Por qué el seguimiento del tiempo es esencial para la gestión de proyectos

La planificación efectiva es una condición necesaria para completar un proyecto.

Pero, ¿cómo determina si el plan se adhiere al cronograma previsto?

¿Cómo monitorea la ejecución y garantiza que brinda una solución adecuada a tiempo?

La clave es la gestión de proyectos.

Sin embargo, la gestión de proyectos no es una disciplina independiente.

Se compone de varios componentes críticos, y la gestión del tiempo es uno de estos componentes.

Según Forbes, explorar varias técnicas de gestión del tiempo para determinar qué método funciona mejor puede ayudar a aliviar el estrés y aumentar la productividad, que es algo que su equipo necesitará cuando trabaje en múltiples proyectos.

Entre otras ventajas que ofrece, la gestión adecuada del tiempo lo alienta a realizar un seguimiento y analizar cuánto tiempo se dedica a actividades específicas y al proyecto en su conjunto.

Si no está acostumbrado al seguimiento del tiempo, puede temer que domine al equipo o sofoque la creatividad. Sin embargo, la verdad es que hacer un seguimiento de cuánto tiempo se dedica a cada proyecto beneficia a todos.

Y, la mejor manera de realizar un seguimiento del tiempo es a través del software de seguimiento del tiempo.

Para explicar por qué el software de seguimiento del tiempo siempre debe ser una parte esencial del proceso de gestión de proyectos, en esta publicación de blog, arrojaremos luz sobre los siguientes asuntos:

• Definición de la importancia del seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos
• Comprender los beneficios que aporta el seguimiento del tiempo a la gestión de proyectos
• Implementar las mejores prácticas de seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos

¿Qué es el seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos?

El proceso de gestión del tiempo del proyecto realiza un seguimiento de cuánto tardan los miembros del equipo en completar las tareas asignadas.

Ayuda al director del proyecto a determinar la productividad y el progreso del equipo en un proyecto.

El seguimiento del tiempo permite a los gerentes de proyectos auditar sus pronósticos para un proyecto, como su marco de tiempo, y realizar los ajustes necesarios en su herramienta de gestión de proyectos en función de los datos.

Además, los miembros del equipo pueden usar el seguimiento del tiempo para evaluar su desempeño y asegurarse de que están cumpliendo los objetivos del proyecto.

Si bien los gerentes de proyecto pueden monitorear este tiempo manualmente, es beneficioso usar un software de seguimiento de tiempo, ya que dicha herramienta puede ayudarlo a:

• Realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas,
• Supervisar el progreso del equipo, y
• Genera informes que luego podrás analizar.

Si bien las aplicaciones de seguimiento del tiempo varían en sus características, la mayoría permite a los miembros del equipo del proyecto realizar un seguimiento de su tiempo en cada tarea asignada.

Este tipo de software puede ser beneficioso para las empresas que emplean a muchos empleados por hora o que emiten facturas a los clientes por el trabajo por hora.

Beneficios del software de seguimiento de tiempo en la gestión de proyectos

Según las estadísticas de gestión del tiempo, el 82 % de las personas no utilizan un sistema completo de gestión del tiempo, sino que confían en opciones simples como listas, o nada en absoluto.

Solo el 18% de los empleados utilizan un sistema de gestión del tiempo bien definido.

Si bien existen varios métodos populares para controlar el tiempo (considere hojas de cálculo, notas de teléfonos inteligentes o incluso lápiz y papel), no todos son igualmente efectivos.

El enfoque más eficiente es utilizar un software de seguimiento del tiempo, como Clockify.

Este tipo de software suele ser el más preciso y rentable para las empresas que buscan realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos.

Ahora bien, ¿el seguimiento del tiempo es efectivo en la gestión de proyectos en general?

La siguiente es una lista de razones que detallan por qué el software de seguimiento del tiempo (y, por extensión, el proceso de seguimiento del tiempo en general) es fundamental para el éxito de su empresa.

El software de seguimiento del tiempo hace que su trabajo sea transparente

Al incorporar registros de tiempo en su práctica, automáticamente aumenta la transparencia de su negocio.

El software de seguimiento de tiempo le permite estar al tanto del procedimiento de trabajo al proporcionar información sobre las tareas completadas y el tiempo realista que tomó completarlas, en comparación con los tiempos estimados.

Además, comienza a reconocer qué actividades están demorando más o menos de lo esperado y comienza a programar y priorizar el trabajo de manera más efectiva.

Eventualmente, el seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas a través del software de seguimiento del tiempo proporcionará a los equipos y gerentes una imagen más amplia de su flujo de trabajo.

Todos pueden revisar sus tareas y comprender mejor cómo aumentar la productividad al mismo tiempo que vigilan en qué están trabajando los demás actualmente. Esta información lo ayudará a crear mejores horarios de trabajo, ya que sabrá quién está disponible para realizar qué tarea y cuándo. .

El software de seguimiento de tiempo hace que otras actividades laborales sean más fáciles de realizar

Cuando los empleados no ingresan información precisa en las hojas de tiempo, la empresa incurre en pérdidas financieras significativas.

Por eso es importante no solo facilitar el proceso de seguimiento del tiempo, sino también expandirlo para incluir otros procesos; esto es posible a través de integraciones que puede obtener con un software de seguimiento del tiempo.

Por ejemplo, para afectar directamente el nivel de sus pérdidas financieras, la integración de su aplicación de seguimiento de tiempo con sus principales sistemas de contabilidad para empresas es una gran solución.

Además, dependiendo de las tareas asignadas a los miembros de su equipo, es posible que también deban fichar cuando trabajen fuera del sitio.

Un software de seguimiento del tiempo para contabilidad que incluye una aplicación móvil para todos los dispositivos, incluidos iOS y Android, permite a los miembros de su equipo seguir controlando el tiempo independientemente de su ubicación.

El software de seguimiento del tiempo proporciona información sobre el rendimiento

Sin información sobre el desempeño de sus empleados, es posible que no pueda administrar sus equipos de manera efectiva.

Después de todo, es crucial reconocer a los empleados que ponen el esfuerzo que requieren sus funciones para el éxito de la empresa.

Sin realizar un seguimiento y analizar el desempeño de los empleados, es un desafío obtener una visión precisa de las horas de trabajo de los empleados y el tiempo dedicado a tareas individuales, lo cual es la ilustración perfecta de por qué el software de seguimiento del tiempo beneficia la productividad de un equipo.

El software de seguimiento de tiempo y gestión de proyectos puede proporcionar información útil sobre el desempeño de los miembros de su personal y ayudarlo a comprender quién se está desempeñando bien.

Además, debido a que conocerá a sus empleados de alto rendimiento, puede aumentar su confianza reconociendo públicamente sus logros.

Además de identificar empleados excepcionales, es decir, miembros del equipo que terminan sus tareas a tiempo o antes, los rastreadores de tiempo también se pueden usar para identificar las fortalezas y debilidades de las personas.

Puede reconocer tendencias en el comportamiento de las personas en el trabajo si recopila suficientes datos. Esta información incluye datos destacando:

• Cuánto tiempo tardan las personas en completar sus tareas,
• Si algunas personas posponen sus tareas y
• Si algunas personas terminan sus tareas más rápido de lo esperado.

Esta información le permite tomar las medidas adecuadas para ayudar a cualquier persona que haya tenido dificultades para completar las tareas de manera eficiente y recompensar a aquellos que han estado terminando su trabajo más rápido (pero con la misma o mejor calidad).

El software de seguimiento de tiempo ayuda a monitorear el progreso del proyecto

Según el Informe sobre el estado de la gestión de proyectos de Project.co, una parte considerable de los empleados encuestados admiten abiertamente que con frecuencia no cumplen con los plazos, e incluso pasan por alto las tareas que vencen.

Y, la confusión y el conflicto pueden ocurrir si constantemente no cumple con los plazos porque subestimó la cantidad de tiempo requerido para completar una tarea.

Al subestimar el tiempo requerido para terminar un proyecto, también está subestimando el costo del proyecto, lo que conduce a una pérdida de dinero a largo plazo.

Además, si su personal dedica demasiado tiempo a proyectos de menor valor, también perderá dinero.

Pero, cuando trabaje con clientes, debe prestar más atención a esto, después de todo, su tardanza empaña la imagen de su marca, por lo que debe prestar más atención a la eficiencia con la que avanzan sus proyectos.

Sin una gestión de proyectos efectiva alentada por un seguimiento efectivo del tiempo, los clientes perderán la confianza en su marca y correrán la voz acerca de las deficiencias de su marca a otros propietarios de negocios. Después de todo, el boca a boca no tiene que ser positivo, pero querrá hacer el esfuerzo de minimizar las críticas negativas.

El software de seguimiento de tiempo automatiza las hojas de tiempo y facilita la facturación

Al realizar un seguimiento del tiempo del proyecto con un software especializado, obtiene hojas de tiempo y facturación mejoradas.

¿Por qué son importantes las hojas de tiempo y las facturas precisas?

Bueno, por un lado, las hojas de tiempo precisas conducen a facturas precisas, lo que conduce a mejores relaciones con los clientes.

Y, las hojas de tiempo de los miembros del equipo son más precisas cuanto más frecuentemente las completan; después de todo, es más probable que recuerde las tareas en las que trabajó y el tiempo dedicado a dichas tareas si ingresa su tiempo a nivel semanal o incluso diario.

Además, completar las hojas de horas en un software hace que el proceso sea más rápido, lo que facilita completar hojas de horas y facturas precisas con más frecuencia.

El software de seguimiento de tiempo agiliza la nómina

Otro beneficio del software de seguimiento del tiempo es que reduce el costo de procesamiento de la nómina, ya que los rastreadores de tiempo realizan un seguimiento automático del tiempo de los miembros del personal. Es más fiable y preciso que los sistemas de seguimiento manual que son propensos a errores.

Por ejemplo, si ha contratado asistentes virtuales autónomos por horas, ellos pueden:

• Definir sus tarifas por hora,
• Registre sus horas facturables directamente en su aplicación de seguimiento de tiempo, y
• Haga que sus ganancias se calculen automáticamente y se registren para futuras referencias.

Los dueños de negocios pueden anticipar menos hojas de tiempo rechazadas que generen demoras y problemas en el procesamiento de la nómina.

Después de todo, las herramientas de seguimiento del tiempo le permiten realizar un seguimiento de sus proyectos y la cantidad de tiempo y dinero gastados en ellos.

Además, con suficientes datos de su sistema de seguimiento de tiempo, puede evaluar con precisión los recursos necesarios para un proyecto, en función del tiempo registrado en proyectos similares.

El software de seguimiento del tiempo fortalece la comunicación con el cliente

El mejor software de seguimiento de tiempo sienta las bases para crear informes para distribuir a los clientes y otras partes interesadas.

Compartir la etapa y la hoja de ruta del proyecto permite a los socios realizar un seguimiento del progreso de las tareas y plantear cualquier inquietud de manera oportuna.

Además, entienden con precisión a dónde va su inversión o esfuerzo y si está dando sus frutos.

Formas de controlar el tiempo en la gestión de proyectos

Si está decidido a mejorar sus esfuerzos de gestión de proyectos con el seguimiento del tiempo, debe saber cómo hacerlo correctamente.

Eche un vistazo a 4 formas efectivas de realizar un seguimiento del tiempo en la gestión de proyectos.

1. Elija la herramienta de seguimiento de tiempo adecuada

Hay MUCHAS herramientas de seguimiento del tiempo para elegir, entonces, ¿cómo elige una entre las muchas opciones disponibles?

Lo más importante a considerar es qué se adapta mejor a las necesidades y procesos de su negocio.

Determine cuáles son los objetivos de su proyecto.

A partir de ahí, defina las características que está buscando en un software para ayudarlo a lograr esos objetivos.

Si lo hace, le resultará más fácil reducir sus opciones.

2. Motivar al equipo a medir el tiempo

La introducción de una nueva herramienta a su equipo puede obstaculizar la productividad, si no se hace correctamente.

Por supuesto, es un nuevo sistema para aprender, un nuevo proceso para implementar y una nueva tarea para manejar.

Por eso es importante que su equipo participe y los anime a hacer un seguimiento del tiempo.

3. Ten un sistema de recordatorios

En la gestión de proyectos, mucho depende de la precisión, la consistencia y el tiempo.

Para asegurarse de que los registros de tiempo de sus empleados sean precisos y regulares, deberá encontrar un buen sistema de recordatorio. Afortunadamente para usted, con un software de seguimiento de tiempo moderno como Clockify, puede configurar recordatorios por correo electrónico que garantizarán que sus empleados inicien sesión a tiempo con regularidad.

Para facilitar las cosas a los gerentes y administradores, también puede configurar recordatorios diarios, semanales o mensuales que brindarán información sobre quién no ha estado monitoreando su tiempo. O bien, si alguien ha rastreado más tiempo que su objetivo habitual.

4. Analiza el tiempo registrado

Para la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo no es suficiente. Analizar los datos obtenidos a través del software de seguimiento del tiempo es lo que aporta valor a la gestión y planificación de proyectos.

Al examinar los datos de seguimiento del tiempo a su disposición, los gerentes pueden:

• Aprenda cómo el seguimiento del tiempo afecta a sus equipos,
• Identificar las áreas problemáticas y
• Comprender mejor la productividad de sus equipos.

Cada aspecto es esencial para generar mejores resultados, ahorrar tiempo y hacer estimaciones presupuestarias más precisas a largo plazo.

Conclusión: Mejore la gestión de proyectos a través de un sistema de seguimiento del tiempo

Las hojas de cálculo tradicionales están obsoletas, especialmente en el trabajo de proyectos.

Necesita una excelente solución de seguimiento que esté completamente automatizada, proporcione acceso en tiempo real a los datos de tiempo de los empleados y se integre con su software de facturación y gestión de proyectos.

En esencia, las herramientas de seguimiento del tiempo para cualquier sistema de gestión de proyectos ayudan a los miembros del equipo a:

• Cumplimiento de plazos,
• Identificar áreas de mejora, y
• Monitoreo del desempeño laboral desde cualquier lugar del mundo.

Además, puede utilizar una aplicación de seguimiento del tiempo para optimizar el flujo de trabajo del proyecto y centrar sus esfuerzos en las tareas correctas en el momento adecuado, lo que beneficia los resultados de su empresa.

️ ¿Haces un seguimiento de tu tiempo? ¿Ha encontrado útil el seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos? ¿Cómo lleva un registro de su tiempo como gerente de proyecto? ¿Hay algo que hayas encontrado particularmente útil? Escríbanos a [email protected] para tener la oportunidad de que su respuesta aparezca en uno de nuestros futuros artículos.