Dlaczego śledzenie czasu jest niezbędne do zarządzania projektami

Skuteczne planowanie jest warunkiem koniecznym ukończenia projektu.

Ale jak ustalić, czy plan jest zgodny z oczekiwanym harmonogramem?

W jaki sposób monitorujesz realizację i gwarantujesz, że dostarczysz odpowiednie rozwiązanie na czas?

Kluczem jest zarządzanie projektami.

Zarządzanie projektami nie jest jednak samodzielną dyscypliną.

Składa się z kilku kluczowych elementów — a zarządzanie czasem jest jednym z nich.

Według Forbesa zbadanie różnych technik zarządzania czasem w celu ustalenia, która metoda działa najlepiej, może pomóc złagodzić stres i zwiększyć produktywność — czego Twój zespół będzie potrzebował podczas pracy nad wieloma projektami.

Wśród innych korzyści, jakie oferuje, właściwe zarządzanie czasem zachęca do śledzenia i analizowania, ile czasu poświęca się na konkretne działania i projekt jako całość.

Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do śledzenia czasu, możesz obawiać się, że przeciąży to zespół lub stłumi kreatywność. Jednak prawda jest taka, że ​​śledzenie, ile czasu poświęca się na każdy projekt, przynosi korzyści wszystkim.

A najlepszym sposobem na śledzenie czasu jest oprogramowanie do śledzenia czasu.

Aby wyjaśnić, dlaczego oprogramowanie do śledzenia czasu powinno zawsze być istotną częścią procesu zarządzania projektami, w tym poście na blogu rzucimy światło na następujące kwestie:

• Zdefiniowanie znaczenia śledzenia czasu w zarządzaniu projektami
• Zrozumienie korzyści, jakie śledzenie czasu przynosi w zarządzaniu projektami
• Wdrażanie najlepszych praktyk śledzenia czasu w zarządzaniu projektami

Czym jest śledzenie czasu w zarządzaniu projektami?

Proces zarządzania czasem projektu śledzi, ile czasu zajmuje członkom zespołu wykonanie przydzielonych zadań.

Pomaga kierownikowi projektu w określeniu produktywności zespołu i postępów w projekcie.

Śledzenie czasu umożliwia kierownikom projektów przeprowadzanie audytu prognoz dla projektu — na przykład jego ram czasowych — i dokonywanie niezbędnych korekt w narzędziu do zarządzania projektami na podstawie danych.

Ponadto członkowie zespołu mogą korzystać ze śledzenia czasu, aby ocenić swoją wydajność i upewnić się, że spełniają cele projektu.

Chociaż kierownicy projektów mogą monitorować ten czas ręcznie, warto korzystać z oprogramowania do śledzenia czasu, ponieważ takie narzędzie może pomóc:

• Śledź czas spędzony na zadaniach,
• Monitoruj postępy zespołu i
• Generuj raporty, które możesz później analizować.

Chociaż aplikacje do śledzenia czasu różnią się pod względem funkcji, większość z nich umożliwia członkom zespołu projektowego śledzenie ich czasu na każdym przydzielonym zadaniu.

Tego typu oprogramowanie może być korzystne dla firm, które zatrudniają wielu pracowników godzinowych lub wystawiają klientom faktury za pracę godzinową.

Korzyści z oprogramowania do śledzenia czasu w zarządzaniu projektami

Według statystyk zarządzania czasem, 82% ludzi nie korzysta z kompleksowego systemu zarządzania czasem, polegając zamiast tego na prostych opcjach, takich jak listy — lub w ogóle nic.

Tylko 18% pracowników korzysta z dobrze zdefiniowanego systemu zarządzania czasem.

Chociaż istnieje kilka popularnych metod śledzenia czasu — rozważ arkusze kalkulacyjne, notatki ze smartfona, a nawet długopis i papier — nie wszystkie z nich są równie skuteczne.

Najbardziej wydajnym podejściem jest użycie oprogramowania do śledzenia czasu — takiego jak Clockify.

Ten rodzaj oprogramowania jest zazwyczaj najbardziej precyzyjny i opłacalny dla firm, które chcą śledzić czas spędzony na projektach.

Czy śledzenie czasu jest ogólnie skuteczne w zarządzaniu projektami?

Poniżej znajduje się lista powodów, dla których oprogramowanie do śledzenia czasu (i ogólnie proces śledzenia czasu) ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Twojej firmy.

Oprogramowanie do śledzenia czasu sprawia, że ​​Twoja praca jest przejrzysta

Włączając rejestrację czasu pracy do swojej praktyki, automatycznie zwiększasz przejrzystość swojej firmy.

Oprogramowanie do śledzenia czasu pozwala być na bieżąco z procedurą pracy, zapewniając wgląd w ukończone zadania i realistyczny czas ich wykonania w porównaniu z szacowanymi czasami.

Dodatkowo zaczynasz rozpoznawać, które czynności trwają dłużej lub krócej niż oczekiwano, i zaczynasz efektywniej planować i ustalać priorytety pracy.

Ostatecznie śledzenie czasu spędzonego na projektach i zadaniach za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu zapewni zespołom i menedżerom szerszy obraz ich przepływu pracy.

Każdy może przejrzeć swoje zadania i lepiej zrozumieć, jak zwiększyć produktywność, jednocześnie mając oko na to, nad czym aktualnie pracują inni — te spostrzeżenia pomogą Ci opracować lepsze harmonogramy pracy, ponieważ będziesz wiedzieć, kto jest dostępny do wykonania danego zadania i kiedy .

Oprogramowanie do śledzenia czasu ułatwia wykonywanie innych czynności zawodowych

Gdy pracownicy nie wprowadzają dokładnych informacji do grafików, firma ponosi znaczne straty finansowe.

Dlatego ważne jest, aby nie tylko ułatwić proces śledzenia czasu, ale także rozszerzyć go o inne procesy — jest to możliwe dzięki integracji, którą można uzyskać z oprogramowaniem do śledzenia czasu.

Na przykład, aby bezpośrednio wpłynąć na poziom strat finansowych, doskonałym rozwiązaniem jest zintegrowanie aplikacji do śledzenia czasu z najlepszymi systemami księgowymi dla biznesu.

Co więcej, w zależności od zadań przydzielonych członkom zespołu, mogą oni być również zobowiązani do zarejestrowania się podczas pracy poza siedzibą.

Oprogramowanie do śledzenia czasu do celów księgowych, które obejmuje aplikację mobilną na wszystkie urządzenia, w tym iOS i Android, umożliwia członkom zespołu dalsze śledzenie czasu niezależnie od ich lokalizacji.

Oprogramowanie do śledzenia czasu zapewnia wgląd w wydajność

Bez wglądu w wydajność pracowników możesz nie być w stanie skutecznie zarządzać swoimi zespołami.

W końcu ważne jest, aby docenić pracowników, którzy wkładają wysiłek, jakiego wymagają ich role dla sukcesu firmy.

Bez śledzenia i analizowania wydajności pracowników trudno jest uzyskać dokładny wgląd w godziny pracy pracowników i czas spędzany na poszczególnych zadaniach — co jest doskonałą ilustracją tego, dlaczego oprogramowanie do śledzenia czasu wpływa korzystnie na produktywność zespołu.

Oprogramowanie do śledzenia czasu i zarządzania projektami może zapewnić pomocny wgląd w wydajność pracowników i pomóc w zrozumieniu, kto radzi sobie dobrze.

Dodatkowo, ponieważ poznasz swoich najlepszych pracowników, możesz zwiększyć ich pewność siebie, publicznie doceniając ich osiągnięcia.

Oprócz identyfikowania wyjątkowych wykonawców — tj. członków zespołu, którzy kończą swoje zadania na czas lub wcześniej — śledzenie czasu może być również wykorzystywane do identyfikowania mocnych i słabych stron ludzi.

Możesz rozpoznać trendy w zachowaniu ludzi w pracy, jeśli zbierzesz wystarczającą ilość danych. Informacje te obejmują wyróżnianie danych:

• ile czasu zajmuje ludziom wykonanie zadań,
• Czy niektórzy ludzie zwlekają z wykonywaniem swoich zadań i
• Czy niektóre osoby kończą swoje zadania szybciej niż oczekiwano.

Informacje te pozwalają podjąć odpowiednie kroki, aby pomóc każdemu, kto miał trudności z efektywnym wykonywaniem zadań i nagradzać tych, którzy kończą pracę szybciej (ale z taką samą lub lepszą jakością).

Oprogramowanie do śledzenia czasu pomaga monitorować postęp projektu

Według State of Project Management Report opracowanego przez Project.co, znaczna część ankietowanych pracowników otwarcie przyznaje się do częstego przekraczania terminów — a nawet do pomijania zadań, które są należne.

Ponadto, jeśli stale nie dotrzymujesz terminów, ponieważ nie doceniasz czasu potrzebnego na wykonanie zadania, może wystąpić zamieszanie i konflikt.

Niedoceniając czas potrzebny do ukończenia projektu, nie doceniasz również kosztów projektu — co prowadzi do utraty pieniędzy w dłuższej perspektywie.

Dodatkowo, jeśli Twój personel spędza zbyt dużo czasu na projektach o mniejszej wartości, również stracisz pieniądze.

Ale pracując z klientami, powinieneś zwracać na to większą uwagę – w końcu Twoja spóźnialska praca psuje wizerunek Twojej marki, dlatego powinieneś zwracać większą uwagę na efektywność, z jaką przebiegają Twoje projekty.

Bez efektywnego zarządzania projektami, wspieranego skutecznym śledzeniem czasu, klienci stracą zaufanie do Twojej marki i będą rozpowszechniać informacje o niedociągnięciach Twojej marki innym właścicielom firm. W końcu poczta pantoflowa nie musi być pozytywna — ale warto dołożyć wszelkich starań, aby zminimalizować negatywne recenzje.

Oprogramowanie do śledzenia czasu automatyzuje grafik i ułatwia fakturowanie

Śledząc czas projektu za pomocą specjalistycznego oprogramowania, uzyskujesz ulepszone grafików i faktur.

Dlaczego dokładne karty czasu pracy i faktury są ważne?

Cóż, po pierwsze, dokładne arkusze czasu pracy prowadzą do dokładnych faktur, co prowadzi do lepszych relacji z klientami.

Karty czasu pracy członków zespołu są tym dokładniejsze, im częściej je wypełniają — w końcu bardziej prawdopodobne jest, że zapamiętasz przepracowane zadania i czas spędzony na tych zadaniach, jeśli wpiszesz swój czas na poziomie tygodniowym, a nawet dziennym.

A wypełnianie grafików w oprogramowaniu przyspiesza ten proces, ułatwiając częstsze wypełnianie dokładnych grafików i faktur.

Oprogramowanie do śledzenia czasu usprawnia płace

Kolejną zaletą oprogramowania do śledzenia czasu jest to, że zmniejsza koszty przetwarzania listy płac — ponieważ narzędzia do śledzenia czasu automatycznie śledzą czas pracowników. Jest bardziej niezawodny i dokładny niż ręczne systemy śledzenia, które są podatne na błędy.

Na przykład, jeśli zatrudniłeś niezależnych wirtualnych asystentów na godziny, mogą oni:

• Określ swoje stawki godzinowe,
• Zegar w rozliczanych godzinach bezpośrednio w aplikacji do śledzenia czasu i
• Ich zarobki są obliczane automatycznie i rejestrowane do wykorzystania w przyszłości.

Właściciele firm mogą spodziewać się mniejszej liczby odrzuconych grafików, co prowadzi do opóźnień i problemów w przetwarzaniu listy płac.

W końcu narzędzia do śledzenia czasu umożliwiają śledzenie projektów oraz ilości czasu i pieniędzy na nie wydanych.

Dodatkowo, mając wystarczającą ilość danych z systemu śledzenia czasu, możesz dokładnie ocenić zasoby wymagane do projektu, na podstawie czasu śledzonego w podobnych projektach.

Oprogramowanie do śledzenia czasu wzmacnia komunikację z klientem

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu stanowi podstawę do tworzenia raportów do dystrybucji do klientów i innych interesariuszy.

Udostępnianie etapu projektu i mapy drogowej umożliwia partnerom śledzenie postępów w realizacji zadań i zgłaszanie wszelkich wątpliwości w odpowiednim czasie.

Ponadto dokładnie rozumieją, dokąd zmierza ich inwestycja lub wysiłek i czy to się opłaca.

Sposoby śledzenia czasu w zarządzaniu projektami

Jeśli jesteś zdeterminowany, aby zwiększyć wysiłki związane z zarządzaniem projektami dzięki śledzeniu czasu, powinieneś wiedzieć, jak to zrobić właściwie.

Przyjrzyj się 4 skutecznym sposobom śledzenia czasu w zarządzaniu projektami.

1. Wybierz odpowiednie narzędzie do śledzenia czasu

Do wyboru jest DUŻO narzędzi do śledzenia czasu, więc jak wybrać jedną z wielu dostępnych opcji?

Najważniejszą rzeczą do rozważenia jest to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i procesom biznesowym.

Określ, jakie są cele Twojego projektu.

Następnie zdefiniuj funkcje, których szukasz w oprogramowaniu, które pomogą Ci osiągnąć te cele.

Ułatwi Ci to zawężenie opcji.

2. Zmotywuj zespół do śledzenia czasu

Wprowadzenie nowego narzędzia do swojego zespołu może obniżyć produktywność — jeśli nie zostanie wykonane prawidłowo.

Oczywiście jest to nowy system do nauczenia się, nowy proces do wdrożenia i nowe zadanie do wykonania.

Dlatego ważne jest, aby zaangażować swój zespół i zachęcić go do śledzenia czasu.

3. Miej system przypomnień

W zarządzaniu projektami wiele zależy od dokładności, spójności i czasu.

Aby upewnić się, że rejestry czasu pracy Twoich pracowników są dokładne i regularne, musisz znaleźć dobry system przypominania. Na szczęście dla Ciebie, dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu do śledzenia czasu, takim jak Clockify, możesz skonfigurować przypomnienia e-mailowe, które zapewnią Twoim pracownikom regularne logowanie się na czas.

Aby ułatwić pracę menedżerom i administratorom, możesz również ustawić codzienne, cotygodniowe lub miesięczne przypomnienia, które będą dostarczać informacji o tym, kto nie śledził swojego czasu. Lub, jeśli ktoś śledził więcej czasu niż jego zwykły cel.

4. Przeanalizuj śledzony czas

Do zarządzania projektami czas śledzenia nie wystarczy. Analiza danych uzyskanych za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu jest tym, co wnosi wartość do zarządzania projektami i planowania.

Analizując dane śledzenia czasu, którymi dysponują, menedżerowie mogą:

• Dowiedz się, jak śledzenie czasu wpływa na ich zespoły,
• Zidentyfikuj problematyczne obszary i
• Lepiej zrozum produktywność swoich zespołów.

Każdy aspekt jest niezbędny do osiągania lepszych wyników, oszczędzania czasu i dokładniejszego szacowania budżetu w dłuższej perspektywie.

Wniosek: usprawnij zarządzanie projektami dzięki systemowi śledzenia czasu

Tradycyjne arkusze kalkulacyjne są przestarzałe, zwłaszcza w pracy nad projektami.

Potrzebujesz doskonałego rozwiązania do śledzenia, które jest w pełni zautomatyzowane, zapewnia dostęp w czasie rzeczywistym do danych dotyczących czasu pracy pracowników i integruje się z Twoim oprogramowaniem do rozliczeń i zarządzania projektami.

W skrócie, narzędzia do śledzenia czasu dla dowolnego systemu zarządzania projektami pomagają członkom zespołu w:

• Ostateczna data spotkania,
• Identyfikacja obszarów do poprawy oraz
• Monitorowanie wydajności pracy z dowolnego miejsca na świecie.

Dodatkowo możesz wykorzystać aplikację do śledzenia czasu, aby zoptymalizować przepływ pracy w projekcie i skoncentrować swoje wysiłki na właściwych zadaniach we właściwym czasie — co przynosi korzyści finansowe Twojej firmie.

️ Czy śledzisz swój czas? Czy uważasz, że śledzenie czasu jest przydatne w zarządzaniu projektami? Jak monitorujesz swój czas jako kierownik projektu? Czy jest coś, co uważasz za szczególnie przydatne? Napisz do nas na [email protected], aby mieć szansę, że Twoja odpowiedź pojawi się w jednym z naszych przyszłych artykułów.