Warum Zeiterfassung für das Projektmanagement unerlässlich ist

Effektive Planung ist eine notwendige Bedingung für den Abschluss eines Projekts.

Aber wie stellen Sie fest, ob der Plan den erwarteten Zeitplan einhält?

Wie überwachen Sie die Ausführung und stellen sicher, dass Sie rechtzeitig eine geeignete Lösung bereitstellen?

Der Schlüssel liegt im Projektmanagement.

Projektmanagement ist jedoch keine eigenständige Disziplin.

Es besteht aus mehreren kritischen Komponenten – und Zeitmanagement ist eine dieser Komponenten.

Laut Forbes kann das Erforschen verschiedener Zeitmanagementtechniken, um festzustellen, welche Methode am besten funktioniert, dazu beitragen, Stress abzubauen und die Produktivität zu steigern – etwas, das Ihr Team braucht, wenn es an mehreren Projekten arbeitet.

Neben anderen Vorteilen, die es bietet, ermutigt Sie das richtige Zeitmanagement, zu verfolgen und zu analysieren, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten und das Projekt als Ganzes aufgewendet wird.

Wenn Sie die Zeiterfassung nicht gewohnt sind, befürchten Sie möglicherweise, dass sie das Team überwältigt oder die Kreativität erstickt. Die Wahrheit ist jedoch, dass es allen zugute kommt, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird.

Und der beste Weg, die Zeit im Auge zu behalten, ist eine Zeiterfassungssoftware.

Um zu erklären, warum Zeiterfassungssoftware immer ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagementprozesses sein sollte, beleuchten wir in diesem Blogbeitrag die folgenden Punkte:

• Definition der Bedeutung der Zeiterfassung im Projektmanagement
• Die Vorteile der Zeiterfassung für das Projektmanagement verstehen
• Implementierung der besten Zeiterfassungspraktiken für das Projektmanagement

Was ist Zeiterfassung im Projektmanagement?

Der Projektzeitmanagementprozess verfolgt, wie lange Teammitglieder brauchen, um ihre zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.

Es unterstützt den Projektmanager bei der Bestimmung der Produktivität des Teams und des Fortschritts bei einem Projekt.

Die Zeiterfassung ermöglicht es Projektmanagern, ihre Prognosen für ein Projekt – beispielsweise den Zeitrahmen – zu überprüfen und notwendige Anpassungen in ihrem Projektmanagement-Tool basierend auf Daten vorzunehmen.

Darüber hinaus können Teammitglieder die Zeiterfassung verwenden, um ihre Leistung zu bewerten und sicherzustellen, dass sie die Projektziele erreichen.

Während Projektmanager diese Zeit manuell überwachen können, ist es vorteilhaft, Zeiterfassungssoftware zu verwenden, da ein solches Tool Ihnen helfen kann:

• Verfolgen Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit,
• Überwachung des Teamfortschritts und
• Erstellen Sie Berichte, die Sie später analysieren können.

Während Zeiterfassungsanwendungen in ihren Funktionen variieren, ermöglicht die Mehrheit den Projektteammitgliedern, ihre Zeit für jede zugewiesene Aufgabe zu verfolgen.

Diese Art von Software kann für Unternehmen von Vorteil sein, die viele stündliche Mitarbeiter beschäftigen oder Kunden Rechnungen für stündliche Arbeit ausstellen.

Vorteile von Zeiterfassungssoftware im Projektmanagement

Laut Time Management Statistics verwenden 82 % der Menschen kein umfassendes Zeitmanagementsystem, sondern verlassen sich stattdessen auf einfache Optionen wie Listen – oder gar nichts.

Nur 18 % der Mitarbeiter nutzen ein gut definiertes Zeitmanagementsystem.

Obwohl es mehrere beliebte Methoden zur Zeiterfassung gibt – denken Sie an Tabellenkalkulationen, Smartphone-Notizen oder sogar Stift und Papier – sind nicht alle gleich effektiv.

Der effizienteste Ansatz ist die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware – wie Clockify.

Diese Art von Software ist in der Regel die präziseste und kostengünstigste für Unternehmen, die die für Projekte aufgewendete Zeit verfolgen möchten.

Ist die Zeiterfassung im Projektmanagement insgesamt effektiv?

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Gründen, warum Zeiterfassungssoftware (und damit der Prozess der Zeiterfassung im Allgemeinen) für den Erfolg Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Zeiterfassungssoftware macht Ihre Arbeit transparent

Durch die Einbindung von Zeiterfassungen in Ihre Praxis erhöhen Sie automatisch die Transparenz Ihres Unternehmens.

Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Ihnen, den Arbeitsablauf im Auge zu behalten, indem sie Einblick in abgeschlossene Aufgaben und die realistische Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wurde, im Vergleich zu den geschätzten Zeiten bietet.

Darüber hinaus beginnen Sie zu erkennen, welche Aktivitäten länger oder kürzer als erwartet dauern, und beginnen, die Arbeit effektiver zu planen und zu priorisieren.

Letztendlich wird die Nachverfolgung der für Projekte und Aufgaben aufgewendeten Zeit mithilfe von Zeiterfassungssoftware Teams und Managern ein umfassenderes Bild ihres Arbeitsablaufs liefern.

Jeder kann seine Aufgaben überprüfen und besser verstehen, wie er die Produktivität steigern kann, während er gleichzeitig ein Auge darauf behält, woran andere gerade arbeiten – diese Einblicke helfen Ihnen, bessere Arbeitspläne zu erstellen, da Sie wissen, wer wann welche Aufgabe übernehmen kann .

Zeiterfassungssoftware erleichtert die Durchführung anderer Arbeitsaktivitäten

Wenn Mitarbeiter keine genauen Informationen in Arbeitszeittabellen eingeben, entstehen dem Unternehmen erhebliche finanzielle Verluste.

Aus diesem Grund ist es wichtig, den Prozess der Zeiterfassung nicht nur zu vereinfachen, sondern auch auf andere Prozesse auszudehnen – dies ist über Integrationen möglich, die Sie mit einer Zeiterfassungssoftware erhalten können.

Um beispielsweise die Höhe Ihrer finanziellen Verluste direkt zu beeinflussen, ist die Integration Ihrer Zeiterfassungs-App in Ihre wichtigsten Buchhaltungssysteme für Unternehmen eine großartige Lösung.

Abhängig von den Aufgaben, die Ihren Teammitgliedern zugewiesen sind, müssen sie sich möglicherweise auch einstempeln, wenn sie außerhalb des Unternehmens arbeiten.

Eine Zeiterfassungssoftware für die Buchhaltung, die eine mobile Anwendung für alle Geräte, einschließlich iOS und Android, enthält, ermöglicht es Ihren Teammitgliedern, die Zeit unabhängig von ihrem Standort weiter zu erfassen.

Zeiterfassungssoftware bietet Einblicke in die Leistung

Ohne Einblick in die Leistung Ihrer Mitarbeiter können Sie Ihre Teams möglicherweise nicht effektiv verwalten.

Schließlich ist es entscheidend, Mitarbeiter zu würdigen, die sich in ihrer Funktion für den Erfolg des Unternehmens einsetzen.

Ohne das Verfolgen und Analysieren der Mitarbeiterleistung ist es schwierig, einen genauen Einblick in die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und die für einzelne Aufgaben aufgewendete Zeit zu erhalten – was ein perfektes Beispiel dafür ist, warum Zeiterfassungssoftware der Produktivität eines Teams zugute kommt.

Zeiterfassungs- und Projektmanagement-Software kann hilfreiche Einblicke in die Leistung Ihrer Mitarbeiter geben und Ihnen helfen zu verstehen, wer gute Leistungen erbringt.

Da Sie Ihre Leistungsträger kennen, können Sie außerdem ihr Selbstvertrauen stärken, indem Sie ihre Leistungen öffentlich anerkennen.

Neben der Identifizierung von außergewöhnlichen Leistungsträgern – dh Teammitgliedern, die ihre Aufgaben pünktlich oder früher erledigen – können Zeiterfassungen auch verwendet werden, um die Stärken und Schwächen von Personen zu identifizieren.

Sie können Trends im Verhalten der Menschen bei der Arbeit erkennen, wenn Sie genügend Daten sammeln. Diese Informationen umfassen Datenhervorhebungen:

• Wie lange es dauert, bis Personen ihre Aufgaben erledigen,
• Ob manche Leute ihre Aufgaben aufschieben, und
• Ob manche Leute ihre Aufgaben schneller als erwartet erledigen.

Diese Informationen ermöglichen es Ihnen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um allen zu helfen, die Schwierigkeiten haben, Aufgaben effizient zu erledigen, und diejenigen zu belohnen, die ihre Arbeit schneller (aber mit gleicher oder besserer Qualität) erledigt haben.

Zeiterfassungssoftware hilft bei der Überwachung des Projektfortschritts

Laut dem State of Project Management Report von Project.co gibt ein beträchtlicher Teil der befragten Mitarbeiter offen zu, dass sie häufig Fristen verpassen – und sogar fällige Aufgaben übersehen.

Und es kann zu Verwirrung und Konflikten kommen, wenn Sie regelmäßig Fristen verpassen, weil Sie den Zeitaufwand für die Erledigung einer Aufgabe unterschätzt haben.

Indem Sie die zum Abschluss eines Projekts erforderliche Zeit unterschätzen, unterschätzen Sie auch die Kosten des Projekts – was langfristig zu Geldverlust führt.

Außerdem verlieren Sie Geld, wenn Ihr Personal übermäßig viel Zeit für Projekte aufwendet, die einen geringeren Wert haben.

Aber wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten, sollten Sie darauf mehr achten – schließlich schadet Ihre Langsamkeit Ihrem Markenimage, also sollten Sie mehr auf die Effizienz achten, mit der Ihre Projekte vorankommen.

Ohne ein effektives Projektmanagement, das durch eine effektive Zeiterfassung gefördert wird, werden Kunden das Vertrauen in Ihre Marke verlieren und die Mängel Ihrer Marke an andere Geschäftsinhaber weitergeben. Schließlich muss Mundpropaganda nicht positiv sein – aber Sie sollten sich bemühen, die negativen Bewertungen zu minimieren.

Zeiterfassungssoftware automatisiert Stundenzettel und vereinfacht die Rechnungsstellung

Indem Sie die Projektzeit mit spezialisierter Software verfolgen, erhalten Sie verbesserte Arbeitszeittabellen und Rechnungsstellung.

Warum sind genaue Stundenzettel und Rechnungen wichtig?

Nun, zum einen führen genaue Arbeitszeittabellen zu genauen Rechnungen, was wiederum zu besseren Kundenbeziehungen führt.

Und die Arbeitszeittabellen der Teammitglieder sind umso genauer, je häufiger sie sie abschließen – schließlich erinnern Sie sich eher an die bearbeiteten Aufgaben und die dafür aufgewendete Zeit, wenn Sie Ihre Zeit auf wöchentlicher oder sogar täglicher Ebene eingeben.

Und das Ausfüllen von Stundenzetteln in einer Software beschleunigt den Prozess und erleichtert das häufigere Ausfüllen genauer Stundenzettel und Rechnungen.

Zeiterfassungssoftware optimiert die Gehaltsabrechnung

Ein weiterer Vorteil von Zeiterfassungssoftware besteht darin, dass sie die Kosten für die Gehaltsabrechnung senkt, da Zeiterfassungssysteme automatisch die Zeit der Mitarbeiter erfassen. Es ist zuverlässiger und genauer als manuelle Tracking-Systeme, die fehleranfällig sind.

Wenn Sie beispielsweise freiberufliche virtuelle Assistenten auf Stundenbasis eingestellt haben, können diese:

• Definieren Sie ihre Stundensätze,
• Tragen Sie ihre abrechenbaren Stunden direkt in Ihre Zeiterfassungs-App ein und
• Lassen Sie ihre Einnahmen automatisch berechnen und für zukünftige Referenzzwecke aufzeichnen.

Geschäftsinhaber können mit weniger abgelehnten Stundenzetteln rechnen, die zu Verzögerungen und Problemen bei der Gehaltsabrechnung führen.

Schließlich können Sie mit Zeiterfassungstools den Überblick über Ihre Projekte und die dafür aufgewendete Zeit und Geld behalten.

Darüber hinaus können Sie mit ausreichenden Daten aus Ihrem Zeiterfassungssystem die für ein Projekt erforderlichen Ressourcen basierend auf der für ähnliche Projekte erfassten Zeit genau bewerten.

Zeiterfassungssoftware stärkt die Kundenkommunikation

Die beste Zeiterfassungssoftware legt die Grundlage für die Erstellung von Berichten zur Verteilung an Kunden und andere Interessengruppen.

Die gemeinsame Nutzung des Projektstadiums und der Roadmap ermöglicht es den Partnern, den Fortschritt der Aufgaben zu verfolgen und Bedenken rechtzeitig zu äußern.

Darüber hinaus verstehen sie genau, wohin ihre Investition oder Anstrengung führt und ob sie sich auszahlt.

Möglichkeiten, die Zeit im Projektmanagement im Auge zu behalten

Wenn Sie entschlossen sind, Ihre Projektmanagement-Bemühungen durch Zeiterfassung zu verbessern, sollten Sie wissen, wie man es richtig macht.

Sehen Sie sich 4 effektive Möglichkeiten an, um die Zeit im Projektmanagement im Auge zu behalten.

1. Wählen Sie das richtige Zeiterfassungstool

Es gibt VIELE Zeiterfassungstools, aus denen Sie wählen können. Wie wählen Sie also eine der vielen verfügbaren Optionen aus?

Das Wichtigste, was Sie berücksichtigen sollten, ist, was am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen und -prozessen passt.

Legen Sie fest, was Ihre Projektziele sind.

Definieren Sie von dort aus die Funktionen, nach denen Sie in einer Software suchen, um diese Ziele zu erreichen.

So können Sie Ihre Optionen leichter eingrenzen.

2. Motivieren Sie das Team, die Zeit zu verfolgen

Die Einführung eines neuen Tools in Ihrem Team kann die Produktivität beeinträchtigen – wenn es nicht richtig gemacht wird.

Natürlich ist es ein neues System zu lernen, ein neuer Prozess zu implementieren und eine neue Aufgabe zu bewältigen.

Deshalb ist es wichtig, Ihr Team an Bord zu holen und es zur Zeiterfassung zu ermutigen.

3. Haben Sie ein Erinnerungssystem

Im Projektmanagement hängt viel von Genauigkeit, Konsistenz und Zeit ab.

Um sicherzustellen, dass die Zeitprotokolle Ihrer Mitarbeiter genau und regelmäßig sind, müssen Sie ein gutes Erinnerungssystem finden. Glücklicherweise können Sie mit moderner Zeiterfassungssoftware wie Clockify E-Mail-Erinnerungen einrichten, die sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter regelmäßig anmelden.

Um Managern und Administratoren die Arbeit zu erleichtern, können Sie auch tägliche, wöchentliche oder monatliche Erinnerungen einrichten, die Informationen darüber liefern, wer seine Zeit nicht erfasst hat. Oder wenn jemand mehr Zeit verfolgt hat als sein übliches Ziel.

4. Analysieren Sie die nachverfolgte Zeit

Für das Projektmanagement reicht die Nachverfolgung der Zeit nicht aus. Die Analyse der Daten, die durch Zeiterfassungssoftware gewonnen werden, ist das Wertvolle für das Projektmanagement und die Planung.

Durch die Untersuchung der ihnen zur Verfügung stehenden Zeiterfassungsdaten können Manager:

• Erfahren Sie, wie sich die Zeiterfassung auf ihre Teams auswirkt,
• Identifizieren Sie problematische Bereiche und
• Verstehen Sie die Produktivität ihrer Teams besser.

Jeder Aspekt ist wesentlich, um bessere Ergebnisse zu erzielen, Zeit zu sparen und langfristig genauere Budgetschätzungen vorzunehmen.

Fazit: Verbessern Sie das Projektmanagement durch ein Zeiterfassungssystem

Vor allem in der Projektarbeit sind klassische Tabellenkalkulationen obsolet.

Sie benötigen eine hervorragende Tracking-Lösung, die vollständig automatisiert ist, Echtzeitzugriff auf die Zeitdaten Ihrer Mitarbeiter bietet und sich in Ihre Abrechnungs- und Projektmanagementsoftware integrieren lässt.

Im Wesentlichen unterstützen Zeiterfassungstools für jedes Projektmanagementsystem die Teammitglieder bei:

• Termine einhalten,
• Identifizieren von verbesserungswürdigen Bereichen und
• Überwachung der Arbeitsleistung von jedem Ort der Welt.

Darüber hinaus können Sie eine Zeiterfassungsanwendung verwenden, um den Projektablauf zu optimieren und Ihre Bemühungen zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben zu konzentrieren – was Ihrem Geschäftsergebnis zugute kommt.

️ Verfolgen Sie Ihre Zeit? Finden Sie die Zeiterfassung für das Projektmanagement hilfreich? Wie behalten Sie als Projektmanager Ihre Zeit im Auge? Gibt es etwas, das Sie besonders nützlich fanden? Schreiben Sie uns an [email protected], um die Chance zu haben, dass Ihre Antwort in einem unserer zukünftigen Artikel erscheint.