Почему учет времени необходим для управления проектами

Эффективное планирование является необходимым условием завершения проекта.

Но как определить, соответствует ли план ожидаемым срокам?

Как вы контролируете выполнение и гарантируете, что своевременно предоставите подходящее решение?

Ключевым моментом является управление проектами.

Однако управление проектами не является отдельной дисциплиной.

Он состоит из нескольких важных компонентов, и управление временем является одним из этих компонентов.

Согласно Forbes, изучение различных методов тайм-менеджмента для определения того, какой метод работает лучше всего, может помочь уменьшить стресс и повысить производительность — это то, что нужно вашей команде при работе над несколькими проектами.

Среди других преимуществ, которые он предлагает, правильное управление временем побуждает вас отслеживать и анализировать, сколько времени уделяется конкретным действиям и проекту в целом.

Если вы не привыкли к учету рабочего времени, вы можете опасаться, что это подавит команду или задушит творческий потенциал. Однако правда в том, что отслеживание того, сколько времени тратится на каждый проект, приносит пользу всем.

И лучший способ следить за временем — использовать программное обеспечение для отслеживания времени.

Чтобы объяснить, почему программное обеспечение для учета рабочего времени всегда должно быть неотъемлемой частью процесса управления проектами, в этом сообщении блога мы прольем свет на следующие вопросы:

• Определение важности отслеживания времени в управлении проектами
• Понимание преимуществ учета рабочего времени для управления проектами
• Внедрение лучших практик отслеживания времени для управления проектами

Что такое тайм-трекинг в управлении проектами?

Процесс управления временем проекта отслеживает, сколько времени требуется членам команды для выполнения поставленных перед ними задач.

Он помогает руководителю проекта в определении производительности команды и прогресса в проекте.

Отслеживание времени позволяет руководителям проектов проверять свои прогнозы по проекту, например его временные рамки, и вносить необходимые коррективы в свой инструмент управления проектами на основе данных.

Кроме того, члены команды могут использовать отслеживание времени, чтобы оценить свою производительность и убедиться, что они достигают целей проекта.

Хотя менеджеры проектов могут контролировать это время вручную, полезно использовать программное обеспечение для отслеживания времени, потому что такой инструмент может помочь вам:

• Отслеживайте время, потраченное на задачи,
• Следите за прогрессом команды и
• Создавайте отчеты, которые впоследствии можно будет проанализировать.

Хотя приложения для отслеживания времени различаются по своим функциям, большинство из них позволяет членам проектной группы отслеживать свое время на каждой назначенной задаче.

Этот тип программного обеспечения может быть полезен для предприятий, в которых работает много почасовых сотрудников или которые выставляют клиентам счета за почасовую работу.

Преимущества программного обеспечения для учета рабочего времени в управлении проектами

Согласно статистике управления временем, 82% людей не используют комплексную систему управления временем, полагаясь вместо этого на простые варианты, такие как списки, или вообще ничего.

Только 18% сотрудников используют четко определенную систему тайм-менеджмента.

Хотя существует несколько популярных методов отслеживания времени — рассмотрите электронные таблицы, заметки в смартфоне или даже ручку и бумагу — не все они одинаково эффективны.

Наиболее эффективным подходом является использование программного обеспечения для отслеживания времени, такого как Clockify.

Этот тип программного обеспечения, как правило, является наиболее точным и экономичным для компаний, которые хотят отслеживать время, затрачиваемое на проекты.

Насколько эффективно отслеживание времени в управлении проектами в целом?

Ниже приводится список причин, объясняющих, почему программное обеспечение для учета рабочего времени (и, соответственно, процесс учета рабочего времени в целом) имеет решающее значение для успеха вашего бизнеса.

Программное обеспечение для учета рабочего времени делает вашу работу прозрачной

Включив регистрацию времени в свою практику, вы автоматически повысите прозрачность своего бизнеса.

Программное обеспечение для отслеживания времени позволяет вам быть в курсе рабочих процедур, предоставляя информацию о выполненных задачах и реалистичном времени, которое потребовалось для их выполнения, по сравнению с расчетным временем.

Кроме того, вы начинаете понимать, какие действия занимают больше или меньше времени, чем ожидалось, и начинаете более эффективно планировать работу и расставлять приоритеты.

В конце концов, отслеживание времени, затраченного на проекты и задачи, с помощью программного обеспечения для отслеживания времени предоставит командам и менеджерам более широкую картину их рабочего процесса.

Каждый может просматривать свои задачи и лучше понимать, как повысить производительность, а также следить за тем, над чем в настоящее время работают другие — эта информация поможет вам лучше составлять рабочие графики, так как вы будете знать, кто доступен для выполнения какой задачи и когда .

Программное обеспечение для учета рабочего времени упрощает выполнение других рабочих действий.

Когда сотрудники не вносят точную информацию в табели учета рабочего времени, компания несет значительные финансовые потери.

Вот почему важно не только упростить процесс отслеживания времени, но и расширить его, включив в него другие процессы — это возможно с помощью интеграций, которые вы можете получить с помощью программного обеспечения для отслеживания времени.

Например, чтобы напрямую повлиять на уровень ваших финансовых потерь, отличным решением будет интеграция вашего приложения для учета рабочего времени с вашими ведущими системами учета для бизнеса.

Более того, в зависимости от задач, возложенных на членов вашей команды, им также может потребоваться работать вне офиса.

Программное обеспечение для учета рабочего времени, включающее мобильное приложение для всех устройств, включая iOS и Android, позволяет членам вашей команды отслеживать время независимо от их местонахождения.

Программное обеспечение для отслеживания времени предоставляет информацию о производительности

Без понимания производительности ваших сотрудников вы не сможете эффективно управлять своими командами.

В конце концов, очень важно признавать сотрудников, которые прилагают усилия, необходимые для успеха компании.

Без отслеживания и анализа производительности сотрудников сложно получить точное представление о рабочих часах сотрудников и времени, затрачиваемом на выполнение отдельных задач, что является прекрасной иллюстрацией того, почему программное обеспечение для учета рабочего времени повышает производительность команды.

Программное обеспечение для учета времени и управления проектами может предоставить полезную информацию о производительности ваших сотрудников и помочь вам понять, кто работает хорошо.

Кроме того, поскольку вы будете знать своих высокоэффективных сотрудников, вы сможете повысить их уверенность, публично признав их достижения.

Помимо выявления выдающихся исполнителей — т. е. членов команды, которые заканчивают свои задачи вовремя или раньше — счетчики времени также можно использовать для выявления сильных и слабых сторон людей.

Вы можете распознавать тенденции в поведении людей на работе, если соберете достаточно данных. Эта информация включает выделение данных:

• Сколько времени требуется людям для выполнения своих задач,
• Откладывают ли некоторые люди выполнение своих задач, и
• Некоторые люди завершают свои задачи быстрее, чем ожидалось.

Эта информация позволяет вам принять соответствующие меры, чтобы помочь всем, у кого возникли трудности с выполнением задач, и вознаградить тех, кто выполнил свою работу быстрее (но с таким же или лучшим качеством).

Программное обеспечение для отслеживания времени помогает отслеживать ход проекта

Согласно отчету Project.co о состоянии управления проектами, значительная часть опрошенных сотрудников открыто признает, что часто не соблюдает сроки и даже пропускает задачи, которые должны быть выполнены.

И путаница и конфликты могут возникнуть, если вы постоянно срываете сроки, потому что недооцениваете время, необходимое для выполнения задачи.

Недооценивая время, необходимое для завершения проекта, вы также недооцениваете стоимость проекта, что в конечном итоге приводит к потере денег.

Кроме того, если ваш персонал тратит слишком много времени на менее ценные проекты, вы также теряете деньги.

Но при работе с клиентами стоит уделять этому больше внимания — ведь ваше опоздание бросает тень на имидж вашего бренда, поэтому стоит больше внимания уделять эффективности, с которой продвигаются ваши проекты.

Без эффективного управления проектами, поощряемого эффективным отслеживанием времени, клиенты потеряют доверие к вашему бренду и расскажут о недостатках вашего бренда другим владельцам бизнеса. В конце концов, сарафанное радио не обязательно должно быть положительным, но вы должны приложить усилия, чтобы свести к минимуму негативные отзывы.

Программное обеспечение для учета рабочего времени автоматизирует табели учета рабочего времени и упрощает выставление счетов

Отслеживая время проекта с помощью специализированного программного обеспечения, вы получаете улучшенные табели учета рабочего времени и выставление счетов.

Почему важны точные табели учета рабочего времени и счета?

Ну, во-первых, точные расписания приводят к точным счетам, что ведет к улучшению отношений с клиентами.

И табели учета рабочего времени членов команды тем точнее, чем чаще они их заполняют — в конце концов, вы с большей вероятностью запомните задачи, над которыми работали, и время, затраченное на указанные задачи, если вы вводите свое время на еженедельном или даже ежедневном уровне.

Кроме того, заполнение табелей учета рабочего времени в программном обеспечении ускоряет процесс, упрощая более частое заполнение точных табелей учета рабочего времени и счетов.

Программное обеспечение для учета рабочего времени упрощает расчет заработной платы

Еще одним преимуществом программного обеспечения для учета рабочего времени является то, что оно снижает затраты на обработку платежных ведомостей, поскольку устройства для отслеживания рабочего времени автоматически отслеживают время сотрудников. Он более надежен и точен, чем ручные системы слежения, которые подвержены ошибкам.

Например, если вы наняли внештатных виртуальных помощников на почасовой основе, они могут:

• Определите их почасовые ставки,
• Отсчитывайте их оплачиваемые часы прямо в приложении для отслеживания времени и
• Рассчитывайте свои доходы автоматически и записывайте их для дальнейшего использования.

Владельцы бизнеса могут ожидать меньше отклоненных табелей учета рабочего времени, которые приводят к задержкам и проблемам с расчетом заработной платы.

В конце концов, инструменты отслеживания времени позволяют отслеживать ваши проекты и количество времени и денег, потраченных на них.

Кроме того, имея достаточно данных из вашей системы отслеживания времени, вы можете точно оценить ресурсы, необходимые для проекта, на основе времени, отслеженного в аналогичных проектах.

Программное обеспечение для отслеживания времени укрепляет общение с клиентами

Лучшее программное обеспечение для отслеживания времени закладывает основу для создания отчетов для распространения среди клиентов и других заинтересованных сторон.

Обмен этапами проекта и дорожной картой позволяет партнерам отслеживать ход выполнения задач и своевременно сообщать о любых проблемах.

Кроме того, они точно понимают, куда идут их инвестиции или усилия и окупаются ли они.

Способы учета времени в управлении проектами

Если вы полны решимости улучшить свои усилия по управлению проектами с помощью отслеживания времени, вы должны знать, как это сделать правильно.

Взгляните на 4 эффективных способа отслеживать время в управлении проектами.

1. Выберите правильный инструмент для отслеживания времени

Есть МНОГО инструментов для отслеживания времени на выбор, так как же выбрать один из многих доступных вариантов?

Самое важное, что нужно учитывать, — это то, что лучше всего соответствует вашим бизнес-потребностям и процессам.

Определите цели вашего проекта.

Оттуда определите функции, которые вы ищете в программном обеспечении, чтобы помочь вам достичь этих целей.

Это облегчит вам выбор вариантов.

2. Мотивируйте команду следить за временем

Внедрение нового инструмента в вашу команду может снизить производительность, если не сделать это правильно.

Конечно, это новая система для изучения, новый процесс для реализации и новая задача для решения.

Вот почему так важно вовлечь свою команду и поощрять их отслеживать время.

3. Имейте систему напоминаний

В управлении проектами многое зависит от точности, последовательности и времени.

Чтобы убедиться, что журналы рабочего времени ваших сотрудников точны и регулярны, вам нужно найти хорошую систему напоминаний. К счастью для вас, с современным программным обеспечением для отслеживания времени, таким как Clockify, вы можете настроить напоминания по электронной почте, которые обеспечат вашим сотрудникам регулярный вход в систему.

Чтобы упростить работу менеджеров и администраторов, вы также можете настроить ежедневные, еженедельные или ежемесячные напоминания, которые будут предоставлять информацию о том, кто не отслеживает свое время. Или, если кто-то отследил больше времени, чем его обычная цель.

4. Анализируйте отслеженное время

Для управления проектами времени отслеживания недостаточно. Анализ данных, полученных с помощью программного обеспечения для отслеживания времени, — это то, что приносит пользу управлению проектами и планированию.

Изучая имеющиеся в их распоряжении данные отслеживания рабочего времени, менеджеры могут:

• Узнайте, как отслеживание времени влияет на их команды,
• Выявление проблемных зон и
• Лучше понять продуктивность своих команд.

Каждый аспект важен для достижения лучших результатов, экономии времени и более точной оценки бюджета в долгосрочной перспективе.

Вывод: улучшите управление проектами с помощью системы учета рабочего времени.

Традиционные электронные таблицы устарели, особенно в проектной работе.

Вам требуется отличное решение для отслеживания, которое полностью автоматизировано, обеспечивает доступ в режиме реального времени к данным о рабочем времени сотрудников и интегрируется с вашим программным обеспечением для выставления счетов и управления проектами.

По сути, инструменты отслеживания времени для любой системы управления проектами помогают членам команды:

• Соблюдение сроков,
• Выявление областей для улучшения и
• Мониторинг выполнения работ из любой точки мира.

Кроме того, вы можете использовать приложение для отслеживания времени, чтобы оптимизировать рабочий процесс проекта и сосредоточить свои усилия на нужных задачах в нужное время, что принесет пользу вашему бизнесу.

️ Следите ли вы за своим временем? Считаете ли вы, что отслеживание времени полезно для управления проектами? Как вы следите за своим временем в качестве руководителя проекта? Есть ли что-то, что вы нашли особенно полезным? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы ваш ответ был опубликован в одной из наших будущих статей.