プロジェクト管理にタイムトラッキングが不可欠な理由

効果的な計画は、プロジェクトを完了するための必要条件です。

しかし、計画が予想されるタイムラインに準拠しているかどうかをどのように判断しますか？

実行をどのように監視し、適切なソリューションを時間どおりに提供することを保証しますか？

重要なのはプロジェクト管理です。

ただし、プロジェクト管理は独立した分野ではありません。

これはいくつかの重要なコンポーネントで構成されており、時間管理はこれらのコンポーネントの1つです。

Forbesによると、さまざまな時間管理手法を調べて、どの方法が最適かを判断することで、ストレスを軽減し、生産性を向上させることができます。これは、複数のプロジェクトで作業するときにチームが必要とするものです。

それが提供する他の特典の中でも、適切な時間管理は、特定の活動とプロジェクト全体に費やされた時間を追跡および分析することをお勧めします。

時間の追跡に慣れていない場合は、それがチームを圧倒したり、創造性を阻害したりすることを恐れる可能性があります。 ただし、真実は、すべてのプロジェクトに費やされた時間を追跡することは、すべての人に利益をもたらすということです。

そして、時間を追跡するための最良の方法は、時間追跡ソフトウェアを使用することです。

タイムトラッキングソフトウェアが常にプロジェクト管理プロセスの重要な部分である必要がある理由を説明するために、このブログ投稿では、次の問題に光を当てます。

• プロジェクト管理における時間追跡の重要性の定義
• 時間追跡がプロジェクト管理にもたらすメリットを理解する
• プロジェクト管理のための最良のタイムトラッキングプラクティスの実装

プロジェクト管理におけるタイムトラッキングとは何ですか？

プロジェクトの時間管理プロセスは、チームメンバーが割り当てられたタスクを完了するのにかかる時間を追跡します。

これは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのチームの生産性と進捗状況を判断するのに役立ちます。

時間追跡により、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの予測（時間枠など）を監査し、データに基づいてプロジェクト管理ツールで必要な調整を行うことができます。

さらに、チームメンバーは、タイムトラッキングを使用してパフォーマンスを評価し、プロジェクトの目標を達成していることを確認できます。

プロジェクトマネージャーはこの時間を手動で監視できますが、時間追跡ソフトウェアを使用すると便利です。このようなツールは次のことに役立ちます。

• タスクに費やされた時間を追跡し、
• チームの進捗状況を監視し、
• 後で分析できるレポートを生成します。

時間追跡アプリケーションの機能はさまざまですが、大部分を使用すると、プロジェクトチームのメンバーは割り当てられたすべてのタスクの時間を追跡できます。

このタイプのソフトウェアは、1時間ごとの従業員を多く雇用している企業や、1時間ごとの作業についてクライアントに請求書を発行する企業にとって有益です。

プロジェクト管理におけるタイムトラッキングソフトウェアの利点

時間管理統計によると、82％の人が包括的な時間管理システムを使用せず、代わりにリストなどの単純なオプションに依存しているか、まったく依存していません。

明確に定義された時間管理システムを使用しているのは従業員の18％のみです。

時間を追跡するための一般的な方法はいくつかありますが（スプレッドシート、スマートフォンのメモ、さらにはペンと紙を検討してください）、すべてが同じように効果的であるとは限りません。

最も効率的なアプローチは、Clockifyなどのタイムトラッキングソフトウェアを使用することです。

このタイプのソフトウェアは、通常、プロジェクトに費やされた時間を追跡しようとしている企業にとって最も正確で費用効果が高いものです。

さて、タイムトラッキングはプロジェクト管理全体で効果的ですか？

以下は、タイムトラッキングソフトウェア（ひいては、一般的なタイムトラッキングのプロセス）がビジネスの成功にとって重要である理由を詳しく説明した理由のリストです。

タイムトラッキングソフトウェアはあなたの仕事を透明にします

あなたの練習に時間登録を組み込むことによって、あなたは自動的にあなたのビジネスの透明性を高めます。

タイムトラッキングソフトウェアを使用すると、完了したタスクと、推定時間と比較した場合のタスクの完了にかかった現実的な時間についての洞察を提供することで、作業手順を把握できます。

さらに、どのアクティビティが予想よりも長くまたは短くかかっているかを認識し始め、作業のスケジュールと優先順位付けをより効果的に開始します。

最終的に、時間追跡ソフトウェアを介してプロジェクトとタスクに費やされた時間を追跡することで、チームとマネージャーにワークフローの全体像を提供します。

誰もが自分のタスクを確認し、生産性を向上させる方法をよりよく理解すると同時に、他の人が現在取り組んでいることに注意を払うことができます。これらの洞察は、誰がどのタスクをいつ実行できるかがわかるため、より良い作業スケジュールを作成するのに役立ちます。 。

時間追跡ソフトウェアは、他の作業活動をより簡単に実行できるようにします

従業員がタイムシートに正確な情報を入力しなかった場合、会社は重大な経済的損失を被ります。

そのため、タイムトラッキングのプロセスを簡単にするだけでなく、他のプロセスを含めるように拡張することも重要です。これは、タイムトラッキングソフトウェアとの統合によって可能になります。

たとえば、経済的損失のレベルに直接影響を与えるには、タイムトラッキングアプリをビジネスのトップアカウンティングシステムと統合することが優れたソリューションです。

さらに、チームメンバーに割り当てられたタスクによっては、オフサイトで作業するときにチームメンバーが出勤する必要がある場合もあります。

iOSやAndroidを含むすべてのデバイス用のモバイルアプリケーションを含む会計用の時間追跡ソフトウェアを使用すると、チームメンバーは場所に関係なく時間を追跡し続けることができます。

タイムトラッキングソフトウェアは、パフォーマンスの洞察を提供します

従業員のパフォーマンスに関する洞察がなければ、チームを効果的に管理できない可能性があります。

結局のところ、会社の成功のために自分の役割が必要とする努力をしている従業員を認識することが重要です。

従業員のパフォーマンスを追跡および分析しないと、従業員の作業時間と個々のタスクに費やされた時間を正確に把握することは困難です。これは、時間追跡ソフトウェアがチームの生産性に役立つ理由の完璧な例です。

時間追跡およびプロジェクト管理ソフトウェアは、スタッフメンバーのパフォーマンスに関する有益な洞察を提供し、誰がパフォーマンスを向上させているかを理解するのに役立ちます。

さらに、あなたはあなたのハイパフォーマーを知っているので、彼らの業績を公に認めることによって彼らの自信を高めることができます。

例外的なパフォーマー、つまり時間どおりにタスクを完了したチームメンバーを特定する以外に、タイムトラッカーを使用して人々の長所と短所を特定することもできます。

十分なデータを収集すれば、職場での人々の行動の傾向を認識することができます。 この情報には、データの強調表示が含まれます。

• 人々がタスクを完了するのにかかる時間、
• 一部の人々が自分の仕事を先延ばしにするかどうか、そして
• 一部の人が予想よりも早くタスクを完了するかどうか。

この情報により、タスクを効率的に完了するのに苦労している人を支援し、仕事をより早く終えた人に報酬を与えるための適切な手段を講じることができます（ただし、同じかそれ以上の品質で）。

時間追跡ソフトウェアは、プロジェクトの進行状況を監視するのに役立ちます

Project.coによるStateofProject Management Reportによると、調査対象の従業員のかなりの部分が、締め切りが頻繁に遅れていることを公然と認めており、期限が迫っているタスクを見落としていることさえあります。

また、タスクを完了するために必要な時間を過小評価したために期限を常に逃すと、混乱や対立が発生する可能性があります。

プロジェクトの完了に必要な時間を過小評価することで、プロジェクトのコストも過小評価することになります。これは、長期的には損失につながります。

さらに、担当者が価値の低いプロジェクトに過度の時間を費やすと、お金も失われます。

ただし、クライアントと協力する場合は、これにもっと注意を払う必要があります。結局のところ、遅刻はブランドイメージを損なうため、プロジェクトの進行効率にもっと注意を払う必要があります。

効果的な時間追跡によって促進される効果的なプロジェクト管理がなければ、クライアントはあなたのブランドへの信頼を失い、あなたのブランドの欠点について他のビジネスオーナーに広めるでしょう。 結局のところ、口コミは肯定的である必要はありませんが、否定的なレビューを最小限に抑えるように努力する必要があります。

タイムトラッキングソフトウェアはタイムシートを自動化し、請求を容易にします

専用のソフトウェアでプロジェクトの時間を追跡することで、タイムシートと請求書を改善できます。

正確なタイムシートと請求書が重要なのはなぜですか？

一つには、正確なタイムシートは正確な請求書につながり、それはより良い顧客関係につながります。

また、チームメンバーのタイムシートは、完了する頻度が高いほど正確になります。結局、毎週、または毎日のレベルで時間を入力すると、作業したタスクとそのタスクに費やした時間を覚えている可能性が高くなります。

また、ソフトウェアでタイムシートを完成させると、プロセスの実行が速くなり、正確なタイムシートと請求書をより頻繁に完成させることが容易になります。

時間追跡ソフトウェアは給与を合理化します

タイムトラッキングソフトウェアのもう1つの利点は、タイムトラッカーがスタッフの時間を自動的に追跡するため、給与処理コストが削減されることです。 エラーが発生しやすい手動追跡システムよりも信頼性が高く、正確です。

たとえば、フリーランスの仮想アシスタントを1時間ごとに雇用している場合、次のことができます。

• 時間貸し料金を定義し、
• 請求可能な時間をタイムトラッカーアプリに直接入力し、
• 収益を自動的に計算し、将来の参照用に記録してもらいます。

ビジネスオーナーは、給与処理の遅延や問題につながる拒否されたタイムシートが少なくなることを期待できます。

結局のところ、時間追跡ツールを使用すると、プロジェクトとそれに費やされた時間とお金の量を追跡できます。

さらに、時間追跡システムからの十分なデータがあれば、同様のプロジェクトで追跡された時間に基づいて、プロジェクトに必要なリソースを正確に評価できます。

タイムトラッキングソフトウェアはクライアントのコミュニケーションを強化します

最高のタイムトラッキングソフトウェアは、クライアントやその他の利害関係者に配布するためのレポートを作成するための基礎を築きます。

プロジェクトのステージとロードマップを共有することで、パートナーはタスクの進捗状況を追跡し、懸念事項をタイムリーに提起することができます。

さらに、彼らは自分たちの投資や努力がどこに向かっているのか、そしてそれが報われているのかどうかを正確に理解しています。

プロジェクト管理で時間を追跡する方法

時間追跡を使用してプロジェクト管理の取り組みを強化することを決定した場合は、それを適切に行う方法を知っておく必要があります。

プロジェクト管理の時間を追跡するための4つの効果的な方法を見てみましょう。

1.適切なタイムトラッカーツールを選択します

選択できるタイムトラッキングツールはたくさんありますが、利用可能な多くのオプションの中からどのように選択しますか？

考慮すべき最も重要なことは、ビジネスのニーズとプロセスに最適なものです。

プロジェクトの目標を決定します。

そこから、それらの目標を達成するのに役立つソフトウェアで探している機能を定義します。

そうすることで、オプションを簡単に絞り込むことができます。

2.時間を追跡するようにチームを動機付けます

チームに新しいツールを導入すると、正しく行われなかった場合、生産性が低下する可能性があります。

もちろん、それは学ぶべき新しいシステム、実装する新しいプロセス、そして処理する新しいタスクです。

そのため、チームを参加させ、時間の追跡を促すことが重要です。

3.リマインダーシステムを用意する

プロジェクト管理では、精度、一貫性、および時間に大きく依存します。

従業員のタイムログが正確で定期的であることを確認するには、優れたリマインダーシステムを見つける必要があります。 幸いなことに、Clockifyなどの最新のタイムトラッキングソフトウェアを使用すると、従業員が定期的にログインできるようにする電子メールリマインダーを設定できます。

管理者と管理者が簡単にできるように、毎日、毎週、または毎月のリマインダーを設定して、時間を追跡していない人に関する情報を提供することもできます。 または、誰かが通常の目標よりも多くの時間を追跡した場合。

4.追跡された時間を分析します

プロジェクト管理の場合、追跡時間は十分ではありません。 タイムトラッキングソフトウェアを介して取得したデータを分析することは、プロジェクトの管理と計画に価値をもたらすものです。

自由に使える時間追跡データを調べることにより、管理者は次のことができます。

• 時間追跡がチームにどのように影響するかを学び、
• 問題のある領域を特定し、
• チームの生産性をよりよく理解します。

それぞれの側面は、より良い結果を導き、時間を節約し、長期的にはより正確な予算見積もりを行うために不可欠です。

結論：時間追跡システムを通じてプロジェクト管理を強化する

従来のスプレッドシートは、特にプロジェクト作業では廃止されました。

完全に自動化され、従業員の時間データへのリアルタイムアクセスを提供し、請求およびプロジェクト管理ソフトウェアと統合された優れた追跡ソリューションが必要です。

要するに、プロジェクト管理システム用の時間追跡ツールは、チームメンバーを次のように支援します。

• 締め切りに間に合わせる、
• 改善すべき領域を特定し、
• 世界のどこからでも作業パフォーマンスを監視します。

さらに、タイムトラッキングアプリケーションを利用して、プロジェクトワークフローを最適化し、適切なタスクに適切なタイミングで集中することができます。これにより、ビジネスの収益が向上します。

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