman izleme yazılımı müşteri iletişimini güçlendirir

En iyi zaman izleme yazılımı, müşterilere ve diğer paydaşlara dağıtılmak üzere raporlar oluşturmanın temelini oluşturur.

Projenin aşamasını ve yol haritasını paylaşmak, iş ortaklarının görevlerdeki ilerlemeyi izlemesine ve endişelerini zamanında dile getirmesine olanak tanır.

Ayrıca, yatırımlarının veya çabalarının nereye gittiğini ve bunun işe yarayıp yaramadığını tam olarak anlarlar.

Proje yönetiminde zamanı takip etmenin yolları

Proje yönetimi çabalarınızı zaman takibi ile geliştirmeye kararlıysanız, bunu nasıl düzgün bir şekilde yapacağınızı bilmelisiniz.

Proje yönetiminde zamanı takip etmenin 4 etkili yoluna bir göz atın.

1. Doğru zaman takip aracını seçin

Aralarından seçim yapabileceğiniz ÇOK SAYIDA zaman izleme aracı var, o halde mevcut birçok seçenek arasından birini nasıl seçersiniz?

Dikkate alınması gereken en önemli şey, iş ihtiyaçlarınıza ve süreçlerinize en uygun olanıdır.

Proje hedeflerinizin ne olduğunu belirleyin.

Buradan, bu hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak bir yazılımda aradığınız özellikleri tanımlayın.

Bunu yapmak, seçeneklerinizi daraltmanızı kolaylaştırır.

2. Zamanı takip etmek için ekibi motive edin

Ekibinize yeni bir araç eklemek, doğru yapılmazsa üretkenliği engelleyebilir.

Tabii ki, öğrenilmesi gereken yeni bir sistem, uygulanması gereken yeni bir süreç ve ele alınması gereken yeni bir görev.

Bu nedenle ekibinizi harekete geçirmek ve onları zaman takibi yapmaya teşvik etmek önemlidir.

3. Hatırlatma sisteminiz olsun

Proje yönetiminde çok şey doğruluk, tutarlılık ve zamana bağlıdır.

Çalışanlarınızın zaman kayıtlarının doğru ve düzenli olduğundan emin olmak için iyi bir hatırlatma sistemi bulmanız gerekecek. Neyse ki Clockify gibi modern zaman izleme yazılımı ile çalışanlarınızın düzenli olarak oturum açmasını sağlayacak e-posta hatırlatıcıları ayarlayabilirsiniz.

Yöneticiler ve yöneticiler için işleri kolaylaştırmak için, zamanlarını takip etmeyen kişiler hakkında bilgi sağlayacak günlük, haftalık veya aylık hatırlatıcılar da ayarlayabilirsiniz. Veya birisi normal hedefinden daha fazla süre izlemişse.

4. İzlenen zamanı analiz edin

Proje yönetimi için takip süresi yeterli değildir. Zaman takip yazılımı ile elde edilen verilerin analizi, proje yönetimi ve planlamasına değer katan şeydir.

Yöneticiler, ellerindeki zaman izleme verilerini inceleyerek şunları yapabilir:

• Zaman takibinin ekiplerini nasıl etkilediğini öğrenin,
• Sorunlu alanları belirleyin ve
• Ekiplerinin üretkenliğini daha iyi anlayın.

Her yön, daha iyi sonuçlar elde etmek, zamandan tasarruf etmek ve uzun vadede daha doğru bütçe tahminleri yapmak için gereklidir.

Sonuç: Bir zaman takip sistemi aracılığıyla proje yönetimini geliştirin

Geleneksel elektronik tablolar, özellikle proje çalışmalarında modası geçmiş durumda.

Tam otomatik, çalışan zaman verilerine gerçek zamanlı erişim sağlayan ve faturalandırma ve proje yönetimi yazılımınızla entegre olan mükemmel bir izleme çözümüne ihtiyacınız var.

Özetle, herhangi bir proje yönetim sistemi için zaman izleme araçları, ekip üyelerine aşağıdaki konularda yardımcı olur:

• Toplantı tarihleri,
• İyileştirme alanlarının belirlenmesi ve
• Dünyanın herhangi bir yerinden iş performansını izleme.

Ek olarak, proje iş akışını optimize etmek ve çabalarınızı doğru zamanda doğru görevlere odaklamak için bir zaman izleme uygulaması kullanabilirsiniz - bu da işletmenizin kârlılığı için faydalıdır.

️ Zamanını takip ediyor musun? Proje yönetimi için zaman takibini faydalı buldunuz mu? Bir proje yöneticisi olarak zamanınızı nasıl takip ediyorsunuz? Özellikle yararlı bulduğunuz bir şey var mı? Cevabınızın gelecekteki makalelerimizden birinde yer alma şansı için bize [email protected] adresinden yazın.