为什么时间跟踪对于项目管理至关重要

有效的计划是完成一个项目的必要条件。

但是，您如何确定该计划是否符合预期的时间表？

您如何监控执行情况并保证按时提供适当的解决方案？

关键是项目管理。

然而，项目管理并不是一门独立的学科。

它由几个关键组件组成——时间管理就是其中之一。

据《福布斯》报道，探索各种时间管理技术以确定哪种方法最有效可以帮助减轻压力并提高生产力——这是您的团队在处理多个项目时需要的东西。

在它提供的其他好处中，适当的时间管理鼓励您跟踪和分析用于特定活动和整个项目的时间。

如果您不习惯时间跟踪，您可能会担心它会压倒团队或扼杀创造力。 然而，事实是，跟踪每个项目花费了多少时间对每个人都有好处。

而且，跟踪时间的最佳方法是通过时间跟踪软件。

为了解释为什么时间跟踪软件应该始终是项目管理过程的重要组成部分，在这篇博文中，我们将阐明以下问题：

• 定义时间跟踪在项目管理中的重要性
• 了解时间跟踪给项目管理带来的好处
• 实施项目管理的最佳时间跟踪实践

什么是项目管理中的时间跟踪？

项目时间管理过程跟踪团队成员完成分配的任务所需的时间。

它帮助项目经理确定团队的生产力和项目进度。

时间跟踪使项目经理能够审核他们对项目的预测——例如其时间框架——并根据数据对其项目管理工具进行必要的调整。

此外，团队成员可以使用时间跟踪来评估他们的绩效并确保他们满足项目目标。

虽然项目经理可以手动监控这个时间，但使用时间跟踪软件是有益的，因为这样的工具可以帮助您：

• 跟踪花费在任务上的时间，
• 监控团队进度，以及
• 生成您以后可以分析的报告。

虽然时间跟踪应用程序的功能各不相同，但大多数都使项目团队成员能够跟踪他们在每项分配任务上的时间。

这种类型的软件对于雇用许多小时工或向客户开具发票以进行小时工的企业可能是有益的。

时间跟踪软件在项目管理中的好处

根据时间管理统计数据，82% 的人不使用全面的时间管理系统，而是依赖于简单的选项，例如列表——或者根本不使用。

只有 18% 的员工使用定义明确的时间管理系统。

虽然有几种流行的时间跟踪方法——考虑电子表格、智能手机笔记，甚至笔和纸——但并非所有方法都同样有效。

最有效的方法是使用时间跟踪软件——例如 Clockify。

对于希望跟踪在项目上花费的时间的企业来说，这种类型的软件通常是最精确和最具成本效益的。

现在，总体而言，时间跟踪在项目管理中是否有效？

以下是详细说明为什么时间跟踪软件（以及一般的时间跟踪过程）对您的业务成功至关重要的原因列表。

时间跟踪软件使您的工作透明化

通过将时间注册纳入您的实践，您会自动增加业务的透明度。

时间跟踪软件使您能够深入了解已完成的任务以及完成任务所需的实际时间（与估计时间相比），从而掌握工作流程。

此外，您开始认识到哪些活动比预期花费的时间更长或更短，并开始更有效地安排工作并确定工作的优先级。

最终，通过时间跟踪软件跟踪花费在项目和任务上的时间将为团队和经理提供更广泛的工作流程图景。

每个人都可以查看他们的任务并更好地了解如何提高工作效率，同时还可以关注其他人当前的工作 - 这些见解将帮助您制定更好的工作时间表，因为您将知道谁可以承担哪些任务，以及何时.

时间跟踪软件使其他工作活动更容易完成

当员工未能在时间表中输入准确的信息时，公司将遭受重大财务损失。

这就是为什么重要的是不仅要使时间跟踪过程更容易，而且还要将其扩展为包括其他过程——这可以通过时间跟踪软件的集成来实现。

例如，为了直接影响您的财务损失程度，将您的时间跟踪应用程序与您的顶级企业会计系统集成是一个很好的解决方案。

此外，根据分配给您的团队成员的任务，他们可能还需要在异地工作时打卡。

一款用于会计的时间跟踪软件，包括适用于所有设备（包括 iOS 和 Android）的移动应用程序，使您的团队成员无论身在何处都可以继续跟踪时间。

时间跟踪软件提供性能洞察力

如果不深入了解员工的绩效，您可能无法有效地管理您的团队。

毕竟，重要的是要表彰那些为公司的成功付出了其职责所需的努力的员工。

在不跟踪和分析员工绩效的情况下，很难准确了解员工的工作时间和花在单个任务上的时间——这完美地说明了为什么时间跟踪软件有利于团队的生产力。

时间跟踪和项目管理软件可以帮助您深入了解员工的表现，并帮助您了解谁表现出色。

此外，因为你会了解你的高绩效者，你可以通过公开承认他们的成就来增加他们的信心。

除了识别出色的表现者（即按时或更早完成任务的团队成员）之外，时间跟踪器还可用于识别人们的优势和劣势。

如果您收集到足够的数据，您就可以识别人们在工作中的行为趋势。 此信息包括数据突出显示：

• 人们完成任务需要多长时间，
• 有些人是否会拖延他们的任务，以及
• 有些人是否比预期更快地完成任务。

这些信息使您可以采取适当的措施来帮助任何难以有效完成任务的人，并奖励那些更快完成工作（但质量相同或更好）的人。

时间跟踪软件有助于监控项目进度

根据 Project.co 的项目管理状况报告，相当一部分接受调查的员工公开承认经常错过最后期限，甚至忽略了到期的任务。

而且，如果您因为低估了完成任务所需的时间而一直错过最后期限，则可能会出现混乱和冲突。

通过低估完成一个项目所需的时间，你也低估了项目的成本——从长远来看，这会导致金钱损失。

此外，如果您的员工在价值较低的项目上花费过多时间，您也会蒙受损失。

但是，在与客户合作时，您应该更加注意这一点——毕竟，您的迟到会损害您的品牌形象，因此您应该更加注意项目进展的效率。

如果没有有效的时间跟踪来鼓励有效的项目管理，客户将失去对您品牌的信任，并将您品牌的缺点传播给其他企业主。 毕竟，口口相传不一定是积极的——但是，你会想要努力减少负面评论。

时间跟踪软件使时间表自动化并促进开票

通过使用专门的软件跟踪项目时间，您可以获得改进的时间表和发票。

为什么准确的时间表和发票很重要？

好吧，一方面，准确的时间表会产生准确的发票，从而改善客户关系。

而且，团队成员的时间表越频繁，他们完成的频率就越准确——毕竟，如果您输入每周甚至每天的时间，您更有可能记住完成的任务和在所述任务上花费的时间。

而且，在软件中完成时间表可以更快地完成流程，从而更容易更频繁地完成准确的时间表和发票。

时间跟踪软件简化工资单

时间跟踪软件的另一个好处是它降低了工资单处理成本——因为时间跟踪器会自动跟踪员工的时间。 它比容易出错的手动跟踪系统更可靠、更准确。

例如，如果您按小时聘请了自由职业虚拟助理，他们可以：

• 定义他们的小时费率，
• 将他们的计费时间直接输入您的时间跟踪器应用程序，并且
• 自动计算并记录他们的收入以供将来参考。

企业主可以预期会减少导致工资单处理延迟和问题的被拒绝时间表。

毕竟，时间跟踪工具使您能够跟踪您的项目以及在这些项目上花费的时间和金钱。

此外，通过您的时间跟踪系统提供的足够数据，您可以根据在类似项目上跟踪的时间准确评估项目所需的资源。

时间跟踪软件加强客户沟通

最佳时间跟踪软件为创建报告以分发给客户和其他利益相关者奠定了基础。

共享项目的阶段和路线图使合作伙伴能够跟踪任务的进度并及时提出任何问题。

此外，他们准确地了解他们的投资或努力的去向以及是否得到回报。

在项目管理中跟踪时间的方法

如果您决心通过时间跟踪来加强项目管理工作，那么您应该知道如何正确地做到这一点。

看看在项目管理中跟踪时间的 4 种有效方法。

1.选择合适的时间跟踪工具

有很多时间跟踪工具可供选择，那么您如何从众多可用选项中选择一个呢？

要考虑的最重要的事情是最适合您的业务需求和流程。

确定你的项目目标是什么。

从那里，定义您在软件中寻找的功能，以帮助您实现这些目标。

这样做可以让您更轻松地缩小选择范围。

2. 激励团队跟踪时间

向您的团队引入新工具可能会阻碍生产力——如果做得不好的话。

当然，这是一个要学习的新系统，一个要实施的新流程，一个要处理的新任务。

这就是为什么让您的团队参与并鼓励他们进行时间跟踪很重要的原因。

3.有提醒系统

在项目管理中，很大程度上取决于准确性、一致性和时间。

为了确保您的员工的时间记录准确且有规律，您必须找到一个好的提醒系统。 幸运的是，使用 Clockify 等现代时间跟踪软件，您可以设置电子邮件提醒，确保您的员工定期登录。

为了让经理和管理员更轻松，您还可以设置每日、每周或每月提醒，以提供有关谁没有跟踪他们的时间的信息。 或者，如果有人跟踪的时间超过了他们通常的目标。

4.分析跟踪时间

对于项目管理，跟踪时间是不够的。 分析通过时间跟踪软件获得的数据为项目管理和规划带来价值。

通过检查他们掌握的时间跟踪数据，管理人员可以：

• 了解时间跟踪如何影响他们的团队，
• 识别有问题的领域，以及
• 更好地了解他们团队的生产力。

从长远来看，每个方面对于取得更好的结果、节省时间和做出更准确的预算估算都是必不可少的。

结论：通过时间跟踪系统加强项目管理

传统的电子表格已经过时，尤其是在项目工作中。

您需要一个完全自动化的优秀跟踪解决方案，提供对员工时间数据的实时访问，并与您的计费和项目管理软件集成。

简而言之，任何项目管理系统的时间跟踪工具都可以帮助团队成员：

• 会议截止日期，
• 确定需要改进的领域，以及
• 从世界任何地方监控工作绩效。

此外，您可以利用时间跟踪应用程序来优化项目工作流程，并在正确的时间将精力集中在正确的任务上——这有利于您的业务底线。

️ 你会追踪你的时间吗？ 您是否发现时间跟踪对项目管理有帮助？ 作为项目经理，您如何跟踪自己的时间？ 有什么你觉得特别有用的吗？ 通过 [email protected] 写信给我们，您的答案将有机会出现在我们未来的一篇文章中。